Créer votre première facture
Suivez ce guide étape par étape pour créer votre première facture électronique conforme à PEPPOL BIS 3.0 avec aiDoks. Ce guide reflète l'interface et le flux de travail réels de l'application.
Avant de commencer
Assurez-vous d'avoir :
- Un accès à aiDoks (accès gratuit ou compte enregistré)
- Les informations de votre entreprise (nom, adresse, immatriculation fiscale)
- Les coordonnées du client (nom, adresse, numéro fiscal/de TVA)
- Les produits/services à facturer avec leurs prix
Ouvrir le formulaire de facture PEPPOL
Accédez au formulaire de facture :
- Ouvrez Générer dans la barre latérale et cliquez sur Facture électronique
- Le formulaire « Peppol E-Invoice Form - UBL BIS 3.0 » s'affiche, avec au-dessus un sélecteur de profil de sortie : PEPPOL BIS 3.0, un profil national (XRechnung, France, Roumanie, Pays-Bas, Portugal, Facturae pour l'Espagne, e-arve pour l'Estonie) ou un PDF Factur-X EN 16931
- Seuls les champs obligatoires sont visibles au départ
Deux zones de téléversement apparaissent en haut pour une saisie de données plus rapide :
- Reconnaissance de factures par IA (Premium) - téléversez un PDF/une image de facture pour l'extraction automatique des données
- Importer une facture électronique XML (gratuit) – importez une facture UBL, CII / Factur-X, Facturae ou e-arve pour remplir automatiquement tous les champs
Ignorez-les pour saisir manuellement. Le document importé reste visible à côté du formulaire – basculez-le avec Afficher le document / Masquer le document.
Renseigner les informations du document
Numéro de facture unique pour votre entreprise.
Date d'émission de la facture (sélecteur de calendrier).
Date d'échéance du paiement.
Sélectionnez dans la liste déroulante.
Devise de tous les montants.
Saisir les informations du fournisseur
Dans la section Partie fournisseur comptable :
Si vous êtes connecté avec des fournisseurs enregistrés, utilisez la liste déroulante en haut pour remplir automatiquement tous les champs du fournisseur !
Votre raison sociale.
Adresse complète : rue, ville, code postal, pays.
Numéro d'immatriculation fiscale/d'entreprise.
Saisir les informations du client
Dans la section Partie cliente comptable, renseignez les coordonnées du client (même structure que le fournisseur). Utilisez le sélecteur de partenaires commerciaux s'il est disponible.
Ajouter des lignes de facture
La section Ligne de facture affiche un tableau interactif. Une ligne est créée automatiquement. Remplissez ces colonnes :
Numéro de ligne (1, 2, 3...)
Quantité avec code d'unité.
Description du produit/service.
Prix unitaire hors TVA.
Classification fiscale : S (standard), Z (zéro), E (exonéré).
Taux de TVA (chargé selon le pays du fournisseur).
Quantité × prix unitaire (automatique).
Cliquez sur « Ajouter une ligne » (bouton +) au-dessus du tableau pour ajouter d'autres articles. Supprimez des lignes avec l'icône de corbeille (1 ligne minimum).
Vous facturez la même chose chaque mois ? Remplissez la ligne une fois et cliquez sur l'icône d'enregistrement de cette ligne (« Enregistrer la ligne comme produit »). La fois suivante, « Ajouter une ligne de produit » l'insère déjà remplie – article, unité, prix, catégorie de TVA et toutes les colonnes facultatives que vous aviez ajoutées. Il ne vous reste que la quantité, qui commence à 1. Les produits enregistrés se trouvent dans Produits, dans la barre latérale, et nécessitent un compte gratuit.
Vérifier les calculs automatiques
Tous les totaux sont calculés automatiquement en temps réel :
Ajouter des champs optionnels (si nécessaire)
- Cliquez sur « Ajouter des champs » dans la barre d'outils en haut du formulaire
- Des espaces réservés grisés apparaissent pour chaque champ facultatif – cliquez sur l'un d'eux pour l'ajouter
- Ou saisissez dans le champ « Rechercher des champs » pour accéder directement à un champ
- Cliquez sur « Quitter le mode ajout » lorsque vous avez terminé
- Remplissez les champs nouvellement visibles
- Note - instructions de paiement
- Moyen de paiement - coordonnées bancaires (IBAN)
- Conditions de paiement - conditions de règlement
- Référence de commande - numéro de bon de commande
Générer et valider
- Facultatif : cliquez sur « Aperçu PDF » pour voir l'aperçu visuel
- Assurez-vous que « Valider après génération » est coché
- Cliquez sur « Générer la facture »
- aiDoks crée le fichier selon votre profil de sortie – XML UBL ou CII pour PEPPOL et les profils nationaux, un PDF Factur-X, ou un fichier Facturae ou e-arve – et le valide selon les règles de ce format
Si la validation réussit, le XML se télécharge automatiquement. Envoyez-le au client via PEPPOL ou par e-mail.
Une fenêtre affiche les problèmes en cas d'erreurs. Corrigez dans le formulaire et régénérez, ou « Télécharger quand même » pour les tests.
Enregistrer comme modèle (facultatif)
- Cliquez sur « Enregistrer le modèle »
- Saisissez le nom du modèle
- Cochez « Définir par défaut » si vous le souhaitez
- Cliquez sur « Enregistrer »
Les modèles enregistrent : les valeurs des champs, les champs optionnels visibles, l'ordre personnalisé. N'enregistrent pas les données propres à la facture comme les numéros/dates.
Créer un avoir
Un avoir annule ou corrige une facture déjà envoyée. aiDoks utilise le même formulaire pour les deux documents : tout ce qui précède reste valable – deux points d'entrée s'offrent à vous :
Cliquez sur « Créer un avoir à partir de cette facture » parmi les boutons d'action. L'avoir s'ouvre avec le fournisseur, le client et les lignes déjà repris – les quantités deviennent des quantités créditées – tandis que le numéro de facture, la date d'émission et l'échéance sont vidés pour que vous les saisissiez à nouveau.
Ouvrez Générer dans la barre latérale et cliquez sur Avoir. Le « Formulaire d'avoir PEPPOL » se charge, avec ses propres zones d'import – reconnaissance par IA pour un PDF ou une photo et import XML pour un avoir UBL ou CII – et le bouton indique Générer l'avoir.
Un avoir doit indiquer quelle facture il corrige : c'est le rôle de la section référence de facturation (Billing Reference), et le code de type de document est 381. En partant d'une facture, elle est remplie pour vous avec son numéro et sa date ; en partant de zéro, ajoutez-la vous-même.
Conseils et bonnes pratiques
Enregistrez les fournisseurs/clients fréquents pour un remplissage automatique instantané.
Numérisez les factures papier en téléversant des photos. Utilisez le code QR pour le mobile !
Enregistrez des modèles pour différents types de factures afin d'assurer la cohérence.
Gardez la validation activée pour détecter les erreurs avant l'envoi.
Problèmes courants
Impossible de générer — qu'est-ce qui manque ?
Tous les champs marqués d'un astérisque rouge (*) sont obligatoires. Repérez les bordures rouges indiquant des erreurs de validation. Le bouton Générer est désactivé tant que tous les champs requis ne sont pas valides.
Les taux de TVA ne s'affichent pas ?
Les taux de TVA se chargent selon le pays du fournisseur. Renseignez d'abord le code pays du fournisseur dans l'adresse postale.
Comment trouver les codes d'unité ?
Dans Quantité facturée, cliquez sur la liste déroulante des codes d'unité. Sélectionnez des unités courantes ou cliquez sur « Rechercher toutes les unités » pour la liste complète CEE-ONU (plus de 1800 codes).