Política de privacidad

Su privacidad es importante. Descubra cómo recopilamos, usamos y protegemos sus datos de acuerdo con el RGPD y las normas europeas de protección de datos.

Última actualización: octubre de 2026

1. Introducción

aiDoks («nosotros», «nuestro») se compromete a proteger su privacidad. Esta política de privacidad explica cómo recopilamos, usamos, divulgamos y protegemos su información cuando utiliza nuestra plataforma de facturación electrónica PEPPOL y nuestros servicios.

Tratamos los datos personales de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD) y las leyes nacionales de protección de datos que nos son aplicables.

2. Información que recopilamos

2.1 Información de la cuenta

Cuando crea y usa una cuenta, almacenamos:

  • Su dirección de correo electrónico y, si lo indica, su nombre
  • Los datos de empresa que guarde (razón social, número de registro, NIF-IVA)
  • Su plan y el estado de facturación (los datos de la tarjeta los gestiona nuestro proveedor de pagos, no nosotros)
  • Datos de acceso: una contraseña que nuestro proveedor de autenticación guarda solo en forma de hash, o la cuenta con la que inicia sesión

2.2 Datos de facturas

Tratamos los datos de las facturas que crea, entre ellos:

  • Información de clientes y proveedores
  • Descripciones de productos y servicios
  • Información de precios e impuestos
  • Metadatos de las facturas (fechas, números, estados)

2.3 Información técnica

Recopilamos automáticamente:

  • Direcciones IP e información del dispositivo
  • Tipo y versión del navegador
  • Archivos de registro e informes de errores

3. Cómo usamos su información

Usamos su información para:

  • Prestar y mantener nuestros servicios de facturación electrónica
  • Crear, validar, convertir y mostrar facturas electrónicas (aiDoks no envía facturas por usted)
  • Gestionar su cuenta y la facturación
  • Ofrecer atención al cliente
  • Mejorar nuestros servicios y desarrollar nuevas funciones
  • Garantizar la seguridad y prevenir el fraude
  • Cumplir las obligaciones legales
  • Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio

4. Base jurídica del tratamiento

Conforme al RGPD, tratamos sus datos sobre la base de:

  • Ejecución del contrato: para prestar nuestros servicios según lo acordado
  • Obligación legal: para cumplir la normativa fiscal, contable y de facturación
  • Interés legítimo: para mejorar los servicios, prevenir el fraude y garantizar la seguridad
  • Consentimiento: para comunicaciones comerciales (cuando proceda)

5. Comunicación de datos

5.1 Envío de facturas

aiDoks crea, comprueba y convierte archivos de factura electrónica; no los transmite. Usted envía la factura por su cuenta, a través de su punto de acceso Peppol, un portal de la administración o el correo electrónico, y solo entonces sus datos llegan al destinatario.

5.2 Proveedores de servicios

Compartimos datos con proveedores de servicios de confianza que nos ayudan con:

  • Alojamiento y almacenamiento en la nube
  • Procesamiento de pagos
  • Envío de correos electrónicos
  • Reconocimiento de documentos con IA, cuando convierte un PDF, un escaneo o una foto de una factura
  • Supervisión de errores, para detectar y corregir fallos

Cuando busca una empresa, los términos de búsqueda se envían a registros públicos (como el servicio VIES de la UE y los registros mercantiles nacionales) y al Peppol Directory.

La lista actual de proveedores, con sus nombres, está en nuestra página de seguridad.

5.3 Requisitos legales

Podemos divulgar información cuando lo exija la ley, una norma o un procedimiento judicial, o para proteger nuestros derechos y nuestra seguridad.

6. Almacenamiento y seguridad de los datos

Los servidores de la aplicación y la base de datos se encuentran en la Unión Europea. Cuando un proveedor trata datos personales fuera de la UE (puede ocurrir en el procesamiento de pagos), la transferencia está cubierta por las garantías que exige el RGPD, como una decisión de adecuación de la UE o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. Nuestras medidas de seguridad incluyen:

  • Conexiones cifradas (HTTPS) para todo el tráfico y una base de datos cifrada en reposo por su proveedor de alojamiento
  • Control de accesos y autenticación
  • Los archivos subidos se procesan y después se descartan; no se almacenan

7. Conservación de los datos

Conservamos sus datos durante el tiempo necesario para prestar los servicios y cumplir las obligaciones legales:

  • Datos de la cuenta: hasta que elimine su cuenta; al eliminarla, estos datos se borran de inmediato
  • Historial de facturas: si ha iniciado sesión, las facturas que genera se conservan en Mis documentos hasta que las elimine, desactive el guardado o elimine su cuenta. El plan gratuito conserva sus últimas 10. aiDoks no es un archivo: guarde sus propias copias durante el plazo que exijan sus normas contables.
  • Registros de uso, registros del servidor e informes de errores: hasta 13 meses; los registros de uso contienen un hash de la dirección IP, no la dirección en sí
  • Documentos de facturación: durante el tiempo que exija la normativa contable y fiscal

8. Sus derechos

Conforme al RGPD, tiene derecho a:

  • Acceso: solicitar copias de sus datos personales
  • Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos
  • Supresión: solicitar la eliminación de sus datos (sin perjuicio de las obligaciones legales de conservación)
  • Limitación: limitar cómo tratamos sus datos
  • Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado
  • Oposición: oponerse a determinados tratamientos
  • Retirada del consentimiento: cuando el tratamiento se base en el consentimiento

Para ejercer estos derechos, escríbanos a info@aidoks.eu

9. Cookies y seguimiento

Qué cookies usamos

Usamos los siguientes tipos de cookies:

  • Cookies esenciales: necesarias para que el sitio web funcione correctamente, como las preferencias de idioma y los tokens de autenticación. Estas cookies no requieren consentimiento porque son necesarias para el servicio.

Gestionar sus preferencias de cookies

Puede cambiar sus preferencias de cookies en cualquier momento con el botón siguiente:

También puede controlar las cookies desde la configuración de su navegador, aunque desactivar las cookies esenciales puede afectar al funcionamiento del servicio.

10. Transferencias internacionales

Los servidores de la aplicación y la base de datos se encuentran en la Unión Europea. Si un proveedor trata datos personales fuera de la UE, la transferencia se basa en una de estas garantías:

  • Cláusulas contractuales tipo de la UE
  • Decisiones de adecuación de la Comisión Europea
  • Otros mecanismos de transferencia legalmente reconocidos

11. Privacidad de los menores

Nuestros servicios no están dirigidos a menores de 18 años. No recopilamos conscientemente información personal de menores.

12. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política de privacidad periódicamente. Le informaremos de los cambios importantes por correo electrónico o a través de nuestra plataforma. Si sigue usando nuestros servicios tras los cambios, acepta la política actualizada.

13. Contacto

Para cuestiones de privacidad o para ejercer sus derechos, diríjase a:

Responsable del tratamiento
privacy@aidoks.eu

También tiene derecho a presentar una reclamación ante su autoridad local de protección de datos:

  • Estonia: Estonian Data Protection Inspectorate (www.aki.ee)
  • Latvia: Data State Inspectorate (www.dvi.gov.lv)
  • Lithuania: State Data Protection Inspectorate (www.ada.lt)