Von der PDF-Rechnung zur PEPPOL-E-Rechnung in einfacher Sprache
Eine normale PDF-Rechnung ist ein druckbares Dokument — Menschen können sie lesen, aber ein Computer kann den Lieferantennamen nicht zuverlässig von der Käuferadresse oder eine Positionssumme von der Gesamtsumme unterscheiden. Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) löst dieses Problem, indem sie all diese Informationen als strukturierte Felder in einem XML-Dokument kodiert. Das dominierende europäische Format ist PEPPOL BIS Billing 3.0, basierend auf der EN-16931-Norm und serialisiert als UBL 2.1 XML.
Eine PDF in eine E-Rechnung zu konvertieren bedeutet, jedes Feld auf der Seite zu extrahieren — Lieferantenidentität und USt-IdNr., Käuferdaten, Rechnungsnummer und Datum, jede Position mit Menge, Einzelpreis und USt.-Satz, Zahlungsbedingungen, Summen — und sie als UBL 2.1 XML-Dokument neu aufzubauen, das PEPPOL BIS 3.0 entspricht. aiDoks übernimmt beide Hälften automatisch: KI-OCR für die Extraktion, ein PEPPOL-fähiges Formular für die Prüfung und Bearbeitung und ein XML-Export für die Zustellung.
Was, wenn die OCR etwas übersieht?
OCR ist auf sauberen PDFs und hochauflösenden Scans hervorragend, aber kein System ist perfekt. Nach der Extraktion landen die Daten in einem bearbeitbaren PEPPOL BIS 3.0-Formular — Sie können jedes Feld korrigieren, Positionen hinzufügen oder entfernen und USt.-Kategorien anpassen. Der Validator läuft während der Eingabe und meldet fehlende Pflichtfelder und Regelverstöße mit der genauen Regel-ID (zum Beispiel BR-CO-15 bei Steuersummen-Abweichungen). Wenn das Formular sauber ist, klicken Sie auf Exportieren.
Ausgabeformate und nachgelagerte Nutzung
Jede konvertierte Rechnung erzeugt zwei Dateien. Das UBL 2.1 XML ist die maschinenlesbare E-Rechnung, bereit zum Hochladen zu einem PEPPOL Access Point, zum Versenden per E-Mail an den E-Rechnungs-Posteingang eines Käufers oder zum Importieren in Xero, SAP, Odoo, Standard Books oder jedes PEPPOL-fähige Buchhaltungssystem. Die PDF-Darstellung dient der Archivierung, dem Druck und der menschlichen Prüfung — viele Unternehmen versenden beides nebeneinander.
Datenschutz und Datenverarbeitung
aiDoks speichert Ihre PDFs oder die extrahierten Daten nach der Konvertierung nicht auf seinen Servern. Die gesamte Verarbeitung erfolgt über TLS, und die Plattform ist DSGVO-konform. Weitere Details finden Sie auf der Sicherheitsseite.