Häufig gestellte Fragen

aiDoks ist eine umfassende E-Rechnungsplattform, die das Erstellen, Validieren und Verwalten von PEPPOL-konformen elektronischen Rechnungen vereinfacht. Die Plattform bietet sowohl kostenlose öffentliche Tools als auch Premium-Funktionen, um Unternehmen jeder Größe bei der digitalen Rechnungsstellung und der Einhaltung europäischer E-Rechnungsstandards zu unterstützen.

Nein! aiDoks bietet leistungsstarke kostenlose Tools, die jeder ohne Kontoerstellung nutzen kann:

• PEPPOL-E-Rechnungsgenerator: Erstellen Sie konforme Rechnungen über unsere formularbasierte Oberfläche
• Rechnungsvalidierung: Prüfen Sie eine Rechnung anhand ihres eigenen Standards – das Format wird automatisch erkannt
• E-Rechnungs-Viewer: Zeigen Sie eine XML- oder Factur-X-Rechnung als lesbare PDF an
• Formatkonverter: Konvertieren Sie eine Rechnung zwischen den unterstützten E-Rechnungsformaten

Ohne Konto erlaubt der kostenlose Tarif eine Nutzung pro Funktion und Tag. Ein kostenloses Konto schaltet KI-OCR, Geschäftspartnerverwaltung und Vorlagen frei; der Pro-Tarif hebt die Tageslimits auf.

Nein! aiDoks ist für Benutzer aller Erfahrungsstufen konzipiert. Sie müssen XML, UBL-Strukturen oder PEPPOL-technische Spezifikationen nicht verstehen. Die Plattform bietet eine einfache Formularoberfläche, in der Sie Rechnungsdetails wie auf einer Papierrechnung eingeben, und aiDoks generiert automatisch das PEPPOL-konforme XML.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein standardisiertes Rahmenwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch in Europa. Es verwendet das UBL-Format (Universal Business Language) in XML, um sicherzustellen, dass Rechnungen von jedem PEPPOL-konformen System gelesen werden können.

Viele europäische Länder verlangen mittlerweile PEPPOL-Konformität für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G), und sie wird auch zunehmend für Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen aufgrund ihrer Effizienz, reduzierter Fehler und schnellerer Zahlungszyklen eingesetzt.

Das Erstellen Ihrer ersten Rechnung ist einfach:

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste Erstellen und klicken Sie auf E-Rechnung
2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus (Dokumentinformationen, Lieferant, Kunde)
3. Fügen Sie Rechnungspositionen mit Artikeldetails, Mengen und Preisen hinzu
4. Überprüfen Sie die automatisch berechneten Summen
5. Klicken Sie auf „Rechnung erstellen", um Ihr UBL XML zu erzeugen
6. Aktivieren Sie optional „Nach Erstellung validieren", um die Konformität sicherzustellen

Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserer Dokumentation zu Ihre erste Rechnung erstellen.

Die KI-gestützte OCR-Funktion (Optical Character Recognition) verwendet Azure Document Intelligence, um Rechnungsdaten automatisch aus hochgeladenen Dokumenten zu extrahieren. Sie können Folgendes hochladen:

• Papierrechnungen (gescannte Bilder)
• PDF-Rechnungen
• Fotos von Rechnungen (einschließlich QR-Code-Scannen)

Die KI extrahiert wichtige Informationen wie Lieferantendetails, Kundendetails, Rechnungspositionen, Beträge und Daten und füllt dann die Formularfelder automatisch aus. Sie können die extrahierten Daten überprüfen und bearbeiten, bevor Sie die endgültige Rechnung erstellen.

Hinweis: KI-OCR ist eine Premium-Funktion und erfordert die Registrierung eines kostenlosen Kontos.

Mit der Geschäftspartnerverwaltung können Sie Lieferanten- und Kundeninformationen für die schnelle Wiederverwendung speichern und verwalten:

• Partner speichern: Nachdem Sie die Daten eines Lieferanten oder Kunden ausgefüllt haben, speichern Sie sie in Ihrer Geschäftspartnerliste
• Schnelle Auswahl: Verwenden Sie beim Erstellen neuer Rechnungen den Geschäftspartner-Auswähler, um alle Lieferanten- oder Kundenfelder sofort auszufüllen
• Partner verwalten: Greifen Sie auf die Seiten „Kunden" und „Lieferanten" in der Seitenleiste zu, um gespeicherte Partner anzusehen, zu bearbeiten oder zu löschen

Diese Funktion spart erheblich Zeit bei der Erstellung von Rechnungen für wiederkehrende Kunden oder vom selben Lieferanten.

Hinweis: Die Geschäftspartnerverwaltung ist eine Premium-Funktion und erfordert die Registrierung eines kostenlosen Kontos.

Mit Formularvorlagen können Sie Rechnungskonfigurationen speichern, um zukünftige Rechnungserstellung zu beschleunigen. Vorlagen speichern:

• Feldwerte: Vorausgefüllte Daten wie Lieferanteninformationen, Währung oder Zahlungsbedingungen
• Feldsichtbarkeit: Welche optionalen Felder sichtbar oder ausgeblendet sind
• Feldreihenfolge: Benutzerdefinierte Anordnung der Formularfelder

Nach dem Erstellen der Rechnung klicken Sie unter dem Formular auf „Als Vorlage speichern". Sie können „Als Standard festlegen" markieren, damit diese Vorlage beim Erstellen neuer Rechnungen automatisch geladen wird.

Hinweis: Vorlagen sind eine Premium-Funktion und erfordern die Registrierung eines kostenlosen Kontos.

Im Anpassungsmodus können Sie steuern, welche Felder im Rechnungsformular angezeigt werden. Standardmäßig werden nur obligatorische PEPPOL-Felder angezeigt, um die Oberfläche einfach zu halten.

Um auf optionale Felder zuzugreifen:

1. Klicken Sie in der Symbolleiste oben im Formular auf „Felder hinzufügen"
2. Für jedes optionale Feld erscheint ein ausgegrauter Platzhalter – im jeweiligen Abschnitt
3. Klicken Sie einen Platzhalter an, um das Feld hinzuzufügen, oder tippen Sie in das Feld „Felder suchen", um direkt dorthin zu springen
4. Klicken Sie am Ende auf „Felder hinzufügen beenden" – mit „Felder neu anordnen" ziehen Sie sie anschließend in die gewünschte Reihenfolge

Häufige optionale Felder umfassen Zahlungsbedingungen, Vertragsreferenzen, Käuferreferenzen, Projektcodes und zusätzliche Parteikennungen.

aiDoks berechnet alle Rechnungsbeträge automatisch in Echtzeit, während Sie das Formular ausfüllen:

• Zeilensumme: Menge × Einzelpreis (pro Rechnungsposition)
• Zeilensteuerbetrag: Zeilensumme × MwSt.-Satz
• Steuerzwischensummen: Summe aller Zeilen, gruppiert nach MwSt.-Kategorie und -Satz
• Steuersumme: Summe aller Steuerbeträge
• Gesamtsumme ohne Steuer: Summe aller Zeilensummen
• Gesamtsumme mit Steuer: Gesamtsumme ohne Steuer + Steuersumme
• Zahlbarer Betrag: Endgültig zu zahlender Betrag (einschließlich Nachlässen oder Gebühren)

Sie müssen nichts manuell berechnen – geben Sie einfach Mengen, Preise und USt.-Sätze ein, und aiDoks erledigt alle Berechnungen automatisch gemäß den PEPPOL BIS 3.0-Regeln.

Ja! Der Abschnitt der Rechnungspositionen zeigt eine interaktive Tabelle, in der Sie Folgendes tun können:

• Zeilen bearbeiten: Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, um Werte direkt in der Tabelle zu bearbeiten
• Zeilen hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen", um weitere Rechnungspositionen zu erstellen
• Zeilen entfernen: Klicken Sie auf das Lösch-Symbol, um unerwünschte Zeilen zu entfernen
• Reihenfolge ändern: Die Zeilen-ID bestimmt die Reihenfolge in der erstellten Rechnung

Jede Position erfordert: Positions-ID, Menge, Artikelname, Einzelpreis, Steuerkategorie und USt.-Satz. Der Nettobetrag der Position wird automatisch berechnet.

Er enthält Ihre gespeicherten Rechnungspositionen. Statt denselben Artikel jeden Monat neu zu tippen, speichern Sie ihn einmal und fügen ihn als fertige Position ein:

1. Füllen Sie eine Rechnungsposition wie gewohnt aus und klicken Sie in dieser Zeile auf das Speichersymbol („Position als Produkt speichern")
2. Klicken Sie in einer späteren Rechnung über der Tabelle auf „Produktposition hinzufügen" und wählen Sie das Produkt aus
3. Öffnen Sie Produkte in der Seitenleiste, um Gespeichertes zu prüfen, zu bearbeiten oder zu löschen

Ein Produkt bewahrt die gesamte Position – Artikelname, Einheitencode, Einzelpreis, Steuerkategorie und alle optionalen Spalten, die Sie ausgefüllt hatten – und diese Spalten erscheinen beim Einfügen automatisch wieder. Nicht gespeichert werden Menge und Positionsnummer, die zur einzelnen Rechnung gehören; die Menge beginnt bei 1. Der Katalog liegt in Ihrem Konto, ein kostenloses Konto ist also erforderlich.

aiDoks unterstützt mehrere Exportformate:

• UBL- und CII-XML: PEPPOL BIS 3.0 und die auf EN 16931 aufbauenden nationalen Profile – XRechnung, Frankreich, Rumänien, Niederlande und Portugal
• Factur-X EN 16931 (PDF): eine lesbare PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten
• Nationale XML-Schemata: Facturae 3.2.2 (Spanien) und e-arve 1.2 (Estland)

Wählen Sie es vor dem Erzeugen in der Auswahl Ausgabeprofil über dem Formular. Unabhängig davon liefert „PDF-Vorschau" dieselbe Rechnung als lesbare PDF zum Drucken, Archivieren oder Versenden per E-Mail.

aiDoks bietet zwei Möglichkeiten zur Validierung von Rechnungen:

Das Validierungswerkzeug prüft Pflichtfelder, korrekte Datenformate, die Richtigkeit der Berechnungen und die Einhaltung der Geschäftsregeln des jeweiligen Formats.

Ja. Alle über aiDoks erstellten Rechnungen sind rechtlich gültige elektronische Rechnungen, die folgende Anforderungen erfüllen:

• EU-Richtlinie 2014/55/EU: Europäischer Standard für die elektronische Rechnungsstellung
• PEPPOL BIS Billing 3.0: PEPPOL Business Interoperability Specification
• UBL 2.1: Universal Business Language-Standard

PEPPOL-konforme Rechnungen werden in allen EU-Mitgliedstaaten und vielen anderen Ländern als rechtlich gültig anerkannt.

Ja. aiDoks berechnet die USt. automatisch basierend auf der Steuerkategorie und dem USt.-Satz, die Sie für jede Rechnungsposition angeben. Das System unterstützt:

• Standard-MwSt.-Sätze: Der reguläre MwSt.-Satz in Ihrem Land
• Ermäßigte Sätze: Niedrigere Sätze für bestimmte Waren/Dienstleistungen
• Nullsatz-Transaktionen: 0 % MwSt., aber dennoch steuerpflichtig
• Befreite Verkäufe: Nicht mehrwertsteuerpflichtig
• Umkehrung der Steuerschuldnerschaft: Die MwSt.-Pflicht geht auf den Käufer über
• Innergemeinschaftliche Lieferung: Grenzüberschreitende EU-Transaktionen

Alle Steuerberechnungen folgen den PEPPOL BIS 3.0-Regeln und werden während der Rechnungserstellung validiert.

aiDoks prüft jede Rechnung anhand der Regeln ihres eigenen Formats – PEPPOL BIS 3.0, EN 16931, XRechnung, Factur-X / ZUGFeRD, Facturae, estnische e-arve, polnische KSeF FA(3) sowie die CIUS-Regeln für Frankreich, Rumänien, die Niederlande und Portugal. Geprüft werden unter anderem:

• Pflichtfelder: Stellt sicher, dass alle erforderlichen Felder vorhanden sind
• Datenformate: Validiert Daten, Zahlen, Kennungen und Codes
• Geschäftsregeln: Prüft logische Beziehungen (z. B. Rechnungsdatum ≤ Fälligkeitsdatum)
• Berechnungen: Stellt sicher, dass alle Beträge korrekt berechnet sind
• Steuerregeln: Validiert MwSt.-Kategorien, -Sätze und -Berechnungen
• Codelisten: Stellt sicher, dass Codes (Währung, Einheit, Steuerkategorie) gültig sind

Der Validator meldet Fehler (müssen behoben werden), Warnungen (sollten überprüft werden) und informative Meldungen.

Ja! Der Rechnungsgenerator hat einen Bereich XML-E-Rechnung importieren:

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste Erstellen und klicken Sie auf E-Rechnung
2. Suchen Sie oben den Bereich „XML-E-Rechnung importieren"
3. Ziehen Sie eine UBL-, CII-/Factur-X-, Facturae- oder e-arve-Rechnung hinein oder wählen Sie sie aus
4. aiDoks parst das XML und füllt alle Formularfelder aus
5. Bearbeiten Sie alle Felder nach Bedarf
6. Erstellen Sie eine neue Rechnung mit Ihren Änderungen

Das hilft, Fehler in bestehenden Rechnungen zu korrigieren oder sie in einem anderen Format neu auszustellen. Für eine Gutschrift nutzen Sie besser „Gutschrift aus dieser Rechnung erstellen" – damit wird die Rechnung übernommen und der Verweis für Sie gesetzt.

Beide Formate dienen unterschiedlichen Zwecken:

Viele Unternehmen senden beide Formate: XML für die Systemverarbeitung und PDF zur menschlichen Referenz.

aiDoks ist eine moderne Webanwendung, die am besten funktioniert auf:

• Google Chrome (empfohlen, neueste Version)
• Mozilla Firefox (neueste Version)
• Microsoft Edge (neueste Version)
• Safari (neueste Version, macOS/iOS)

Wir empfehlen die Verwendung der neuesten Version Ihres bevorzugten Browsers für das beste Erlebnis. Die Anwendung ist auch mobiloptimiert und funktioniert auf Tablets und Smartphones.

Absolut. aiDoks implementiert branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen:

• HTTPS/TLS-Verschlüsselung: Alle Daten zwischen Ihrem Browser und unseren Servern werden verschlüsselt
• Sichere Authentifizierung: Benutzerkonten werden durch das Supabase-Authentifizierungssystem geschützt
• Datenschutz: Wir erfüllen die DSGVO und die Datenschutzbestimmungen
• Keine Datenweitergabe: Ihre Rechnungsdaten werden niemals an Dritte weitergegeben

Bei der kostenlosen Toolnutzung ohne Konto werden keine personenbezogenen Daten erfasst oder auf unseren Servern gespeichert.

Nein, aiDoks ist eine webbasierte Anwendung, die eine Internetverbindung erfordert. Dies stellt sicher, dass:

• Sie immer die neuesten Funktionen und Validierungsregeln haben
• Ihre Daten sicher auf unseren Servern gesichert sind
• Sie von jedem Gerät aus auf Ihre Rechnungen zugreifen können
• KI-OCR- und Validierungsdienste korrekt funktionieren

Generierte Rechnungen können jedoch als XML- oder PDF-Dateien heruntergeladen und lokal für den Offline-Zugriff gespeichert werden.

Ja – der kostenlose Tarif kostet dauerhaft 0 € und braucht weder Konto noch Kreditkarte. Er umfasst alle Kernwerkzeuge, eine Nutzung pro Funktion und Tag:

• PEPPOL-E-Rechnungsgenerator: eine konforme Rechnung pro Tag erstellen
• Rechnungsvalidierung: eine Rechnung anhand ihres eigenen Standards prüfen
• E-Rechnungs-Viewer und Formatkonverter: eine Rechnung als PDF lesen oder in ein anderes Format konvertieren

Ein kostenloses Konto – weiterhin 0 €, weiterhin ohne Karte – schaltet zusätzlich frei:

• KI-gestützte OCR für die Extraktion von Rechnungsdaten
• Geschäftspartnerverwaltung (Lieferanten/Kunden speichern)
• Formularvorlagen für eine schnellere Rechnungserstellung
• Den Produktkatalog (Rechnungspositionen speichern und wiederverwenden)

Das Tageslimit ist mit und ohne Konto dasselbe – aufgehoben wird es durch Pro. Die aktuellen Tarife finden Sie unter Preise.

Die Erstellung eines Kontos ist einfach und kostenlos:

1. Klicken Sie oben rechts auf einer beliebigen Seite auf „Registrieren"
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und erstellen Sie ein Passwort
3. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse, indem Sie auf den an Ihren Posteingang gesendeten Link klicken
4. Melden Sie sich an, um auf Premium-Funktionen zuzugreifen

Es ist keine Kreditkarte erforderlich, und Sie können Premium-Funktionen sofort nach der E-Mail-Bestätigung nutzen.

Diese Funktionen erfordern ein Konto, ein kostenloses genügt:

• KI-gestützte OCR: Laden Sie Papierrechnungen, PDFs oder Fotos hoch und extrahieren Sie Rechnungsdaten automatisch mit Azure Document Intelligence.
• Geschäftspartnerverwaltung: Speichern und verwalten Sie Lieferanten- und Kundendaten in den Abschnitten „Kunden" und „Lieferanten". Verwenden Sie den Geschäftspartner-Auswähler, um Rechnungsformulare automatisch auszufüllen.
• Formularvorlagen: Speichern Sie Rechnungskonfigurationen mit Feldsichtbarkeit, Standardwerten und benutzerdefinierten Layouts. Legen Sie eine Standardvorlage fest, um wiederkehrende Rechnungen zu beschleunigen.
• Produktkatalog: Speichern Sie eine Rechnungsposition als Produkt und fügen Sie sie in späteren Rechnungen vorausgefüllt aus dem Bereich „Produkte" ein.

Kostenpflichtige Tarife gehen weiter: Pro hebt die Tageslimits für Erzeugung, Validierung, Konvertierung und PDF-Vorschauen auf und enthält ein monatliches KI-Scan-Kontingent, Enterprise ergänzt individuelle Limits und den Rechnungsversand. Aktuelle Preise stehen auf der Seite Preise.

Ja. Sie können Ihr Konto jederzeit über den Abschnitt „Konto und Sicherheit" im Kontoeinstellungsmenü löschen (zugänglich über die obere Navigationsleiste).

Das Löschen Ihres Kontos entfernt dauerhaft:

• Ihre gespeicherten Geschäftspartner (Lieferanten und Kunden)
• Ihre Formularvorlagen

Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Rechnungen oder Daten herunterladen, die Sie behalten möchten, bevor Sie Ihr Konto löschen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wenn Ihre Rechnung die Validierung nicht besteht, befolgen Sie diese Schritte:

1. Lesen Sie die Fehlermeldungen: Der Validator liefert konkrete Fehlercodes und Beschreibungen, die erklären, was falsch ist.
2. Pflichtfelder prüfen: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, einschließlich USt-IdNr. des Lieferanten, Kundenname, Rechnungsdatum und Fälligkeit.
3. Berechnungen prüfen: Stellen Sie sicher, dass Mengen, Preise und MwSt.-Sätze korrekt sind. Zeilensummen sollten gleich Menge × Preis sein.
4. Datumslogik überprüfen: Das Rechnungsdatum muss ≤ Fälligkeitsdatum sein und die Daten müssen das richtige Format (YYYY-MM-DD) haben.
5. Codes prüfen: Stellen Sie sicher, dass Währungscodes (EUR, USD usw.), Einheitencodes (EA, KGM usw.) und Steuerkategorie-Codes (S, E, Z usw.) gültig sind.

Wenn Sie nach dem Beheben der gemeldeten Fehler weiterhin Probleme haben, lesen Sie unsere Anleitung zur ersten Rechnung oder wenden Sie sich an den Support.

Die KI-OCR ist hochpräzise, aber nicht perfekt. Überprüfen Sie immer die extrahierten Daten, bevor Sie die endgültige Rechnung erstellen:

• Alle Felder überprüfen: Überprüfen Sie Lieferanteninfo, Kundeninfo, Daten, Beträge und Rechnungspositionen
• Fehler korrigieren: Bearbeiten Sie falsche Felder direkt im Formular
• Fehlende Daten ergänzen: Füllen Sie Felder aus, die die KI nicht extrahieren konnte

Tipps für bessere OCR-Genauigkeit:

• Verwenden Sie klare, hochauflösende Scans oder Fotos
• Achten Sie darauf, dass das Dokument gut beleuchtet und scharf ist
• Laden Sie strukturierte Rechnungen anstelle von handgeschriebenen Dokumenten hoch
• Versuchen Sie, QR-Codes zu scannen, falls die Rechnung einen enthält

Standardmäßig zeigt aiDoks nur obligatorische PEPPOL-Felder an, um die Oberfläche einfach zu halten. Um auf optionale Felder zuzugreifen:

1. Klicken Sie in der Symbolleiste oben im Rechnungsformular auf „Felder hinzufügen"
2. Jedes optionale Feld erscheint als ausgegrauter Platzhalter in seinem Abschnitt (Dokument, Lieferant, Kunde, Zahlung usw.)
3. Tippen Sie den Feldnamen in das Feld „Felder suchen", um direkt dorthin zu springen
4. Klicken Sie den Platzhalter an, um das Feld in Ihr Formular zu übernehmen

Häufige optionale Felder umfassen:

• Zahlungsbedingungen und -anweisungen
• Vertragsreferenz und Projektcode
• Käuferreferenz und Bestellreferenz
• Zusätzliche Parteikennungen
• Bankkontodaten

Beim Hinzufügen von Rechnungspositionen müssen Sie einen Einheitencode angeben (z. B. EA für „Stück“, KGM für Kilogramm):

1. Klicken Sie in der Rechnungspositionen-Tabelle auf das Feld „Einheitencode"
2. Beginnen Sie mit der Eingabe des Einheitennamens (z. B. „Stück“, „Kilogramm“, „Stunde“)
3. Das System zeigt passende Codes mit Beschreibungen an
4. Wählen Sie den passenden Code aus dem Dropdown-Menü aus

Häufige Einheitencodes:

• EA: Jede (Stück, Artikel)
• HUR: Stunde (Dienstleistungen)
• DAY: Tag (Miete, Dienstleistungen)
• KGM: Kilogramm (Gewicht)
• MTR: Meter (Länge)
• LTR: Liter (Volumen)

Wenn Sie versuchen, eine sehr große Datei für KI-OCR oder XML-Upload hochzuladen:

• Für Bilder: Reduzieren Sie Bildgröße oder Auflösung vor dem Hochladen. 1200–1800 DPI sind für OCR ausreichend.
• Für PDFs: Versuchen Sie, das PDF zu komprimieren, oder entfernen Sie unnötige Seiten, wenn es sich um ein mehrseitiges Dokument handelt.
• Für XML: Stellen Sie sicher, dass die Datei eine gültige UBL-XML-Datei und nicht beschädigt ist.

Das Upload-Limit soll schnelle Verarbeitungszeiten gewährleisten. Wenn Sie regelmäßig größere Dateien hochladen müssen, kontaktieren Sie den Support, um Ihren Anwendungsfall zu besprechen.