Ihre erste Rechnung erstellen
Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihre erste PEPPOL BIS 3.0-konforme E-Rechnung mit aiDoks zu erstellen. Diese Anleitung spiegelt die tatsächliche Anwendungsoberfläche und den Arbeitsablauf wider.
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:
- Zugang zu aiDoks (kostenloser Zugang oder registriertes Konto)
- Ihre Unternehmensdaten (Name, Adresse, Steuerregistrierung)
- Kundendaten (Name, Adresse, USt-IdNr.)
- Zu fakturierende Produkte/Dienstleistungen mit Preisen
Öffnen Sie das PEPPOL-Rechnungsformular
Navigieren Sie zum Rechnungsformular:
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf E-Rechnung erstellen
- Das Formular lädt mit der Anzeige „Peppol E-Invoice Form - UBL BIS 3.0“
- Anfangs sind nur Pflichtfelder sichtbar
Oben erscheinen zwei Upload-Zonen für eine schnellere Dateneingabe:
- KI-gestützte Rechnungserkennung (Premium) – Laden Sie eine Rechnungs-PDF/ein Bild zur automatischen Datenextraktion hoch
- XML-Upload (Kostenlos) – Laden Sie eine vorhandene PEPPOL-XML hoch, um das Formular automatisch auszufüllen
Überspringen Sie diese, um manuell auszufüllen.
Dokumentinformationen ausfüllen
Eindeutige Rechnungsnummer für Ihr Unternehmen.
Rechnungsausstellungsdatum (Kalenderauswahl).
Zahlungsfälligkeitsdatum.
Aus Dropdown auswählen.
Währung für alle Beträge.
Lieferanteninformationen eingeben
Im Abschnitt Accounting Supplier Party:
Wenn Sie mit gespeicherten Lieferanten angemeldet sind, verwenden Sie das Dropdown-Menü oben, um alle Lieferantenfelder automatisch auszufüllen!
Ihr offizieller Firmenname.
Vollständige Adresse: Straße, Stadt, Postleitzahl, Land.
Steuer-/Handelsregisternummer.
Kundeninformationen eingeben
Im Abschnitt Accounting Customer Party füllen Sie die Kundendaten aus (gleiche Struktur wie beim Lieferanten). Verwenden Sie bei Bedarf den Geschäftspartner-Auswähler.
Rechnungspositionen hinzufügen
Der Abschnitt Rechnungsposition zeigt eine interaktive Tabelle. Eine Zeile wird automatisch angelegt. Füllen Sie diese Spalten aus:
Positionsnummer (1, 2, 3...)
Menge mit Einheitencode.
Produkt-/Dienstleistungsbeschreibung.
Einzelpreis ohne USt.
Steuerklassifikation: S (Standard), Z (Null), E (Befreit).
MwSt.-Satz (wird je nach Lieferantenland geladen).
Menge × Einzelpreis (automatisch).
Klicken Sie über der Tabelle auf „Zeile hinzufügen" (+-Schaltfläche), um weitere Artikel hinzuzufügen. Entfernen Sie Zeilen über das Papierkorb-Symbol (mindestens 1 Zeile).
Automatische Berechnungen überprüfen
Alle Summen werden automatisch in Echtzeit berechnet:
Optionale Felder hinzufügen (bei Bedarf)
- Klicken Sie auf „Formular anpassen" (Zahnrad-Symbol)
- Klicken Sie in einem beliebigen Abschnitt auf „Elemente hinzufügen"
- Suchen und wählen Sie optionale Felder aus
- Klicken Sie auf „Ausgewählte Elemente hinzufügen"
- Füllen Sie die neu angezeigten Felder aus
- Notiz – Zahlungsanweisungen
- Zahlungsmittel – Bankdaten (IBAN)
- Zahlungsbedingungen – Zahlungsbedingungen
- Bestellreferenz – Bestellnummer
Erstellen und validieren
- Optional: Klicken Sie auf „PDF-Vorschau" für eine visuelle Vorschau
- Stellen Sie sicher, dass „Nach Erstellung validieren" aktiviert ist
- Klicken Sie auf „Rechnung erstellen"
- Das System erstellt das UBL XML und validiert es gegen PEPPOL BIS 3.0
Bei erfolgreicher Validierung wird das XML automatisch heruntergeladen. Senden Sie es per PEPPOL oder E-Mail an den Kunden.
Ein Modal zeigt Probleme, wenn Fehler gefunden werden. Korrigieren Sie im Formular und erstellen Sie erneut, oder klicken Sie auf „Trotzdem herunterladen" zum Testen.
Als Vorlage speichern (optional)
- Klicken Sie auf „Vorlage speichern"
- Geben Sie einen Vorlagennamen ein
- Aktivieren Sie bei Bedarf „Als Standard festlegen"
- Klicken Sie auf „Speichern"
Vorlagen speichern: Feldwerte, sichtbare optionale Felder und benutzerdefinierte Reihenfolge. Rechnungsspezifische Daten wie Nummern/Daten werden nicht gespeichert.
Tipps und Best Practices
Speichern Sie häufig verwendete Lieferanten/Kunden für sofortiges automatisches Ausfüllen.
Digitalisieren Sie Papierrechnungen, indem Sie Fotos hochladen. Nutzen Sie den QR-Code für das Handy!
Speichern Sie Vorlagen für verschiedene Rechnungstypen, um Konsistenz zu gewährleisten.
Halten Sie die Validierung aktiviert, um Fehler vor dem Versand abzufangen.
Häufige Probleme
Kann nicht erstellt werden – was fehlt?
Alle mit einem roten Stern (*) markierten Felder sind erforderlich. Suchen Sie nach Feldern mit rotem Rand, die auf Validierungsfehler hinweisen. Die Schaltfläche zum Erstellen ist deaktiviert, bis alle erforderlichen Felder gültig sind.
MwSt.-Sätze werden nicht angezeigt?
Die MwSt.-Sätze werden je nach Lieferantenland geladen. Füllen Sie zuerst den Ländercode des Lieferanten in der Postanschrift aus.
Wie finde ich Einheitencodes?
Klicken Sie im Feld für die Rechnungsmenge auf die Einheitencode-Dropdownliste. Wählen Sie häufige Einheiten aus oder klicken Sie auf „Alle Einheiten suchen", um die vollständige UN/ECE-Liste (1800+ Codes) anzuzeigen.