Biežāk uzdotie jautājumi

aiDoks ir visaptveroša e-rēķinu platforma, kas vienkāršo PEPPOL atbilstošu elektronisko rēķinu izveidi, validēšanu un pārvaldību. Platforma piedāvā gan bezmaksas publiskos rīkus, gan premium funkcijas, lai palīdzētu jebkura izmēra uzņēmumiem pieņemt digitālo rēķinu izrakstīšanu un atbilst Eiropas e-rēķinu standartiem.

Nē! aiDoks piedāvā jaudīgus bezmaksas rīkus, ko ikviens var izmantot bez konta izveides:

• PEPPOL e-rēķinu ģenerators: Izveidojiet atbilstošus rēķinus, izmantojot mūsu formas balstīto saskarni
• Rēķinu validācija: validējiet rēķinu pēc tā paša standarta – formāts tiek noteikts automātiski
• E-rēķinu skatītājs: attēlojiet XML vai Factur-X rēķinu kā lasāmu PDF
• Formātu konvertētājs: konvertējiet rēķinu starp atbalstītajiem e-rēķinu formātiem

Bez konta bezmaksas plāns ļauj vienu izmantošanas reizi katrai funkcijai dienā. Bezmaksas konts atver AI OCR, biznesa partneru pārvaldību un veidnes; Pro plāns noņem dienas ierobežojumus.

Nē! aiDoks ir paredzēts visu prasmju līmeņu lietotājiem. Jums nav jāsaprot XML, UBL struktūras vai PEPPOL tehniskās specifikācijas. Platforma nodrošina vienkāršu formas saskarni, kur aizpildāt rēķina detaļas tāpat kā uz papīra rēķina, un aiDoks automātiski ģenerē PEPPOL atbilstošu XML.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ir standartizēta sistēma elektroniskās dokumentu apmaiņas Eiropā. Tā izmanto UBL (Universal Business Language) XML formātu, lai nodrošinātu, ka rēķinus var nolasīt jebkura PEPPOL atbilstoša sistēma.

Daudzas Eiropas valstis tagad pieprasa PEPPOL atbilstību B2G rēķiniem, un to arvien biežāk pieņem B2B darījumiem, pateicoties tā efektivitātei, samazinātām kļūdām un ātrākiem maksājumu cikliem.

Pirmā rēķina izveide ir vienkārša:

1. Sānjoslā atveriet Izveidot un noklikšķiniet uz E-rēķins
2. Aizpildiet obligātos laukus (dokumenta informācija, piegādātājs, klients)
3. Pievienojiet rēķina pozīcijas ar preces detaļām, daudzumiem un cenām
4. Pārskatiet automātiski aprēķinātās kopsummas
5. Noklikšķiniet "Ģenerēt rēķinu", lai izveidotu UBL XML
6. Pēc izvēles iespējojiet "Validēt pēc ģenerēšanas", lai nodrošinātu atbilstību

Detalizētam soli pa solim ceļvedim skatiet mūsu Pirmā rēķina izveide dokumentāciju.

AI darbinātā OCR (optiskā rakstzīmju atpazīšana) funkcija izmanto Azure Document Intelligence, lai automātiski iegūtu rēķina datus no augšupielādētajiem dokumentiem. Jūs varat augšupielādēt:

• Papīra rēķinus (skenētus attēlus)
• PDF rēķinus
• Rēķinu fotoattēlus (ieskaitot QR koda skenēšanu)

AI iegūst galveno informāciju, piemēram, piegādātāja detaļas, klienta detaļas, rēķina pozīcijas, summas un datumus, pēc tam automātiski aizpilda formas laukus. Pirms galīgā rēķina ģenerēšanas varat pārskatīt un rediģēt iegūtos datus.

Piezīme: AI OCR ir premium funkcija, kas prasa bezmaksas konta reģistrāciju.

Biznesa partneru pārvaldība ļauj saglabāt un pārvaldīt piegādātāju un klientu informāciju ātrai atkārtotai izmantošanai:

• Saglabāt partnerus: Pēc piegādātāja vai klienta detaļu aizpildīšanas saglabājiet tās savā biznesa partneru sarakstā
• Ātrā izvēle: Veidojot jaunus rēķinus, izmantojiet biznesa partneru atlasītāju, lai uzreiz aizpildītu visus piegādātāja vai klienta laukus
• Pārvaldīt partnerus: Sānjoslā piekļūstiet lapām "Klienti" un "Piegādātāji", lai skatītu, rediģētu vai dzēstu saglabātos partnerus

Šī funkcija ievērojami ietaupa laiku, veidojot rēķinus atkārtotiem klientiem vai no viena piegādātāja.

Piezīme: Biznesa partneru pārvaldība ir premium funkcija, kas prasa bezmaksas konta reģistrāciju.

Formu veidnes ļauj saglabāt rēķina konfigurācijas, lai paātrinātu turpmāko rēķinu izveidi. Veidnes saglabā:

• Lauku vērtības: Iepriekš aizpildīti dati, piemēram, piegādātāja informācija, valūta vai maksājuma noteikumi
• Lauku redzamība: Kuri izvēles lauki ir parādīti vai paslēpti
• Lauku secība: Pielāgots formas lauku izkārtojums

Pēc rēķina ģenerēšanas formas apakšā noklikšķiniet "Saglabāt kā veidni". Varat atzīmēt "Iestatīt kā noklusējuma", lai šī veidne tiktu automātiski ielādēta, veidojot jaunus rēķinus.

Piezīme: Veidnes ir premium funkcija, kas prasa bezmaksas konta reģistrāciju.

Pielāgošanas režīms ļauj kontrolēt, kuri lauki tiek parādīti rēķina formā. Pēc noklusējuma tiek parādīti tikai obligātie PEPPOL lauki, lai saskarne būtu vienkārša.

Lai piekļūtu izvēles laukiem:

1. Noklikšķiniet uz "Pievienot laukus" rīkjoslā formas augšdaļā
2. Katram neobligātajam laukam parādās pelēks vietturis tajā sadaļā, kurai lauks pieder
3. Noklikšķiniet uz vietturja, lai pievienotu lauku, vai ierakstiet meklēšanas lodziņā "Meklēt laukus", lai uzreiz pārietu uz to
4. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz "Iziet no lauku pievienošanas" – "Mainīt secību" pēc tam ļauj laukus pārvilkt vēlamajā kārtībā

Bieži izvēles lauki ir maksājuma noteikumi, līguma atsauces, pircēja atsauces, projektu kodi un papildu pušu identifikatori.

aiDoks automātiski aprēķina visas rēķina summas reāllaikā, kad aizpildāt formu:

• Pozīcijas paplašinājuma summa: Daudzums × Vienības cena (par rēķina pozīciju)
• Pozīcijas nodokļa summa: Pozīcijas paplašinājuma summa × PVN likme
• Nodokļu vidsummas: Visu pozīciju summa, sagrupēta pēc PVN kategorijas un likmes
• Kopējais nodoklis: Visu nodokļu summu kopā
• Kopsumma bez nodokļa: Visu pozīciju paplašinājuma summu kopā
• Kopsumma ar nodokli: Kopsumma bez nodokļa + kopējais nodoklis
• Maksājamā summa: Galīgā maksājamā summa (ieskaitot atlaides vai maksas)

Jums neko nav jāaprēķina manuāli — vienkārši ievadiet daudzumus, cenas un PVN likmes, un aiDoks automātiski apstrādās visus aprēķinus saskaņā ar PEPPOL BIS 3.0 noteikumiem.

Jā! Rēķina pozīciju sadaļa rāda interaktīvu tabulu, kur varat:

• Rediģēt pozīcijas: Noklikšķiniet uz jebkuras šūnas, lai rediģētu vērtības tieši tabulā
• Pievienot pozīcijas: Noklikšķiniet pogu "Pievienot pozīciju", lai izveidotu papildu rēķina pozīcijas
• Noņemt pozīcijas: Noklikšķiniet dzēšanas ikonu, lai noņemtu nevēlamas pozīcijas
• Mainīt pozīciju secību: Pozīcijas ID nosaka secību ģenerētajā rēķinā

Katra pozīcija prasa: pozīcijas ID, daudzumu, preces nosaukumu, vienības cenu, nodokļu kategoriju un PVN likmi. Pozīcijas paplašinājuma summa tiek aprēķināta automātiski.

Tās ir jūsu saglabātās rēķina rindas. Tā vietā, lai katru mēnesi pārrakstītu to pašu preci, saglabājiet to vienreiz un ievietojiet kā gatavu rindu:

1. Aizpildiet rēķina rindu kā parasti, tad noklikšķiniet uz tās rindas saglabāšanas ikonas ("Saglabāt rindu kā produktu")
2. Jebkurā nākamajā rēķinā noklikšķiniet virs tabulas uz "Pievienot produkta rindu" un izvēlieties produktu
3. Atveriet sānjoslā Produkti, lai apskatītu, rediģētu vai dzēstu saglabāto

Produkts saglabā visu rindu – preces nosaukumu, mērvienības kodu, vienības cenu, PVN kategoriju un visas aizpildītās neobligātās kolonnas – un šīs kolonnas automātiski parādās, kad to ievietojat. Tas nesaglabā daudzumu vai rindas numuru, kas pieder konkrētajam rēķinam; daudzums sākas ar 1. Katalogs tiek saglabāts jūsu kontā, tāpēc nepieciešams bezmaksas konts.

aiDoks atbalsta vairākus eksporta formātus:

• UBL un CII XML: PEPPOL BIS 3.0 un uz EN 16931 balstītie nacionālie profili – XRechnung, Francija, Rumānija, Nīderlande un Portugāle
• Factur-X EN 16931 (PDF): cilvēkam lasāms PDF ar iekļautiem rēķina datiem
• Nacionālās XML shēmas: Spānijas Facturae 3.2.2 un Igaunijas e-arve 1.2

Izvēlieties to izvades profila sarakstā virs formas pirms ģenerēšanas. Neatkarīgi no izvēles "PDF priekšskatījums" sniedz to pašu rēķinu lasāmā PDF formātā, ko izdrukāt, arhivēt vai pievienot e-pastam.

aiDoks piedāvā divus veidus rēķinu validēšanai:

Validācijas rīks pārbauda obligātos laukus, pareizus datu formātus, aprēķinu precizitāti un atbilstību attiecīgā formāta biznesa noteikumiem.

Jā. Visi caur aiDoks izveidotie rēķini ir juridiski derīgi elektroniskie rēķini, kas atbilst:

• ES Direktīva 2014/55/EU: Eiropas standarts elektroniskajai rēķinu izrakstīšanai
• PEPPOL BIS Billing 3.0: PEPPOL Business Interoperability Specification
• UBL 2.1: Universal Business Language standarts

PEPPOL atbilstoši rēķini ir atzīti kā juridiski derīgi visās ES dalībvalstīs un daudzās citās valstīs.

Jā. aiDoks automātiski aprēķina PVN, pamatojoties uz nodokļu kategoriju un PVN likmi, ko norādāt katrai rēķina pozīcijai. Sistēma atbalsta:

• Standarta PVN likmes: Parastā PVN likme jūsu valstī
• Samazinātās likmes: Zemākas likmes konkrētām precēm/pakalpojumiem
• Nulles likmes darījumi: 0% PVN, bet joprojām ar PVN
• Atbrīvotā pārdošana: Nav apliekama ar PVN
• Reversais maksājums: PVN atbildība pāriet uz pircēju
• ES iekšējā piegāde: Pārrobežu ES darījumi

Visi nodokļu aprēķini atbilst PEPPOL BIS 3.0 noteikumiem un tiek validēti rēķina ģenerēšanas laikā.

aiDoks validē katru rēķinu pēc tā paša formāta noteikumiem – PEPPOL BIS 3.0, EN 16931, XRechnung, Factur-X / ZUGFeRD, Facturae, Igaunijas e-arve, Polijas KSeF FA(3) un Francijas, Rumānijas, Nīderlandes un Portugāles CIUS noteikumiem. Pārbaudes ietver:

• Obligāti lauki: Nodrošina visu nepieciešamo lauku klātbūtni
• Datu formāti: Validē datumus, skaitļus, identifikatorus un kodus
• Biznesa noteikumi: Pārbauda loģiskās attiecības (piemēram, rēķina datums ≤ termiņš)
• Aprēķini: Pārbauda, vai visas summas ir aprēķinātas pareizi
• Nodokļu noteikumi: Validē PVN kategorijas, likmes un aprēķinus
• Kodu saraksti: Nodrošina, ka kodi (valūta, vienība, nodokļu kategorija) ir derīgi

Validators ziņo par kļūdām (kas jāizlabo), brīdinājumiem (kas jāpārskata) un informatīviem ziņojumiem.

Jā! Rēķinu ģeneratorā ir zona Importēt XML e-rēķinu:

1. Sānjoslā atveriet Izveidot un noklikšķiniet uz E-rēķins
2. Augšdaļā atrodiet zonu "Importēt XML e-rēķinu"
3. Ievelciet vai izvēlieties UBL, CII / Factur-X, Facturae vai e-arve rēķinu
4. aiDoks parsēs XML un aizpildīs visus formas laukus
5. Rediģējiet nepieciešamos laukus
6. Ģenerējiet jaunu rēķinu ar saviem labojumiem

Tas noder, lai labotu kļūdas esošos rēķinos vai izdotu tos citā formātā. Kredītrēķinam labāk izmantojiet "Izveidot kredītrēķinu no šī rēķina" – tas pārnes rēķinu un pievieno atsauci jūsu vietā.

Abi formāti kalpo dažādiem mērķiem:

Daudzi uzņēmumi sūta abus formātus: XML sistēmas apstrādei un PDF cilvēka pārskatam.

aiDoks ir mūsdienīga tīmekļa lietojumprogramma, kas vislabāk darbojas:

• Google Chrome (ieteicams, jaunākā versija)
• Mozilla Firefox (jaunākā versija)
• Microsoft Edge (jaunākā versija)
• Safari (jaunākā versija, macOS/iOS)

Vislabākajai pieredzei iesakām izmantot vēlamā pārlūka jaunāko versiju. Lietojumprogramma ir arī mobilajai pielāgota un darbojas planšetdatoros un viedtālruņos.

Pilnīgi. aiDoks īsteno nozares standarta drošības pasākumus:

• HTTPS/TLS šifrēšana: Visi dati starp jūsu pārlūku un mūsu serveriem ir šifrēti
• Droša autentifikācija: Lietotāju konti ir aizsargāti ar Supabase autentifikācijas sistēmu
• Datu privātums: Mēs ievērojam GDPR un datu aizsardzības noteikumus
• Datu nedalīšana: Jūsu rēķinu dati nekad netiek dalīti ar trešajām pusēm

Bezmaksas rīku lietošanā bez konta personas dati netiek savākti vai saglabāti mūsu serveros.

Nē, aiDoks ir tīmekļa balstīta lietojumprogramma, kas prasa interneta savienojumu. Tas nodrošina:

• Jums vienmēr ir jaunākās funkcijas un validācijas noteikumi
• Jūsu dati ir droši dublēti mūsu serveros
• Varat piekļūt saviem rēķiniem no jebkuras ierīces
• AI OCR un validācijas pakalpojumi darbojas pareizi

Tomēr ģenerētos rēķinus var lejupielādēt kā XML vai PDF failus un saglabāt lokāli bezsaistes piekļuvei.

Jā – bezmaksas plāns ir 0 € mūžīgi, un tam nav vajadzīgs ne konts, ne kredītkarte. Tas aptver visus pamatrīkus, viena izmantošanas reize katrai funkcijai dienā:

• PEPPOL e-rēķinu ģenerators: izveidojiet vienu atbilstošu rēķinu dienā
• Rēķinu validācija: validējiet rēķinu pēc tā paša standarta
• E-rēķinu skatītājs un formātu konvertētājs: lasiet rēķinu kā PDF vai konvertējiet to citā formātā

Bezmaksas konts – joprojām 0 €, joprojām bez kartes – papildus atver:

• AI darbināta OCR rēķina datu iegūšanai
• Biznesa partneru pārvaldība (saglabāt piegādātājus/klientus)
• Formu veidnes ātrākai rēķinu izveidei
• Produktu katalogs (saglabājiet rēķina rindas un izmantojiet tās atkārtoti)

Dienas ierobežojums ir vienāds gan ar kontu, gan bez tā – to noņem Pro. Aktuālos plānus skatiet lapā Cenas.

Konta izveide ir vienkārša un bezmaksas:

1. Jebkuras lapas augšējā labajā stūrī noklikšķiniet "Reģistrēties"
2. Aizpildiet savu e-pasta adresi un izveidojiet paroli
3. Apstipriniet savu e-pasta adresi, noklikšķinot uz pastkastē saņemtās saites
4. Pierakstieties, lai piekļūtu premium funkcijām

Kredītkarte nav nepieciešama, un premium funkcijas varat sākt izmantot uzreiz pēc e-pasta apstiprināšanas.

Šīm funkcijām nepieciešams konts, un pietiek ar bezmaksas kontu:

• AI darbināta OCR: Augšupielādējiet papīra rēķinus, PDF vai fotoattēlus un automātiski iegūstiet rēķina datus, izmantojot Azure Document Intelligence.
• Biznesa partneru pārvaldība: Saglabājiet un pārvaldiet piegādātāju un klientu informāciju sadaļās "Klienti" un "Piegādātāji". Izmantojiet biznesa partneru atlasītāju, lai automātiski aizpildītu rēķinu formas.
• Formu veidnes: Saglabājiet rēķinu konfigurācijas ar lauku redzamību, noklusējuma vērtībām un pielāgotiem izkārtojumiem. Iestatiet noklusējuma veidni, lai paātrinātu atkārtotos rēķinus.
• Produktu katalogs: saglabājiet rēķina rindu kā produktu un ievietojiet to iepriekš aizpildītu nākamajos rēķinos no sadaļas "Produkti".

Maksas plāni piedāvā vairāk: Pro noņem dienas ierobežojumus ģenerēšanai, validācijai, konvertēšanai un PDF priekšskatījumiem un ietver ikmēneša AI skenēšanas kvotu, savukārt Enterprise pievieno pielāgotus ierobežojumus un rēķinu sūtīšanu. Aktuālās cenas ir lapā Cenas.

Jā. Varat dzēst savu kontu jebkurā laikā no konta iestatījumu izvēlnes "Konts un drošība" sadaļas (pieejama no augšējās navigācijas joslas).

Konta dzēšana neatgriezeniski noņems:

• Jūsu saglabātos biznesa partnerus (piegādātājus un klientus)
• Jūsu formu veidnes

Svarīgi: Pirms konta dzēšanas pārliecinieties, ka esat lejupielādējis visus rēķinus vai datus, ko vēlaties saglabāt. Šo darbību nevar atsaukt.

Ja jūsu rēķins neizdodas validācijā, izpildiet šos soļus:

1. Izlasiet kļūdu ziņojumus: Validators sniedz konkrētus kļūdu kodus un aprakstus, kas izskaidro, kas ir nepareizi.
2. Pārbaudiet obligātos laukus: Pārliecinieties, ka visi nepieciešamie lauki ir aizpildīti, ieskaitot piegādātāja PVN numuru, klienta nosaukumu, rēķina datumu un termiņu.
3. Pārbaudiet aprēķinus: Pārliecinieties, ka daudzumi, cenas un PVN likmes ir pareizas. Pozīciju summām jāatbilst daudzums × cena.
4. Pārskatiet datumu loģiku: Rēķina datumam jābūt ≤ termiņš, un datumiem jābūt pareizā formātā (YYYY-MM-DD).
5. Pārbaudiet kodus: Pārliecinieties, ka valūtas kodi (EUR, USD utt.), vienību kodi (EA, KGM utt.) un nodokļu kategorijas kodi (S, E, Z utt.) ir derīgi.

Ja pēc ziņoto kļūdu labošanas joprojām ir problēmas, skatiet mūsu Pirmā rēķina ceļvedi vai sazinieties ar atbalstu.

AI OCR ir ļoti precīza, bet ne perfekta. Vienmēr pārskatiet iegūtos datus pirms galīgā rēķina ģenerēšanas:

• Pārbaudiet visus laukus: Pārskatiet piegādātāja info, klienta info, datumus, summas un rēķina pozīcijas
• Labojiet kļūdas: Rediģējiet nepareizos laukus tieši formā
• Pievienojiet trūkstošos datus: Aizpildiet laukus, kurus AI nevarēja iegūt

Padomi labākai OCR precizitātei:

• Izmantojiet skaidrus, augstas izšķirtspējas skenējumus vai fotoattēlus
• Pārliecinieties, ka dokuments ir labi apgaismots un asā fokusā
• Augšupielādējiet strukturētus rēķinus, nevis ar roku rakstītus dokumentus
• Mēģiniet skenēt QR kodus, ja rēķinā ir tāds

Pēc noklusējuma aiDoks rāda tikai obligātos PEPPOL laukus, lai saskarne būtu vienkārša. Lai piekļūtu izvēles laukiem:

1. Noklikšķiniet uz "Pievienot laukus" rīkjoslā rēķina formas augšdaļā
2. Katrs neobligātais lauks parādās kā pelēks vietturis savā sadaļā (dokuments, piegādātājs, klients, maksājums utt.)
3. Ierakstiet lauka nosaukumu meklēšanas lodziņā "Meklēt laukus", lai uzreiz pārietu uz to
4. Noklikšķiniet uz vietturja, lai pievienotu lauku savai formai

Bieži izvēles lauki ir:

• Maksājuma noteikumi un instrukcijas
• Līguma atsauce un projekta kods
• Pircēja atsauce un pasūtījuma atsauce
• Papildu pušu identifikatori
• Bankas konta detaļas

Pievienojot rēķina pozīcijas, jums jānorāda vienības kods (piem., EA "katrs", KGM kilogramiem):

1. Rēķina pozīciju tabulā noklikšķiniet uz lauka "Vienības kods"
2. Sāciet rakstīt vienības nosaukumu (piem., "gabals", "kilograms", "stunda")
3. Sistēma parādīs atbilstošos kodus ar aprakstiem
4. Atlasiet atbilstošo kodu no nolaižamās izvēlnes

Bieži vienības kodi:

• EA: Katrs (gabali, vienības)
• HUR: Stunda (pakalpojumi)
• DAY: Diena (noma, pakalpojumi)
• KGM: Kilograms (svars)
• MTR: Metrs (garums)
• LTR: Litrs (tilpums)

Ja mēģināt augšupielādēt ļoti lielu failu AI OCR vai XML augšupielādei:

• Attēliem: Pirms augšupielādes samaziniet attēla izmēru vai izšķirtspēju. 1200-1800 DPI izšķirtspēja ir pietiekama OCR.
• PDF: Mēģiniet saspiest PDF vai noņemt nevajadzīgas lapas, ja tas ir vairāku lapu dokuments.
• XML: Pārliecinieties, ka fails ir derīgs UBL XML fails un nav bojāts.

Augšupielādes ierobežojums ir paredzēts ātras apstrādes laika nodrošināšanai. Ja jums regulāri nepieciešams augšupielādēt lielākus failus, sazinieties ar atbalstu, lai apspriestu jūsu lietošanas gadījumu.