Häufig gestellte Fragen

aiDoks ist eine umfassende E-Rechnungsplattform, die das Erstellen, Validieren und Verwalten von PEPPOL-konformen elektronischen Rechnungen vereinfacht. Die Plattform bietet sowohl kostenlose öffentliche Tools als auch Premium-Funktionen, um Unternehmen jeder Größe bei der digitalen Rechnungsstellung und der Einhaltung europäischer E-Rechnungsstandards zu unterstützen.

Nein! aiDoks bietet leistungsstarke kostenlose Tools, die jeder ohne Kontoerstellung nutzen kann:

• PEPPOL E-Invoice Generator: Create compliant invoices using our form-based interface
• Invoice Validation: Validate any UBL XML invoice against PEPPOL BIS 3.0 rules
• XML to PDF Converter: Convert XML invoices to printable PDF format

Registrieren Sie sich für ein kostenloses Konto, um Premium-Funktionen wie KI-OCR, Geschäftspartnerverwaltung und Vorlagen freizuschalten.

Nein! aiDoks ist für Benutzer aller Erfahrungsstufen konzipiert. Sie müssen XML, UBL-Strukturen oder PEPPOL-technische Spezifikationen nicht verstehen. Die Plattform bietet eine einfache Formularoberfläche, in der Sie Rechnungsdetails wie auf einer Papierrechnung eingeben, und aiDoks generiert automatisch das PEPPOL-konforme XML.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein standardisiertes Rahmenwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch in Europa. Es verwendet das UBL-Format (Universal Business Language) in XML, um sicherzustellen, dass Rechnungen von jedem PEPPOL-konformen System gelesen werden können.

Viele europäische Länder verlangen mittlerweile PEPPOL-Konformität für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G), und sie wird auch zunehmend für Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen aufgrund ihrer Effizienz, reduzierter Fehler und schnellerer Zahlungszyklen eingesetzt.

Das Erstellen Ihrer ersten Rechnung ist einfach:

1. Click "Generate E-invoice" in the sidebar navigation
2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus (Dokumentinformationen, Lieferant, Kunde)
3. Fügen Sie Rechnungspositionen mit Artikeldetails, Mengen und Preisen hinzu
4. Überprüfen Sie die automatisch berechneten Summen
5. Click "Generate Invoice" to create your UBL XML
6. Optionally enable "Validate after generation" to ensure compliance

For a detailed step-by-step guide, see our Creating Your First Invoice documentation.

Die KI-gestützte OCR-Funktion (Optical Character Recognition) verwendet Azure Document Intelligence, um Rechnungsdaten automatisch aus hochgeladenen Dokumenten zu extrahieren. Sie können Folgendes hochladen:

• Papierrechnungen (gescannte Bilder)
• PDF-Rechnungen
• Fotos von Rechnungen (einschließlich QR-Code-Scannen)

Die KI extrahiert wichtige Informationen wie Lieferantendetails, Kundendetails, Rechnungspositionen, Beträge und Daten und füllt dann die Formularfelder automatisch aus. Sie können die extrahierten Daten überprüfen und bearbeiten, bevor Sie die endgültige Rechnung erstellen.

Note: AI OCR is a premium feature requiring a free account signup.

Mit der Geschäftspartnerverwaltung können Sie Lieferanten- und Kundeninformationen für die schnelle Wiederverwendung speichern und verwalten:

• Save Partners: After filling in supplier or customer details, save them to your Business Partners list
• Quick Selection: When creating new invoices, use the Business Partner Selector to auto-fill all supplier or customer fields instantly
• Manage Partners: Access the "Customers" and "Suppliers" pages from the sidebar to view, edit, or delete saved partners

Diese Funktion spart erheblich Zeit bei der Erstellung von Rechnungen für wiederkehrende Kunden oder vom selben Lieferanten.

Note: Business Partner Management is a premium feature requiring a free account signup.

Mit Formularvorlagen können Sie Rechnungskonfigurationen speichern, um zukünftige Rechnungserstellung zu beschleunigen. Vorlagen speichern:

• Field Values: Pre-filled data like supplier information, currency, or payment terms
• Field Visibility: Which optional fields are shown or hidden
• Field Order: Custom arrangement of form fields

After generating an invoice, click "Save as Template" at the bottom of the form. You can optionally check "Set as default" to load this template automatically when creating new invoices.

Note: Templates are a premium feature requiring a free account signup.

Im Anpassungsmodus können Sie steuern, welche Felder im Rechnungsformular angezeigt werden. Standardmäßig werden nur obligatorische PEPPOL-Felder angezeigt, um die Oberfläche einfach zu halten.

Um auf optionale Felder zuzugreifen:

1. Click the "Customize" button at the top-right of the form
2. Durchsuchen Sie verfügbare optionale Felder, nach Abschnitten organisiert
3. Click "Add Elements" next to any section to add optional fields
4. Wählen Sie die benötigten Felder aus und sie erscheinen in Ihrem Formular

Häufige optionale Felder umfassen Zahlungsbedingungen, Vertragsreferenzen, Käuferreferenzen, Projektcodes und zusätzliche Parteikennungen.

aiDoks berechnet alle Rechnungsbeträge automatisch in Echtzeit, während Sie das Formular ausfüllen:

• Line Extension Amount: Quantity × Unit Price (per invoice line)
• Line Tax Amount: Line Extension Amount × VAT Rate
• Tax Subtotals: Sum of all lines grouped by VAT category and rate
• Total Tax Amount: Sum of all tax amounts
• Total Amount Without Tax: Sum of all line extension amounts
• Total Amount With Tax: Total Amount Without Tax + Total Tax Amount
• Payable Amount: Final amount due (including any allowances or charges)

Sie müssen nichts manuell berechnen – geben Sie einfach Mengen, Preise und USt.-Sätze ein, und aiDoks erledigt alle Berechnungen automatisch gemäß den PEPPOL BIS 3.0-Regeln.

Ja! Der Abschnitt der Rechnungspositionen zeigt eine interaktive Tabelle, in der Sie Folgendes tun können:

• Edit Lines: Click on any cell to edit values directly in the table
• Add Lines: Click the "Add Line" button to create additional invoice lines
• Remove Lines: Click the delete icon to remove unwanted lines
• Reorder Lines: The Line ID determines the order in the generated invoice

Jede Position erfordert: Positions-ID, Menge, Artikelname, Einzelpreis, Steuerkategorie und USt.-Satz. Der Nettobetrag der Position wird automatisch berechnet.

aiDoks unterstützt mehrere Exportformate:

• UBL 2.1 XML: The PEPPOL-compliant format for electronic transmission and compliance
• PDF: Human-readable format for printing, archiving, or email attachments

Beim Erstellen einer Rechnung können Sie beide Formate herunterladen. Die XML-Datei wird für die PEPPOL-Netzwerkübertragung verwendet, während das PDF eine visuelle Darstellung der Rechnung bietet.

aiDoks bietet zwei Möglichkeiten zur Validierung von Rechnungen:

Das Validierungstool prüft auf Pflichtfelder, korrekte Datenformate, Berechnungsgenauigkeit und Konformität mit den PEPPOL BIS 3.0-Geschäftsregeln.

Ja. Alle über aiDoks erstellten Rechnungen sind rechtlich gültige elektronische Rechnungen, die folgende Anforderungen erfüllen:

• EU Directive 2014/55/EU: European standard on electronic invoicing
• PEPPOL BIS Billing 3.0: PEPPOL Business Interoperability Specification
• UBL 2.1: Universal Business Language standard

PEPPOL-konforme Rechnungen werden in allen EU-Mitgliedstaaten und vielen anderen Ländern als rechtlich gültig anerkannt.

Ja. aiDoks berechnet die USt. automatisch basierend auf der Steuerkategorie und dem USt.-Satz, die Sie für jede Rechnungsposition angeben. Das System unterstützt:

• Standard VAT rates: The normal VAT rate in your country
• Reduced rates: Lower rates for specific goods/services
• Zero-rated transactions: 0% VAT but still VAT-able
• Exempt sales: Not subject to VAT
• Reverse charge: VAT responsibility transfers to buyer
• Intra-community supply: Cross-border EU transactions

Alle Steuerberechnungen folgen den PEPPOL BIS 3.0-Regeln und werden während der Rechnungserstellung validiert.

aiDoks validiert Rechnungen gegen PEPPOL BIS 3.0-Geschäftsregeln, einschließlich:

• Mandatory fields: Ensures all required fields are present
• Data formats: Validates dates, numbers, identifiers, and codes
• Business rules: Checks logical relationships (e.g., invoice date ≤ due date)
• Calculations: Verifies all amounts are calculated correctly
• Tax rules: Validates VAT categories, rates, and calculations
• Code lists: Ensures codes (currency, unit, tax category) are valid

Der Validator meldet Fehler (müssen behoben werden), Warnungen (sollten überprüft werden) und informative Meldungen.

Yes! aiDoks provides an XML Upload feature in the invoice generator:

1. Navigate to "Generate E-invoice" in the sidebar
2. Look for the "Upload existing XML" zone at the top
3. Per Drag & Drop oder Auswahl Ihrer UBL-XML-Datei
4. aiDoks parst das XML und füllt alle Formularfelder aus
5. Bearbeiten Sie alle Felder nach Bedarf
6. Erstellen Sie eine neue Rechnung mit Ihren Änderungen

Dies ist nützlich, um Fehler in bestehenden Rechnungen zu korrigieren, Gutschriften aus Originalrechnungen zu erstellen oder XML in das PDF-Format zu konvertieren.

Beide Formate dienen unterschiedlichen Zwecken:

Viele Unternehmen senden beide Formate: XML für die Systemverarbeitung und PDF zur menschlichen Referenz.

aiDoks ist eine moderne Webanwendung, die am besten funktioniert auf:

• Google Chrome (recommended, latest version)
• Mozilla Firefox (latest version)
• Microsoft Edge (latest version)
• Safari (latest version, macOS/iOS)

Wir empfehlen die Verwendung der neuesten Version Ihres bevorzugten Browsers für das beste Erlebnis. Die Anwendung ist auch mobiloptimiert und funktioniert auf Tablets und Smartphones.

Absolut. aiDoks implementiert branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen:

• HTTPS/TLS Encryption: All data transmitted between your browser and our servers is encrypted
• Secure Authentication: User accounts are protected with Supabase authentication system
• Data Privacy: We comply with GDPR and data protection regulations
• No Data Sharing: Your invoice data is never shared with third parties

Bei der kostenlosen Toolnutzung ohne Konto werden keine personenbezogenen Daten erfasst oder auf unseren Servern gespeichert.

Nein, aiDoks ist eine webbasierte Anwendung, die eine Internetverbindung erfordert. Dies stellt sicher, dass:

• Sie immer die neuesten Funktionen und Validierungsregeln haben
• Ihre Daten sicher auf unseren Servern gesichert sind
• Sie von jedem Gerät aus auf Ihre Rechnungen zugreifen können
• KI-OCR- und Validierungsdienste korrekt funktionieren

Generierte Rechnungen können jedoch als XML- oder PDF-Dateien heruntergeladen und lokal für den Offline-Zugriff gespeichert werden.

Ja! aiDoks bietet leistungsstarke kostenlose Tools, die jeder ohne Kontoerstellung nutzen kann:

• PEPPOL E-Invoice Generator: Create unlimited compliant invoices
• Invoice Validation: Validate any XML invoice against PEPPOL rules
• XML to PDF Converter: Convert XML invoices to printable PDFs

Premium features require a free account signup:

• KI-gestützte OCR für die Extraktion von Rechnungsdaten
• Geschäftspartnerverwaltung (Lieferanten/Kunden speichern)
• Formularvorlagen für eine schnellere Rechnungserstellung

Es gibt keine monatlichen Gebühren, keine Rechnungslimits und keine Kreditkarte erforderlich.

Die Erstellung eines Kontos ist einfach und kostenlos:

1. Click "Sign Up" in the top-right corner of any page
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und erstellen Sie ein Passwort
3. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse, indem Sie auf den an Ihren Posteingang gesendeten Link klicken
4. Melden Sie sich an, um auf Premium-Funktionen zuzugreifen

Es ist keine Kreditkarte erforderlich, und Sie können Premium-Funktionen sofort nach der E-Mail-Bestätigung nutzen.

Premium-Funktionen stehen registrierten Benutzern mit einem kostenlosen Konto zur Verfügung:

• AI-Powered OCR: Upload paper invoices, PDFs, or photos and automatically extract invoice data using Azure Document Intelligence.
• Business Partner Management: Save and manage supplier and customer information in the "Customers" and "Suppliers" sections. Use the Business Partner Selector to auto-fill invoice forms.
• Form Templates: Save invoice configurations with field visibility, default values, and custom layouts. Set a default template to speed up recurring invoices.

Yes. You can delete your account at any time from the "Account and Security" section in the account settings menu (accessible from the top navigation bar).

Das Löschen Ihres Kontos entfernt dauerhaft:

• Ihre gespeicherten Geschäftspartner (Lieferanten und Kunden)
• Ihre Formularvorlagen

Important: Make sure to download any invoices or data you want to keep before deleting your account. This action cannot be undone.

Wenn Ihre Rechnung die Validierung nicht besteht, befolgen Sie diese Schritte:

1. Read the error messages: The validator provides specific error codes and descriptions explaining what's wrong.
2. Check mandatory fields: Ensure all required fields are filled in, including supplier VAT number, customer name, invoice date, and due date.
3. Verify calculations: Make sure quantities, prices, and VAT rates are correct. Line amounts should equal quantity × price.
4. Review date logic: Invoice date must be ≤ due date, and dates must be in the correct format (YYYY-MM-DD).
5. Check codes: Ensure currency codes (EUR, USD, etc.), unit codes (EA, KGM, etc.), and tax category codes (S, E, Z, etc.) are valid.

If you're still having issues after fixing reported errors, consult our First Invoice guide or contact support.

Die KI-OCR ist hochpräzise, aber nicht perfekt. Überprüfen Sie immer die extrahierten Daten, bevor Sie die endgültige Rechnung erstellen:

• Check all fields: Review supplier info, customer info, dates, amounts, and invoice lines
• Correct errors: Edit any incorrect fields directly in the form
• Add missing data: Fill in any fields the AI couldn't extract

Tips for better OCR accuracy:

• Verwenden Sie klare, hochauflösende Scans oder Fotos
• Achten Sie darauf, dass das Dokument gut beleuchtet und scharf ist
• Laden Sie strukturierte Rechnungen anstelle von handgeschriebenen Dokumenten hoch
• Versuchen Sie, QR-Codes zu scannen, falls die Rechnung einen enthält

Standardmäßig zeigt aiDoks nur obligatorische PEPPOL-Felder an, um die Oberfläche einfach zu halten. Um auf optionale Felder zuzugreifen:

1. Click the "Customize" button at the top-right of the invoice form
2. Durchsuchen Sie die Abschnitte (Dokument, Lieferant, Kunde, Zahlung usw.)
3. Click "Add Elements" next to the section containing your desired field
4. Wählen Sie das Feld aus der Liste aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“

Häufige optionale Felder umfassen:

• Zahlungsbedingungen und -anweisungen
• Vertragsreferenz und Projektcode
• Käuferreferenz und Bestellreferenz
• Zusätzliche Parteikennungen
• Bankkontodaten

Beim Hinzufügen von Rechnungspositionen müssen Sie einen Einheitencode angeben (z. B. EA für „Stück“, KGM für Kilogramm):

1. In the invoice lines table, click on the "Unit Code" field
2. Beginnen Sie mit der Eingabe des Einheitennamens (z. B. „Stück“, „Kilogramm“, „Stunde“)
3. Das System zeigt passende Codes mit Beschreibungen an
4. Wählen Sie den passenden Code aus dem Dropdown-Menü aus

Common unit codes:

• EA: Each (pieces, items)
• HUR: Hour (services)
• DAY: Day (rental, services)
• KGM: Kilogram (weight)
• MTR: Meter (length)
• LTR: Liter (volume)

Wenn Sie versuchen, eine sehr große Datei für KI-OCR oder XML-Upload hochzuladen:

• For images: Reduce the image size or resolution before uploading. A resolution of 1200-1800 DPI is sufficient for OCR.
• For PDFs: Try compressing the PDF or remove unnecessary pages if it's a multi-page document.
• For XML: Ensure the file is a valid UBL XML file and not corrupted.

Das Upload-Limit soll schnelle Verarbeitungszeiten gewährleisten. Wenn Sie regelmäßig größere Dateien hochladen müssen, kontaktieren Sie den Support, um Ihren Anwendungsfall zu besprechen.