De factura en PDF a factura electrónica PEPPOL, en lenguaje sencillo
Una factura PDF normal es un documento imprimible: las personas pueden leerlo, pero un ordenador no puede distinguir de forma fiable el nombre del proveedor de la dirección del comprador, ni un total de línea del total general. Una factura electrónica resuelve este problema codificando toda esa información como campos estructurados en un documento XML. El formato europeo dominante es PEPPOL BIS Billing 3.0, basado en la norma EN 16931 y serializado como UBL 2.1 XML.
Convertir un PDF en factura electrónica significa extraer cada campo de la página (identidad y NIF del proveedor, datos del cliente, número y fecha de factura, cada línea con cantidad, precio unitario y tipo de IVA, condiciones de pago, totales) y reconstruirlos como un documento UBL 2.1 XML conforme con PEPPOL BIS 3.0. aiDoks se encarga automáticamente de ambas mitades: OCR de IA para la extracción, un formulario compatible con PEPPOL para la revisión y edición, y una exportación XML para la entrega.
¿Y si el OCR omite algo?
El OCR es excelente en PDF limpios y escaneos de alta resolución, pero ningún sistema es perfecto. Tras la extracción, los datos aterrizan en un formulario PEPPOL BIS 3.0 editable: puede corregir cualquier campo, añadir o quitar líneas y ajustar categorías de IVA. El validador se ejecuta mientras escribe y señala los campos obligatorios que faltan y las infracciones de reglas con el ID exacto de la regla (por ejemplo, BR-CO-15 para diferencias en el total de impuestos). Cuando el formulario está limpio, haga clic en Exportar.
Formatos de salida y uso posterior
Cada factura convertida produce dos archivos. El UBL 2.1 XML es la factura electrónica legible por máquina, lista para subir a un Punto de Acceso PEPPOL, enviar por correo a la bandeja de entrada de facturas electrónicas de un comprador o importar a Xero, SAP, Odoo, Standard Books o cualquier sistema de contabilidad compatible con PEPPOL. La representación PDF sirve para archivar, imprimir y revisar manualmente: muchas empresas envían ambos archivos juntos.
Privacidad y tratamiento de datos
aiDoks no almacena sus PDF ni los datos extraídos en sus servidores después de la conversión. Todo el procesamiento se realiza por TLS y la plataforma cumple con el RGPD. Encontrará más detalles en la página de seguridad.