KSeF ist Polens zentrale Clearance-Plattform für MwSt-Rechnungen — verbindlich seit dem 1. Februar 2026 für große Steuerpflichtige und seit dem 1. April 2026 für alle übrigen MwSt-registrierten Unternehmen (Kleinstunternehmer bis Januar 2027).
1. Februar 2026 für große Steuerpflichtige; 1. April 2026 für alle übrigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen; Kleinstunternehmen bis Januar 2027.
Für wen es gilt
Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Polen.
Erforderliches Format
Die strukturierte Rechnung FA(3) gegen das XSD des Finanzministeriums, das FA(2) abgelöst hat.
Netzwerk oder Portal
Zentrale KSeF-Freigabe — jede Rechnung erhält eine KSeF-Nummer, bevor sie den Käufer erreicht.
KSeF Einführungs-Zeitleiste
Jan 2022
KSeF als freiwillig gestartet
KSeF stand ab Januar 2022 zur freiwilligen Nutzung bereit. Frühen Anwendern wurde eine schnellere Umsatzsteuererstattung angeboten (40 statt 60 Tage). Der Pflichttermin war ursprünglich Februar 2024, wurde aber verschoben, nachdem technische Probleme in der Plattform festgestellt wurden.
1 Feb 2026
Großsteuerzahler — verpflichtend
Steuerzahler mit einem Jahresumsatz über 200 Millionen PLN müssen KSeF ab dem 1. Februar 2026 für alle inländischen B2B-Rechnungen verwenden.
1 Apr 2026
Alle MwSt-registrierten Unternehmen
Alle übrigen MwSt-registrierten Unternehmen müssen KSeF seit dem 1. April 2026 verwenden. Kleinstunternehmer mit Monatsumsätzen unter 10.000 PLN haben bis zum 1. Januar 2027 Zeit; Sanktionen sind bis Januar 2027 ausgesetzt.
Wie KSeF funktioniert
Pre-Clearance-Modell
KSeF ist eine Clearance-Plattform: Jede Rechnung wird vor der Zustellung an das KSeF-API des Finanzministeriums gesendet.
FA(3) XML-Format
KSeF-Rechnungen verwenden das FA(3)-Schema des polnischen Finanzministeriums (es löste FA(2) am 1. Februar 2026 mit KSeF 2.0 ab) — ein polnisch-spezifisches XML-Format.
Strafen bei Nichteinhaltung
Das Finanzministerium kann Bußgelder bis zu 100% der Mehrwertsteuer verhängen, die auf einer außerhalb von KSeF ausgestellten Rechnung ausgewiesen ist.
Ausländische Unternehmen
Ausländische Unternehmen, die in Polen MwSt-registriert sind, fallen in den KSeF-Zeitplan.
Wie aiDoks bei KSeF hilft
aiDoks validiert KSeF-FA(3)-XML kostenlos mit dem KSeF-FA(3)-Validator gegen das offizielle Schema des Finanzministeriums. Die Erzeugung von FA(3) und die direkte Übermittlung an KSeF sind nicht verfügbar — FA(3) ist ein nationales Schema außerhalb der EN 16931. Für die grenzüberschreitende Rechnungsstellung deckt aiDoks den Rest ab: PEPPOL BIS 3.0 / EN-16931-Rechnungen (UBL und CII) für Ihre EU-Kunden erzeugen und validieren sowie vorhandene PDFs per KI-OCR konvertieren.
KSeF E-Rechnung Polen: FAQ
Was ist KSeF und warum ist es wichtig?
KSeF (Krajowy System e-Faktur — nationales E-Rechnungssystem) ist Polens zentrale Clearing-Plattform für Mehrwertsteuerrechnungen, betrieben vom Finanzministerium. Anders als PEPPOL oder Factur-X ist KSeF ein Pre-Clearing-System: Jede B2B-Rechnung muss an KSeF übermittelt werden, bevor sie als rechtsgültig ausgestellt gilt. KSeF vergibt jeder Rechnung eine eindeutige Referenznummer (KSeF-Nummer), die der Käufer für den Vorsteuerabzug verwendet.
Ab wann ist KSeF verpflichtend?
Es ist bereits Pflicht. Für große Steuerpflichtige (Umsatz 2024 über 200 Millionen PLN): seit dem 1. Februar 2026. Für alle übrigen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen: seit dem 1. April 2026. Kleinstunternehmer mit Monatsumsätzen unter 10.000 PLN haben bis zum 1. Januar 2027 Zeit; Sanktionen werden während der Schonfrist bis Januar 2027 ausgesetzt. Der ursprüngliche Pflichttermin (Februar 2024) wurde verschoben, nachdem technische Probleme im KSeF-System festgestellt wurden.
Welches Format verwendet KSeF?
KSeF-Rechnungen verwenden ein XML-Schema des Finanzministeriums — seit dem 1. Februar 2026 das FA(3)-Schema (eingeführt mit KSeF 2.0, als Nachfolger von FA(2)). Es ist ein polenspezifisches Format, das nicht auf PEPPOL UBL oder EN 16931 basiert. Das Schema wird auf der Website des Finanzministeriums veröffentlicht und regelmäßig aktualisiert. Jede Rechnung muss die NIP (polnische USt-IdNr.) des Verkäufers, gegebenenfalls die NIP des Käufers enthalten und vor der Übermittlung authentifiziert sein.
Welche Strafen drohen bei KSeF-Verstößen?
Das polnische Finanzministerium kann Bußgelder von bis zu 100 % der auf einer außerhalb von KSeF ausgestellten Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuer verhängen. Zudem können Käufer keine Vorsteuer aus Rechnungen abziehen, die nicht über KSeF freigegeben wurden, was starken kommerziellen Druck auf die Lieferanten erzeugt. Bei wiederholten Verstößen häufen sich Strafen und Zinsen.
Gilt KSeF auch für ausländische Unternehmen?
Ausländische Unternehmen, die in Polen umsatzsteuerlich registriert sind, fallen zum gleichen Zeitplan wie polnische Unternehmen unter die KSeF-Pflicht. Unternehmen, die nicht in Polen umsatzsteuerlich registriert sind (Verkauf über Reverse-Charge / OSS), müssen KSeF derzeit nicht nutzen. Der Anwendungsbereich kann erweitert werden — prüfen Sie die Hinweise des Finanzministeriums auf Aktualisierungen.
Kann ich mit aiDoks KSeF-kompatible Rechnungen erzeugen?
Teilweise. aiDoks validiert KSeF-FA(3)-XML kostenlos mit dem KSeF-FA(3)-Validator gegen das offizielle Schema des Finanzministeriums. Die Erzeugung von FA(3) und die direkte Übermittlung an KSeF sind nicht verfügbar — FA(3) ist ein nationales Schema außerhalb der EN 16931. Für die grenzüberschreitende Rechnungsstellung erzeugt und validiert aiDoks PEPPOL BIS 3.0 / EN-16931-Rechnungen (UBL und CII) für EU-Kunden und konvertiert vorhandene PDF-Rechnungen per KI-OCR.