Ihre erste Rechnung erstellen

Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihre erste PEPPOL BIS 3.0-konforme E-Rechnung mit aiDoks zu erstellen. Diese Anleitung spiegelt die tatsächliche Anwendungsoberfläche und den Arbeitsablauf wider.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

  • Zugang zu aiDoks (kostenloser Zugang oder registriertes Konto)
  • Ihre Unternehmensdaten (Name, Adresse, Steuerregistrierung)
  • Kundendaten (Name, Adresse, USt-IdNr.)
  • Zu fakturierende Produkte/Dienstleistungen mit Preisen
Schritt 1

Öffnen Sie das PEPPOL-Rechnungsformular

Navigieren Sie zum Rechnungsformular:

  1. Click Generate E-invoice in the sidebar
  2. Das Formular lädt mit der Anzeige „Peppol E-Invoice Form - UBL BIS 3.0“
  3. Anfangs sind nur Pflichtfelder sichtbar
Schnellstart-Optionen

Oben erscheinen zwei Upload-Zonen für eine schnellere Dateneingabe:

  • AI-Powered Invoice Recognition (Premium) - Upload invoice PDF/image for automatic data extraction
  • XML Upload (Free) - Upload existing PEPPOL XML to auto-fill the form

Überspringen Sie diese, um manuell auszufüllen.

Schritt 2

Dokumentinformationen ausfüllen

IDErforderlich

Eindeutige Rechnungsnummer für Ihr Unternehmen.

Example: INV-2025-0001
AusstellungsdatumErforderlich

Rechnungsausstellungsdatum (Kalenderauswahl).

FälligkeitsdatumErforderlich

Zahlungsfälligkeitsdatum.

RechnungstypcodeErforderlich

Aus Dropdown auswählen.

Common: 380 (Commercial Invoice), 381 (Credit Note)
DokumentwährungscodeErforderlich

Währung für alle Beträge.

Example: EUR, USD
Schritt 3

Lieferanteninformationen eingeben

In the Accounting Supplier Party section:

Geschäftspartner-Auswahl

Wenn Sie mit gespeicherten Lieferanten angemeldet sind, verwenden Sie das Dropdown-Menü oben, um alle Lieferantenfelder automatisch auszufüllen!

Juristische Person der Partei → RegistrierungsnameErforderlich

Ihr offizieller Firmenname.

Example: OÜ Baltic Solutions
PostanschriftErforderlich

Vollständige Adresse: Straße, Stadt, Postleitzahl, Land.

Steuerschema der Partei → Unternehmens-IDErforderlich

Steuer-/Handelsregisternummer.

Example: EE123456789
Schritt 4

Kundeninformationen eingeben

In the Accounting Customer Party section, fill customer details (same structure as supplier). Use the Business Partner Selector if available.

Schritt 5

Rechnungspositionen hinzufügen

The Invoice Line section shows an interactive table. One line is auto-created. Fill these columns:

IDErforderlich

Positionsnummer (1, 2, 3...)

Berechnete MengeErforderlich

Menge mit Einheitencode.

Example: 40 HUR (hours)
Artikel → NameErforderlich

Produkt-/Dienstleistungsbeschreibung.

Preis → PreisbetragErforderlich

Einzelpreis ohne USt.

Steuerkategorie → IDErforderlich

Steuerklassifikation: S (Standard), Z (Null), E (Befreit).

Tax Category → PercentRequired

VAT rate (loads based on supplier country).

Latvia: 21%, 12%, 5%, 0%
Line Extension AmountAuto-calculated

Quantity × Unit Price (automatic).

Adding More Lines

Click "Add Line" (+ button) above the table for more items. Remove lines with trash icon (min 1 line).

Step 6

Review Auto-Calculations

All totals calculate automatically in real-time:

Tax TotalAuto-grouped by VAT rate
Line Extension AmountSum of line totals
Tax Exclusive AmountBefore tax
Tax Inclusive AmountWith tax
Payable AmountFinal amount due
Step 7

Add Optional Fields (If Needed)

  1. Click "Customize Form" (gear icon)
  2. Click "Add Elements" in any section
  3. Search and select optional fields
  4. Click "Add Selected Elements"
  5. Fill the newly visible fields
Popular Optional FieldsOptional
  • Note - Payment instructions
  • Payment Means - Bank details (IBAN)
  • Payment Terms - Payment conditions
  • Order Reference - PO number
Step 8

Generate and Validate

  1. Optional: Click "Preview PDF" to see visual preview
  2. Ensure "Validate after generation" is checked
  3. Click "Generate Invoice"
  4. System creates UBL XML and validates against PEPPOL BIS 3.0
Success

If validation passes, XML downloads automatically. Send to customer via PEPPOL or email.

Validation Errors

Modal shows issues if errors found. Fix in form and regenerate, or "Download Anyway" for testing.

Step 9

Save as Template (Optional)

  1. Click "Save Template"
  2. Enter template name
  3. Check "Set as default" if desired
  4. Click "Save"
What's Saved?

Templates save: field values, visible optional fields, custom ordering. Don't save invoice-specific data like numbers/dates.

Tips & Best Practices

Use Business Partners

Save frequently used suppliers/customers for instant auto-fill.

Leverage AI Upload

Digitize paper invoices by uploading photos. Use QR code for mobile!

Create Multiple Templates

Save templates for different invoice types for consistency.

Always Validate

Keep validation enabled to catch errors before sending.

Common Issues

Can't generate - what's missing?

All fields with red asterisks (*) are required. Look for red borders indicating validation errors. Generate button is disabled until all required fields are valid.

VAT rates not showing?

VAT rates load based on supplier country. Fill in supplier's country code in Postal Address first.

How to find unit codes?

In Invoiced Quantity, click unit code dropdown. Select common units or click "Search all units" for full UN/ECE list (1800+ codes).

Next Steps

PEPPOL BIS 3.0

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FAQ

Common questions

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