XRechnung für Behörden — kostenlos mit Leitweg-ID erstellen und hochladen
Sie stellen einer Bundesbehörde eine Rechnung? Sie braucht eine XRechnung, und die Leitweg-ID, die Ihnen die Behörde genannt hat, entscheidet, wo sie ankommt. aiDoks erstellt die XRechnung kostenlos — per Formular oder aus einem PDF —, setzt die Leitweg-ID ins richtige Feld und prüft sie gegen die offiziellen KoSIT-Regeln. Sie laden die Datei herunter und im Rechnungsportal des Bundes OZG-RE oder dem von der Behörde genannten Portal hoch. Keine Buchhaltungssoftware nötig.
Füllen Sie das Formular aus oder laden Sie ein PDF, einen Scan oder ein Foto hoch und lassen Sie die KI es ausfüllen. Tragen Sie die Leitweg-ID der Behörde als Käuferreferenz ein und ergänzen Sie die Kontaktdaten des Verkäufers, die XRechnung verlangt. Gespeicherte Kunden, Artikel und Vorlagen beschleunigen die nächste Rechnung.
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Prüfen und herunterladen
Vor dem Download wird die Rechnung gegen EN 16931 und die deutschen BR-DE-Regeln der XRechnung 3.0 geprüft, Fehler werden verständlich erklärt. Sie erhalten die XRechnung-XML-Datei und eine PDF-Kopie für Ihre Unterlagen.
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In OZG-RE hochladen
Für Bundesbehörden melden Sie sich bei OZG-RE an — etwa mit Mein Unternehmenskonto (ELSTER) — und laden die XRechnung hoch. Die Leitweg-ID leitet sie an die richtige Stelle. Für eine Landes- oder Kommunalbehörde nutzen Sie das Portal oder den Kanal, den sie nennt.
Worauf es ankommt — und was sich geändert hat
Die Leitweg-ID gehört in die Käuferreferenz
Jeder öffentliche Auftraggeber hat eine Leitweg-ID. In der XRechnung gehört sie in die Käuferreferenz (BT-10) — fehlt sie oder ist sie falsch, kann die Behörde die Rechnung meist nicht bearbeiten. Fragen Sie die Behörde danach.
ZRE ist abgeschaltet — jetzt OZG-RE
Das Bundesportal ZRE wurde am 19. September 2025 abgeschaltet; Rechnungen an den Bund laufen jetzt über OZG-RE, betrieben von der Bundesdruckerei. Es nimmt hochgeladene XRechnungen, Web-Erfassung, E-Mail und Peppol an.
Das Format: XRechnung 3.0
XRechnung ist die deutsche Ausprägung der EN 16931. aiDoks erzeugt sie in UBL und prüft die BR-DE-Regeln, etwa Leitweg-ID und Verkäuferkontakt. Ein PDF ist keine XRechnung, und ZUGFeRD geht nur, wo die Behörde es ausdrücklich annimmt.
Rechnungen an Unternehmen: der B2B-Zeitplan
Zwischen Unternehmen gelten andere Regeln: Seit 1. Januar 2025 müssen alle E-Rechnungen empfangen können, das Ausstellen wird 2027 und 2028 Pflicht. Dieselbe XRechnung funktioniert auch im B2B, und der kostenlose Viewer liest die, die Sie erhalten.
Die wichtigen Termine
27. November 2020 — Lieferanten von Bundesbehörden müssen E-Rechnungen senden; die Länder legen eigene Termine fest.
19. September 2025 — das Bundesportal ZRE wurde abgeschaltet; OZG-RE ist das Rechnungsportal des Bundes.
1. Januar 2027 / 2028 — das Ausstellen von B2B-E-Rechnungen wird Pflicht, zuerst für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz, dann für alle.
Eine XRechnung erhalten, die Sie nicht lesen können? Der kostenlose Viewer öffnet jede XRechnung, ZUGFeRD- oder Peppol-Rechnung als lesbares PDF.
XRechnung für Behörden: häufige Fragen
Ist das Erstellen einer XRechnung mit aiDoks kostenlos?
Ja. Der kostenlose Plan umfasst 6 E-Rechnungen pro Monat, Pro (4,85 € pro Monat) ist unbegrenzt. XRechnungen prüfen und anzeigen ist kostenlos.
Wohin gehört die Leitweg-ID?
In das Feld Käuferreferenz (BT-10). Die Behörde nennt Ihnen ihre Leitweg-ID; ohne sie lässt sich die Rechnung meist nicht zustellen. Die Prüfung meldet eine fehlende Käuferreferenz vor dem Download.
Wie sende ich die XRechnung an eine Bundesbehörde?
Melden Sie sich bei OZG-RE an, dem Rechnungsportal des Bundes der Bundesdruckerei — etwa mit Mein Unternehmenskonto (ELSTER) — und laden Sie die XML-Datei hoch. OZG-RE nimmt auch Web-Erfassung, E-Mail und Peppol an. Das alte ZRE-Portal wurde am 19. September 2025 abgeschaltet.
Und Landes- und Kommunalbehörden?
Jedes Land regelt Pflicht und Portal selbst; viele Kommunen nehmen XRechnungen über ein eigenes Portal, per E-Mail oder Peppol an. Die Behörde nennt Ihnen den Kanal zusammen mit ihrer Leitweg-ID.
Kann ich meine vorhandene PDF-Rechnung in eine XRechnung umwandeln?
Ja. Laden Sie das PDF, einen Scan oder ein Foto hoch; die KI füllt das Rechnungsformular aus, Sie prüfen die Felder und laden eine geprüfte XRechnung herunter.
Kann ich statt XRechnung ZUGFeRD senden?
Nur, wo die Behörde es ausdrücklich annimmt. Für öffentliche Auftraggeber ist XRechnung die sichere Wahl; aiDoks erstellt beides und wandelt zwischen ihnen um.