KSeF on Poola tsentraliseeritud käibemaksuarvete clearance platvorm — kohustuslik alates 1. veebruarist 2026 suurtele maksumaksjatele ja alates 1. aprillist 2026 kõigile ülejäänud käibemaksuga registreeritud ettevõtetele (mikroettevõtjatele jaanuariks 2027).
| Tähtajad | 1. veebruar 2026 suurtele maksumaksjatele; 1. aprill 2026 kõigile teistele käibemaksukohustuslastele; mikroettevõtjatele 2027. aasta jaanuariks. |
|---|---|
| Kellele kehtib | Kõik Poola käibemaksukohustuslasest ettevõtted. |
| Nõutav vorming | Struktureeritud arve FA(3) rahandusministeeriumi XSD vastu, mis asendas FA(2). |
| Võrk või portaal | KSeF-i keskne kliiring — iga arve saab KSeF-i numbri enne ostjani jõudmist. |
KSeF oli vabatahtlikuks kasutamiseks saadaval alates 2022. aasta jaanuarist. Varajastele kasutajatele pakuti kiiremat käibemaksu tagastamist (40 päeva 60 asemel). Kohustuslik kuupäev oli algselt 2024. aasta veebruar, kuid lükati edasi pärast seda, kui platvormis leiti tehnilisi probleeme.
Maksumaksjad aastakäibega üle 200 miljoni PLN peavad kasutama KSeF-i kõikide siseriiklike B2B arvete jaoks alates 1. veebruarist 2026.
Kõik ülejäänud käibemaksuga registreeritud ettevõtted peavad kasutama KSeF-i alates 1. aprillist 2026. Mikroettevõtjatel, kelle kuukäive on alla 10 000 PLN, on aega 1. jaanuarini 2027; trahve ei rakendata kuni 2027. aasta jaanuarini.
KSeF on clearance platvorm: iga arve saadetakse Rahandusministeeriumi KSeF API-le enne ostjale tarnimist.
KSeF arved kasutavad Poola Rahandusministeeriumi FA(3) skeemi (see asendas FA(2) 1. veebruaril 2026).
Rahandusministeerium võib määrata trahve kuni 100% käibemaksust, mis on näidatud KSeF-väliselt väljastatud arvel.
Välismaised ettevõtted, kes on Poolas käibemaksuga registreeritud, kuuluvad KSeF kohaldamisalasse.
aiDoks valideerib KSeF FA(3) XML-i tasuta KSeF FA(3) validaatoriga, ametliku rahandusministeeriumi skeemi järgi. FA(3) genereerimine ja otse KSeF-i esitamine ei ole saadaval — FA(3) on riiklik skeem väljaspool EN 16931. Piiriülese arvelduse puhul katab aiDoks ülejäänu: genereeri ja valideeri PEPPOL BIS 3.0 / EN 16931 arveid (UBL ja CII) EL-i klientidele ning konverdi olemasolevaid PDF-e AI OCR-iga.
KSeF (Krajowy System e-Faktur — riiklik e-arve süsteem) on Poola tsentraliseeritud käibemaksuarvete kliiringuplatvorm, mida haldab rahandusministeerium. Erinevalt PEPPOL-ist või Factur-X-ist on KSeF eelkontrolli (pre-clearance) süsteem: iga B2B arve tuleb esitada KSeF-i, enne kui seda peetakse juriidiliselt väljastatuks. KSeF määrab igale arvele unikaalse viitenumbri (KSeF-numbri), mida ostja kasutab käibemaksu mahaarvamiseks.
See on juba kohustuslik. Suurtele maksumaksjatele (2024. aasta käive üle 200 miljoni PLN): alates 1. veebruarist 2026. Kõigile teistele käibemaksukohustuslastele: alates 1. aprillist 2026. Mikroettevõtjatel, kelle kuukäive on alla 10 000 PLN, on aega 1. jaanuarini 2027; trahve ei rakendata kuni 2027. aasta jaanuarini. Algne kohustuslik kuupäev (veebruar 2024) lükati edasi pärast seda, kui KSeF-süsteemis tuvastati tehnilised probleemid.
KSeF-arved kasutavad rahandusministeeriumi XML-skeemi — alates 1. veebruarist 2026 FA(3) skeemi (kasutusele võetud KSeF 2.0-ga, asendades varasema FA(2)). See on Poola-spetsiifiline vorming, mis ei põhine PEPPOL UBL-il ega EN 16931-l. Skeem avaldatakse rahandusministeeriumi veebisaidil ja seda uuendatakse perioodiliselt. Iga arve peab sisaldama müüja NIP-i (Poola käibemaksunumber), ostja NIP-i (kui kohaldatav) ja olema enne esitamist autenditud.
Poola rahandusministeerium võib määrata trahve kuni 100 % ulatuses käibemaksust, mis on näidatud väljaspool KSeF-i väljastatud arvel. Lisaks ei saa ostjad maha arvata sisendkäibemaksu arvetelt, mida ei ole KSeF-i kaudu kliiritud, tekitades tarnijatele tugevat ärilist survet. Korduvate rikkumiste korral kuhjuvad trahvid ja intressid.
Poola käibemaksukohustuslasena registreeritud välismaised ettevõtted kuuluvad KSeF-i kohustusliku kasutamise alla samal ajakaval kui Poola ettevõtted. Ettevõtted, kes ei ole Poolas käibemaksukohustuslased (müüvad pöördmaksustamise / OSS-mehhanismi alusel), ei pea praegu KSeF-i kasutama. Kohaldamisala võidakse laiendada — kontrollige rahandusministeeriumi juhiseid uuenduste osas.
Osaliselt. aiDoks valideerib KSeF FA(3) XML-i tasuta KSeF FA(3) validaatoriga, ametliku rahandusministeeriumi skeemi järgi. FA(3) genereerimine ja otse KSeF-i esitamine ei ole saadaval — FA(3) on riiklik skeem väljaspool EN 16931. Piiriülese arvelduse jaoks genereerib ja valideerib aiDoks PEPPOL BIS 3.0 / EN 16931 arveid (UBL ja CII) EL-i klientidele ning konverdib olemasolevaid PDF-arveid AI OCR-iga.
KSeF on kohustuslik alates 2026. aasta veebruarist. Valideeri FA(3) XML-faile tasuta — ilma registreerimiseta.