E-Rechnung in Deutschland 2025–2027: XRechnung, ZUGFeRD & B2B-Pflicht
Deutschland betreibt zwei parallele E-Rechnungssysteme: XRechnung für B2G-Rechnungen des öffentlichen Sektors (Pflicht seit 2020) und eine strukturierte B2B-Pflicht ab 2025. Ob Sie ein Bundesministerium oder ein Privatunternehmen Rechnung stellen, aiDoks validiert und generiert das richtige Format.
27. November 2020: Alle Lieferanten, die deutschen öffentlichen Bundes-Käufern Rechnungen stellen, müssen im XRechnung-3.x-Format über ZRE oder das entsprechende Landesportal einreichen. Die meisten Bundesländer folgten innerhalb von 1–2 Jahren.
2025
B2B: Große Unternehmen müssen empfangen
1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen technisch in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 (UBL, CII oder ZUGFeRD/Factur-X-Hybrid) zu empfangen. Umsatz über 800.000 €: muss auch bis zum 1. Januar 2026 senden.
2027
B2B: alle übrigen Unternehmen
1. Januar 2027: Jedes deutsche Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen senden. ZUGFeRD / Factur-X (Hybrid-PDF + CII XML) gilt als voll konform und ist die häufigste B2B-Wahl.
Welches Format brauchen Sie?
XRechnung (B2G — öffentlicher Sektor)
Deutsches CIUS von EN 16931, verfügbar in UBL- und CII-Syntax. Pflicht für Rechnungen an Bundes-, Landes- und die meisten kommunalen Käufer. Schlüsselfeld: Leitweg-ID (Käuferreferenz) — die Routing-Kennung, die die kaufende Behörde mit jedem Auftrag ausgibt.
ZUGFeRD / Factur-X (B2B — privater Sektor)
Hybrid-PDF/A-3 mit eingebettetem CII XML — dieselbe Datei ist menschenlesbar und maschinenlesbar (durch ERP). Fünf Profile von MINIMUM bis EXTENDED; EN 16931 oder höher wird für volle Interoperabilität empfohlen. Identisch mit Factur-X.
PEPPOL BIS 3.0 (grenzüberschreitend)
Für grenzüberschreitende Rechnungen an EU-Kunden ist PEPPOL BIS 3.0 UBL der Standard. Deutschland hat aktive PEPPOL-Access-Points; XRechnung UBL-Rechnungen sind ebenfalls PEPPOL-kompatibel.
EN 16931 (Basisnorm)
Die europäische E-Rechnungsnorm, die allen oben genannten Formaten zugrunde liegt. Eine schlichte EN-16931-CII- oder UBL-Rechnung ist ab 2025 für deutsches B2B gültig.
Was ist die Leitweg-ID und warum ist sie wichtig?
Die Leitweg-ID (Routing-Kennung) ist ein Code im Format NNNN-NNNNNNN-NN, der von deutschen Bundes- und Landeskaufbehörden zugewiesen wird. Sie muss im cbc:BuyerReference (UBL) oder ram:BuyerReference (CII) jeder XRechnung an einen Käufer des öffentlichen Sektors stehen. Ohne gültige Leitweg-ID lehnt das Regierungsportal die Rechnung automatisch ab.
Häufige XRechnung-Validierungsfehler
BR-DE-1 — Käuferreferenz (Leitweg-ID) fehlt oder leer.
BR-DE-15 — Elektronische Adresse des Verkäufers fehlt. XRechnung erfordert eine EndpointID mit schemeID="EM" oder eine PEPPOL-Teilnehmer-ID.
BR-DE-21 — Falsche CustomizationID. Muss exakt die XRechnung-3.0-URN sein.
BR-CO-15 — Inkonsistenter Gesamtbetrag. Die Summe der Zeilensummen ± Nachlässe/Zuschläge muss dem zahlbaren Betrag entsprechen.
B2B-Pflicht: welche Formate gelten?
Das Wachstumschancengesetz verlangt strukturierte Rechnungen nach EN 16931. Akzeptierte Formate: UBL 2.1, UN/CEFACT CII und ZUGFeRD / Factur-X 2.x.
E-Rechnung in Deutschland: FAQ
Is e-invoicing mandatory in Germany?
Yes, in two phases. B2G (invoices to federal and state public-sector buyers) has been mandatory since 27 November 2020 in XRechnung format. For B2B, large companies (revenue > €800M) must be able to receive structured e-invoices from 1 January 2025; all businesses must send structured e-invoices by 1 January 2027. The mandate is based on EU Directive 2014/55/EU and the German Wachstumschancengesetz (Growth Opportunities Act).
What format do I need for German public-sector (B2G) invoices?
XRechnung 3.x — the German Core Invoice Usage Specification (CIUS) of EN 16931. It is mandatory for invoices to federal buyers submitted through ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes), OZG-RE or state portals. The key additional field is the Leitweg-ID (Buyer Reference), which every German public authority issues with the order. Both UBL and CII syntax are accepted by the portals.
What is the B2B e-invoicing timeline for Germany?
1 January 2025: all businesses must be able to receive structured e-invoices (EN 16931-compliant UBL or CII). 1 January 2026: businesses with annual revenue above €800,000 must also send structured e-invoices. 1 January 2027: all remaining businesses must send structured e-invoices. ZUGFeRD / Factur-X (hybrid PDF + XML) counts as a valid format for B2B.
What is ZUGFeRD and how does it relate to Factur-X?
ZUGFeRD and Factur-X are the same technical format — a PDF/A-3 file with a human-readable invoice AND a machine-readable CII XML document embedded inside. ZUGFeRD is the German brand name (maintained by FeRD); Factur-X is the French/European brand name (maintained by FNFE-mpe). ZUGFeRD 2.x = Factur-X 1.x. Both are valid for German B2B e-invoicing from 2025.
What is the Leitweg-ID and where do I find it?
The Leitweg-ID (routing identifier) is a 4-segment code assigned by German federal and state buyers to identify their invoicing address, for example 04011000-12345-67. It must appear in the Buyer Reference field (cbc:BuyerReference in UBL, ram:BuyerReference in CII) of every XRechnung invoice. The buying authority sends it with the purchase order. Without a valid Leitweg-ID the government portal rejects the invoice immediately.
What happens if I send a non-compliant invoice to a German authority?
The portal (ZRE, OZG-RE or a state equivalent) rejects the invoice automatically — no human review occurs. The 30-day payment clock does not start until you submit a passing invoice. There is no grace period; the rejection is immediate and you receive an error report with the failing rule IDs. Validate with aiDoks before submission to catch errors in advance.