PDF arvest PEPPOL e-arveks lihtsas keeles
Tavaline PDF arve on prinditav dokument — inimesed saavad seda lugeda, kuid arvuti ei saa usaldusväärselt eristada tarnija nime ostja aadressist või ridade summasid kogusummast. E-arve (elektrooniline arve) lahendab selle, kodeerides kogu sama teabe struktureeritud väljadena XML-dokumendis. Domineeriv Euroopa formaat on PEPPOL BIS Billing 3.0, mis põhineb EN 16931 normil ja seerialiseeritud UBL 2.1 XML-ina.
PDF-i e-arveks teisendamine tähendab kõigi lehel olevate väljade ekstraheerimist — tarnija identiteet ja KMK number, ostja andmed, arve number ja kuupäevad, iga rea kogus, ühikuhind ja käibemaksumäär, maksetingimused, kogusummad — ja selle taastamist UBL 2.1 XML dokumendina, mis vastab PEPPOL BIS 3.0-le. aiDoks haldab mõlemat poolt automaatselt: AI OCR ekstraheerimiseks, PEPPOL-teadlik vorm vaatamiseks ja muutmiseks ning XML eksport tarnimiseks.
Mis siis, kui OCR jätab midagi vahele?
OCR on suurepärane puhastel PDF-idel ja kõrge resolutsiooniga skaneeringutel, kuid ükski süsteem pole täiuslik. Pärast ekstraheerimist satuvad andmed muudetavasse PEPPOL BIS 3.0 vormi — saate parandada ükskõik millist välja, lisada või eemaldada arve ridu ja kohandada käibemaksu kategooriaid. Valideerija töötab kirjutamise ajal, märgistades puuduvaid kohustuslikke välju ja reegli rikkumisi täpse reegli ID-ga (näiteks BR-CO-15 maksu kogusumma mittevastavuse korral). Kui vorm on puhas, klõpsake eksportimiseks.
Väljundformaadid ja edasine kasutamine
Iga teisendatud arve toodab kahte faili. UBL 2.1 XML on masinloetav e-arve, mis on valmis üles laadima PEPPOL Access Pointi, saatma e-postiga ostja e-arvelduse postkasti või importima Xero-sse, SAP-i, Odoo-sse, Standard Booksi või muusse PEPPOL-võimelisse raamatupidamissüsteemi. PDF-versioon on arhiivimiseks, printimiseks ja inimkontrolliks — paljud ettevõtted saadavad mõlemad kõrvuti.
Privaatsus ja andmekäsitlus
aiDoks ei säilita teie PDF-e ega ekstraheeritud andmeid pärast teisendamist oma serverites. Kogu töötlus toimub TLS-i kaudu ja platvorm on GDPR-vastav. Üksikasjad leiate turvalisuse lehelt.