Pirmā rēķina izveide
Sekojiet šim soli pa solim ceļvedim, lai izveidotu savu pirmo PEPPOL BIS 3.0 atbilstošu e-rēķinu, izmantojot aiDoks. Šis ceļvedis atspoguļo faktisko lietojumprogrammas saskarni un darba plūsmu.
Pirms sākšanas
Pārliecinieties, ka jums ir:
- Piekļuve aiDoks (bezmaksas piekļuve vai reģistrēts konts)
- Jūsu uzņēmuma informācija (nosaukums, adrese, nodokļu reģistrācija)
- Klienta detaļas (nosaukums, adrese, nodokļu/PVN numurs)
- Produkti/pakalpojumi rēķinam ar cenām
Atveriet PEPPOL rēķina formu
Pārejiet uz rēķina formu:
- Sānjoslā noklikšķiniet Ģenerēt e-rēķinu
- Forma ielādējas, parādot "Peppol E-Invoice Form - UBL BIS 3.0"
- Sākotnēji ir redzami tikai obligātie lauki
Augšā parādās divas augšupielādes zonas ātrākai datu ievadei:
- AI darbināta rēķinu atpazīšana (Premium) - Augšupielādējiet rēķina PDF/attēlu automātiskai datu iegūšanai
- XML augšupielāde (Bezmaksas) - Augšupielādējiet esošu PEPPOL XML, lai automātiski aizpildītu formu
Izlaidiet šos, lai aizpildītu manuāli.
Aizpildiet dokumenta informāciju
Unikāls rēķina numurs jūsu uzņēmumam.
Rēķina izsniegšanas datums (kalendāra atlasītājs).
Maksājuma termiņš.
Atlasiet no nolaižamās izvēlnes.
Valūta visām summām.
Ievadiet piegādātāja informāciju
Sadaļā Accounting Supplier Party:
Ja esat pieteicies ar saglabātajiem piegādātājiem, izmantojiet augšā esošo nolaižamo izvēlni, lai automātiski aizpildītu visus piegādātāja laukus!
Jūsu uzņēmuma juridiskais nosaukums.
Pilna adrese: iela, pilsēta, pasta indekss, valsts.
Nodokļu/biznesa reģistrācijas numurs.
Ievadiet klienta informāciju
Sadaļā Accounting Customer Party aizpildiet klienta detaļas (tāda pati struktūra kā piegādātājam). Izmantojiet biznesa partneru atlasītāju, ja pieejams.
Pievienojiet rēķina pozīcijas
Rēķina pozīciju sadaļa rāda interaktīvu tabulu. Viena pozīcija tiek izveidota automātiski. Aizpildiet šīs kolonnas:
Pozīcijas numurs (1, 2, 3...)
Daudzums ar vienības kodu.
Produkta/pakalpojuma apraksts.
Vienības cena bez PVN.
Nodokļu klasifikācija: S (Standarta), Z (Nulle), E (Atbrīvots).
PVN likme (ielādējas pēc piegādātāja valsts).
Daudzums × Vienības cena (automātiski).
Noklikšķiniet "Pievienot pozīciju" (+ poga) virs tabulas, lai pievienotu vairāk preču. Noņemiet pozīcijas ar atkritnes ikonu (min 1 pozīcija).
Pārskatiet automātiskos aprēķinus
Visas kopsummas tiek aprēķinātas automātiski reāllaikā:
Pievienojiet izvēles laukus (ja nepieciešams)
- Noklikšķiniet "Pielāgot formu" (zobrata ikona)
- Jebkurā sadaļā noklikšķiniet "Pievienot elementus"
- Meklējiet un atlasiet izvēles laukus
- Noklikšķiniet "Pievienot atlasītos elementus"
- Aizpildiet jaunievestos laukus
- Piezīme - Maksājuma instrukcijas
- Maksājuma līdzekļi - Bankas detaļas (IBAN)
- Maksājuma noteikumi - Maksājuma nosacījumi
- Pasūtījuma atsauce - PO numurs
Ģenerējiet un validējiet
- Izvēles: noklikšķiniet "Priekšskatīt PDF", lai redzētu vizuālo priekšskatījumu
- Pārliecinieties, ka "Validēt pēc ģenerēšanas" ir atzīmēts
- Noklikšķiniet "Ģenerēt rēķinu"
- Sistēma izveido UBL XML un validē pret PEPPOL BIS 3.0
Ja validācija ir veiksmīga, XML automātiski tiek lejupielādēts. Nosūtiet klientam caur PEPPOL vai e-pastu.
Modāls parāda problēmas, ja atrastas kļūdas. Labojiet formā un ģenerējiet vēlreiz vai "Lejupielādēt jebkurā gadījumā" testēšanai.
Saglabāt kā veidni (izvēles)
- Noklikšķiniet "Saglabāt veidni"
- Ievadiet veidnes nosaukumu
- Atzīmējiet "Iestatīt kā noklusējuma", ja vēlaties
- Noklikšķiniet "Saglabāt"
Veidnes saglabā: lauku vērtības, redzamos izvēles laukus, pielāgotu secību. Nesaglabā rēķinam specifiskus datus, piemēram, numurus/datumus.
Padomi un labākā prakse
Saglabājiet bieži izmantotos piegādātājus/klientus tūlītējai automātiskai aizpildei.
Digitalizējiet papīra rēķinus, augšupielādējot fotoattēlus. Mobilajam izmantojiet QR kodu!
Saglabājiet veidnes dažādiem rēķinu veidiem konsekvences nodrošināšanai.
Saglabājiet validāciju iespējotu, lai notvertu kļūdas pirms nosūtīšanas.
Bieži problēmas
Nevaru ģenerēt — kas trūkst?
Visi lauki ar sarkanām zvaigznītēm (*) ir nepieciešami. Meklējiet sarkanus apmales, kas norāda uz validācijas kļūdām. Ģenerēšanas poga ir atspējota, līdz visi nepieciešamie lauki ir derīgi.
PVN likmes neparādās?
PVN likmes ielādējas, pamatojoties uz piegādātāja valsti. Pirmais aizpildiet piegādātāja valsts kodu pasta adresē.
Kā atrast vienības kodus?
Rēķinā norādītajā daudzumā noklikšķiniet vienības koda nolaižamo izvēlni. Atlasiet bieži vienības vai noklikšķiniet "Meklēt visas vienības", lai redzētu pilnu UN/ECE sarakstu (1800+ kodi).