KSeF es la plataforma centralizada de clearance de facturas IVA de Polonia — obligatoria desde el 1 de febrero de 2026 para los grandes contribuyentes y desde el 1 de abril de 2026 para todas las demás empresas registradas con IVA (microempresas hasta enero de 2027).
KSeF estuvo disponible para uso voluntario desde enero de 2022.
Contribuyentes con facturación anual superior a 200 millones PLN deben usar KSeF para todas las facturas B2B nacionales desde el 1 de febrero de 2026.
Todas las demás empresas registradas con IVA deben usar KSeF desde el 1 de abril de 2026. Las microempresas con ventas mensuales inferiores a 10.000 PLN tienen hasta el 1 de enero de 2027; las sanciones quedan suspendidas hasta enero de 2027.
KSeF es una plataforma de clearance: cada factura se envía a la API KSeF del Ministerio de Finanzas antes de entregarse al comprador.
Las facturas KSeF usan el esquema FA(3) del Ministerio de Finanzas polaco (sustituyó a FA(2) el 1 de febrero de 2026) — un formato XML específico de Polonia.
El Ministerio de Finanzas puede imponer multas de hasta el 100% del IVA en una factura emitida fuera de KSeF.
Las empresas extranjeras registradas con IVA en Polonia están dentro del alcance de KSeF.
La generación y validación de KSeF FA(3) están en la hoja de ruta de aiDoks, pero aún no están disponibles — FA(3) es un esquema nacional fuera de la EN 16931. aiDoks ya ayuda hoy a las empresas polacas con la facturación transfronteriza: genere y valide facturas PEPPOL BIS 3.0 / EN 16931 para clientes de la UE.
KSeF (Krajowy System e-Faktur — sistema nacional de facturación electrónica) es la plataforma centralizada de validación de facturas de IVA de Polonia, gestionada por el Ministerio de Finanzas. A diferencia de PEPPOL o Factur-X, KSeF es un sistema de validación previa (pre-clearance): cada factura B2B debe enviarse a KSeF antes de considerarse legalmente emitida. KSeF asigna a cada factura un número de referencia único (número KSeF) que el comprador utiliza para la deducción del IVA.
Ya lo es. Para los grandes contribuyentes (facturación de 2024 superior a 200 millones de PLN): desde el 1 de febrero de 2026. Para todas las demás empresas registradas a efectos de IVA: desde el 1 de abril de 2026. Las microempresas con ventas mensuales inferiores a 10.000 PLN tienen hasta el 1 de enero de 2027; las sanciones quedan suspendidas hasta enero de 2027. La fecha obligatoria original (febrero de 2024) se aplazó tras detectarse problemas técnicos en el sistema KSeF.
Las facturas KSeF utilizan un esquema XML del Ministerio de Finanzas — desde el 1 de febrero de 2026, el esquema FA(3) (introducido con KSeF 2.0, en sustitución del anterior FA(2)). Es un formato específico de Polonia, no basado en PEPPOL UBL ni EN 16931. El esquema se publica en el sitio web del Ministerio de Finanzas y se actualiza periódicamente. Cada factura debe incluir el NIP del vendedor (número de IVA polaco), el NIP del comprador (si procede) y estar autenticada antes del envío.
El Ministerio de Finanzas polaco puede imponer multas de hasta el 100 % del IVA que figura en una factura emitida fuera de KSeF. Además, los compradores no pueden deducir el IVA soportado de las facturas no validadas a través de KSeF, lo que genera una fuerte presión comercial sobre los proveedores. En caso de reincidencia, se acumulan multas e intereses.
Las empresas extranjeras registradas a efectos de IVA en Polonia están dentro del ámbito de uso obligatorio de KSeF con el mismo calendario que las empresas polacas. Las empresas no registradas a efectos de IVA en Polonia (que venden bajo el mecanismo de inversión del sujeto pasivo / OSS) no están obligadas actualmente a usar KSeF. El ámbito puede ampliarse — consulte las directrices del Ministerio de Finanzas para ver las actualizaciones.
Todavía no. La generación y validación de KSeF FA(3) están en la hoja de ruta de aiDoks, pero aún no están disponibles — FA(3) es un esquema nacional fuera de la EN 16931, por lo que los validadores actuales de aiDoks no se le aplican. Lo que aiDoks ya ofrece a las empresas polacas es la facturación transfronteriza: genere y valide facturas PEPPOL BIS 3.0 / EN 16931 (UBL y CII) para clientes de la UE y convierta facturas PDF existentes con OCR de IA.
Valide archivos XML KSeF hoy.