Ihre erste Rechnung erstellen
Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihre erste PEPPOL BIS 3.0-konforme E-Rechnung mit aiDoks zu erstellen. Diese Anleitung spiegelt die tatsächliche Anwendungsoberfläche und den Arbeitsablauf wider.
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:
- Zugang zu aiDoks (kostenloser Zugang oder registriertes Konto)
- Ihre Unternehmensdaten (Name, Adresse, Steuerregistrierung)
- Kundendaten (Name, Adresse, USt-IdNr.)
- Zu fakturierende Produkte/Dienstleistungen mit Preisen
Öffnen Sie das PEPPOL-Rechnungsformular
Navigieren Sie zum Rechnungsformular:
- Öffnen Sie in der Seitenleiste Erstellen und klicken Sie auf E-Rechnung
- Das Formular „Peppol E-Invoice Form - UBL BIS 3.0" wird geladen, darüber die Auswahl Ausgabeprofil – PEPPOL BIS 3.0, ein nationales Profil (XRechnung, Frankreich, Rumänien, Niederlande, Portugal, Facturae für Spanien, e-arve für Estland) oder eine Factur-X-EN-16931-PDF
- Anfangs sind nur Pflichtfelder sichtbar
Oben erscheinen zwei Upload-Zonen für eine schnellere Dateneingabe:
- KI-gestützte Rechnungserkennung (Premium) – Laden Sie eine Rechnungs-PDF/ein Bild zur automatischen Datenextraktion hoch
- XML-E-Rechnung importieren (kostenlos) – laden Sie eine UBL-, CII-/Factur-X-, Facturae- oder e-arve-Rechnung hoch, um alle Felder automatisch zu füllen
Überspringen Sie diese, um manuell auszufüllen. Das hochgeladene Dokument bleibt neben dem Formular sichtbar – umschalten mit Dokument anzeigen / Dokument ausblenden.
Dokumentinformationen ausfüllen
Eindeutige Rechnungsnummer für Ihr Unternehmen.
Rechnungsausstellungsdatum (Kalenderauswahl).
Zahlungsfälligkeitsdatum.
Aus Dropdown auswählen.
Währung für alle Beträge.
Lieferanteninformationen eingeben
Im Abschnitt Accounting Supplier Party:
Wenn Sie mit gespeicherten Lieferanten angemeldet sind, verwenden Sie das Dropdown-Menü oben, um alle Lieferantenfelder automatisch auszufüllen!
Ihr offizieller Firmenname.
Vollständige Adresse: Straße, Stadt, Postleitzahl, Land.
Steuer-/Handelsregisternummer.
Kundeninformationen eingeben
Im Abschnitt Accounting Customer Party füllen Sie die Kundendaten aus (gleiche Struktur wie beim Lieferanten). Verwenden Sie bei Bedarf den Geschäftspartner-Auswähler.
Rechnungspositionen hinzufügen
Der Abschnitt Rechnungsposition zeigt eine interaktive Tabelle. Eine Zeile wird automatisch angelegt. Füllen Sie diese Spalten aus:
Positionsnummer (1, 2, 3...)
Menge mit Einheitencode.
Produkt-/Dienstleistungsbeschreibung.
Einzelpreis ohne USt.
Steuerklassifikation: S (Standard), Z (Null), E (Befreit).
MwSt.-Satz (wird je nach Lieferantenland geladen).
Menge × Einzelpreis (automatisch).
Klicken Sie über der Tabelle auf „Zeile hinzufügen" (+-Schaltfläche), um weitere Artikel hinzuzufügen. Entfernen Sie Zeilen über das Papierkorb-Symbol (mindestens 1 Zeile).
Sie stellen jeden Monat dasselbe in Rechnung? Füllen Sie die Position einmal aus und klicken Sie in dieser Zeile auf das Speichersymbol („Position als Produkt speichern"). Beim nächsten Mal fügt „Produktposition hinzufügen" sie fertig ausgefüllt ein – Artikel, Einheit, Preis, Steuerkategorie und alle optionalen Spalten, die Sie ergänzt hatten. Zu tun bleibt nur die Menge, sie beginnt bei 1. Gespeicherte Produkte finden Sie in der Seitenleiste unter Produkte; dafür ist ein kostenloses Konto nötig.
Automatische Berechnungen überprüfen
Alle Summen werden automatisch in Echtzeit berechnet:
Optionale Felder hinzufügen (bei Bedarf)
- Klicken Sie in der Symbolleiste oben im Formular auf „Felder hinzufügen"
- Für jedes optionale Feld erscheint ein ausgegrauter Platzhalter – klicken Sie ihn an, um das Feld hinzuzufügen
- Oder tippen Sie in das Feld „Felder suchen", um direkt zu einem Feld zu springen
- Klicken Sie auf „Felder hinzufügen beenden", wenn Sie fertig sind
- Füllen Sie die neu angezeigten Felder aus
- Notiz – Zahlungsanweisungen
- Zahlungsmittel – Bankdaten (IBAN)
- Zahlungsbedingungen – Zahlungsbedingungen
- Bestellreferenz – Bestellnummer
Erstellen und validieren
- Optional: Klicken Sie auf „PDF-Vorschau" für eine visuelle Vorschau
- Stellen Sie sicher, dass „Nach Erstellung validieren" aktiviert ist
- Klicken Sie auf „Rechnung erstellen"
- aiDoks erzeugt die Datei gemäß Ihrem Ausgabeprofil – UBL- oder CII-XML für die PEPPOL- und die nationalen Profile, eine Factur-X-PDF oder eine Facturae- bzw. e-arve-Datei – und validiert sie anhand der Regeln dieses Formats
Bei erfolgreicher Validierung wird das XML automatisch heruntergeladen. Senden Sie es per PEPPOL oder E-Mail an den Kunden.
Ein Modal zeigt Probleme, wenn Fehler gefunden werden. Korrigieren Sie im Formular und erstellen Sie erneut, oder klicken Sie auf „Trotzdem herunterladen" zum Testen.
Als Vorlage speichern (optional)
- Klicken Sie auf „Vorlage speichern"
- Geben Sie einen Vorlagennamen ein
- Aktivieren Sie bei Bedarf „Als Standard festlegen"
- Klicken Sie auf „Speichern"
Vorlagen speichern: Feldwerte, sichtbare optionale Felder und benutzerdefinierte Reihenfolge. Rechnungsspezifische Daten wie Nummern/Daten werden nicht gespeichert.
Eine Gutschrift erstellen
Eine Gutschrift storniert oder korrigiert eine bereits versendete Rechnung. aiDoks nutzt für beide Dokumente dasselbe Formular, alles oben Beschriebene gilt also weiterhin – es gibt zwei Wege:
Klicken Sie bei den Aktionsschaltflächen auf „Gutschrift aus dieser Rechnung erstellen". Die Gutschrift öffnet sich mit übernommenem Lieferanten, Kunden und Positionen – aus den Mengen werden gutgeschriebene Mengen – während Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum geleert sind, damit Sie sie neu eintragen.
Öffnen Sie in der Seitenleiste Erstellen und klicken Sie auf Gutschrift. Es lädt das „Peppol-Gutschriftformular" mit eigenen Upload-Bereichen – KI-Erkennung für PDF oder Foto und XML-Import für eine UBL- oder CII-Gutschrift – und die Schaltfläche heißt Gutschrift erstellen.
Eine Gutschrift muss angeben, welche Rechnung sie korrigiert – dafür ist der Abschnitt Rechnungsreferenz (Billing Reference) da, der Dokumentartcode lautet 381. Wenn Sie von einer Rechnung ausgehen, wird er automatisch mit deren Nummer und Datum gefüllt; von Grund auf tragen Sie ihn selbst ein.
Tipps und Best Practices
Speichern Sie häufig verwendete Lieferanten/Kunden für sofortiges automatisches Ausfüllen.
Digitalisieren Sie Papierrechnungen, indem Sie Fotos hochladen. Nutzen Sie den QR-Code für das Handy!
Speichern Sie Vorlagen für verschiedene Rechnungstypen, um Konsistenz zu gewährleisten.
Halten Sie die Validierung aktiviert, um Fehler vor dem Versand abzufangen.
Häufige Probleme
Kann nicht erstellt werden – was fehlt?
Alle mit einem roten Stern (*) markierten Felder sind erforderlich. Suchen Sie nach Feldern mit rotem Rand, die auf Validierungsfehler hinweisen. Die Schaltfläche zum Erstellen ist deaktiviert, bis alle erforderlichen Felder gültig sind.
MwSt.-Sätze werden nicht angezeigt?
Die MwSt.-Sätze werden je nach Lieferantenland geladen. Füllen Sie zuerst den Ländercode des Lieferanten in der Postanschrift aus.
Wie finde ich Einheitencodes?
Klicken Sie im Feld für die Rechnungsmenge auf die Einheitencode-Dropdownliste. Wählen Sie häufige Einheiten aus oder klicken Sie auf „Alle Einheiten suchen", um die vollständige UN/ECE-Liste (1800+ Codes) anzuzeigen.