PDF kostenlos in ZUGFeRD umwandeln (Factur-X / EN 16931)
Wandeln Sie eine PDF-Rechnung in ein ZUGFeRD-Hybrid um: ein für Menschen lesbares PDF/A-3 mit eingebettetem, maschinenlesbarem CII-XML. Die KI-OCR extrahiert Verkäufer, Käufer, USt-IdNr., Positionen und USt.; Sie prüfen die Daten und laden eine konforme ZUGFeRD-2.x-Datei (EN 16931) herunter — bereit für die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht. ZUGFeRD und Factur-X sind dasselbe Format, sodass die Datei für deutsche und französische Empfänger gleichermaßen funktioniert.
Ziehen Sie das PDF hinein — auch ein Scan oder Handyfoto genügt. Die KI-OCR (Azure Document Intelligence mit einer auf E-Rechnungen abgestimmten Nachverarbeitung) extrahiert die Verkäufer- und Käuferangaben, USt-IdNr., Rechnungspositionen, USt-Aufschlüsselung und Summen in ein strukturiertes Formular.
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Prüfen und das ZUGFeRD-Profil wählen
Prüfen Sie die extrahierten Felder — jeder Wert ist vor dem Export bearbeitbar. Wählen Sie ZUGFeRD / Factur-X EN 16931 (PDF) als Ausgabeprofil. Das Profil EN 16931 (COMFORT) enthält vollständige Positionen und ist das für die deutsche B2B-Pflicht empfohlene Profil.
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Herunterladen und versenden
Sie erhalten ein PDF/A-3, das sich wie jede Rechnungs-PDF öffnet, aber die eingebettete factur-x.xml (CII) enthält — der ab ZUGFeRD 2.1 mit Factur-X einheitliche Anhangsname. Das XML wird gegen EN 16931 validiert. Senden Sie es per E-Mail an Ihren Kunden oder importieren Sie es in Ihre Buchhaltungssoftware; kein Portal und kein Konto erforderlich.
Was Sie erhalten
Ein echtes ZUGFeRD-Hybrid-PDF
PDF/A-3 mit der als factur-x.xml eingebetteten CII-Rechnung und gesetzten Factur-X-XMP-Metadaten — nicht bloß ein PDF mit Anhang. ZUGFeRD 2.x und Factur-X sind dasselbe Format, sodass die Datei für deutsche und französische Empfänger gleichermaßen gültig ist. Menschen lesen das PDF, Software liest das XML.
Bereit für die deutsche Pflicht
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können; das Ausstellen wird für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz am 1. Januar 2027 und für alle Unternehmen am 1. Januar 2028 verpflichtend. ZUGFeRD (und XRechnung) basieren auf EN 16931 und sind beide zulässig.
XRechnung ebenfalls — aus demselben Formular
Dieselben Rechnungsdaten lassen sich auch als XRechnung (UBL- oder CII-Syntax) exportieren — das Format, das deutsche öffentliche Auftraggeber verlangen — sowie als PEPPOL BIS 3.0 oder einfaches Factur-X. Ein Formular, jede Ausgabe, die Ihre Kunden verlangen. Kein PDF? Füllen Sie das Formular manuell aus und erzeugen Sie ZUGFeRD direkt.
Funktioniert auch für Frankreich
Da ZUGFeRD 2.x und Factur-X byteweise dieselbe Spezifikation sind, ist die hier erzeugte Datei ebenso für die französische B2B-Pflicht ab September 2026 gültig — ein Hybridformat für die zwei größten europäischen Pflichten.
Warum PDFs in ZUGFeRD umwandeln?
Die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht kommt stufenweise mit dem Wachstumschancengesetz (verabschiedet im März 2024): Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können, ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz sie ausstellen, und ab dem 1. Januar 2028 folgen alle übrigen Unternehmen. ZUGFeRD ist der sanfteste Einstieg — Ihre Rechnung behält ihr gewohntes, menschenlesbares PDF-Gesicht und trägt zugleich die gesetzlich geforderten EN-16931-Daten.
ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden deutschen E-Rechnungsformate und beide basieren auf EN 16931. XRechnung ist reines XML und für Rechnungen an den öffentlichen Sektor (B2G) vorgeschrieben; ZUGFeRD ist das im privatwirtschaftlichen B2B bevorzugte Hybrid-PDF, weil ein Mensch es weiterhin öffnen und lesen kann. aiDoks erzeugt beide aus demselben Rechnungsformular, sodass Sie nie auf ein Format festgelegt sind.
Gut zu wissen
Profil — der Konverter erzeugt das Profil EN 16931 (COMFORT): vollständige Positionen, vollständig EN-16931-konform, das für die deutsche Pflicht empfohlene Profil.
ZUGFeRD = Factur-X — die eingebettete Datei heißt factur-x.xml, der ab ZUGFeRD 2.1 und Factur-X einheitliche Anhangsname; dasselbe PDF wird in Deutschland und Frankreich akzeptiert.
Gutschriften werden unterstützt — derselbe Ablauf erzeugt ZUGFeRD-Gutschriften (Typcode 381).
Vor dem Versand validieren — der kostenlose Validator prüft jede ZUGFeRD-/Factur-X-Datei (Ihre eigene oder die eines Lieferanten) gegen die EN-16931-Regeln und meldet Profil und Regel-IDs.
Der empfohlene Arbeitsablauf
Wandeln Sie das PDF um, prüfen Sie die extrahierten Daten (kontrollieren Sie USt-IdNr. und Summen — Kennungsfehler sind die häufigste Ablehnungsursache), laden Sie das ZUGFeRD herunter und lassen Sie es durch den kostenlosen Validator laufen, falls Sie etwas von Hand geändert haben. Senden Sie es dann: per E-Mail an Ihren Kunden oder direkt in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software.
PDF zu ZUGFeRD: FAQ
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist das deutsche Hybrid-E-Rechnungsformat: eine PDF/A-3 mit eingebetteter, maschinenlesbarer CII-XML-Rechnung. Ein Mensch öffnet sie als normales PDF, während die Buchhaltungssoftware das eingebettete EN-16931-XML liest. ZUGFeRD 2.x ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X — dieselbe PDF funktioniert in beiden Ländern.
Ist die von aiDoks erzeugte Datei ein gültiges ZUGFeRD?
Ja. aiDoks erzeugt eine PDF/A-3 mit der als factur-x.xml eingebetteten CII-Rechnung (der ab ZUGFeRD 2.1 und Factur-X einheitliche Anhangsname) samt Factur-X-XMP-Metadaten, im Profil EN 16931 (COMFORT). Mit dem kostenlosen ZUGFeRD-/Factur-X-Validator können Sie sie vor dem Versand prüfen.
ZUGFeRD oder XRechnung — was brauche ich?
Beide sind EN-16931-basierte deutsche E-Rechnungsformate. XRechnung ist reines XML und für Rechnungen an den öffentlichen Sektor (B2G) vorgeschrieben. ZUGFeRD ist das im B2B beliebte Hybrid-PDF, weil es menschenlesbar bleibt. aiDoks erzeugt beide aus demselben Rechnungsformular.
Muss ich ZUGFeRD für die deutsche B2B-Pflicht verwenden?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen wird für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz am 1. Januar 2027 und für alle Unternehmen am 1. Januar 2028 verpflichtend. ZUGFeRD ist eines der zulässigen EN-16931-Formate, neben XRechnung.
Welche ZUGFeRD-Version wird erzeugt?
ZUGFeRD 2.x / Factur-X 1.0 im Profil EN 16931 (COMFORT) — vollständige Positionen, vollständig am europäischen Standard ausgerichtet und für die deutsche Pflicht zulässig. Gutschriften (Typcode 381) unterstützt derselbe Ablauf.
Ist es kostenlos? Brauche ich ein Konto?
Der Konverter ist kostenlos. Die KI-OCR-Extraktion, die Ihr PDF ausliest, erfordert ein kostenloses Konto mit fairen Tageslimits; der Pro-Tarif hebt die Limits auf und ergänzt 100 KI-Dokumenten-Scans pro Monat. Sie können das Formular auch manuell ausfüllen und ZUGFeRD ohne PDF-Upload erzeugen.