Crear su primera factura
Siga esta guía paso a paso para crear su primera factura electrónica conforme con PEPPOL BIS 3.0 con aiDoks. Esta guía refleja la interfaz real y el flujo de trabajo de la aplicación.
Antes de empezar
Asegúrese de tener:
- Acceso a aiDoks (acceso gratuito o cuenta registrada)
- Los datos de su empresa (nombre, dirección, registro fiscal)
- Los datos del cliente (nombre, dirección, NIF)
- Productos/servicios que facturar con sus precios
Abra el formulario de factura PEPPOL
Vaya al formulario de factura:
- Haga clic en Generar factura electrónica en la barra lateral
- El formulario se carga mostrando «Peppol E-Invoice Form - UBL BIS 3.0»
- Inicialmente solo se ven los campos obligatorios
En la parte superior aparecen dos zonas de carga para una entrada de datos más rápida:
- Reconocimiento de facturas con IA (Premium): suba un PDF/imagen de factura para extraer los datos automáticamente
- Carga de XML (gratis): suba un XML PEPPOL existente para rellenar el formulario automáticamente
Omítalas para rellenar manualmente.
Rellenar la información del documento
Número de factura único para su empresa.
Fecha de emisión de la factura (selector de calendario).
Fecha de vencimiento del pago.
Seleccione en el menú desplegable.
Moneda para todos los importes.
Introducir la información del proveedor
En la sección Accounting Supplier Party:
Si ha iniciado sesión con proveedores guardados, utilice el menú desplegable superior para rellenar automáticamente todos los campos del proveedor.
Su razón social oficial.
Dirección completa: calle, ciudad, código postal, país.
Número fiscal/del Registro Mercantil.
Introducir la información del cliente
En la sección Accounting Customer Party, rellene los datos del cliente (misma estructura que el proveedor). Use el selector de socios comerciales si lo necesita.
Añadir líneas de factura
La sección Línea de factura muestra una tabla interactiva. Se crea una línea automáticamente. Rellene estas columnas:
Número de línea (1, 2, 3...)
Cantidad con código de unidad.
Descripción del producto/servicio.
Precio unitario sin IVA.
Clasificación fiscal: S (estándar), Z (cero), E (exento).
Tipo de IVA (se carga según el país del proveedor).
Cantidad × precio unitario (automático).
Haga clic encima de la tabla en «Añadir línea» (botón +) para añadir más artículos. Elimine líneas con el icono de papelera (mínimo 1 línea).
Revisar los cálculos automáticos
Todos los totales se calculan automáticamente en tiempo real:
Añadir campos opcionales (si es necesario)
- Haga clic en «Personalizar formulario» (icono de engranaje)
- Haga clic en «Añadir elementos» en cualquier sección
- Busque y seleccione los campos opcionales
- Haga clic en «Añadir elementos seleccionados»
- Rellene los campos recién visibles
- Nota: instrucciones de pago
- Medios de pago: datos bancarios (IBAN)
- Condiciones de pago: condiciones de pago
- Referencia del pedido: número de pedido
Generar y validar
- Opcional: haga clic en «Vista previa PDF» para una vista previa visual
- Asegúrese de que «Validar tras la generación» está marcado
- Haga clic en «Generar factura»
- El sistema genera el UBL XML y lo valida frente a PEPPOL BIS 3.0
Si la validación tiene éxito, el XML se descarga automáticamente. Envíelo al cliente por PEPPOL o por correo electrónico.
Una ventana modal muestra los problemas si se detectan errores. Corríjalos en el formulario y vuelva a generar, o «Descargar igualmente» para hacer pruebas.
Guardar como plantilla (opcional)
- Haga clic en «Guardar plantilla»
- Introduzca un nombre de plantilla
- Marque «Establecer como predeterminada» si lo desea
- Haga clic en «Guardar»
Las plantillas guardan: valores de campo, campos opcionales visibles y orden personalizado. No se guardan datos específicos de la factura como números/fechas.
Consejos y buenas prácticas
Guarde los proveedores/clientes más utilizados para rellenarlos automáticamente al instante.
Digitalice facturas en papel subiendo fotos. ¡Utilice el código QR para el móvil!
Guarde plantillas para distintos tipos de factura y garantizar la coherencia.
Mantenga la validación activada para detectar errores antes del envío.
Problemas habituales
No se puede generar, ¿qué falta?
Todos los campos marcados con un asterisco rojo (*) son obligatorios. Busque campos con borde rojo que indican errores de validación. El botón de generación está deshabilitado hasta que todos los campos obligatorios sean válidos.
¿No se muestran los tipos de IVA?
Los tipos de IVA se cargan según el país del proveedor. Rellene primero el código de país del proveedor en la dirección postal.
¿Cómo encuentro los códigos de unidad?
En el campo de cantidad de la factura, haga clic en el menú desplegable de código de unidad. Seleccione las unidades habituales o haga clic en «Buscar todas las unidades» para ver la lista UN/ECE completa (más de 1800 códigos).