Preguntas frecuentes

aiDoks es una plataforma integral de facturación electrónica que simplifica la creación, validación y gestión de facturas electrónicas conformes con PEPPOL. La plataforma ofrece tanto herramientas públicas gratuitas como funciones premium para ayudar a empresas de cualquier tamaño a adoptar la facturación digital y cumplir con los estándares europeos de facturación electrónica.

¡No! aiDoks ofrece potentes herramientas gratuitas que cualquiera puede utilizar sin crear una cuenta:

• Generador de facturas electrónicas PEPPOL: cree facturas conformes mediante nuestra interfaz basada en formulario
• Validación de facturas: valide cualquier factura UBL XML frente a las reglas PEPPOL BIS 3.0
• Conversor XML-PDF: convierta facturas XML a formato PDF imprimible

Regístrese para obtener una cuenta gratuita y desbloquear funciones premium como OCR de IA, gestión de socios comerciales y plantillas.

¡No! aiDoks está diseñado para usuarios de todos los niveles. No necesita entender XML, estructuras UBL ni especificaciones técnicas de PEPPOL. La plataforma ofrece una interfaz de formulario sencilla en la que introduce los detalles de la factura como lo haría en una factura en papel, y aiDoks genera automáticamente el XML conforme con PEPPOL.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) es un marco estandarizado para el intercambio electrónico de documentos en Europa. Utiliza el formato XML UBL (Universal Business Language) para garantizar que las facturas puedan ser leídas por cualquier sistema compatible con PEPPOL.

Muchos países europeos exigen ahora el cumplimiento de PEPPOL para la facturación entre empresas y administraciones (B2G), y se está adoptando cada vez más también para transacciones B2B gracias a su eficiencia, la reducción de errores y los ciclos de pago más rápidos.

Crear su primera factura es sencillo:

1. Haga clic en «Generar factura electrónica» en la barra lateral
2. Rellene los campos obligatorios (información del documento, proveedor, cliente)
3. Añada líneas de factura con detalles de artículo, cantidades y precios
4. Revise los totales calculados automáticamente
5. Haga clic en «Generar factura» para crear su UBL XML
6. Active opcionalmente «Validar tras la generación» para garantizar el cumplimiento

Encontrará una guía detallada paso a paso en nuestra documentación de Crear su primera factura.

La función de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) impulsada por IA utiliza Azure Document Intelligence para extraer automáticamente los datos de las facturas a partir de los documentos subidos. Puede subir lo siguiente:

• Facturas en papel (imágenes escaneadas)
• Facturas en PDF
• Fotos de facturas (incluido el escaneo de códigos QR)

La IA extrae información clave como datos del proveedor, datos del cliente, líneas de factura, importes y fechas, y luego rellena automáticamente los campos del formulario. Puede revisar y editar los datos extraídos antes de generar la factura final.

Nota: el OCR de IA es una función premium que requiere registrarse con una cuenta gratuita.

La gestión de socios comerciales le permite guardar y administrar la información de proveedores y clientes para reutilizarla rápidamente:

• Guardar partners: tras rellenar los datos de un proveedor o cliente, guárdelos en su lista de socios comerciales
• Selección rápida: al crear nuevas facturas, utilice el selector de socios comerciales para rellenar al instante todos los campos del proveedor o del cliente
• Gestionar partners: acceda a las páginas «Clientes» y «Proveedores» en la barra lateral para ver, editar o eliminar partners guardados

Esta función ahorra mucho tiempo al crear facturas para clientes recurrentes o del mismo proveedor.

Nota: la gestión de socios comerciales es una función premium que requiere registrarse con una cuenta gratuita.

Las plantillas de formulario le permiten guardar configuraciones de factura para acelerar la creación de facturas futuras. Las plantillas guardan:

• Valores de campo: datos preconfigurados como información del proveedor, moneda o condiciones de pago
• Visibilidad de campos: qué campos opcionales están visibles u ocultos
• Orden de los campos: disposición personalizada de los campos del formulario

Después de crear la factura, haga clic debajo del formulario en «Guardar como plantilla». Puede marcar «Establecer como predeterminada» para que esta plantilla se cargue automáticamente al crear nuevas facturas.

Nota: las plantillas son una función premium que requiere registrarse con una cuenta gratuita.

El modo de personalización le permite controlar qué campos se muestran en el formulario de factura. De forma predeterminada, solo se muestran los campos obligatorios de PEPPOL para mantener la interfaz sencilla.

Para acceder a los campos opcionales:

1. Haga clic en el botón «Personalizar» en la esquina superior derecha del formulario
2. Explore los campos opcionales disponibles, organizados por secciones
3. Haga clic en «Añadir elementos» junto a cualquier sección para añadir campos opcionales
4. Seleccione los campos que necesita y aparecerán en su formulario

Los campos opcionales habituales incluyen condiciones de pago, referencias de contrato, referencias del comprador, códigos de proyecto e identificadores adicionales de las partes.

aiDoks calcula automáticamente todos los importes de la factura en tiempo real mientras rellena el formulario:

• Importe de línea: cantidad × precio unitario (por línea de factura)
• Importe de IVA de la línea: importe de línea × tipo de IVA
• Subtotales de impuestos: suma de todas las líneas, agrupadas por categoría y tipo de IVA
• Total de impuestos: suma de todos los importes de impuestos
• Total sin impuestos: suma de todos los importes de línea
• Total con impuestos: total sin impuestos + total de impuestos
• Importe a pagar: importe final a pagar (incluidos descuentos o cargos)

No tiene que calcular nada manualmente: solo tiene que introducir cantidades, precios y tipos de IVA, y aiDoks se encarga de todos los cálculos automáticamente según las reglas PEPPOL BIS 3.0.

¡Sí! La sección de líneas de factura muestra una tabla interactiva en la que puede:

• Editar líneas: haga clic en cualquier celda para editar los valores directamente en la tabla
• Añadir líneas: haga clic en el botón «Añadir línea» para crear más líneas de factura
• Eliminar líneas: haga clic en el icono de eliminar para quitar las líneas no deseadas
• Reordenar líneas: el ID de la línea determina el orden en la factura generada

Cada línea requiere: ID de línea, cantidad, nombre del artículo, precio unitario, categoría de IVA y tipo de IVA. El importe neto de la línea se calcula automáticamente.

aiDoks admite varios formatos de exportación:

• UBL 2.1 XML: formato conforme con PEPPOL para la transmisión electrónica y el cumplimiento
• PDF: formato legible por humanos para imprimir, archivar o adjuntar a correos

Al generar una factura, puede descargar ambos formatos. El archivo XML se utiliza para la transmisión a través de la red PEPPOL, mientras que el PDF ofrece una representación visual de la factura.

aiDoks ofrece dos formas de validar facturas:

La herramienta de validación comprueba los campos obligatorios, los formatos de datos correctos, la precisión de los cálculos y el cumplimiento de las reglas de negocio PEPPOL BIS 3.0.

Sí. Todas las facturas creadas a través de aiDoks son facturas electrónicas legalmente válidas que cumplen los siguientes requisitos:

• Directiva UE 2014/55/UE: estándar europeo sobre facturación electrónica
• PEPPOL BIS Billing 3.0: PEPPOL Business Interoperability Specification
• UBL 2.1: estándar Universal Business Language

Las facturas conformes con PEPPOL están reconocidas como legalmente válidas en todos los Estados miembros de la UE y en muchos otros países.

Sí. aiDoks calcula automáticamente el IVA en función de la categoría de impuesto y el tipo de IVA que usted indica para cada línea de factura. El sistema admite:

• Tipos de IVA estándar: el tipo de IVA habitual en su país
• Tipos reducidos: tipos más bajos para determinados bienes/servicios
• Transacciones a tipo cero: IVA del 0 %, pero sujetas
• Ventas exentas: no sujetas a IVA
• Inversión del sujeto pasivo: la obligación del IVA pasa al comprador
• Entrega intracomunitaria: transacciones transfronterizas dentro de la UE

Todos los cálculos de impuestos siguen las reglas PEPPOL BIS 3.0 y se validan durante la creación de la factura.

aiDoks valida las facturas frente a las reglas de negocio PEPPOL BIS 3.0, incluidas:

• Campos obligatorios: garantiza la presencia de todos los campos requeridos
• Formatos de datos: valida fechas, números, identificadores y códigos
• Reglas de negocio: comprueba relaciones lógicas (p. ej., fecha de factura ≤ fecha de vencimiento)
• Cálculos: garantiza que todos los importes estén calculados correctamente
• Reglas fiscales: valida las categorías de IVA, los tipos y los cálculos
• Listas de códigos: garantiza la validez de los códigos (moneda, unidad, categoría fiscal)

El validador notifica errores (que deben corregirse), advertencias (que conviene revisar) y mensajes informativos.

¡Sí! aiDoks ofrece una función de carga de XML en el generador de facturas:

1. Abra «Generar factura electrónica» en la barra lateral
2. Busque en la parte superior la zona «Subir XML existente»
3. Arrastre y suelte o seleccione su archivo UBL XML
4. aiDoks analiza el XML y rellena todos los campos del formulario
5. Edite los campos que necesite
6. Genere una nueva factura con sus cambios

Esto es útil para corregir errores en facturas existentes, crear notas de crédito a partir de facturas originales o convertir XML a formato PDF.

Ambos formatos cumplen funciones distintas:

Muchas empresas envían ambos formatos: XML para el procesamiento por el sistema y PDF como referencia para las personas.

aiDoks es una aplicación web moderna que funciona mejor en:

• Google Chrome (recomendado, última versión)
• Mozilla Firefox (última versión)
• Microsoft Edge (última versión)
• Safari (última versión, macOS/iOS)

Recomendamos utilizar la última versión de su navegador preferido para obtener la mejor experiencia. La aplicación también está optimizada para móviles y funciona en tabletas y smartphones.

Por completo. aiDoks aplica medidas de seguridad estándar del sector:

• Cifrado HTTPS/TLS: todos los datos entre su navegador y nuestros servidores están cifrados
• Autenticación segura: las cuentas de usuario están protegidas por el sistema de autenticación de Supabase
• Privacidad de datos: cumplimos el RGPD y las normativas de protección de datos
• Sin compartir datos: los datos de sus facturas nunca se comparten con terceros

Al utilizar las herramientas gratuitas sin cuenta, no se recopilan ni almacenan datos personales en nuestros servidores.

No, aiDoks es una aplicación basada en web que requiere conexión a Internet. Esto garantiza que:

• Disponga siempre de las últimas funciones y reglas de validación
• Sus datos estén respaldados de forma segura en nuestros servidores
• Pueda acceder a sus facturas desde cualquier dispositivo
• Los servicios de OCR de IA y validación funcionen correctamente

No obstante, las facturas generadas pueden descargarse como archivos XML o PDF y guardarse localmente para acceder a ellas sin conexión.

¡Sí! aiDoks ofrece potentes herramientas gratuitas que cualquiera puede utilizar sin crear una cuenta:

• Generador de facturas electrónicas PEPPOL: cree facturas conformes ilimitadas
• Validación de facturas: valide cualquier factura XML frente a las reglas PEPPOL
• Conversor XML-PDF: convierta facturas XML a PDF imprimible

Las funciones premium requieren registrarse con una cuenta gratuita:

• OCR impulsado por IA para la extracción de datos de facturas
• Gestión de socios comerciales (guardar proveedores/clientes)
• Plantillas de formulario para crear facturas más rápido

No hay cuotas mensuales, no hay límite de facturas y no se requiere tarjeta de crédito.

Crear una cuenta es fácil y gratuito:

1. Haga clic en «Registrarse» en la esquina superior derecha de cualquier página
2. Introduzca su dirección de correo electrónico y cree una contraseña
3. Confirme su dirección de correo electrónico haciendo clic en el enlace enviado a su bandeja de entrada
4. Inicie sesión para acceder a las funciones premium

No se requiere tarjeta de crédito y podrá utilizar las funciones premium inmediatamente después de confirmar el correo electrónico.

Las funciones premium están disponibles para los usuarios registrados con una cuenta gratuita:

• OCR impulsado por IA: suba facturas en papel, PDF o fotos y extraiga los datos automáticamente con Azure Document Intelligence.
• Gestión de socios comerciales: almacene y administre la información de proveedores y clientes en las secciones «Clientes» y «Proveedores». Use el selector de socios para rellenar formularios automáticamente.
• Plantillas de formulario: guarde configuraciones de factura con visibilidad de campos, valores predeterminados y diseños personalizados. Establezca una plantilla predeterminada para acelerar las facturas recurrentes.

Sí. Puede eliminar su cuenta en cualquier momento desde la sección «Cuenta y seguridad» del menú de ajustes de cuenta (accesible desde la barra de navegación superior).

Eliminar su cuenta eliminará permanentemente:

• Sus socios comerciales guardados (proveedores y clientes)
• Sus plantillas de formulario

Importante: asegúrese de descargar todas las facturas o datos que quiera conservar antes de eliminar su cuenta. Esta acción no se puede deshacer.

Si su factura no supera la validación, siga estos pasos:

1. Lea los mensajes de error: el validador proporciona códigos y descripciones de error concretos que explican qué está mal.
2. Compruebe los campos obligatorios: asegúrese de que todos los campos requeridos están rellenos, incluidos el NIF del proveedor, el nombre del cliente, la fecha de factura y la fecha de vencimiento.
3. Compruebe los cálculos: asegúrese de que las cantidades, los precios y los tipos de IVA son correctos. Los importes de línea deben ser iguales a cantidad × precio.
4. Revise la lógica de fechas: la fecha de factura debe ser ≤ fecha de vencimiento, y las fechas deben estar en el formato correcto (AAAA-MM-DD).
5. Compruebe los códigos: asegúrese de que los códigos de moneda (EUR, USD, etc.), los códigos de unidad (EA, KGM, etc.) y los códigos de categoría fiscal (S, E, Z, etc.) son válidos.

Si sigue teniendo problemas tras corregir los errores notificados, consulte nuestra guía de primera factura o póngase en contacto con el soporte.

El OCR de IA es muy preciso, pero no perfecto. Revise siempre los datos extraídos antes de generar la factura final:

• Compruebe todos los campos: revise la información del proveedor, del cliente, fechas, importes y líneas de factura
• Corrija los errores: edite los campos incorrectos directamente en el formulario
• Añada los datos que faltan: rellene los campos que la IA no haya podido extraer

Consejos para una mejor precisión de OCR:

• Utilice escaneos o fotos claros y de alta resolución
• Asegúrese de que el documento esté bien iluminado y enfocado
• Suba facturas estructuradas en lugar de documentos manuscritos
• Pruebe a escanear códigos QR si la factura los incluye

De forma predeterminada, aiDoks solo muestra los campos obligatorios de PEPPOL para mantener la interfaz sencilla. Para acceder a los campos opcionales:

1. Haga clic en el botón «Personalizar» en la esquina superior derecha del formulario
2. Explore las secciones (documento, proveedor, cliente, pago, etc.)
3. Haga clic en «Añadir elementos» junto a la sección que contiene el campo deseado
4. Seleccione el campo en la lista y haga clic en «Añadir»

Los campos opcionales habituales incluyen:

• Condiciones e instrucciones de pago
• Referencia de contrato y código de proyecto
• Referencia del comprador y referencia del pedido
• Identificadores adicionales de las partes
• Datos de cuenta bancaria

Al añadir líneas de factura, debe indicar un código de unidad (por ejemplo, EA para «unidad», KGM para kilogramo):

1. En la tabla de líneas de factura, haga clic en el campo «Código de unidad»
2. Empiece a escribir el nombre de la unidad (por ejemplo, «unidad», «kilogramo», «hora»)
3. El sistema muestra los códigos coincidentes con descripciones
4. Seleccione el código adecuado en el menú desplegable

Códigos de unidad habituales:

• EA: unidad (piezas, artículos)
• HUR: hora (servicios)
• DAY: día (alquileres, servicios)
• KGM: kilogramo (peso)
• MTR: metro (longitud)
• LTR: litro (volumen)

Si intenta subir un archivo muy grande para OCR de IA o carga de XML:

• Para imágenes: reduzca el tamaño o la resolución de la imagen antes de subirla. Una resolución de 1200-1800 DPI es suficiente para OCR.
• Para PDF: intente comprimir el PDF o eliminar páginas innecesarias si es un documento de varias páginas.
• Para XML: asegúrese de que el archivo es un UBL XML válido y no está corrupto.

El límite de subida está pensado para garantizar tiempos de procesamiento rápidos. Si necesita subir habitualmente archivos más grandes, póngase en contacto con el soporte para analizar su caso.