Korduma kippuvad küsimused

aiDoks on terviklik e-arvelduse platvorm, mis lihtsustab PEPPOL-vastavate elektrooniliste arvete loomist, valideerimist ja haldamist. Platvorm pakub nii tasuta avalikke tööriistu kui ka premium funktsioone, et aidata igas suuruses ettevõtteid digitaalse arvelduse omaksvõtul ja Euroopa e-arvelduse standarditele vastavusel.

Ei! aiDoks pakub võimsaid tasuta tööriistu, mida igaüks saab kasutada ilma kontot loomata:

• PEPPOL e-arvete generaator: Looge nõuetele vastavaid arveid meie vormipõhise liidese abil
• Arve valideerimine: valideerige arve selle enda standardi järgi – formaat tuvastatakse automaatselt
• E-arvete vaatur: kuvage XML- või Factur-X-arve loetava PDF-ina
• Formaadimuundur: teisendage arve toetatud e-arve formaatide vahel

Ilma kontota lubab tasuta pakett ühe kasutuskorra funktsiooni kohta päevas. Tasuta konto avab AI OCR-i, äripartnerite halduse ja mallid; Pro pakett eemaldab päevalimiidid.

Ei! aiDoks on mõeldud kõigi oskuste tasemega kasutajatele. Te ei pea mõistma XML-i, UBL struktuure ega PEPPOL tehnilisi spetsifikatsioone. Platvorm pakub lihtsa vormiliidese, kus täidate arve üksikasju nagu paberil arvel, ja aiDoks loob PEPPOL-vastava XML-i automaatselt.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) on standardiseeritud raamistik elektrooniliste dokumentide vahetamiseks Euroopas. See kasutab UBL (Universal Business Language) XML-formaati, et tagada arvete loetavus iga PEPPOL-vastava süsteemi poolt.

Paljud Euroopa riigid nõuavad nüüd PEPPOL vastavust B2G arvelduses ja seda võetakse üha enam kasutusele B2B tehinguteks tänu selle tõhususele, vähenevatele vigadele ja kiirematele maksetsüklitele.

Esimese arve loomine on lihtne:

1. Avage külgribal Loo ja klõpsake E-arve
2. Täitke kohustuslikud väljad (dokumendi info, tarnija, klient)
3. Lisage arve read koos kauba üksikasjade, koguste ja hindadega
4. Vaadake üle automaatselt arvutatud kogusummad
5. Klõpsake "Genereeri arve", et luua oma UBL XML
6. Soovi korral lülitage sisse "Valideeri pärast genereerimist", et tagada vastavus

Üksikasjaliku samm-sammult juhendi leiate meie Esimese arve loomine dokumentatsioonist.

AI-põhine OCR (optiline märgituvastus) funktsioon kasutab Azure Document Intelligence'i, et automaatselt ekstraheerida arve andmeid üleslaaditud dokumentidest. Saate üles laadida:

• Paberil arveid (skaneeritud pildid)
• PDF arveid
• Arvete fotosid (sealhulgas QR-koodi skaneerimist)

AI ekstraheerib põhilist teavet nagu tarnija andmed, kliendi andmed, arve read, summad ja kuupäevad, ning täidab vormiväljad automaatselt. Saate ekstraheeritud andmeid enne lõpliku arve loomist üle vaadata ja muuta.

Märkus: AI OCR on premium funktsioon, mis nõuab tasuta konto registreerumist.

Äripartnerite haldus võimaldab teil tarnijate ja klientide teavet salvestada ja hallata kiireks taaskasutamiseks:

• Salvesta partnerid: Pärast tarnija või kliendi andmete täitmist salvestage need oma äripartnerite loendisse
• Kiire valik: Uute arvete loomisel kasutage äripartneri valijat, et kõik tarnija või kliendi väljad koheselt täita
• Halda partnereid: Salvestatud partnerite vaatamiseks, muutmiseks või kustutamiseks pääsete külgribalt lehtedele "Kliendid" ja "Tarnijad"

See funktsioon säästab märkimisväärselt aega arvete loomisel korduvatele klientidele või samalt tarnijalt.

Märkus: Äripartnerite haldus on premium funktsioon, mis nõuab tasuta konto registreerumist.

Vormi mallid võimaldavad teil arve konfiguratsioone salvestada, et kiirendada tulevaste arvete loomist. Mallid salvestavad:

• Välja väärtused: Eeltäidetud andmed nagu tarnija teave, valuuta või maksetingimused
• Välja nähtavus: Millised valikulised väljad on näha või peidetud
• Välja järjekord: Vormiväljade kohandatud paigutus

Pärast arve loomist klõpsake vormi alt "Salvesta mallina". Saate märkida "Määra vaikimisi", et see mall laaditaks automaatselt uute arvete loomisel.

Märkus: Mallid on premium funktsioon, mis nõuab tasuta konto registreerumist.

Kohandamise režiim võimaldab teil kontrollida, millised väljad arve vormis kuvatakse. Vaikimisi kuvatakse ainult kohustuslikke PEPPOL välju, et hoida liides lihtsana.

Valikuliste väljade juurde pääsemiseks:

1. Klõpsake vormi ülaservas tööriistaribal „Lisa välju"
2. Iga valikulise välja kohale ilmub hall kohatäide, selles jaotises, kuhu väli kuulub
3. Klõpsake kohatäidet, et väli lisada, või kasutage otsingukasti „Otsi välju", et hüpata otse soovitud väljale
4. Kui olete valmis, klõpsake „Välju väljade lisamisest" – „Muuda järjekorda" võimaldab seejärel väljad soovitud järjekorda lohistada

Levinud valikulised väljad on muu hulgas maksetingimused, lepingu viited, ostja viited, projekti koodid ja täiendavad poolte tunnused.

aiDoks arvutab automaatselt kõiki arve summasid reaalajas, kui täidate vormi:

• Rea pikenduse summa: Kogus × Ühikuhind (arve rea kohta)
• Rea maksusumma: Rea pikenduse summa × käibemaksumäär
• Maksu vahesummad: Kõigi ridade summa, rühmitatud käibemaksu kategooria ja määra järgi
• Maksu kogusumma: Kõigi maksusummade summa
• Kogusumma ilma maksuta: Kõigi rea pikenduse summade summa
• Kogusumma maksuga: Kogusumma ilma maksuta + Maksu kogusumma
• Makstav summa: Lõplik tasumisele kuuluv summa (sealhulgas soodustused või tasud)

Te ei pea midagi käsitsi arvutama — sisestage lihtsalt kogused, hinnad ja käibemaksumäärad ning aiDoks tegeleb kõigi arvutustega automaatselt PEPPOL BIS 3.0 reeglite kohaselt.

Jah! Arve ridade sektsioon kuvab interaktiivse tabeli, kus saate:

• Muuta ridu: Klõpsake ükskõik millisel lahtril, et muuta väärtusi otse tabelis
• Lisada ridu: Klõpsake nuppu "Lisa rida", et luua täiendavaid arve ridu
• Eemalda ridu: Klõpsake kustutamise ikoonil, et soovimatuid ridu eemaldada
• Muuta ridade järjekorda: Rea ID määrab järjekorra loodud arves

Iga rida nõuab: rea ID, kogus, kauba nimi, ühikuhind, maksu kategooria ja käibemaksumäär. Rea pikenduse summa arvutatakse automaatselt.

See on teie salvestatud arveread. Selle asemel et sama toodet iga kuu uuesti sisestada, salvestage see korra ja lisage valmis reana:

1. Täitke arverida tavapäraselt ja klõpsake selle rea salvestusikooni („Salvesta rida tootena")
2. Järgmisel arvel klõpsake tabeli kohal „Lisa tooterida" ja valige toode
3. Avage külgribal Tooted, et salvestatut vaadata, muuta või kustutada

Toode säilitab kogu rea – toote nime, ühikukoodi, ühikuhinna, käibemaksukategooria ja kõik täidetud valikulised veerud – ning need veerud ilmuvad lisamisel automaatselt uuesti. Ta ei säilita kogust ega rea numbrit, mis kuuluvad konkreetsele arvele; kogus algab ühest. Kataloog salvestatakse teie kontole, seega on vaja tasuta kontot.

aiDoks toetab mitut eksportformaati:

• UBL- ja CII-XML: PEPPOL BIS 3.0 ja EN 16931 põhinevad riiklikud profiilid – XRechnung, Prantsusmaa, Rumeenia, Holland ja Portugal
• Factur-X EN 16931 (PDF): inimloetav PDF, millesse on arve andmed sisse põimitud
• Riiklikud XML-skeemid: Hispaania Facturae 3.2.2 ja Eesti e-arve 1.2

Valige see vormi kohal olevast väljundprofiili valikust enne genereerimist. Sõltumata valikust annab „PDF-i eelvaade" sama arve loetava PDF-ina, mida printida, arhiveerida või e-kirjaga saata.

aiDoks pakub kahte arvete valideerimise viisi:

Valideerimistööriist kontrollib kohustuslikke välju, andmevormingute õigsust, arvutuste täpsust ja vastavust selle formaadi enda ärireeglitele.

Jah. Kõik aiDoksi kaudu loodud arved on seaduslikult kehtivad elektroonilised arved, mis vastavad:

• EL Direktiiv 2014/55/EU: Euroopa standard elektroonilise arvelduse kohta
• PEPPOL BIS Billing 3.0: PEPPOL Business Interoperability Specification
• UBL 2.1: Universal Business Language standard

PEPPOL-vastavaid arveid tunnustatakse seaduslikult kehtivatena kõigis EL liikmesriikides ja paljudes teistes riikides.

Jah. aiDoks arvutab käibemaksu automaatselt iga arve rea jaoks määratud maksu kategooria ja käibemaksumäära alusel. Süsteem toetab:

• Standardsed käibemaksumäärad: Tavaline käibemaksumäär teie riigis
• Vähendatud määrad: Madalamad määrad konkreetsetele kaupadele/teenustele
• Nullmäära tehingud: 0% käibemaks, kuid siiski käibemaksuga
• Vabastatud müük: Käibemaksuga maksustamata
• Pöördmaks: Käibemaksu kohustus liigub ostjale
• Ühendusesisene tarne: Piiriülesed EL tehingud

Kõik maksuarvutused järgivad PEPPOL BIS 3.0 reegleid ja valideeritakse arve genereerimise ajal.

aiDoks valideerib iga arve selle enda formaadi reeglite järgi – PEPPOL BIS 3.0, EN 16931, XRechnung, Factur-X / ZUGFeRD, Facturae, Eesti e-arve, Poola KSeF FA(3) ning Prantsusmaa, Rumeenia, Hollandi ja Portugali CIUS-reeglid. Kontrollitakse muu hulgas:

• Kohustuslikud väljad: Tagab kõigi nõutavate väljade olemasolu
• Andmeformaadid: Valideerib kuupäevi, numbreid, identifikaatoreid ja koode
• Äriloogika reeglid: Kontrollib loogilisi seoseid (nt arve kuupäev ≤ tähtaeg)
• Arvutused: Veendub, et kõik summad on õigesti arvutatud
• Maksureeglid: Valideerib käibemaksu kategooriaid, määrasid ja arvutusi
• Koodiloendid: Tagab koodide (valuuta, ühik, maksu kategooria) kehtivuse

Valideerija raporteerib vigu (mida tuleb parandada), hoiatusi (mida tuleks üle vaadata) ja informatiivseid teateid.

Jah! Arvegeneraatoris on ala Impordi XML e-arve:

1. Avage külgribal Loo ja klõpsake E-arve
2. Otsige ülalt ala „Impordi XML e-arve"
3. Lohistage või valige UBL, CII / Factur-X, Facturae või e-arve arve
4. aiDoks parsib XML-i ja täidab kõik vormiväljad
5. Muutke vajalikke välju
6. Genereerige uus arve oma muudatustega

See on kasulik olemasolevate arvete vigade parandamiseks või nende uuesti väljastamiseks teises formaadis. Kreeditarve jaoks kasutage pigem nuppu „Loo selle arve põhjal kreeditarve" – see kannab arve üle ja lisab viite teie eest.

Mõlemad formaadid teenivad erinevaid eesmärke:

Paljud ettevõtted saadavad mõlemad formaadid: XML süsteemi töötluseks ja PDF inimese ülevaateks.

aiDoks on kaasaegne veebirakendus, mis töötab kõige paremini:

• Google Chrome (soovitatav, uusim versioon)
• Mozilla Firefox (uusim versioon)
• Microsoft Edge (uusim versioon)
• Safari (uusim versioon, macOS/iOS)

Soovitame parima kogemuse jaoks kasutada oma eelistatud brauseri uusimat versiooni. Rakendus on samuti mobiilseks kohandatud ja töötab tahvelarvutites ja nutitelefonides.

Absoluutselt. aiDoks rakendab tööstusharu standardseid turvameetmeid:

• HTTPS/TLS krüpteerimine: Kõik andmed teie brauseri ja meie serverite vahel on krüpteeritud
• Turvaline autentimine: Kasutajakontod on kaitstud Supabase autentimissüsteemiga
• Andmete privaatsus: Vastame GDPR ja andmekaitse määrustele
• Andmete jagamise puudumine: Teie arve andmeid ei jagata kunagi kolmandate osapooltega

Tasuta tööriistade kasutamisel ilma kontota ei koguta ega salvestata isikuandmeid meie serveritesse.

Ei, aiDoks on veebipõhine rakendus, mis nõuab internetiühendust. See tagab:

• Teil on alati uusimad funktsioonid ja valideerimisreeglid
• Teie andmed on meie serverites turvaliselt varundatud
• Saate oma arvetele juurdepääsu igast seadmest
• AI OCR ja valideerimisteenused töötavad korralikult

Siiski saab loodud arveid alla laadida XML või PDF failidena ja salvestada lokaalselt võrguühenduseta juurdepääsuks.

Jah – tasuta pakett on igavesti 0 € ega nõua kontot ega krediitkaarti. See katab kõik põhitööriistad, üks kasutuskord funktsiooni kohta päevas:

• PEPPOL e-arve generaator: looge üks nõuetele vastav arve päevas
• Arve valideerimine: valideerige arve selle enda standardi järgi
• E-arvete vaatur ja formaadimuundur: lugege arvet PDF-ina või teisendage see teise formaati

Tasuta konto – ikka 0 €, ikka ilma kaardita – avab lisaks:

• AI-põhine OCR arve andmete ekstraheerimiseks
• Äripartnerite haldus (salvestage tarnijaid/kliente)
• Vormi mallid kiirema arve loomise jaoks
• Tootekataloog (salvestage arveread ja kasutage neid uuesti)

Päevalimiit on sama nii kontoga kui ilma – limiidi eemaldab Pro. Kehtivad paketid leiate lehelt Hinnakiri.

Konto loomine on lihtne ja tasuta:

1. Klõpsake ükskõik millise lehe paremas üla nurgas "Registreeru"
2. Täitke oma e-posti aadress ja looge parool
3. Kinnitage oma e-posti aadress, klõpsates oma postkasti saadetud lingil
4. Logige sisse, et pääseda premium funktsioonidele

Krediitkaarti pole vaja ja saate premium funktsioone kohe pärast e-posti kinnitamist kasutama hakata.

Need funktsioonid nõuavad kontot ja tasuta konto on selleks piisav:

• AI-põhine OCR: Laadige üles paberil arveid, PDF-e või fotosid ja ekstraheerige arve andmed automaatselt Azure Document Intelligence'i abil.
• Äripartnerite haldus: Salvestage ja hallake tarnijate ja klientide teavet sektsioonides "Kliendid" ja "Tarnijad". Kasutage äripartneri valijat arvete vormide automaatseks täitmiseks.
• Vormi mallid: Salvestage arve konfiguratsioone välja nähtavuse, vaikimisi väärtuste ja kohandatud paigutustega. Määrake vaikimisi mall, et kiirendada korduvaid arveid.
• Tootekataloog: salvestage arverida tootena ja lisage see järgmistele arvetele eeltäidetuna jaotisest „Tooted".

Tasulised paketid lähevad kaugemale: Pro eemaldab genereerimise, valideerimise, teisendamise ja PDF-eelvaadete päevalimiidid ning sisaldab igakuist AI-skaneerimise kvooti, Enterprise lisab kohandatud limiidid ja arvete saatmise. Kehtivad hinnad on lehel Hinnakiri.

Jah. Saate oma kontot igal ajal kustutada konto seadete menüü "Konto ja turvalisus" sektsioonist (juurdepääsetav ülemise navigatsiooniriba kaudu).

Konto kustutamine eemaldab püsivalt:

• Teie salvestatud äripartnerid (tarnijad ja kliendid)
• Teie vormi mallid

Tähtis: Veenduge, et laadite alla kõik arved või andmed, mida soovite enne konto kustutamist säilitada. Seda toimingut ei saa tagasi võtta.

Kui teie arve ebaõnnestub valideerimisel, järgige neid samme:

1. Lugege veateateid: Valideerija pakub konkreetseid veakoode ja kirjeldusi, mis selgitavad, mis on vale.
2. Kontrollige kohustuslikke välju: Veenduge, et kõik vajalikud väljad on täidetud, sealhulgas tarnija käibemaksunumber, kliendi nimi, arve kuupäev ja tähtaeg.
3. Kontrollige arvutusi: Veenduge, et kogused, hinnad ja käibemaksumäärad on õiged. Rea summad peaksid võrduma kogus × hind.
4. Vaadake üle kuupäeva loogika: Arve kuupäev peab olema ≤ tähtaeg ja kuupäevad peavad olema õiges formaadis (YYYY-MM-DD).
5. Kontrollige koode: Veenduge, et valuutakoodid (EUR, USD jne), ühikukoodid (EA, KGM jne) ja maksu kategooria koodid (S, E, Z jne) on kehtivad.

Kui pärast teatatud vigade parandamist on teil endiselt probleeme, vaadake meie Esimese arve juhendit või võtke ühendust toega.

AI OCR on väga täpne, kuid mitte täiuslik. Vaadake alati ekstraheeritud andmed üle enne lõpliku arve genereerimist:

• Kontrollige kõiki välju: Vaadake üle tarnija info, kliendi info, kuupäevad, summad ja arve read
• Parandage vead: Muutke valed väljad otse vormis
• Lisage puuduvad andmed: Täitke väljad, mida AI ei suutnud ekstraheerida

Näpunäited parema OCR täpsuse jaoks:

• Kasutage selgeid, kõrge resolutsiooniga skaneeringuid või fotosid
• Veenduge, et dokument on hästi valgustatud ja teravas fookuses
• Laadige üles struktureeritud arveid, mitte käsitsi kirjutatud dokumente
• Proovige skaneerida QR-koode, kui arvel on selline

Vaikimisi kuvab aiDoks ainult kohustuslikke PEPPOL välju, et hoida liides lihtsana. Valikuliste väljade juurde pääsemiseks:

1. Klõpsake arvevormi ülaservas tööriistaribal „Lisa välju"
2. Iga valikuline väli ilmub halli kohatäitena oma jaotises (dokument, tarnija, klient, makse jne)
3. Sisestage välja nimi otsingukasti „Otsi välju", et hüpata otse selle juurde
4. Klõpsake kohatäidet, et väli vormile lisada

Levinud valikulised väljad on muu hulgas:

• Maksetingimused ja juhised
• Lepingu viide ja projekti kood
• Ostja viide ja tellimuse viide
• Täiendavad poolte tunnused
• Pangakonto andmed

Arve ridade lisamisel peate määrama ühikukoodi (nt EA "iga", KGM kilogrammide kohta):

1. Arve ridade tabelis klõpsake väljal "Ühikukood"
2. Hakake kirjutama ühiku nime (nt "tükk", "kilogramm", "tund")
3. Süsteem näitab vastavaid koode koos kirjeldustega
4. Valige rippmenüüst sobiv kood

Levinud ühikukoodid:

• EA: Iga (tükid, esemed)
• HUR: Tund (teenused)
• DAY: Päev (rent, teenused)
• KGM: Kilogramm (kaal)
• MTR: Meeter (pikkus)
• LTR: Liiter (maht)

Kui proovite üles laadida väga suurt faili AI OCR või XML üleslaadimiseks:

• Piltide jaoks: Vähendage pildi suurust või resolutsiooni enne üleslaadimist. 1200-1800 DPI resolutsioon on OCR-i jaoks piisav.
• PDF-ide jaoks: Proovige PDF-i tihendada või eemaldage tarbetuid lehekülgi, kui see on mitme leheküljega dokument.
• XML-i jaoks: Veenduge, et fail on kehtiv UBL XML fail ja mitte rikutud.

Üleslaadimise piirang on mõeldud kiire töötlusaja tagamiseks. Kui peate pidevalt üles laadima suuremaid faile, võtke ühendust toega, et arutada oma kasutusjuhtumit.