Esimese arve loomine
Järgige seda samm-sammult juhendit, et luua oma esimene PEPPOL BIS 3.0 vastav e-arve aiDoksi abil. See juhend kajastab tegelikku rakenduse liidest ja töövoogu.
Enne alustamist
Veenduge, et teil oleks:
- Juurdepääs aiDoksile (tasuta juurdepääs või registreeritud konto)
- Teie ettevõtte teave (nimi, aadress, maksuregistreerimise number)
- Kliendi andmed (nimi, aadress, maksu/KMK number)
- Tooted/teenused arve jaoks koos hindadega
Avage PEPPOL arve vorm
Liikuge arve vormile:
- Avage külgribal Loo ja klõpsake E-arve
- Avaneb vorm „Peppol E-Invoice Form - UBL BIS 3.0" ja selle kohal on väljundprofiili valik – PEPPOL BIS 3.0, riiklik profiil (XRechnung, Prantsusmaa, Rumeenia, Holland, Portugal, Hispaania Facturae, Eesti e-arve) või Factur-X EN 16931 PDF
- Vorm avaneb kokkuvolditud jaotiste loendina; iga jaotis näitab, mitu selle välja on täidetud – avage jaotis, et seda täita. Alguses kuvatakse ainult kohustuslikud väljad
Ülaosas kuvatakse kaks üleslaadimisala kiiremaks andmesisestuseks:
- AI arve tuvastamine – laadige üles arve PDF või foto ja tehisintellekt täidab vormi teie kontrollimiseks. Üks PDF kuus on ilma kontota tasuta; tasuta konto annab 3 kuus
- Impordi XML e-arve (tasuta) – laadige üles UBL, CII / Factur-X, Facturae või e-arve arve, et kõik väljad automaatselt täita
Käsitsi täitmiseks jätke need vahele. Üleslaaditud dokument jääb vormi kõrvale nähtavale – lülitage seda nuppudega Näita dokumenti / Peida dokument.
Kui tehisintellekt on teie PDF-i lugenud, näitab vormi kohal olev teade, mitu kohustuslikku välja on veel tühjad. Näita avab järjest iga välja jaotise ja paneb kursori väljale.
Tulite lehelt „PDF e-arveks“? Siis avaneb vorm ainult üleslaadimisalaga: valige fail ja vorm ilmub selle kõrvale juba täidetuna.
Täitke dokumendi info
Unikaalne arve number teie ettevõttele.
Arve väljaandmise kuupäev (kalendrivalija).
Maksetähtaeg. Iseenesest pole kohustuslik, kuid kui summa on tasumisele kuuluv, vajab arve kas maksetähtaega või maksetingimusi.
Valige rippmenüüst.
Valuuta kõigi summade jaoks.
Sisestage tarnija info
Sektsioonis Accounting Supplier Party:
Kui olete sisse logitud salvestatud tarnijatega, kasutage ülaosas rippmenüüd, et automaatselt täita kõik tarnija väljad!
Teie ettevõtte juriidiline nimi.
Täielik aadress: tänav, linn, postiindeks, riik.
Teie KMKR number. Lisage see, kui olete käibemaksukohustuslane; see asub grupis Party Tax Scheme, mille lisate nupuga „Lisa välju“, kui seda ei kuvata.
Sisestage kliendi info
Sektsioonis Accounting Customer Party täitke kliendi andmed (sama struktuur kui tarnijal). Vajadusel kasutage äripartneri valijat.
Lisage arve read
Arve rea sektsioon näitab interaktiivset tabelit. Üks rida luuakse automaatselt. Täitke need veerud:
Rea number (1, 2, 3...)
Kogus koos ühikukoodiga.
Toote/teenuse kirjeldus.
Ühikuhind ilma käibemaksuta.
Maksuklassifikatsioon: S (Standard), Z (Null), E (Vabastatud).
Käibemaksumäär (laaditakse tarnija riigi alusel).
Kogus × Ühikuhind (automaatne).
Klõpsake tabeli kohal "Lisa rida" (+ nupp), et lisada veel kaupu. Eemaldage ridu prügikasti ikooniga (min 1 rida).
Esitate iga kuu arve sama asja eest? Täitke rida üks kord ja klõpsake selle rea salvestusikooni („Salvesta rida tootena"). Järgmisel korral lisab „Lisa tooterida" selle juba täidetuna – toode, ühik, hind, käibemaksukategooria ja kõik lisatud valikulised veerud. Teil jääb sisestada ainult kogus, mis algab ühest. Salvestatud tooted on külgribal jaotises Tooted ja nõuavad tasuta kontot.
Vaadake automaatsed arvutused üle
Kõik kogusummad arvutatakse automaatselt reaalajas:
Lisage valikulised väljad (vajadusel)
- Klõpsake vormi ülaservas tööriistaribal „Lisa välju"
- Iga valikulise välja kohale ilmub hall kohatäide – klõpsake sellel, et väli lisada
- Või kasutage otsingukasti „Otsi välju", et hüpata otse soovitud väljale
- Kui olete valmis, klõpsake „Välju väljade lisamisest"
- Täitke äsja nähtavad väljad
- Märkus - Maksejuhised
- Maksevahendid - Pangaandmed (IBAN)
- Maksetingimused - Maksetingimused
- Tellimuse viide - Ostutellimuse number
Genereerige ja valideerige
- Valikuline: klõpsake "Eelvaate PDF" visuaalse eelvaate jaoks
- Veenduge, et "Valideeri pärast genereerimist" on märgitud
- Klõpsake "Genereeri arve"
- aiDoks koostab faili vastavalt valitud väljundprofiilile – UBL- või CII-XML PEPPOL-i ja riiklike profiilide jaoks, Factur-X PDF või Facturae või e-arve fail – ja valideerib selle vastava formaadi enda reeglite järgi
Kui valideerimine õnnestub, laaditakse fail automaatselt alla. Sisse logitud? Siis salvestatakse see ka jaotisesse Minu dokumendid, kus saate selle uuesti alla laadida, PDF-ina vaadata, uuesti kasutada või kreeditarveks muuta – selle saab välja lülitada jaotises Profiil → Rakenduse seaded. Saatke fail kliendile oma Peppoli teenusepakkuja kaudu või e-postiga.
Vigade korral loetleb aken iga vea koos reegli ID-ga ja faili alla ei laadita. Vigadega jaotised ja väljad on vormis märgitud: parandage need ja looge arve uuesti.
Salvesta mallina (valikuline)
- Klõpsake "Salvesta mall"
- Sisestage malli nimi
- Märkige "Määra vaikimisi" soovi korral
- Klõpsake "Salvesta"
Mallid salvestavad: välja väärtused, nähtavad valikulised väljad, kohandatud järjekorra. Ei salvesta arvespetsiifilisi andmeid nagu numbrid/kuupäevad.
Kreeditarve koostamine
Kreeditarve tühistab või parandab juba saadetud arve. aiDoks kasutab mõlema dokumendi jaoks sama vormi, seega kõik ülaltoodu kehtib ka siin – alustada saab kahel viisil:
Klõpsake tegevusnuppude seas „Loo selle arve põhjal kreeditarve". Kreeditarve avaneb koos ülekantud tarnija, kliendi ja ridadega – kogustest saavad krediteeritud kogused – samas kui arve number, kuupäev ja maksetähtaeg on tühjendatud, et te sisestaksite uued.
Avage külgribal Loo ja klõpsake Kreeditarve. Avaneb vorm „Peppol kreeditarve vorm" koos oma üleslaadimisaladega – AI-tuvastus PDF-i või foto jaoks ja XML-import UBL- või CII-kreeditarve jaoks – ning nupul on kirjas Loo kreeditarve.
Kreeditarve peab ütlema, millist arvet see parandab – selleks on arveldusviite (Billing Reference) plokk ja dokumendi liigi kood 381. Arvelt alustades täidetakse see teie eest selle arve numbri ja kuupäevaga; nullist alustades lisage see ise.
Näpunäited ja parimad tavad
Tasuta kontoga salvestage sageli kasutatavad tarnijad ja kliendid ning täitke need ühe klõpsuga.
Digiteerige paberarveid foto üleslaadimisega. Sisse logituna saate foto saata ka otse telefonist QR-koodi abil.
Tasuta kontoga salvestage mallid erinevate arvetüüpide jaoks, et arved oleksid ühtsed.
Hoidke valideerimine sisselülitatud, et tabada vigu enne saatmist.
Levinud probleemid
Ei saa genereerida — mis on puudu?
Punase tärniga (*) väljad on kohustuslikud. Nupp „Loo arve“ neid ei oota: vajutage seda ja valideerimisaken loetleb, mis puudub, ning vorm märgib vigadega jaotised. Pärast AI importi viib teate nupp Näita teid iga tühja kohustusliku väljani.
Käibemaksumäärad ei kuvata?
Käibemaksumäärad laaditakse tarnija riigi alusel. Täitke esmalt tarnija riigikood postiaadressis.
Kuidas leida ühikukoode?
Arvel oleva koguse väljal klõpsake ühikukoodi rippmenüüd. Valige levinud ühikud või klõpsake "Otsi kõiki ühikuid", et näha täielikku UN/ECE loendit (1800+ koodi).