Créer votre première facture
Suivez ce guide étape par étape pour créer votre première facture électronique conforme à PEPPOL BIS 3.0 avec aiDoks. Ce guide reflète l'interface et le flux de travail réels de l'application.
Avant de commencer
Assurez-vous d'avoir :
- Un accès à aiDoks (accès gratuit ou compte enregistré)
- Les informations de votre entreprise (nom, adresse, immatriculation fiscale)
- Les coordonnées du client (nom, adresse, numéro fiscal/de TVA)
- Les produits/services à facturer avec leurs prix
Ouvrir le formulaire de facture PEPPOL
Accédez au formulaire de facture :
- Cliquez sur Générer une facture électronique dans la barre latérale
- Le formulaire se charge en affichant « Formulaire de facture électronique Peppol - UBL BIS 3.0 »
- Seuls les champs obligatoires sont visibles au départ
Deux zones de téléversement apparaissent en haut pour une saisie de données plus rapide :
- Reconnaissance de factures par IA (Premium) - téléversez un PDF/une image de facture pour l'extraction automatique des données
- Téléversement XML (Gratuit) - téléversez un XML PEPPOL existant pour remplir automatiquement le formulaire
Ignorez-les pour remplir manuellement.
Renseigner les informations du document
Numéro de facture unique pour votre entreprise.
Date d'émission de la facture (sélecteur de calendrier).
Date d'échéance du paiement.
Sélectionnez dans la liste déroulante.
Devise de tous les montants.
Saisir les informations du fournisseur
Dans la section Partie fournisseur comptable :
Si vous êtes connecté avec des fournisseurs enregistrés, utilisez la liste déroulante en haut pour remplir automatiquement tous les champs du fournisseur !
Votre raison sociale.
Adresse complète : rue, ville, code postal, pays.
Numéro d'immatriculation fiscale/d'entreprise.
Saisir les informations du client
Dans la section Partie cliente comptable, renseignez les coordonnées du client (même structure que le fournisseur). Utilisez le sélecteur de partenaires commerciaux s'il est disponible.
Ajouter des lignes de facture
La section Ligne de facture affiche un tableau interactif. Une ligne est créée automatiquement. Remplissez ces colonnes :
Numéro de ligne (1, 2, 3...)
Quantité avec code d'unité.
Description du produit/service.
Prix unitaire hors TVA.
Classification fiscale : S (standard), Z (zéro), E (exonéré).
Taux de TVA (chargé selon le pays du fournisseur).
Quantité × prix unitaire (automatique).
Cliquez sur « Ajouter une ligne » (bouton +) au-dessus du tableau pour ajouter d'autres articles. Supprimez des lignes avec l'icône de corbeille (1 ligne minimum).
Vérifier les calculs automatiques
Tous les totaux sont calculés automatiquement en temps réel :
Ajouter des champs optionnels (si nécessaire)
- Cliquez sur « Personnaliser le formulaire » (icône d'engrenage)
- Cliquez sur « Ajouter des éléments » dans n'importe quelle section
- Recherchez et sélectionnez les champs optionnels
- Cliquez sur « Ajouter les éléments sélectionnés »
- Remplissez les champs nouvellement visibles
- Note - instructions de paiement
- Moyen de paiement - coordonnées bancaires (IBAN)
- Conditions de paiement - conditions de règlement
- Référence de commande - numéro de bon de commande
Générer et valider
- Facultatif : cliquez sur « Aperçu PDF » pour voir l'aperçu visuel
- Assurez-vous que « Valider après génération » est coché
- Cliquez sur « Générer la facture »
- Le système crée le XML UBL et le valide selon PEPPOL BIS 3.0
Si la validation réussit, le XML se télécharge automatiquement. Envoyez-le au client via PEPPOL ou par e-mail.
Une fenêtre affiche les problèmes en cas d'erreurs. Corrigez dans le formulaire et régénérez, ou « Télécharger quand même » pour les tests.
Enregistrer comme modèle (facultatif)
- Cliquez sur « Enregistrer le modèle »
- Saisissez le nom du modèle
- Cochez « Définir par défaut » si vous le souhaitez
- Cliquez sur « Enregistrer »
Les modèles enregistrent : les valeurs des champs, les champs optionnels visibles, l'ordre personnalisé. N'enregistrent pas les données propres à la facture comme les numéros/dates.
Conseils et bonnes pratiques
Enregistrez les fournisseurs/clients fréquents pour un remplissage automatique instantané.
Numérisez les factures papier en téléversant des photos. Utilisez le code QR pour le mobile !
Enregistrez des modèles pour différents types de factures afin d'assurer la cohérence.
Gardez la validation activée pour détecter les erreurs avant l'envoi.
Problèmes courants
Impossible de générer — qu'est-ce qui manque ?
Tous les champs marqués d'un astérisque rouge (*) sont obligatoires. Repérez les bordures rouges indiquant des erreurs de validation. Le bouton Générer est désactivé tant que tous les champs requis ne sont pas valides.
Les taux de TVA ne s'affichent pas ?
Les taux de TVA se chargent selon le pays du fournisseur. Renseignez d'abord le code pays du fournisseur dans l'adresse postale.
Comment trouver les codes d'unité ?
Dans Quantité facturée, cliquez sur la liste déroulante des codes d'unité. Sélectionnez des unités courantes ou cliquez sur « Rechercher toutes les unités » pour la liste complète CEE-ONU (plus de 1800 codes).