Ihre erste Rechnung erstellen
Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihre erste PEPPOL BIS 3.0-konforme E-Rechnung mit aiDoks zu erstellen. Diese Anleitung spiegelt die tatsächliche Anwendungsoberfläche und den Arbeitsablauf wider.
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:
- Zugang zu aiDoks (kostenloser Zugang oder registriertes Konto)
- Ihre Unternehmensdaten (Name, Adresse, Steuerregistrierung)
- Kundendaten (Name, Adresse, USt-IdNr.)
- Zu fakturierende Produkte/Dienstleistungen mit Preisen
Öffnen Sie das PEPPOL-Rechnungsformular
Navigieren Sie zum Rechnungsformular:
- Öffnen Sie in der Seitenleiste Erstellen und klicken Sie auf E-Rechnung
- Das Formular „Peppol E-Invoice Form - UBL BIS 3.0" wird geladen, darüber die Auswahl Ausgabeprofil – PEPPOL BIS 3.0, ein nationales Profil (XRechnung, Frankreich, Rumänien, Niederlande, Portugal, Facturae für Spanien, e-arve für Estland) oder eine Factur-X-EN-16931-PDF
- Das Formular öffnet sich als Liste eingeklappter Abschnitte, die jeweils zeigen, wie viele ihrer Felder ausgefüllt sind – öffnen Sie einen Abschnitt, um ihn auszufüllen. Zu Beginn werden nur die Pflichtfelder angezeigt
Oben erscheinen zwei Upload-Zonen für eine schnellere Dateneingabe:
- KI-gestützte Rechnungserkennung – Laden Sie ein PDF oder Foto einer Rechnung hoch, und die KI füllt das Formular zur Prüfung aus. Ein PDF pro Monat ist ohne Konto kostenlos; ein kostenloses Konto bietet 3 pro Monat
- XML-E-Rechnung importieren (kostenlos) – laden Sie eine UBL-, CII-/Factur-X-, Facturae- oder e-arve-Rechnung hoch, um alle Felder automatisch zu füllen
Überspringen Sie diese, um manuell auszufüllen. Das hochgeladene Dokument bleibt neben dem Formular sichtbar – umschalten mit Dokument anzeigen / Dokument ausblenden.
Nachdem die KI Ihr PDF gelesen hat, zeigt ein Hinweis über dem Formular, wie viele Pflichtfelder noch leer sind. Zeigen öffnet nacheinander den Abschnitt jedes Feldes und setzt den Cursor hinein.
Sie kommen von einer Seite „PDF zu E-Rechnung“? Dann öffnet sich das Formular nur mit dem Upload-Bereich: Datei auswählen, und das Formular erscheint daneben, bereits ausgefüllt.
Dokumentinformationen ausfüllen
Eindeutige Rechnungsnummer für Ihr Unternehmen.
Rechnungsausstellungsdatum (Kalenderauswahl).
Fälligkeitsdatum. Für sich nicht verpflichtend – wenn ein Betrag fällig ist, braucht die Rechnung aber entweder ein Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen.
Aus Dropdown auswählen.
Währung für alle Beträge.
Lieferanteninformationen eingeben
Im Abschnitt Accounting Supplier Party:
Wenn Sie mit gespeicherten Lieferanten angemeldet sind, verwenden Sie das Dropdown-Menü oben, um alle Lieferantenfelder automatisch auszufüllen!
Ihr offizieller Firmenname.
Vollständige Adresse: Straße, Stadt, Postleitzahl, Land.
Ihre USt-IdNr. Tragen Sie sie ein, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind; sie steht in der Gruppe Party Tax Scheme, die Sie mit „Felder hinzufügen“ ergänzen, falls sie nicht angezeigt wird.
Kundeninformationen eingeben
Im Abschnitt Accounting Customer Party füllen Sie die Kundendaten aus (gleiche Struktur wie beim Lieferanten). Verwenden Sie bei Bedarf den Geschäftspartner-Auswähler.
Rechnungspositionen hinzufügen
Der Abschnitt Rechnungsposition zeigt eine interaktive Tabelle. Eine Zeile wird automatisch angelegt. Füllen Sie diese Spalten aus:
Positionsnummer (1, 2, 3...)
Menge mit Einheitencode.
Produkt-/Dienstleistungsbeschreibung.
Einzelpreis ohne USt.
Steuerklassifikation: S (Standard), Z (Null), E (Befreit).
MwSt.-Satz (wird je nach Lieferantenland geladen).
Menge × Einzelpreis (automatisch).
Klicken Sie über der Tabelle auf „Zeile hinzufügen" (+-Schaltfläche), um weitere Artikel hinzuzufügen. Entfernen Sie Zeilen über das Papierkorb-Symbol (mindestens 1 Zeile).
Sie stellen jeden Monat dasselbe in Rechnung? Füllen Sie die Position einmal aus und klicken Sie in dieser Zeile auf das Speichersymbol („Position als Produkt speichern"). Beim nächsten Mal fügt „Produktposition hinzufügen" sie fertig ausgefüllt ein – Artikel, Einheit, Preis, Steuerkategorie und alle optionalen Spalten, die Sie ergänzt hatten. Zu tun bleibt nur die Menge, sie beginnt bei 1. Gespeicherte Produkte finden Sie in der Seitenleiste unter Produkte; dafür ist ein kostenloses Konto nötig.
Automatische Berechnungen überprüfen
Alle Summen werden automatisch in Echtzeit berechnet:
Optionale Felder hinzufügen (bei Bedarf)
- Klicken Sie in der Symbolleiste oben im Formular auf „Felder hinzufügen"
- Für jedes optionale Feld erscheint ein ausgegrauter Platzhalter – klicken Sie ihn an, um das Feld hinzuzufügen
- Oder tippen Sie in das Feld „Felder suchen", um direkt zu einem Feld zu springen
- Klicken Sie auf „Felder hinzufügen beenden", wenn Sie fertig sind
- Füllen Sie die neu angezeigten Felder aus
- Notiz – Zahlungsanweisungen
- Zahlungsmittel – Bankdaten (IBAN)
- Zahlungsbedingungen – Zahlungsbedingungen
- Bestellreferenz – Bestellnummer
Erstellen und validieren
- Optional: Klicken Sie auf „PDF-Vorschau" für eine visuelle Vorschau
- Stellen Sie sicher, dass „Nach Erstellung validieren" aktiviert ist
- Klicken Sie auf „Rechnung erstellen"
- aiDoks erzeugt die Datei gemäß Ihrem Ausgabeprofil – UBL- oder CII-XML für die PEPPOL- und die nationalen Profile, eine Factur-X-PDF oder eine Facturae- bzw. e-arve-Datei – und validiert sie anhand der Regeln dieses Formats
Wenn die Validierung besteht, wird die Datei automatisch heruntergeladen. Angemeldet? Dann wird sie auch in Meine Dokumente gespeichert, wo Sie sie erneut herunterladen, als PDF ansehen, wiederverwenden oder in eine Gutschrift umwandeln können – abschaltbar unter Profil → App-Einstellungen. Senden Sie die Datei über Ihren Peppol-Anbieter oder per E-Mail an Ihren Kunden.
Bei Fehlern listet ein Fenster jeden davon mit seiner Regel-ID auf, und die Datei wird nicht heruntergeladen. Abschnitte und Felder mit Fehlern sind im Formular markiert: Korrigieren Sie sie und erstellen Sie die Rechnung erneut.
Als Vorlage speichern (optional)
- Klicken Sie auf „Vorlage speichern"
- Geben Sie einen Vorlagennamen ein
- Aktivieren Sie bei Bedarf „Als Standard festlegen"
- Klicken Sie auf „Speichern"
Vorlagen speichern: Feldwerte, sichtbare optionale Felder und benutzerdefinierte Reihenfolge. Rechnungsspezifische Daten wie Nummern/Daten werden nicht gespeichert.
Eine Gutschrift erstellen
Eine Gutschrift storniert oder korrigiert eine bereits versendete Rechnung. aiDoks nutzt für beide Dokumente dasselbe Formular, alles oben Beschriebene gilt also weiterhin – es gibt zwei Wege:
Klicken Sie bei den Aktionsschaltflächen auf „Gutschrift aus dieser Rechnung erstellen". Die Gutschrift öffnet sich mit übernommenem Lieferanten, Kunden und Positionen – aus den Mengen werden gutgeschriebene Mengen – während Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum geleert sind, damit Sie sie neu eintragen.
Öffnen Sie in der Seitenleiste Erstellen und klicken Sie auf Gutschrift. Es lädt das „Peppol-Gutschriftformular" mit eigenen Upload-Bereichen – KI-Erkennung für PDF oder Foto und XML-Import für eine UBL- oder CII-Gutschrift – und die Schaltfläche heißt Gutschrift erstellen.
Eine Gutschrift muss angeben, welche Rechnung sie korrigiert – dafür ist der Abschnitt Rechnungsreferenz (Billing Reference) da, der Dokumentartcode lautet 381. Wenn Sie von einer Rechnung ausgehen, wird er automatisch mit deren Nummer und Datum gefüllt; von Grund auf tragen Sie ihn selbst ein.
Tipps und Best Practices
Mit einem kostenlosen Konto speichern Sie häufig genutzte Lieferanten und Kunden und füllen sie mit einem Klick aus.
Digitalisieren Sie Papierrechnungen, indem Sie ein Foto hochladen. Angemeldet können Sie das Foto auch per QR-Code direkt vom Handy senden.
Mit einem kostenlosen Konto speichern Sie Vorlagen für verschiedene Rechnungsarten – für einheitliche Rechnungen.
Halten Sie die Validierung aktiviert, um Fehler vor dem Versand abzufangen.
Häufige Probleme
Kann nicht erstellt werden – was fehlt?
Felder mit einem roten Sternchen (*) sind Pflichtfelder. Die Schaltfläche „Rechnung erstellen“ wartet nicht auf sie: Klicken Sie darauf, und das Validierungsfenster listet auf, was fehlt, während das Formular die Abschnitte mit Fehlern markiert. Nach einem KI-Import führt Zeigen im Hinweis Sie zu jedem leeren Pflichtfeld.
MwSt.-Sätze werden nicht angezeigt?
Die MwSt.-Sätze werden je nach Lieferantenland geladen. Füllen Sie zuerst den Ländercode des Lieferanten in der Postanschrift aus.
Wie finde ich Einheitencodes?
Klicken Sie im Feld für die Rechnungsmenge auf die Einheitencode-Dropdownliste. Wählen Sie häufige Einheiten aus oder klicken Sie auf „Alle Einheiten suchen", um die vollständige UN/ECE-Liste (1800+ Codes) anzuzeigen.