KSeF on Poola tsentraliseeritud käibemaksuarvete clearance platvorm — kohustuslik alates 1. veebruarist 2026 suurtele maksumaksjatele ja alates 1. aprillist 2026 kõigile ülejäänud käibemaksuga registreeritud ettevõtetele (mikroettevõtjatele jaanuariks 2027).
KSeF oli vabatahtlikuks kasutamiseks saadaval alates jaanuarist 2022. Kohustuslik kuupäev oli algselt veebruar 2024, kuid lükati edasi.
Maksumaksjad aastakäibega üle 200 miljoni PLN peavad kasutama KSeF-i kõikide siseriiklike B2B arvete jaoks alates 1. veebruarist 2026.
Kõik ülejäänud käibemaksuga registreeritud ettevõtted peavad kasutama KSeF-i alates 1. aprillist 2026. Mikroettevõtjatel, kelle kuukäive on alla 10 000 PLN, on aega 1. jaanuarini 2027; trahve ei rakendata kuni 2027. aasta jaanuarini.
KSeF on clearance platvorm: iga arve saadetakse Rahandusministeeriumi KSeF API-le enne ostjale tarnimist.
KSeF arved kasutavad Poola Rahandusministeeriumi FA(3) skeemi (see asendas FA(2) 1. veebruaril 2026).
Rahandusministeerium võib määrata trahve kuni 100% käibemaksust, mis on näidatud KSeF-väliselt väljastatud arvel.
Välismaised ettevõtted, kes on Poolas käibemaksuga registreeritud, kuuluvad KSeF kohaldamisalasse.
KSeF FA(3) genereerimine ja valideerimine on aiDoks teekaardil, kuid pole veel saadaval — FA(3) on riiklik skeem väljaspool EN 16931. Juba täna aitab aiDoks Poola ettevõtteid piiriülese arveldusega: genereeri ja valideeri PEPPOL BIS 3.0 / EN 16931 arveid EL-i klientidele.
KSeF (Krajowy System e-Faktur — riiklik e-arve süsteem) on Poola tsentraliseeritud käibemaksuarvete kliiringuplatvorm, mida haldab rahandusministeerium. Erinevalt PEPPOL-ist või Factur-X-ist on KSeF eelkontrolli (pre-clearance) süsteem: iga B2B arve tuleb esitada KSeF-i, enne kui seda peetakse juriidiliselt väljastatuks. KSeF määrab igale arvele unikaalse viitenumbri (KSeF-numbri), mida ostja kasutab käibemaksu mahaarvamiseks.
See on juba kohustuslik. Suurtele maksumaksjatele (2024. aasta käive üle 200 miljoni PLN): alates 1. veebruarist 2026. Kõigile teistele käibemaksukohustuslastele: alates 1. aprillist 2026. Mikroettevõtjatel, kelle kuukäive on alla 10 000 PLN, on aega 1. jaanuarini 2027; trahve ei rakendata kuni 2027. aasta jaanuarini. Algne kohustuslik kuupäev (veebruar 2024) lükati edasi pärast seda, kui KSeF-süsteemis tuvastati tehnilised probleemid.
KSeF-arved kasutavad rahandusministeeriumi XML-skeemi — alates 1. veebruarist 2026 FA(3) skeemi (kasutusele võetud KSeF 2.0-ga, asendades varasema FA(2)). See on Poola-spetsiifiline vorming, mis ei põhine PEPPOL UBL-il ega EN 16931-l. Skeem avaldatakse rahandusministeeriumi veebisaidil ja seda uuendatakse perioodiliselt. Iga arve peab sisaldama müüja NIP-i (Poola käibemaksunumber), ostja NIP-i (kui kohaldatav) ja olema enne esitamist autenditud.
Poola rahandusministeerium võib määrata trahve kuni 100 % ulatuses käibemaksust, mis on näidatud väljaspool KSeF-i väljastatud arvel. Lisaks ei saa ostjad maha arvata sisendkäibemaksu arvetelt, mida ei ole KSeF-i kaudu kliiritud, tekitades tarnijatele tugevat ärilist survet. Korduvate rikkumiste korral kuhjuvad trahvid ja intressid.
Poola käibemaksukohustuslasena registreeritud välismaised ettevõtted kuuluvad KSeF-i kohustusliku kasutamise alla samal ajakaval kui Poola ettevõtted. Ettevõtted, kes ei ole Poolas käibemaksukohustuslased (müüvad pöördmaksustamise / OSS-mehhanismi alusel), ei pea praegu KSeF-i kasutama. Kohaldamisala võidakse laiendada — kontrollige rahandusministeeriumi juhiseid uuenduste osas.
Veel mitte. KSeF FA(3) genereerimine ja valideerimine on aiDoksi teekaardil, kuid pole veel saadaval — FA(3) on riiklik skeem väljaspool EN 16931, seega praegused aiDoksi validaatorid sellele ei kehti. Juba täna aitab aiDoks Poola ettevõtteid piiriülese arveldusega: genereeri ja valideeri PEPPOL BIS 3.0 / EN 16931 arveid (UBL ja CII) EL-i klientidele ning konverdi olemasolevaid PDF-arveid AI OCR-iga.
Valideeri KSeF XML faile juba täna.