KSeF (Krajowy System e-Faktur) est la plateforme polonaise centralisée de clearance des factures TVA — obligatoire depuis le 1er février 2026 pour les grands contribuables et depuis le 1er avril 2026 pour toutes les autres entreprises assujetties à la TVA (micro-entrepreneurs d'ici janvier 2027). Chaque facture B2B doit être soumise à KSeF et validée avant d'être légalement émise.
KSeF est disponible en mode volontaire depuis janvier 2022. La date obligatoire était initialement fixée à février 2024 mais a été reportée après la découverte de problèmes techniques sur la plateforme.
Les contribuables avec un chiffre d'affaires annuel supérieur à 200 millions PLN doivent utiliser KSeF pour toutes les factures B2B domestiques à partir du 1er février 2026.
Toutes les autres entreprises assujetties à la TVA doivent utiliser KSeF depuis le 1er avril 2026. Les micro-entrepreneurs dont les ventes mensuelles sont inférieures à 10 000 PLN ont jusqu'au 1er janvier 2027 ; les sanctions sont suspendues jusqu'en janvier 2027.
KSeF est une plateforme de clearance : chaque facture est envoyée à l'API KSeF du ministère des Finances avant livraison à l'acheteur. KSeF attribue un numéro KSeF unique et retourne le récépissé. La facture n'est légalement émise qu'une fois validée.
Les factures KSeF utilisent le schéma FA(3) du ministère des Finances polonais (il a remplacé FA(2) le 1er février 2026 avec KSeF 2.0) — un format XML propre à la Pologne, non basé sur PEPPOL UBL ni sur EN 16931. Chaque facture doit inclure le NIP du vendeur (numéro de TVA polonais) et être authentifiée avant soumission.
Le ministère des Finances peut imposer des amendes pouvant atteindre 100 % de la TVA collectée sur une facture émise hors KSeF. Les acheteurs ne peuvent pas déduire la TVA d'amont sur des factures non validées par KSeF.
Les entreprises étrangères enregistrées à la TVA en Pologne sont concernées par KSeF selon le même calendrier. Les entreprises vendant en autoliquidation (sans numéro de TVA polonais) ne sont pas tenues d'utiliser KSeF pour ces opérations.
La génération et la validation KSeF FA(3) sont sur la feuille de route aiDoks mais ne sont pas encore disponibles — FA(3) est un schéma national hors EN 16931, les validateurs aiDoks actuels ne s'y appliquent donc pas. aiDoks aide déjà les entreprises polonaises pour la facturation transfrontalière : générez et validez des factures PEPPOL BIS 3.0 / EN 16931 (UBL et CII) pour vos clients de l'UE.
KSeF (Krajowy System e-Faktur — système national de facturation électronique) est la plateforme centralisée de validation des factures de TVA en Pologne, exploitée par le ministère des Finances. Contrairement à PEPPOL ou Factur-X, KSeF est un système de pré-validation : chaque facture B2B doit être soumise à KSeF avant d'être considérée comme légalement émise. KSeF attribue à chaque facture un numéro de référence unique (numéro KSeF) que l'acheteur utilise pour la déduction de la TVA.
C'est déjà le cas. Pour les grands contribuables (chiffre d'affaires 2024 supérieur à 200 millions PLN) : depuis le 1er février 2026. Pour toutes les autres entreprises assujetties à la TVA : depuis le 1er avril 2026. Les micro-entrepreneurs dont les ventes mensuelles sont inférieures à 10 000 PLN ont jusqu'au 1er janvier 2027 ; les sanctions sont suspendues jusqu'en janvier 2027. La date obligatoire initiale (février 2024) a été reportée après la détection de problèmes techniques dans le système KSeF.
Les factures KSeF utilisent un schéma XML du ministère des Finances — depuis le 1er février 2026, le schéma FA(3) (introduit avec KSeF 2.0, en remplacement de l'ancien FA(2)). C'est un format spécifique à la Pologne, non basé sur PEPPOL UBL ou EN 16931. Le schéma est publié sur le site du ministère des Finances et mis à jour périodiquement. Chaque facture doit inclure le NIP du vendeur (numéro de TVA polonais), le NIP de l'acheteur (le cas échéant) et être authentifiée avant la soumission.
Le ministère des Finances polonais peut infliger des amendes allant jusqu'à 100 % de la TVA figurant sur une facture émise en dehors de KSeF. De plus, les acheteurs ne peuvent pas déduire la TVA en amont des factures non validées via KSeF, ce qui crée une forte pression commerciale sur les fournisseurs. En cas de récidive, les amendes et intérêts s'accumulent.
Les entreprises étrangères immatriculées à la TVA polonaise relèvent de l'usage obligatoire de KSeF selon le même calendrier que les entreprises polonaises. Les entreprises non immatriculées à la TVA en Pologne (vendant sous le mécanisme d'autoliquidation / OSS) ne sont actuellement pas tenues d'utiliser KSeF. Le périmètre peut être étendu — consultez les directives du ministère des Finances pour les mises à jour.
Pas encore. La génération et la validation KSeF FA(3) sont sur la feuille de route d'aiDoks mais ne sont pas disponibles aujourd'hui — FA(3) est un schéma national hors EN 16931, les validateurs aiDoks actuels ne s'y appliquent donc pas. Ce qu'aiDoks offre déjà aux entreprises polonaises, c'est la facturation transfrontalière : générer et valider des factures PEPPOL BIS 3.0 / EN 16931 (UBL et CII) pour les clients de l'UE, et convertir des factures PDF existantes par OCR IA.
Validez aujourd'hui les fichiers XML KSeF — la génération arrive avant la date obligatoire.