Datenschutzerklärung

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. Erfahren Sie, wie wir Ihre Daten im Einklang mit der DSGVO und europäischen Datenschutzstandards erheben, verwenden und schützen.

Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026

1. Einleitung

aiDoks („wir“, „uns“) verpflichtet sich, Ihre Privatsphäre zu schützen. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre Daten erheben, verwenden, weitergeben und schützen, wenn Sie unsere PEPPOL-E-Rechnungsplattform und unsere Dienste nutzen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) und den für uns geltenden nationalen Datenschutzgesetzen.

2. Welche Daten wir erheben

2.1 Kontodaten

Wenn Sie ein Konto erstellen und nutzen, speichern wir:

  • Ihre E-Mail-Adresse und, falls Sie ihn angeben, Ihren Namen
  • Unternehmensdaten, die Sie speichern (Firmenname, Registernummer, USt-IdNr.)
  • Ihren Tarif und Abrechnungsstatus (Kartendaten verarbeitet unser Zahlungsdienstleister, nicht wir)
  • Anmeldedaten: ein Passwort, das unser Authentifizierungsanbieter nur als Hash speichert, oder das Konto, mit dem Sie sich anmelden

2.2 Rechnungsdaten

Wir verarbeiten die von Ihnen erstellten Rechnungsdaten, darunter:

  • Kunden- und Lieferantendaten
  • Produkt- und Leistungsbeschreibungen
  • Preis- und Steuerangaben
  • Rechnungsmetadaten (Daten, Nummern, Status)

2.3 Technische Daten

Wir erheben automatisch:

  • IP-Adressen und Geräteinformationen
  • Browsertyp und -version
  • Protokolldateien und Fehlerberichte

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verwenden Ihre Daten, um:

  • unsere E-Rechnungsdienste bereitzustellen und zu betreiben
  • E-Rechnungen erstellen, prüfen, konvertieren und anzeigen (aiDoks versendet keine Rechnungen für Sie)
  • Ihr Konto und Ihre Abrechnung zu verwalten
  • Kundensupport zu leisten
  • unsere Dienste zu verbessern und neue Funktionen zu entwickeln
  • Sicherheit zu gewährleisten und Betrug zu verhindern
  • gesetzliche Pflichten zu erfüllen
  • Ihnen dienstbezogene Mitteilungen zu senden

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Nach der DSGVO verarbeiten wir Ihre Daten auf folgenden Grundlagen:

  • Vertragserfüllung: um unsere Dienste wie vereinbart bereitzustellen
  • Rechtliche Verpflichtung: um steuer-, handels- und rechnungsrechtliche Vorschriften einzuhalten
  • Berechtigtes Interesse: um unsere Dienste zu verbessern, Betrug zu verhindern und die Sicherheit zu gewährleisten
  • Einwilligung: für Marketingmitteilungen (falls zutreffend)

5. Weitergabe von Daten

5.1 Versand von Rechnungen

aiDoks erstellt, prüft und konvertiert E-Rechnungsdateien; es übermittelt sie nicht. Sie versenden eine Rechnung selbst – über Ihren Peppol-Zugangspunkt, ein Behördenportal oder per E-Mail – und erst dann erreichen ihre Daten den Empfänger.

5.2 Dienstleister

Wir geben Daten an vertrauenswürdige Dienstleister weiter, die uns unterstützen bei:

  • Cloud-Hosting und Speicherung
  • Zahlungsabwicklung
  • E-Mail-Versand
  • KI-Dokumentenerkennung, wenn Sie eine PDF, einen Scan oder ein Foto einer Rechnung umwandeln
  • Fehlerüberwachung, um Fehler zu finden und zu beheben

Wenn Sie nach einem Unternehmen suchen, werden die Suchbegriffe an öffentliche Register (etwa den EU-Dienst VIES und nationale Handelsregister) und an das Peppol Directory gesendet.

Die aktuelle Liste der Dienstleister mit Namen finden Sie auf unserer Sicherheitsseite.

5.3 Gesetzliche Anforderungen

Wir können Daten offenlegen, wenn Gesetze, Vorschriften oder ein rechtliches Verfahren dies verlangen oder um unsere Rechte und unsere Sicherheit zu schützen.

6. Datenspeicherung und Sicherheit

Die Anwendungsserver und die Datenbank befinden sich in der Europäischen Union. Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten außerhalb der EU (das kann bei der Zahlungsabwicklung der Fall sein), ist die Übermittlung durch die von der DSGVO verlangten Garantien abgesichert, etwa einen Angemessenheitsbeschluss der EU oder die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Zu unseren Sicherheitsmaßnahmen gehören:

  • Verschlüsselte Verbindungen (HTTPS) für den gesamten Datenverkehr und eine vom Hosting-Anbieter im Ruhezustand verschlüsselte Datenbank
  • Zugriffskontrollen und Authentifizierung
  • Hochgeladene Dateien werden verarbeitet und danach verworfen, nicht gespeichert

7. Aufbewahrung von Daten

Wir bewahren Ihre Daten so lange auf, wie es für die Bereitstellung unserer Dienste und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist:

  • Kontodaten: bis Sie Ihr Konto löschen; mit der Löschung werden diese Daten sofort entfernt
  • Rechnungsverlauf: Wenn Sie angemeldet sind, werden die von Ihnen erstellten Rechnungen in „Meine Dokumente“ aufbewahrt, bis Sie sie löschen, das Speichern ausschalten oder Ihr Konto löschen. Der kostenlose Tarif behält Ihre letzten 10. aiDoks ist kein Archiv: Bewahren Sie eigene Kopien für den Zeitraum auf, den Ihre Buchhaltungsvorschriften verlangen.
  • Nutzungsdaten, Serverprotokolle und Fehlerberichte: bis zu 13 Monate; Nutzungsdaten enthalten eine gehashte IP-Adresse, nicht die Adresse selbst
  • Abrechnungsunterlagen: so lange, wie das Handels- und Steuerrecht es von uns verlangt

8. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

  • Auskunft: Kopien Ihrer personenbezogenen Daten anfordern
  • Berichtigung: unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren
  • Löschung: die Löschung Ihrer Daten verlangen (vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten)
  • Einschränkung: die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken
  • Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten
  • Widerspruch: bestimmten Verarbeitungen widersprechen
  • Widerruf der Einwilligung: wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht

Um diese Rechte auszuüben, schreiben Sie uns an info@aidoks.eu

9. Cookies und Tracking

Welche Cookies wir verwenden

Wir verwenden folgende Arten von Cookies:

  • Notwendige Cookies: Sie sind für die Funktion der Website erforderlich, etwa für Spracheinstellungen und Anmelde-Token. Diese Cookies bedürfen keiner Einwilligung, da sie für den Dienst notwendig sind.

Ihre Cookie-Einstellungen verwalten

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über die folgende Schaltfläche ändern:

Sie können Cookies auch über Ihre Browsereinstellungen steuern; das Deaktivieren notwendiger Cookies kann jedoch die Funktion des Dienstes beeinträchtigen.

10. Internationale Datenübermittlung

Die Anwendungsserver und die Datenbank befinden sich in der Europäischen Union. Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten außerhalb der EU, stützt sich die Übermittlung auf eine dieser Garantien:

  • EU-Standardvertragsklauseln
  • Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission
  • Andere rechtlich anerkannte Übermittlungsmechanismen

11. Datenschutz von Kindern

Unsere Dienste richten sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder über unsere Plattform. Wenn Sie unsere Dienste nach Änderungen weiter nutzen, gilt dies als Zustimmung zur aktualisierten Erklärung.

13. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder um Ihre Rechte auszuüben, wenden Sie sich an:

Verantwortlicher
privacy@aidoks.eu

Sie haben außerdem das Recht, sich bei Ihrer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren:

  • Estonia: Estonian Data Protection Inspectorate (www.aki.ee)
  • Latvia: Data State Inspectorate (www.dvi.gov.lv)
  • Lithuania: State Data Protection Inspectorate (www.ada.lt)