PDF kostenlos in XRechnung umwandeln (XRechnung 3.x, UBL oder CII)

Machen Sie aus einer PDF-Rechnung eine echte XRechnung: reines EN-16931-XML in der Syntax UBL oder CII, vor dem Download gegen das offizielle KOSIT-Schematron geprüft. Die KI-OCR liest Verkäufer, Käufer, USt-IdNr., Positionen und USt. aus; Sie ergänzen die Leitweg-ID, prüfen die Daten und erhalten eine Datei, die deutsche Behörden und B2B-Kunden annehmen. Kostenlos, zum Ausprobieren ohne Konto.

Ein PDF in XRechnung umwandeln Eine bestehende XRechnung validieren

So funktioniert PDF zu XRechnung

Laden Sie Ihre PDF-Rechnung hoch

Ziehen Sie das PDF hinein — auch ein Scan oder Handyfoto genügt. Die KI-OCR (Azure Document Intelligence mit einer auf E-Rechnungen abgestimmten Nachverarbeitung) extrahiert die Verkäufer- und Käuferangaben, USt-IdNr., Rechnungspositionen, USt-Aufschlüsselung und Summen in ein strukturiertes Formular.

Leitweg-ID und Zahlungsangaben ergänzen

Die XRechnung verlangt zwei Dinge, die EN 16931 offenlässt: die Leitweg-ID — die Routing-Kennung, die Ihr öffentlicher Auftraggeber vergibt und die im Feld Buyer reference (BT-10) steht — sowie Angaben zur Zahlung. Sobald Sie XRechnung wählen, blendet das Formular das Feld für die Leitweg-ID ein und prüft schon bei der Eingabe deren Format; alles Übrige fängt die Prüfung vor dem Download ab.

Geprüftes XRechnung-XML herunterladen

Wählen Sie die Syntax UBL oder CII und exportieren Sie. Das XML durchläuft zuvor das offizielle KOSIT-Schematron für XRechnung 3.x — was Sie herunterladen, hat also bereits dieselben Regeln bestanden, die auch das Portal des Empfängers anwendet.

Was Sie erhalten

Beide XRechnung-Syntaxvarianten

Die XRechnung erlaubt zwei Syntaxvarianten, und die Empfänger nehmen unterschiedliche an: UBL 2.1 (Invoice und CreditNote) sowie UN/CEFACT CII. aiDoks erzeugt beide aus demselben Formular, jeweils mit der korrekten XRechnung-CustomizationID — Sie treffen also die Erwartung des Empfängerportals, ohne die Rechnung neu zu erfassen.

Gegen die KOSIT-Regeln geprüft

Die Datei wird gegen die EN-16931-Kernregeln und die deutsche Regelschicht BR-DE-* geprüft — darunter BR-DE-15 (Buyer reference bzw. Leitweg-ID muss vorhanden sein) und BR-DE-1 (Angaben zur Zahlung erforderlich), die beiden häufigsten Gründe, warum eine erste XRechnung abgelehnt wird.

ZUGFeRD aus denselben Daten

Sie brauchen statt reinem XML ein Hybrid-PDF? Dieselbe Rechnung lässt sich auch als ZUGFeRD / Factur-X exportieren oder als PEPPOL BIS 3.0 für den grenzüberschreitenden Einsatz. Ein Formular, jedes Ausgabeformat, das Ihre Kunden verlangen. Kein PDF als Ausgangspunkt? Füllen Sie das Formular manuell aus und erzeugen Sie die XRechnung direkt.

Kostenlos — und nichts wird gespeichert

Der kostenlose Tarif deckt die alltäglichen Umwandlungen ab, für das Basiswerkzeug ohne Registrierung. Hochgeladene Dateien werden verarbeitet und wieder verworfen — keine Portalregistrierung, kein Rechnungsarchiv, dem Sie vertrauen müssen.

Warum PDFs in XRechnung umwandeln?

Eine PDF-Rechnung ist im rechtlichen Sinne keine E-Rechnung — sie ist ein Abbild davon. Für Aufträge der öffentlichen Hand in Deutschland ist die XRechnung seit November 2020 verpflichtend, und die Portale weisen PDFs schlicht zurück. Im B2B vollzieht sich dieselbe Umstellung über das Wachstumschancengesetz: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können, ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie ausstellen, und ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen.

Das Umwandeln ist die praktische Brücke. Die meisten Unternehmen erzeugen ohnehin schon eine PDF aus ihrer bestehenden Software; diese Daten in XRechnung-XML zu überführen, erfüllt die Anforderung heute — ohne dass Sie zuerst Ihr Buchhaltungssystem austauschen müssen.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide sind deutsche EN-16931-Formate und beide erfüllen die Pflicht, sie sind aber unterschiedlich aufgebaut. Die XRechnung ist reines XML — das Format, das öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen, und die sichere Wahl, wenn ein Kunde ein Format nennt. ZUGFeRD ist ein Hybrid-PDF/A-3, das dieselben Daten unsichtbar in einer normal aussehenden Rechnungs-PDF mitführt, was im privatwirtschaftlichen B2B oft einfacher ist, weil der Empfänger sie weiterhin einfach lesen kann. aiDoks erzeugt beide aus einem Formular — die Entscheidung ist also nicht endgültig.

Gut zu wissen

Die Leitweg-ID ist nicht optional — öffentliche Auftraggeber vergeben sie mit der Bestellung, und die XRechnung verlangt sie im Feld Buyer reference (BT-10). Eine fehlende Leitweg-ID (BR-DE-15) ist der Klassiker unter den Ablehnungen beim ersten Versuch.
UBL oder CII — beides ist eine gültige XRechnung; nehmen Sie, was das Portal des Empfängers dokumentiert. Im Zweifel ist UBL die weiter verbreitete der beiden Varianten.
Gutschriften werden unterstützt — derselbe Ablauf erzeugt auch XRechnung-Gutschriften, nicht nur Rechnungen.
Vor dem Versand validieren — der kostenlose Validator prüft jede XRechnung (Ihre eigene oder die eines Lieferanten) gegen das offizielle KOSIT-Schematron und nennt die genauen Regel-IDs.

Der empfohlene Ablauf

Wandeln Sie das PDF um, prüfen Sie die erkannten Daten (kontrollieren Sie USt-IdNr. und Summen — Fehler bei Kennungen sind die häufigste Ablehnungsursache), tragen Sie die Leitweg-ID ein, laden Sie die XRechnung herunter und lassen Sie sie erneut durch den kostenlosen Validator laufen, falls Sie etwas von Hand geändert haben. Dann stellen Sie sie zu: Upload im Portal des Auftraggebers (ZRE oder OZG-RE beim Bund, sonst ein Landesportal), Versand über PEPPOL oder Übergabe an Ihre Buchhaltungssoftware.

PDF in XRechnung umwandeln: FAQ

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist die deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der europäischen Norm EN 16931 — eine reine XML-Rechnung, wahlweise in der Syntax UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII, gepflegt von der KoSIT. Sie ist das Format, das öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen, und ergänzt den EN-16931-Kern um eine deutsche Regelschicht (die BR-DE-Regeln).

Kann ich eine PDF-Rechnung wirklich in eine XRechnung umwandeln?

Ja — wobei klar sein sollte, was Umwandeln hier heißt: Eine PDF enthält keine strukturierten Daten, deshalb liest die KI-OCR die Rechnung aus und baut sie als XRechnung-XML neu auf. Vor dem Export prüfen Sie die erkannten Werte. Genau dieser Schritt ist wichtig, denn eine OCR kann sich bei IBAN oder USt-IdNr. vertun — und das sind die Felder, an denen Empfänger Rechnungen zurückweisen.

Brauche ich eine Leitweg-ID?

Bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G) ja — der Auftraggeber vergibt sie mit der Bestellung, und die XRechnung führt sie im Feld Buyer reference (BT-10). Die Regel BR-DE-15 macht sie verpflichtend, und eine fehlende Leitweg-ID ist der häufigste Grund, warum die erste XRechnung abgelehnt wird. Im B2B haben Sie in der Regel keine Leitweg-ID; das Feld muss trotzdem gefüllt werden — verwenden Sie dort die Referenz, die Ihr Kunde Ihnen nennt.

XRechnung oder ZUGFeRD — was brauche ich?

Ist der Empfänger eine öffentliche Stelle, brauchen Sie eine XRechnung. Rechnen Sie an ein privates Unternehmen ab und es wurde kein Format genannt, ist ZUGFeRD oft bequemer, weil der Empfänger die PDF weiterhin einfach lesen kann. Beide beruhen auf EN 16931 und erfüllen die deutsche Pflicht; aiDoks erzeugt beide aus demselben Formular — Sie sind also nicht festgelegt.

UBL oder CII — welche Syntax soll ich wählen?

Beide sind gültige XRechnung und transportieren dieselben Informationen. Die Empfänger unterscheiden sich aber darin, was sie annehmen: Nennt das Portal des Auftraggebers eine Syntax, folgen Sie dieser Angabe. Ohne Vorgabe ist UBL die weiter verbreitete der beiden.

Wird die XRechnung vor dem Download geprüft?

Ja — das erzeugte XML läuft gegen das offizielle KOSIT-Schematron für XRechnung 3.x, also gegen denselben Regelsatz, den auch das Portal des Empfängers anwendet. Jede Datei können Sie später erneut mit dem kostenlosen XRechnung-Validator prüfen; er nennt die genauen Regel-IDs und die XPath-Fundstelle jedes Problems.

Ist das kostenlos?

Für den normalen Gebrauch ja. Der kostenlose Tarif umfasst ein tägliches Kontingent an Rechnungsvorgängen, für das Basiswerkzeug ohne Registrierung; Pro kostet 4,85 €/Monat für unbegrenzte Nutzung. Hochgeladene Dateien werden verarbeitet und wieder verworfen — es gibt keine Portalregistrierung und kein Rechnungsarchiv.

In wenigen Minuten vom PDF zur XRechnung

KI-Extraktion, Ausgabe als UBL oder CII, vor dem Download gegen das offizielle KOSIT-Schematron geprüft.

Jetzt ein PDF umwandeln XRechnung-Validator