Politique de confidentialité
Votre vie privée compte. Découvrez comment nous collectons, utilisons et protégeons vos données conformément au RGPD et aux normes européennes de protection des données.
Dernière mise à jour : octobre 2026
1. Introduction
aiDoks (« nous », « notre » ou « nos ») s'engage à protéger votre vie privée. La présente politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos informations lorsque vous utilisez notre plateforme et nos services de facturation électronique PEPPOL.
Nous traitons les données personnelles conformément au règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD) et aux lois nationales sur la protection des données qui nous sont applicables.
2. Informations que nous collectons
2.1 Informations de compte
Lorsque vous créez et utilisez un compte, nous conservons :
- Votre adresse e-mail et, si vous l'indiquez, votre nom
- Les informations d'entreprise que vous enregistrez (raison sociale, numéro d'immatriculation, numéro de TVA)
- Votre formule et votre statut de facturation (les données de carte sont traitées par notre prestataire de paiement, pas par nous)
- Données de connexion : un mot de passe que notre prestataire d'authentification conserve uniquement sous forme hachée, ou le compte avec lequel vous vous connectez
2.2 Données de facturation
Nous traitons les données de facture que vous créez, notamment :
- Informations sur les clients et les fournisseurs
- Descriptions de produits et de services
- Informations de prix et de taxe
- Métadonnées de facture (dates, numéros, statuts)
2.3 Informations techniques
Nous collectons automatiquement :
- Adresses IP et informations sur l'appareil
- Type et version du navigateur
- Fichiers journaux et rapports d'erreurs
3. Comment nous utilisons vos informations
Nous utilisons vos informations pour :
- Fournir et maintenir nos services de facturation électronique
- Créer, valider, convertir et afficher des factures électroniques (aiDoks n'envoie pas les factures à votre place)
- Gérer votre compte et votre facturation
- Fournir une assistance client
- Améliorer nos services et développer de nouvelles fonctionnalités
- Assurer la sécurité et prévenir la fraude
- Respecter les obligations légales
- Envoyer des communications liées au service
4. Base juridique du traitement
En vertu du RGPD, nous traitons vos données sur la base de :
- Exécution du contrat : pour fournir nos services tels que convenus
- Obligation légale : pour respecter les réglementations fiscales, comptables et de facturation
- Intérêt légitime : pour améliorer les services, prévenir la fraude et assurer la sécurité
- Consentement : pour les communications marketing (le cas échéant)
5. Partage des informations
5.1 Envoi des factures
aiDoks crée, vérifie et convertit des fichiers de factures électroniques ; il ne les transmet pas. Vous envoyez la facture vous-même, via votre point d'accès Peppol, un portail public ou par e-mail, et ce n'est qu'alors que ses données parviennent au destinataire.
5.2 Prestataires de services
Nous partageons des données avec des prestataires de services de confiance qui nous assistent pour :
- Hébergement et stockage cloud
- Traitement des paiements
- Distribution des e-mails
- Reconnaissance de documents par IA, lorsque vous convertissez un PDF, un scan ou une photo de facture
- Surveillance des erreurs, pour détecter et corriger les pannes
Lorsque vous recherchez une entreprise, les termes de recherche sont envoyés à des registres publics (comme le service VIES de l'UE et les registres nationaux des entreprises) et au Peppol Directory.
La liste actuelle des prestataires, avec leurs noms, figure sur notre page Sécurité.
5.3 Obligations légales
Nous pouvons divulguer des informations lorsque la loi, la réglementation ou une procédure judiciaire l'exige, ou pour protéger nos droits et notre sécurité.
6. Stockage et sécurité des données
Les serveurs de l'application et la base de données sont situés dans l'Union européenne. Lorsqu'un prestataire traite des données personnelles hors de l'UE (cela peut arriver pour le traitement des paiements), le transfert est couvert par les garanties exigées par le RGPD, comme une décision d'adéquation de l'UE ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Nos mesures de sécurité comprennent :
- Des connexions chiffrées (HTTPS) pour tout le trafic et une base de données chiffrée au repos par son hébergeur
- Contrôles d'accès et authentification
- Les fichiers téléversés sont traités puis supprimés, et non conservés
7. Conservation des données
Nous conservons vos données aussi longtemps que nécessaire pour fournir les services et respecter les obligations légales :
- Données du compte : jusqu'à la suppression de votre compte ; la suppression efface ces données immédiatement
- Historique des factures : si vous êtes connecté, les factures que vous générez sont conservées dans Mes documents jusqu'à ce que vous les supprimiez, désactiviez l'enregistrement ou supprimiez votre compte. L'offre gratuite conserve vos 10 dernières. aiDoks n'est pas un service d'archivage : conservez vos propres copies pendant la durée exigée par vos règles comptables.
- Journaux d'utilisation, journaux serveur et rapports d'erreurs : jusqu'à 13 mois ; les journaux d'utilisation contiennent une empreinte (hash) de l'adresse IP, pas l'adresse elle-même
- Documents de facturation : aussi longtemps que le droit comptable et fiscal nous impose de les conserver
8. Vos droits
En vertu du RGPD, vous avez le droit de :
- Accès : demander des copies de vos données personnelles
- Rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes
- Effacement : demander la suppression de vos données (sous réserve des obligations légales de conservation)
- Limitation : limiter la manière dont nous traitons vos données
- Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
- Opposition : vous opposer à certains types de traitement
- Retrait du consentement : lorsque le traitement est fondé sur le consentement
Pour exercer ces droits, écrivez-nous à info@aidoks.eu
9. Cookies et suivi
Quels cookies nous utilisons
Nous utilisons les types de cookies suivants :
- Cookies essentiels : nécessaires au bon fonctionnement du site. Ils incluent les préférences de langue et les jetons d'authentification. Ces cookies ne nécessitent pas de consentement car ils sont indispensables au service.
Gérer vos préférences de cookies
Vous pouvez modifier vos préférences de cookies à tout moment en cliquant sur le bouton ci-dessous :
Vous pouvez également contrôler les cookies via les paramètres de votre navigateur, mais la désactivation des cookies essentiels peut affecter le fonctionnement du service.
10. Transferts internationaux
Les serveurs de l'application et la base de données se trouvent dans l'Union européenne. Si un prestataire traite des données personnelles hors de l'UE, le transfert repose sur l'une des garanties suivantes :
- Clauses contractuelles types de l'UE
- Décisions d'adéquation de la Commission européenne
- Autres mécanismes de transfert reconnus par la loi
11. Vie privée des enfants
Nos services ne s'adressent pas aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès d'enfants.
12. Modifications de la présente politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité périodiquement. Nous vous informerons des changements importants par e-mail ou via notre plateforme. La poursuite de l'utilisation de nos services après les modifications constitue une acceptation de la politique mise à jour.
13. Nous contacter
Pour toute question relative à la confidentialité ou pour exercer vos droits, contactez :
Responsable du traitement
privacy@aidoks.eu
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données :
- Estonia: Estonian Data Protection Inspectorate (www.aki.ee)
- Latvia: Data State Inspectorate (www.dvi.gov.lv)
- Lithuania: State Data Protection Inspectorate (www.ada.lt)