Pirmā rēķina izveide
Sekojiet šim soli pa solim ceļvedim, lai izveidotu savu pirmo PEPPOL BIS 3.0 atbilstošu e-rēķinu, izmantojot aiDoks. Šis ceļvedis atspoguļo faktisko lietojumprogrammas saskarni un darba plūsmu.
Pirms sākšanas
Pārliecinieties, ka jums ir:
- Piekļuve aiDoks (bezmaksas piekļuve vai reģistrēts konts)
- Jūsu uzņēmuma informācija (nosaukums, adrese, nodokļu reģistrācija)
- Klienta detaļas (nosaukums, adrese, nodokļu/PVN numurs)
- Produkti/pakalpojumi rēķinam ar cenām
Atveriet PEPPOL rēķina formu
Pārejiet uz rēķina formu:
- Sānjoslā atveriet Izveidot un noklikšķiniet uz E-rēķins
- Tiek ielādēta forma "Peppol E-Invoice Form - UBL BIS 3.0", un virs tās ir izvades profila izvēle – PEPPOL BIS 3.0, nacionālais profils (XRechnung, Francija, Rumānija, Nīderlande, Portugāle, Spānijas Facturae, Igaunijas e-arve) vai Factur-X EN 16931 PDF
- Veidlapa atveras kā sakļautu sadaļu saraksts; katra sadaļa rāda, cik tās lauku ir aizpildīti – atveriet sadaļu, lai to aizpildītu. Sākumā redzami tikai obligātie lauki
Augšā parādās divas augšupielādes zonas ātrākai datu ievadei:
- AI rēķinu atpazīšana – augšupielādējiet rēķina PDF vai fotoattēlu, un MI aizpilda veidlapu jūsu pārbaudei. Viens PDF mēnesī ir bez maksas bez konta; bezmaksas konts dod 3 mēnesī
- Importēt XML e-rēķinu (bez maksas) – augšupielādējiet UBL, CII / Factur-X, Facturae vai e-arve rēķinu, lai automātiski aizpildītu visus laukus
Lai aizpildītu manuāli, izlaidiet tos. Augšupielādētais dokuments paliek redzams blakus formai – pārslēdziet to ar Rādīt dokumentu / Slēpt dokumentu.
Kad MI ir nolasījis jūsu PDF, paziņojums virs veidlapas rāda, cik obligāto lauku vēl ir tukši. Parādīt pēc kārtas atver katra lauka sadaļu un novieto kursoru laukā.
Atnācāt no lapas “PDF uz e-rēķinu”? Tad veidlapa atveras tikai ar augšupielādes zonu: izvēlieties failu, un veidlapa parādās blakus jau aizpildīta.
Aizpildiet dokumenta informāciju
Unikāls rēķina numurs jūsu uzņēmumam.
Rēķina izsniegšanas datums (kalendāra atlasītājs).
Apmaksas termiņš. Pats par sevi nav obligāts, bet, ja summa ir jāmaksā, rēķinā vajadzīgs vai nu apmaksas termiņš, vai maksājuma nosacījumi.
Atlasiet no nolaižamās izvēlnes.
Valūta visām summām.
Ievadiet piegādātāja informāciju
Sadaļā Accounting Supplier Party:
Ja esat pieteicies ar saglabātajiem piegādātājiem, izmantojiet augšā esošo nolaižamo izvēlni, lai automātiski aizpildītu visus piegādātāja laukus!
Jūsu uzņēmuma juridiskais nosaukums.
Pilna adrese: iela, pilsēta, pasta indekss, valsts.
Jūsu PVN numurs. Pievienojiet to, ja esat PVN maksātājs; tas atrodas grupā Party Tax Scheme, ko pievienojat ar “Pievienot laukus”, ja tā nav redzama.
Ievadiet klienta informāciju
Sadaļā Accounting Customer Party aizpildiet klienta detaļas (tāda pati struktūra kā piegādātājam). Izmantojiet biznesa partneru atlasītāju, ja pieejams.
Pievienojiet rēķina pozīcijas
Rēķina pozīciju sadaļa rāda interaktīvu tabulu. Viena pozīcija tiek izveidota automātiski. Aizpildiet šīs kolonnas:
Pozīcijas numurs (1, 2, 3...)
Daudzums ar vienības kodu.
Produkta/pakalpojuma apraksts.
Vienības cena bez PVN.
Nodokļu klasifikācija: S (Standarta), Z (Nulle), E (Atbrīvots).
PVN likme (ielādējas pēc piegādātāja valsts).
Daudzums × Vienības cena (automātiski).
Noklikšķiniet "Pievienot pozīciju" (+ poga) virs tabulas, lai pievienotu vairāk preču. Noņemiet pozīcijas ar atkritnes ikonu (min 1 pozīcija).
Katru mēnesi izrakstāt rēķinu par to pašu? Aizpildiet rindu vienreiz un noklikšķiniet uz tās rindas saglabāšanas ikonas ("Saglabāt rindu kā produktu"). Nākamreiz "Pievienot produkta rindu" ievietos to jau aizpildītu – prece, mērvienība, cena, PVN kategorija un visas pievienotās neobligātās kolonnas. Jums atliek tikai daudzums, kas sākas ar 1. Saglabātie produkti atrodas sānjoslā sadaļā Produkti un prasa bezmaksas kontu.
Pārskatiet automātiskos aprēķinus
Visas kopsummas tiek aprēķinātas automātiski reāllaikā:
Pievienojiet izvēles laukus (ja nepieciešams)
- Noklikšķiniet uz "Pievienot laukus" rīkjoslā formas augšdaļā
- Katram neobligātajam laukam parādās pelēks vietturis – noklikšķiniet uz tā, lai lauku pievienotu
- Vai ierakstiet meklēšanas lodziņā "Meklēt laukus", lai uzreiz pārietu uz lauku
- Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz "Iziet no lauku pievienošanas"
- Aizpildiet jaunievestos laukus
- Piezīme - Maksājuma instrukcijas
- Maksājuma līdzekļi - Bankas detaļas (IBAN)
- Maksājuma noteikumi - Maksājuma nosacījumi
- Pasūtījuma atsauce - PO numurs
Ģenerējiet un validējiet
- Izvēles: noklikšķiniet "Priekšskatīt PDF", lai redzētu vizuālo priekšskatījumu
- Pārliecinieties, ka "Validēt pēc ģenerēšanas" ir atzīmēts
- Noklikšķiniet "Ģenerēt rēķinu"
- aiDoks izveido failu atbilstoši izvēlētajam izvades profilam – UBL vai CII XML PEPPOL un nacionālajiem profiliem, Factur-X PDF vai Facturae vai e-arve failu – un validē to pēc attiecīgā formāta noteikumiem
Ja validācija ir sekmīga, fails tiek lejupielādēts automātiski. Esat pieteicies? Tad tas tiek saglabāts arī sadaļā Mani dokumenti, kur to var lejupielādēt vēlreiz, skatīt kā PDF, izmantot atkārtoti vai pārvērst kredītrēķinā – to var izslēgt sadaļā Profils → Lietotnes iestatījumi. Nosūtiet failu klientam caur savu Peppol pakalpojumu sniedzēju vai e-pastā.
Ja ir kļūdas, logs uzskaita katru no tām ar noteikuma ID, un fails netiek lejupielādēts. Sadaļas un lauki ar kļūdām ir atzīmēti veidlapā: izlabojiet tos un izveidojiet rēķinu vēlreiz.
Saglabāt kā veidni (izvēles)
- Noklikšķiniet "Saglabāt veidni"
- Ievadiet veidnes nosaukumu
- Atzīmējiet "Iestatīt kā noklusējuma", ja vēlaties
- Noklikšķiniet "Saglabāt"
Veidnes saglabā: lauku vērtības, redzamos izvēles laukus, pielāgotu secību. Nesaglabā rēķinam specifiskus datus, piemēram, numurus/datumus.
Kredītrēķina izveide
Kredītrēķins atceļ vai labo jau nosūtītu rēķinu. aiDoks abiem dokumentiem izmanto vienu un to pašu formu, tāpēc viss iepriekš minētais attiecas arī uz to – ir divi veidi, kā sākt:
Darbību pogu sadaļā noklikšķiniet uz "Izveidot kredītrēķinu no šī rēķina". Kredītrēķins atveras ar jau pārnestu piegādātāju, klientu un rindām – daudzumi kļūst par kreditētajiem daudzumiem – savukārt rēķina numurs, izrakstīšanas datums un apmaksas termiņš ir notīrīti, lai jūs ievadītu jaunus.
Sānjoslā atveriet Izveidot un noklikšķiniet uz Kredītrēķins. Tiek ielādēta "Peppol kredītrēķina forma" ar savām augšupielādes zonām – AI atpazīšana PDF vai fotoattēlam un XML imports UBL vai CII kredītrēķinam – un uz pogas ir rakstīts Izveidot kredītrēķinu.
Kredītrēķinam jānorāda, kuru rēķinu tas labo – to nodrošina norēķinu atsauces (Billing Reference) sadaļa, un dokumenta veida kods ir 381. Sākot no rēķina, tā tiek aizpildīta automātiski ar attiecīgā rēķina numuru un datumu; sākot no nulles, pievienojiet to pats.
Padomi un labākā prakse
Ar bezmaksas kontu saglabājiet bieži izmantotos piegādātājus un klientus un aizpildiet tos ar vienu klikšķi.
Digitalizējiet papīra rēķinus, augšupielādējot fotoattēlu. Pieteicies varat nosūtīt fotoattēlu arī tieši no tālruņa ar QR kodu.
Ar bezmaksas kontu saglabājiet veidnes dažādiem rēķinu veidiem, lai rēķini būtu vienveidīgi.
Saglabājiet validāciju iespējotu, lai notvertu kļūdas pirms nosūtīšanas.
Bieži problēmas
Nevaru ģenerēt — kas trūkst?
Lauki ar sarkanu zvaigznīti (*) ir obligāti. Poga “Izveidot rēķinu” tos negaida: nospiediet to, un validācijas logs uzskaita, kā trūkst, bet veidlapa atzīmē sadaļas ar kļūdām. Pēc MI importa paziņojuma poga Parādīt aizved jūs uz katru tukšo obligāto lauku.
PVN likmes neparādās?
PVN likmes ielādējas, pamatojoties uz piegādātāja valsti. Pirmais aizpildiet piegādātāja valsts kodu pasta adresē.
Kā atrast vienības kodus?
Rēķinā norādītajā daudzumā noklikšķiniet vienības koda nolaižamo izvēlni. Atlasiet bieži vienības vai noklikšķiniet "Meklēt visas vienības", lai redzētu pilnu UN/ECE sarakstu (1800+ kodi).