E-Rechnung in Deutschland 2025–2028: XRechnung, ZUGFeRD & B2B-Pflicht
Deutschland betreibt zwei parallele E-Rechnungssysteme: XRechnung für B2G-Rechnungen des öffentlichen Sektors (Pflicht seit 2020) und eine strukturierte B2B-Pflicht ab 2025. Ob Sie ein Bundesministerium oder ein Privatunternehmen Rechnung stellen, aiDoks validiert und generiert das richtige Format.
27. November 2020: Alle Lieferanten, die deutschen öffentlichen Bundes-Käufern Rechnungen stellen, müssen im XRechnung-3.x-Format über ZRE oder das entsprechende Landesportal einreichen. Die meisten Bundesländer folgten innerhalb von 1–2 Jahren.
2025
B2B: Alle müssen empfangen können
1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen technisch in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 (UBL, CII oder ZUGFeRD/Factur-X-Hybrid) zu empfangen. Der Versand von Papier- oder konsentierten PDF-Rechnungen bleibt während der Übergangsfrist erlaubt.
2027–28
B2B: Ausstellungspflicht beginnt
1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen strukturierte E-Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen senden. 1. Januar 2028: Alle übrigen Unternehmen folgen. ZUGFeRD / Factur-X (Hybrid-PDF + CII XML) gilt als voll konform und ist die häufigste B2B-Wahl.
Welches Format brauchen Sie?
XRechnung (B2G — öffentlicher Sektor)
Deutsches CIUS von EN 16931, verfügbar in UBL- und CII-Syntax. Pflicht für Rechnungen an Bundes-, Landes- und die meisten kommunalen Käufer. Schlüsselfeld: Leitweg-ID (Käuferreferenz) — die Routing-Kennung, die die kaufende Behörde mit jedem Auftrag ausgibt.
ZUGFeRD / Factur-X (B2B — privater Sektor)
Hybrid-PDF/A-3 mit eingebettetem CII XML — dieselbe Datei ist menschenlesbar und maschinenlesbar (durch ERP). Fünf Profile von MINIMUM bis EXTENDED; EN 16931 oder höher wird für volle Interoperabilität empfohlen. Identisch mit Factur-X.
PEPPOL BIS 3.0 (grenzüberschreitend)
Für grenzüberschreitende Rechnungen an EU-Kunden ist PEPPOL BIS 3.0 UBL der Standard. Deutschland hat aktive PEPPOL-Access-Points; XRechnung UBL-Rechnungen sind ebenfalls PEPPOL-kompatibel.
EN 16931 (Basisnorm)
Die europäische E-Rechnungsnorm, die allen oben genannten Formaten zugrunde liegt. Eine schlichte EN-16931-CII- oder UBL-Rechnung ist ab 2025 für deutsches B2B gültig.
Was ist die Leitweg-ID und warum ist sie wichtig?
Die Leitweg-ID (Routing-Kennung) ist ein Code im Format NNNN-NNNNNNN-NN, der von deutschen Bundes- und Landeskaufbehörden zugewiesen wird. Sie muss im cbc:BuyerReference (UBL) oder ram:BuyerReference (CII) jeder XRechnung an einen Käufer des öffentlichen Sektors stehen. Ohne gültige Leitweg-ID lehnt das Regierungsportal die Rechnung automatisch ab.
Häufige XRechnung-Validierungsfehler
BR-DE-1 — Käuferreferenz (Leitweg-ID) fehlt oder leer.
BR-DE-15 — Elektronische Adresse des Verkäufers fehlt. XRechnung erfordert eine EndpointID mit schemeID="EM" oder eine PEPPOL-Teilnehmer-ID.
BR-DE-21 — Falsche CustomizationID. Muss exakt die XRechnung-3.0-URN sein.
BR-CO-15 — Inkonsistenter Gesamtbetrag. Die Summe der Zeilensummen ± Nachlässe/Zuschläge muss dem zahlbaren Betrag entsprechen.
B2B-Pflicht: welche Formate gelten?
Das Wachstumschancengesetz verlangt strukturierte Rechnungen nach EN 16931. Akzeptierte Formate: UBL 2.1, UN/CEFACT CII und ZUGFeRD / Factur-X 2.x.
E-Rechnung in Deutschland: FAQ
Ist die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend?
Ja, in Phasen. B2G (Rechnungen an Bundes- und Landesbehörden) ist seit dem 27. November 2020 im XRechnung-Format verpflichtend. Im B2B müssen seit dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können; die Ausstellungspflicht gilt ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen Unternehmen. Die Pflicht beruht auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem deutschen Wachstumschancengesetz.
Welches Format benötige ich für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G)?
XRechnung 3.x — die deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS) der EN 16931. Sie ist für Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend, die über die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes), OZG-RE oder Landesportale eingereicht werden. Das wichtigste Zusatzfeld ist die Leitweg-ID (Käuferreferenz), die jede deutsche Behörde mit der Bestellung vergibt. Die Portale akzeptieren sowohl die UBL- als auch die CII-Syntax.
Wie sieht der B2B-Zeitplan für die E-Rechnung in Deutschland aus?
1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können (EN-16931-konformes UBL oder CII). 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen zudem strukturierte E-Rechnungen versenden. 1. Januar 2028: Alle übrigen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen versenden. ZUGFeRD / Factur-X (hybride PDF + XML) gilt als gültiges Format für B2B.
Was ist ZUGFeRD und wie verhält es sich zu Factur-X?
ZUGFeRD und Factur-X sind dasselbe technische Format — eine PDF/A-3-Datei mit einer menschenlesbaren Rechnung UND einem eingebetteten maschinenlesbaren CII-XML-Dokument. ZUGFeRD ist der deutsche Markenname (gepflegt vom FeRD); Factur-X ist der französisch-europäische Markenname (gepflegt von FNFE-mpe). ZUGFeRD 2.x = Factur-X 1.x. Beide sind ab 2025 für die deutsche B2B-E-Rechnung gültig.
Was ist die Leitweg-ID und wo finde ich sie?
Die Leitweg-ID (Routing-Kennung) ist ein vierteiliger Code, den deutsche Bundes- und Landesbehörden zur Identifikation ihrer Rechnungsadresse vergeben, zum Beispiel 04011000-12345-67. Sie muss im Feld Käuferreferenz (cbc:BuyerReference in UBL, ram:BuyerReference in CII) jeder XRechnung enthalten sein. Die einkaufende Behörde übermittelt sie mit der Bestellung. Ohne gültige Leitweg-ID weist das Behördenportal die Rechnung sofort zurück.
Was passiert, wenn ich eine nicht konforme Rechnung an eine deutsche Behörde sende?
Das Portal (ZRE, OZG-RE oder ein Landespendant) weist die Rechnung automatisch zurück — eine manuelle Prüfung erfolgt nicht. Die 30-tägige Zahlungsfrist beginnt erst, wenn Sie eine fehlerfreie Rechnung einreichen. Es gibt keine Übergangsfrist; die Ablehnung erfolgt sofort und Sie erhalten einen Fehlerbericht mit den verletzten Regel-IDs. Prüfen Sie mit aiDoks vor der Einreichung, um Fehler vorab zu erkennen.