KSeF on Poola tsentraliseeritud käibemaksuarvete clearance platvorm — kohustuslik alates 1. veebruarist 2026 suurtele maksumaksjatele ja alates 1. aprillist 2026 kõigile ülejäänud käibemaksuga registreeritud ettevõtetele (mikroettevõtjatele jaanuariks 2027).
| Tähtajad | 1. veebruar 2026 suurtele maksumaksjatele; 1. aprill 2026 kõigile teistele käibemaksukohustuslastele; mikroettevõtjatele 2027. aasta jaanuariks. |
|---|---|
| Kellele kehtib | Kõik Poola käibemaksukohustuslasest ettevõtted. |
| Nõutav vorming | Struktureeritud arve FA(3) rahandusministeeriumi XSD vastu, mis asendas FA(2). |
| Võrk või portaal | KSeF-i keskne kliiring — iga arve saab KSeF-i numbri enne ostjani jõudmist. |
KSeF oli vabatahtlikuks kasutamiseks saadaval alates jaanuarist 2022. Kohustuslik kuupäev oli algselt veebruar 2024, kuid lükati edasi.
Maksumaksjad aastakäibega üle 200 miljoni PLN peavad kasutama KSeF-i kõikide siseriiklike B2B arvete jaoks alates 1. veebruarist 2026.
Kõik ülejäänud käibemaksuga registreeritud ettevõtted peavad kasutama KSeF-i alates 1. aprillist 2026. Mikroettevõtjatel, kelle kuukäive on alla 10 000 PLN, on aega 1. jaanuarini 2027; trahve ei rakendata kuni 2027. aasta jaanuarini.
KSeF on clearance platvorm: iga arve saadetakse Rahandusministeeriumi KSeF API-le enne ostjale tarnimist.
KSeF arved kasutavad Poola Rahandusministeeriumi FA(3) skeemi (see asendas FA(2) 1. veebruaril 2026).
Rahandusministeerium võib määrata trahve kuni 100% käibemaksust, mis on näidatud KSeF-väliselt väljastatud arvel.
Välismaised ettevõtted, kes on Poolas käibemaksuga registreeritud, kuuluvad KSeF kohaldamisalasse.
KSeF FA(3) genereerimine ja valideerimine on aiDoks teekaardil, kuid pole veel saadaval — FA(3) on riiklik skeem väljaspool EN 16931. Juba täna aitab aiDoks Poola ettevõtteid piiriülese arveldusega: genereeri ja valideeri PEPPOL BIS 3.0 / EN 16931 arveid EL-i klientidele.
KSeF (Krajowy System e-Faktur — riiklik e-arve süsteem) on Poola tsentraliseeritud käibemaksuarvete kliiringuplatvorm, mida haldab rahandusministeerium. Erinevalt PEPPOL-ist või Factur-X-ist on KSeF eelkontrolli (pre-clearance) süsteem: iga B2B arve tuleb esitada KSeF-i, enne kui seda peetakse juriidiliselt väljastatuks. KSeF määrab igale arvele unikaalse viitenumbri (KSeF-numbri), mida ostja kasutab käibemaksu mahaarvamiseks.
See on juba kohustuslik. Suurtele maksumaksjatele (2024. aasta käive üle 200 miljoni PLN): alates 1. veebruarist 2026. Kõigile teistele käibemaksukohustuslastele: alates 1. aprillist 2026. Mikroettevõtjatel, kelle kuukäive on alla 10 000 PLN, on aega 1. jaanuarini 2027; trahve ei rakendata kuni 2027. aasta jaanuarini. Algne kohustuslik kuupäev (veebruar 2024) lükati edasi pärast seda, kui KSeF-süsteemis tuvastati tehnilised probleemid.
KSeF-arved kasutavad rahandusministeeriumi XML-skeemi — alates 1. veebruarist 2026 FA(3) skeemi (kasutusele võetud KSeF 2.0-ga, asendades varasema FA(2)). See on Poola-spetsiifiline vorming, mis ei põhine PEPPOL UBL-il ega EN 16931-l. Skeem avaldatakse rahandusministeeriumi veebisaidil ja seda uuendatakse perioodiliselt. Iga arve peab sisaldama müüja NIP-i (Poola käibemaksunumber), ostja NIP-i (kui kohaldatav) ja olema enne esitamist autenditud.
Poola rahandusministeerium võib määrata trahve kuni 100 % ulatuses käibemaksust, mis on näidatud väljaspool KSeF-i väljastatud arvel. Lisaks ei saa ostjad maha arvata sisendkäibemaksu arvetelt, mida ei ole KSeF-i kaudu kliiritud, tekitades tarnijatele tugevat ärilist survet. Korduvate rikkumiste korral kuhjuvad trahvid ja intressid.
Poola käibemaksukohustuslasena registreeritud välismaised ettevõtted kuuluvad KSeF-i kohustusliku kasutamise alla samal ajakaval kui Poola ettevõtted. Ettevõtted, kes ei ole Poolas käibemaksukohustuslased (müüvad pöördmaksustamise / OSS-mehhanismi alusel), ei pea praegu KSeF-i kasutama. Kohaldamisala võidakse laiendada — kontrollige rahandusministeeriumi juhiseid uuenduste osas.
Veel mitte. KSeF FA(3) genereerimine ja valideerimine on aiDoksi teekaardil, kuid pole veel saadaval — FA(3) on riiklik skeem väljaspool EN 16931, seega praegused aiDoksi validaatorid sellele ei kehti. Juba täna aitab aiDoks Poola ettevõtteid piiriülese arveldusega: genereeri ja valideeri PEPPOL BIS 3.0 / EN 16931 arveid (UBL ja CII) EL-i klientidele ning konverdi olemasolevaid PDF-arveid AI OCR-iga.
Valideeri KSeF XML faile juba täna.