Esimese arve loomine
Järgige seda samm-sammult juhendit, et luua oma esimene PEPPOL BIS 3.0 vastav e-arve aiDoksi abil. See juhend kajastab tegelikku rakenduse liidest ja töövoogu.
Enne alustamist
Veenduge, et teil oleks:
- Juurdepääs aiDoksile (tasuta juurdepääs või registreeritud konto)
- Teie ettevõtte teave (nimi, aadress, maksuregistreerimise number)
- Kliendi andmed (nimi, aadress, maksu/KMK number)
- Tooted/teenused arve jaoks koos hindadega
Avage PEPPOL arve vorm
Liikuge arve vormile:
- Avage külgribal Loo ja klõpsake E-arve
- Avaneb vorm „Peppol E-Invoice Form - UBL BIS 3.0" ja selle kohal on väljundprofiili valik – PEPPOL BIS 3.0, riiklik profiil (XRechnung, Prantsusmaa, Rumeenia, Holland, Portugal, Hispaania Facturae, Eesti e-arve) või Factur-X EN 16931 PDF
- Algselt on nähtavad ainult kohustuslikud väljad
Ülaosas kuvatakse kaks üleslaadimisala kiiremaks andmesisestuseks:
- AI-põhine arve tuvastus (Premium) - Laadige üles arve PDF/pilt automaatseks andmete ekstraheerimiseks
- Impordi XML e-arve (tasuta) – laadige üles UBL, CII / Factur-X, Facturae või e-arve arve, et kõik väljad automaatselt täita
Käsitsi täitmiseks jätke need vahele. Üleslaaditud dokument jääb vormi kõrvale nähtavale – lülitage seda nuppudega Näita dokumenti / Peida dokument.
Täitke dokumendi info
Unikaalne arve number teie ettevõttele.
Arve väljaandmise kuupäev (kalendrivalija).
Maksetähtaeg.
Valige rippmenüüst.
Valuuta kõigi summade jaoks.
Sisestage tarnija info
Sektsioonis Accounting Supplier Party:
Kui olete sisse logitud salvestatud tarnijatega, kasutage ülaosas rippmenüüd, et automaatselt täita kõik tarnija väljad!
Teie ettevõtte juriidiline nimi.
Täielik aadress: tänav, linn, postiindeks, riik.
Maksu/äriregistri number.
Sisestage kliendi info
Sektsioonis Accounting Customer Party täitke kliendi andmed (sama struktuur kui tarnijal). Vajadusel kasutage äripartneri valijat.
Lisage arve read
Arve rea sektsioon näitab interaktiivset tabelit. Üks rida luuakse automaatselt. Täitke need veerud:
Rea number (1, 2, 3...)
Kogus koos ühikukoodiga.
Toote/teenuse kirjeldus.
Ühikuhind ilma käibemaksuta.
Maksuklassifikatsioon: S (Standard), Z (Null), E (Vabastatud).
Käibemaksumäär (laaditakse tarnija riigi alusel).
Kogus × Ühikuhind (automaatne).
Klõpsake tabeli kohal "Lisa rida" (+ nupp), et lisada veel kaupu. Eemaldage ridu prügikasti ikooniga (min 1 rida).
Esitate iga kuu arve sama asja eest? Täitke rida üks kord ja klõpsake selle rea salvestusikooni („Salvesta rida tootena"). Järgmisel korral lisab „Lisa tooterida" selle juba täidetuna – toode, ühik, hind, käibemaksukategooria ja kõik lisatud valikulised veerud. Teil jääb sisestada ainult kogus, mis algab ühest. Salvestatud tooted on külgribal jaotises Tooted ja nõuavad tasuta kontot.
Vaadake automaatsed arvutused üle
Kõik kogusummad arvutatakse automaatselt reaalajas:
Lisage valikulised väljad (vajadusel)
- Klõpsake vormi ülaservas tööriistaribal „Lisa välju"
- Iga valikulise välja kohale ilmub hall kohatäide – klõpsake sellel, et väli lisada
- Või kasutage otsingukasti „Otsi välju", et hüpata otse soovitud väljale
- Kui olete valmis, klõpsake „Välju väljade lisamisest"
- Täitke äsja nähtavad väljad
- Märkus - Maksejuhised
- Maksevahendid - Pangaandmed (IBAN)
- Maksetingimused - Maksetingimused
- Tellimuse viide - Ostutellimuse number
Genereerige ja valideerige
- Valikuline: klõpsake "Eelvaate PDF" visuaalse eelvaate jaoks
- Veenduge, et "Valideeri pärast genereerimist" on märgitud
- Klõpsake "Genereeri arve"
- aiDoks koostab faili vastavalt valitud väljundprofiilile – UBL- või CII-XML PEPPOL-i ja riiklike profiilide jaoks, Factur-X PDF või Facturae või e-arve fail – ja valideerib selle vastava formaadi enda reeglite järgi
Kui valideerimine õnnestub, laaditakse XML automaatselt alla. Saatke kliendile PEPPOLi või e-posti teel.
Modal näitab probleeme, kui leitakse vigu. Parandage vormis ja genereerige uuesti või "Laadige alla niikuinii" testimiseks.
Salvesta mallina (valikuline)
- Klõpsake "Salvesta mall"
- Sisestage malli nimi
- Märkige "Määra vaikimisi" soovi korral
- Klõpsake "Salvesta"
Mallid salvestavad: välja väärtused, nähtavad valikulised väljad, kohandatud järjekorra. Ei salvesta arvespetsiifilisi andmeid nagu numbrid/kuupäevad.
Kreeditarve koostamine
Kreeditarve tühistab või parandab juba saadetud arve. aiDoks kasutab mõlema dokumendi jaoks sama vormi, seega kõik ülaltoodu kehtib ka siin – alustada saab kahel viisil:
Klõpsake tegevusnuppude seas „Loo selle arve põhjal kreeditarve". Kreeditarve avaneb koos ülekantud tarnija, kliendi ja ridadega – kogustest saavad krediteeritud kogused – samas kui arve number, kuupäev ja maksetähtaeg on tühjendatud, et te sisestaksite uued.
Avage külgribal Loo ja klõpsake Kreeditarve. Avaneb vorm „Peppol kreeditarve vorm" koos oma üleslaadimisaladega – AI-tuvastus PDF-i või foto jaoks ja XML-import UBL- või CII-kreeditarve jaoks – ning nupul on kirjas Loo kreeditarve.
Kreeditarve peab ütlema, millist arvet see parandab – selleks on arveldusviite (Billing Reference) plokk ja dokumendi liigi kood 381. Arvelt alustades täidetakse see teie eest selle arve numbri ja kuupäevaga; nullist alustades lisage see ise.
Näpunäited ja parimad tavad
Salvestage sageli kasutatavaid tarnijaid/kliente kohese automaatse täitmise jaoks.
Digiteerige paberil arveid fotosid üles laadides. Kasutage QR-koodi mobiili jaoks!
Salvestage erinevate arve tüüpide jaoks malle järjepidevuse tagamiseks.
Hoidke valideerimine sisselülitatud, et tabada vigu enne saatmist.
Levinud probleemid
Ei saa genereerida — mis on puudu?
Kõik punase tärniga (*) väljad on kohustuslikud. Otsige punase äärisega välju, mis viitavad valideerimisvigadele. Genereerimisnupp on keelatud, kuni kõik vajalikud väljad on kehtivad.
Käibemaksumäärad ei kuvata?
Käibemaksumäärad laaditakse tarnija riigi alusel. Täitke esmalt tarnija riigikood postiaadressis.
Kuidas leida ühikukoode?
Arvel oleva koguse väljal klõpsake ühikukoodi rippmenüüd. Valige levinud ühikud või klõpsake "Otsi kõiki ühikuid", et näha täielikku UN/ECE loendit (1800+ koodi).