KSeF 2026 — Polens verbindliches E-Rechnungs-System

KSeF (Krajowy System e-Faktur — nationales E-Rechnungssystem) ist Polens zentrale Clearing-Plattform für Mehrwertsteuerrechnungen, betrieben vom Finanzministerium. Anders als PEPPOL oder Factur-X ist KSeF ein Pre-Clearing-System: Jede B2B-Rechnung muss an KSeF übermittelt werden, bevor sie als rechtsgültig ausgestellt gilt. KSeF vergibt jeder Rechnung eine eindeutige Referenznummer (KSeF-Nummer), die der Käufer für den Vorsteuerabzug verwendet.

Es ist bereits Pflicht. Für große Steuerpflichtige (Umsatz 2024 über 200 Millionen PLN): seit dem 1. Februar 2026. Für alle übrigen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen: seit dem 1. April 2026. Kleinstunternehmer mit Monatsumsätzen unter 10.000 PLN haben bis zum 1. Januar 2027 Zeit; Sanktionen werden während der Schonfrist bis Januar 2027 ausgesetzt. Der ursprüngliche Pflichttermin (Februar 2024) wurde verschoben, nachdem technische Probleme im KSeF-System festgestellt wurden.

KSeF-Rechnungen verwenden ein XML-Schema des Finanzministeriums — seit dem 1. Februar 2026 das FA(3)-Schema (eingeführt mit KSeF 2.0, als Nachfolger von FA(2)). Es ist ein polenspezifisches Format, das nicht auf PEPPOL UBL oder EN 16931 basiert. Das Schema wird auf der Website des Finanzministeriums veröffentlicht und regelmäßig aktualisiert. Jede Rechnung muss die NIP (polnische USt-IdNr.) des Verkäufers, gegebenenfalls die NIP des Käufers enthalten und vor der Übermittlung authentifiziert sein.

Das polnische Finanzministerium kann Bußgelder von bis zu 100 % der auf einer außerhalb von KSeF ausgestellten Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuer verhängen. Zudem können Käufer keine Vorsteuer aus Rechnungen abziehen, die nicht über KSeF freigegeben wurden, was starken kommerziellen Druck auf die Lieferanten erzeugt. Bei wiederholten Verstößen häufen sich Strafen und Zinsen.

Ausländische Unternehmen, die in Polen umsatzsteuerlich registriert sind, fallen zum gleichen Zeitplan wie polnische Unternehmen unter die KSeF-Pflicht. Unternehmen, die nicht in Polen umsatzsteuerlich registriert sind (Verkauf über Reverse-Charge / OSS), müssen KSeF derzeit nicht nutzen. Der Anwendungsbereich kann erweitert werden — prüfen Sie die Hinweise des Finanzministeriums auf Aktualisierungen.

Noch nicht. Die Generierung und Validierung von KSeF FA(3) stehen auf der aiDoks-Roadmap, sind aber heute nicht verfügbar — FA(3) ist ein nationales Schema außerhalb von EN 16931, die aktuellen aiDoks-Validatoren greifen dafür nicht. Was aiDoks polnischen Unternehmen bereits bietet, ist die grenzüberschreitende Rechnungsstellung: PEPPOL BIS 3.0 / EN-16931-Rechnungen (UBL und CII) für EU-Kunden erzeugen und validieren sowie vorhandene PDF-Rechnungen per KI-OCR konvertieren.