Häufig gestellte Fragen

aiDoks ist eine umfassende E-Rechnungsplattform, die das Erstellen, Validieren und Verwalten von PEPPOL-konformen elektronischen Rechnungen vereinfacht. Die Plattform bietet sowohl kostenlose öffentliche Tools als auch Premium-Funktionen, um Unternehmen jeder Größe bei der digitalen Rechnungsstellung und der Einhaltung europäischer E-Rechnungsstandards zu unterstützen.

Nein! aiDoks bietet leistungsstarke kostenlose Tools, die jeder ohne Kontoerstellung nutzen kann:

• PEPPOL-E-Rechnungsgenerator: Erstellen Sie konforme Rechnungen über unsere formularbasierte Oberfläche
• Rechnungsvalidierung: Validieren Sie jede UBL-XML-Rechnung gegen die PEPPOL BIS 3.0-Regeln
• XML-PDF-Konverter: Konvertieren Sie XML-Rechnungen in druckbares PDF-Format

Registrieren Sie sich für ein kostenloses Konto, um Premium-Funktionen wie KI-OCR, Geschäftspartnerverwaltung und Vorlagen freizuschalten.

Nein! aiDoks ist für Benutzer aller Erfahrungsstufen konzipiert. Sie müssen XML, UBL-Strukturen oder PEPPOL-technische Spezifikationen nicht verstehen. Die Plattform bietet eine einfache Formularoberfläche, in der Sie Rechnungsdetails wie auf einer Papierrechnung eingeben, und aiDoks generiert automatisch das PEPPOL-konforme XML.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein standardisiertes Rahmenwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch in Europa. Es verwendet das UBL-Format (Universal Business Language) in XML, um sicherzustellen, dass Rechnungen von jedem PEPPOL-konformen System gelesen werden können.

Viele europäische Länder verlangen mittlerweile PEPPOL-Konformität für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G), und sie wird auch zunehmend für Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen aufgrund ihrer Effizienz, reduzierter Fehler und schnellerer Zahlungszyklen eingesetzt.

Das Erstellen Ihrer ersten Rechnung ist einfach:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „E-Rechnung erstellen"
2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus (Dokumentinformationen, Lieferant, Kunde)
3. Fügen Sie Rechnungspositionen mit Artikeldetails, Mengen und Preisen hinzu
4. Überprüfen Sie die automatisch berechneten Summen
5. Klicken Sie auf „Rechnung erstellen", um Ihr UBL XML zu erzeugen
6. Aktivieren Sie optional „Nach Erstellung validieren", um die Konformität sicherzustellen

Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserer Dokumentation zu Ihre erste Rechnung erstellen.

Die KI-gestützte OCR-Funktion (Optical Character Recognition) verwendet Azure Document Intelligence, um Rechnungsdaten automatisch aus hochgeladenen Dokumenten zu extrahieren. Sie können Folgendes hochladen:

• Papierrechnungen (gescannte Bilder)
• PDF-Rechnungen
• Fotos von Rechnungen (einschließlich QR-Code-Scannen)

Die KI extrahiert wichtige Informationen wie Lieferantendetails, Kundendetails, Rechnungspositionen, Beträge und Daten und füllt dann die Formularfelder automatisch aus. Sie können die extrahierten Daten überprüfen und bearbeiten, bevor Sie die endgültige Rechnung erstellen.

Hinweis: KI-OCR ist eine Premium-Funktion und erfordert die Registrierung eines kostenlosen Kontos.

Mit der Geschäftspartnerverwaltung können Sie Lieferanten- und Kundeninformationen für die schnelle Wiederverwendung speichern und verwalten:

• Partner speichern: Nachdem Sie die Daten eines Lieferanten oder Kunden ausgefüllt haben, speichern Sie sie in Ihrer Geschäftspartnerliste
• Schnelle Auswahl: Verwenden Sie beim Erstellen neuer Rechnungen den Geschäftspartner-Auswähler, um alle Lieferanten- oder Kundenfelder sofort auszufüllen
• Partner verwalten: Greifen Sie auf die Seiten „Kunden" und „Lieferanten" in der Seitenleiste zu, um gespeicherte Partner anzusehen, zu bearbeiten oder zu löschen

Diese Funktion spart erheblich Zeit bei der Erstellung von Rechnungen für wiederkehrende Kunden oder vom selben Lieferanten.

Hinweis: Die Geschäftspartnerverwaltung ist eine Premium-Funktion und erfordert die Registrierung eines kostenlosen Kontos.

Mit Formularvorlagen können Sie Rechnungskonfigurationen speichern, um zukünftige Rechnungserstellung zu beschleunigen. Vorlagen speichern:

• Feldwerte: Vorausgefüllte Daten wie Lieferanteninformationen, Währung oder Zahlungsbedingungen
• Feldsichtbarkeit: Welche optionalen Felder sichtbar oder ausgeblendet sind
• Feldreihenfolge: Benutzerdefinierte Anordnung der Formularfelder

Nach dem Erstellen der Rechnung klicken Sie unter dem Formular auf „Als Vorlage speichern". Sie können „Als Standard festlegen" markieren, damit diese Vorlage beim Erstellen neuer Rechnungen automatisch geladen wird.

Hinweis: Vorlagen sind eine Premium-Funktion und erfordern die Registrierung eines kostenlosen Kontos.

Im Anpassungsmodus können Sie steuern, welche Felder im Rechnungsformular angezeigt werden. Standardmäßig werden nur obligatorische PEPPOL-Felder angezeigt, um die Oberfläche einfach zu halten.

Um auf optionale Felder zuzugreifen:

1. Klicken Sie oben rechts im Formular auf die Schaltfläche „Anpassen"
2. Durchsuchen Sie verfügbare optionale Felder, nach Abschnitten organisiert
3. Klicken Sie in einem beliebigen Abschnitt auf „Elemente hinzufügen", um optionale Felder hinzuzufügen
4. Wählen Sie die benötigten Felder aus und sie erscheinen in Ihrem Formular

Häufige optionale Felder umfassen Zahlungsbedingungen, Vertragsreferenzen, Käuferreferenzen, Projektcodes und zusätzliche Parteikennungen.

aiDoks berechnet alle Rechnungsbeträge automatisch in Echtzeit, während Sie das Formular ausfüllen:

• Zeilensumme: Menge × Einzelpreis (pro Rechnungsposition)
• Zeilensteuerbetrag: Zeilensumme × MwSt.-Satz
• Steuerzwischensummen: Summe aller Zeilen, gruppiert nach MwSt.-Kategorie und -Satz
• Steuersumme: Summe aller Steuerbeträge
• Gesamtsumme ohne Steuer: Summe aller Zeilensummen
• Gesamtsumme mit Steuer: Gesamtsumme ohne Steuer + Steuersumme
• Zahlbarer Betrag: Endgültig zu zahlender Betrag (einschließlich Nachlässen oder Gebühren)

Sie müssen nichts manuell berechnen – geben Sie einfach Mengen, Preise und USt.-Sätze ein, und aiDoks erledigt alle Berechnungen automatisch gemäß den PEPPOL BIS 3.0-Regeln.

Ja! Der Abschnitt der Rechnungspositionen zeigt eine interaktive Tabelle, in der Sie Folgendes tun können:

• Zeilen bearbeiten: Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, um Werte direkt in der Tabelle zu bearbeiten
• Zeilen hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen", um weitere Rechnungspositionen zu erstellen
• Zeilen entfernen: Klicken Sie auf das Lösch-Symbol, um unerwünschte Zeilen zu entfernen
• Reihenfolge ändern: Die Zeilen-ID bestimmt die Reihenfolge in der erstellten Rechnung

Jede Position erfordert: Positions-ID, Menge, Artikelname, Einzelpreis, Steuerkategorie und USt.-Satz. Der Nettobetrag der Position wird automatisch berechnet.

aiDoks unterstützt mehrere Exportformate:

• UBL 2.1 XML: PEPPOL-konformes Format für elektronische Übertragung und Konformität
• PDF: Menschenlesbares Format zum Drucken, Archivieren oder als E-Mail-Anhang

Beim Erstellen einer Rechnung können Sie beide Formate herunterladen. Die XML-Datei wird für die PEPPOL-Netzwerkübertragung verwendet, während das PDF eine visuelle Darstellung der Rechnung bietet.

aiDoks bietet zwei Möglichkeiten zur Validierung von Rechnungen:

Das Validierungstool prüft auf Pflichtfelder, korrekte Datenformate, Berechnungsgenauigkeit und Konformität mit den PEPPOL BIS 3.0-Geschäftsregeln.

Ja. Alle über aiDoks erstellten Rechnungen sind rechtlich gültige elektronische Rechnungen, die folgende Anforderungen erfüllen:

• EU-Richtlinie 2014/55/EU: Europäischer Standard für die elektronische Rechnungsstellung
• PEPPOL BIS Billing 3.0: PEPPOL Business Interoperability Specification
• UBL 2.1: Universal Business Language-Standard

PEPPOL-konforme Rechnungen werden in allen EU-Mitgliedstaaten und vielen anderen Ländern als rechtlich gültig anerkannt.

Ja. aiDoks berechnet die USt. automatisch basierend auf der Steuerkategorie und dem USt.-Satz, die Sie für jede Rechnungsposition angeben. Das System unterstützt:

• Standard-MwSt.-Sätze: Der reguläre MwSt.-Satz in Ihrem Land
• Ermäßigte Sätze: Niedrigere Sätze für bestimmte Waren/Dienstleistungen
• Nullsatz-Transaktionen: 0 % MwSt., aber dennoch steuerpflichtig
• Befreite Verkäufe: Nicht mehrwertsteuerpflichtig
• Umkehrung der Steuerschuldnerschaft: Die MwSt.-Pflicht geht auf den Käufer über
• Innergemeinschaftliche Lieferung: Grenzüberschreitende EU-Transaktionen

Alle Steuerberechnungen folgen den PEPPOL BIS 3.0-Regeln und werden während der Rechnungserstellung validiert.

aiDoks validiert Rechnungen gegen PEPPOL BIS 3.0-Geschäftsregeln, einschließlich:

• Pflichtfelder: Stellt sicher, dass alle erforderlichen Felder vorhanden sind
• Datenformate: Validiert Daten, Zahlen, Kennungen und Codes
• Geschäftsregeln: Prüft logische Beziehungen (z. B. Rechnungsdatum ≤ Fälligkeitsdatum)
• Berechnungen: Stellt sicher, dass alle Beträge korrekt berechnet sind
• Steuerregeln: Validiert MwSt.-Kategorien, -Sätze und -Berechnungen
• Codelisten: Stellt sicher, dass Codes (Währung, Einheit, Steuerkategorie) gültig sind

Der Validator meldet Fehler (müssen behoben werden), Warnungen (sollten überprüft werden) und informative Meldungen.

Ja! aiDoks bietet im Rechnungsgenerator eine Funktion zum XML-Upload:

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste „E-Rechnung erstellen"
2. Suchen Sie oben den Bereich „Vorhandenes XML hochladen"
3. Per Drag & Drop oder Auswahl Ihrer UBL-XML-Datei
4. aiDoks parst das XML und füllt alle Formularfelder aus
5. Bearbeiten Sie alle Felder nach Bedarf
6. Erstellen Sie eine neue Rechnung mit Ihren Änderungen

Dies ist nützlich, um Fehler in bestehenden Rechnungen zu korrigieren, Gutschriften aus Originalrechnungen zu erstellen oder XML in das PDF-Format zu konvertieren.

Beide Formate dienen unterschiedlichen Zwecken:

Viele Unternehmen senden beide Formate: XML für die Systemverarbeitung und PDF zur menschlichen Referenz.

aiDoks ist eine moderne Webanwendung, die am besten funktioniert auf:

• Google Chrome (empfohlen, neueste Version)
• Mozilla Firefox (neueste Version)
• Microsoft Edge (neueste Version)
• Safari (neueste Version, macOS/iOS)

Wir empfehlen die Verwendung der neuesten Version Ihres bevorzugten Browsers für das beste Erlebnis. Die Anwendung ist auch mobiloptimiert und funktioniert auf Tablets und Smartphones.

Absolut. aiDoks implementiert branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen:

• HTTPS/TLS-Verschlüsselung: Alle Daten zwischen Ihrem Browser und unseren Servern werden verschlüsselt
• Sichere Authentifizierung: Benutzerkonten werden durch das Supabase-Authentifizierungssystem geschützt
• Datenschutz: Wir erfüllen die DSGVO und die Datenschutzbestimmungen
• Keine Datenweitergabe: Ihre Rechnungsdaten werden niemals an Dritte weitergegeben

Bei der kostenlosen Toolnutzung ohne Konto werden keine personenbezogenen Daten erfasst oder auf unseren Servern gespeichert.

Nein, aiDoks ist eine webbasierte Anwendung, die eine Internetverbindung erfordert. Dies stellt sicher, dass:

• Sie immer die neuesten Funktionen und Validierungsregeln haben
• Ihre Daten sicher auf unseren Servern gesichert sind
• Sie von jedem Gerät aus auf Ihre Rechnungen zugreifen können
• KI-OCR- und Validierungsdienste korrekt funktionieren

Generierte Rechnungen können jedoch als XML- oder PDF-Dateien heruntergeladen und lokal für den Offline-Zugriff gespeichert werden.

Ja! aiDoks bietet leistungsstarke kostenlose Tools, die jeder ohne Kontoerstellung nutzen kann:

• PEPPOL-E-Rechnungsgenerator: Erstellen Sie unbegrenzt konforme Rechnungen
• Rechnungsvalidierung: Validieren Sie jede XML-Rechnung gegen die PEPPOL-Regeln
• XML-PDF-Konverter: Konvertieren Sie XML-Rechnungen in druckbare PDFs

Premium-Funktionen erfordern die Registrierung eines kostenlosen Kontos:

• KI-gestützte OCR für die Extraktion von Rechnungsdaten
• Geschäftspartnerverwaltung (Lieferanten/Kunden speichern)
• Formularvorlagen für eine schnellere Rechnungserstellung

Es gibt keine monatlichen Gebühren, keine Rechnungslimits und keine Kreditkarte erforderlich.

Die Erstellung eines Kontos ist einfach und kostenlos:

1. Klicken Sie oben rechts auf einer beliebigen Seite auf „Registrieren"
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und erstellen Sie ein Passwort
3. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse, indem Sie auf den an Ihren Posteingang gesendeten Link klicken
4. Melden Sie sich an, um auf Premium-Funktionen zuzugreifen

Es ist keine Kreditkarte erforderlich, und Sie können Premium-Funktionen sofort nach der E-Mail-Bestätigung nutzen.

Premium-Funktionen stehen registrierten Benutzern mit einem kostenlosen Konto zur Verfügung:

• KI-gestützte OCR: Laden Sie Papierrechnungen, PDFs oder Fotos hoch und extrahieren Sie Rechnungsdaten automatisch mit Azure Document Intelligence.
• Geschäftspartnerverwaltung: Speichern und verwalten Sie Lieferanten- und Kundendaten in den Abschnitten „Kunden" und „Lieferanten". Verwenden Sie den Geschäftspartner-Auswähler, um Rechnungsformulare automatisch auszufüllen.
• Formularvorlagen: Speichern Sie Rechnungskonfigurationen mit Feldsichtbarkeit, Standardwerten und benutzerdefinierten Layouts. Legen Sie eine Standardvorlage fest, um wiederkehrende Rechnungen zu beschleunigen.

Ja. Sie können Ihr Konto jederzeit über den Abschnitt „Konto und Sicherheit" im Kontoeinstellungsmenü löschen (zugänglich über die obere Navigationsleiste).

Das Löschen Ihres Kontos entfernt dauerhaft:

• Ihre gespeicherten Geschäftspartner (Lieferanten und Kunden)
• Ihre Formularvorlagen

Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Rechnungen oder Daten herunterladen, die Sie behalten möchten, bevor Sie Ihr Konto löschen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wenn Ihre Rechnung die Validierung nicht besteht, befolgen Sie diese Schritte:

1. Lesen Sie die Fehlermeldungen: Der Validator liefert konkrete Fehlercodes und Beschreibungen, die erklären, was falsch ist.
2. Pflichtfelder prüfen: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, einschließlich USt-IdNr. des Lieferanten, Kundenname, Rechnungsdatum und Fälligkeit.
3. Berechnungen prüfen: Stellen Sie sicher, dass Mengen, Preise und MwSt.-Sätze korrekt sind. Zeilensummen sollten gleich Menge × Preis sein.
4. Datumslogik überprüfen: Das Rechnungsdatum muss ≤ Fälligkeitsdatum sein und die Daten müssen das richtige Format (YYYY-MM-DD) haben.
5. Codes prüfen: Stellen Sie sicher, dass Währungscodes (EUR, USD usw.), Einheitencodes (EA, KGM usw.) und Steuerkategorie-Codes (S, E, Z usw.) gültig sind.

Wenn Sie nach dem Beheben der gemeldeten Fehler weiterhin Probleme haben, lesen Sie unsere Anleitung zur ersten Rechnung oder wenden Sie sich an den Support.

Die KI-OCR ist hochpräzise, aber nicht perfekt. Überprüfen Sie immer die extrahierten Daten, bevor Sie die endgültige Rechnung erstellen:

• Alle Felder überprüfen: Überprüfen Sie Lieferanteninfo, Kundeninfo, Daten, Beträge und Rechnungspositionen
• Fehler korrigieren: Bearbeiten Sie falsche Felder direkt im Formular
• Fehlende Daten ergänzen: Füllen Sie Felder aus, die die KI nicht extrahieren konnte

Tipps für bessere OCR-Genauigkeit:

• Verwenden Sie klare, hochauflösende Scans oder Fotos
• Achten Sie darauf, dass das Dokument gut beleuchtet und scharf ist
• Laden Sie strukturierte Rechnungen anstelle von handgeschriebenen Dokumenten hoch
• Versuchen Sie, QR-Codes zu scannen, falls die Rechnung einen enthält

Standardmäßig zeigt aiDoks nur obligatorische PEPPOL-Felder an, um die Oberfläche einfach zu halten. Um auf optionale Felder zuzugreifen:

1. Klicken Sie oben rechts im Rechnungsformular auf die Schaltfläche „Anpassen"
2. Durchsuchen Sie die Abschnitte (Dokument, Lieferant, Kunde, Zahlung usw.)
3. Klicken Sie neben dem Abschnitt mit dem gewünschten Feld auf „Elemente hinzufügen"
4. Wählen Sie das Feld aus der Liste aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“

Häufige optionale Felder umfassen:

• Zahlungsbedingungen und -anweisungen
• Vertragsreferenz und Projektcode
• Käuferreferenz und Bestellreferenz
• Zusätzliche Parteikennungen
• Bankkontodaten

Beim Hinzufügen von Rechnungspositionen müssen Sie einen Einheitencode angeben (z. B. EA für „Stück“, KGM für Kilogramm):

1. Klicken Sie in der Rechnungspositionen-Tabelle auf das Feld „Einheitencode"
2. Beginnen Sie mit der Eingabe des Einheitennamens (z. B. „Stück“, „Kilogramm“, „Stunde“)
3. Das System zeigt passende Codes mit Beschreibungen an
4. Wählen Sie den passenden Code aus dem Dropdown-Menü aus

Häufige Einheitencodes:

• EA: Jede (Stück, Artikel)
• HUR: Stunde (Dienstleistungen)
• DAY: Tag (Miete, Dienstleistungen)
• KGM: Kilogramm (Gewicht)
• MTR: Meter (Länge)
• LTR: Liter (Volumen)

Wenn Sie versuchen, eine sehr große Datei für KI-OCR oder XML-Upload hochzuladen:

• Für Bilder: Reduzieren Sie Bildgröße oder Auflösung vor dem Hochladen. 1200–1800 DPI sind für OCR ausreichend.
• Für PDFs: Versuchen Sie, das PDF zu komprimieren, oder entfernen Sie unnötige Seiten, wenn es sich um ein mehrseitiges Dokument handelt.
• Für XML: Stellen Sie sicher, dass die Datei eine gültige UBL-XML-Datei und nicht beschädigt ist.

Das Upload-Limit soll schnelle Verarbeitungszeiten gewährleisten. Wenn Sie regelmäßig größere Dateien hochladen müssen, kontaktieren Sie den Support, um Ihren Anwendungsfall zu besprechen.