Politique de confidentialité

Votre vie privée compte. Découvrez comment nous collectons, utilisons et protégeons vos données conformément au RGPD et aux normes européennes de protection des données.

Dernière mise à jour : janvier 2025

1. Introduction

aiDoks (« nous », « notre » ou « nos ») s'engage à protéger votre vie privée. La présente politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos informations lorsque vous utilisez notre plateforme et nos services de facturation électronique PEPPOL.

Nous respectons le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE ainsi que les autres lois applicables en matière de protection des données en Estonie, en Lettonie et en Lituanie.

2. Informations que nous collectons

2.1 Informations de compte

Lorsque vous créez un compte, nous collectons :

  • Nom et coordonnées (e-mail, numéro de téléphone)
  • Détails de l'entreprise (raison sociale, numéro d'enregistrement, numéro de TVA)
  • Informations de facturation et de paiement
  • Identifiants d'authentification

2.2 Données de facturation

Nous traitons les données de facture que vous créez, notamment :

  • Informations sur les clients et les fournisseurs
  • Descriptions de produits et de services
  • Informations de prix et de taxe
  • Métadonnées de facture (dates, numéros, statuts)

2.3 Informations techniques

Nous collectons automatiquement :

  • Adresses IP et informations sur l'appareil
  • Type et version du navigateur
  • Fichiers journaux et rapports d'erreurs

3. Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons vos informations pour :

  • Fournir et maintenir nos services de facturation électronique
  • Traiter et transmettre les factures via le réseau PEPPOL
  • Gérer votre compte et votre facturation
  • Fournir une assistance client
  • Améliorer nos services et développer de nouvelles fonctionnalités
  • Assurer la sécurité et prévenir la fraude
  • Respecter les obligations légales
  • Envoyer des communications liées au service

4. Base juridique du traitement

En vertu du RGPD, nous traitons vos données sur la base de :

  • Exécution du contrat : pour fournir nos services tels que convenus
  • Obligation légale : pour respecter les réglementations fiscales, comptables et de facturation
  • Intérêt légitime : pour améliorer les services, prévenir la fraude et assurer la sécurité
  • Consentement : pour les communications marketing (le cas échéant)

5. Partage des informations

5.1 Réseau PEPPOL

Les données de facture sont transmises via le réseau PEPPOL aux destinataires désignés conformément à vos instructions.

5.2 Prestataires de services

Nous partageons des données avec des prestataires de services de confiance qui nous assistent pour :

  • Hébergement et stockage cloud
  • Traitement des paiements
  • Distribution des e-mails

5.3 Obligations légales

Nous pouvons divulguer des informations lorsque la loi, la réglementation ou une procédure judiciaire l'exige, ou pour protéger nos droits et notre sécurité.

6. Stockage et sécurité des données

Toutes les données sont stockées sur des serveurs sécurisés situés au sein de l'Union européenne. Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes du secteur, notamment :

  • Chiffrement en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256)
  • Audits de sécurité et tests d'intrusion réguliers
  • Contrôles d'accès et authentification
  • Sauvegardes régulières et procédures de reprise après sinistre
  • Formation à la sécurité des employés

7. Conservation des données

Nous conservons vos données aussi longtemps que nécessaire pour fournir les services et respecter les obligations légales :

  • Données de compte : durée du compte plus 30 jours
  • Données de facture : 7 ans (comme l'exigent les réglementations comptables)
  • Journaux techniques : 12 mois
  • Registres de facturation : 10 ans

8. Vos droits

En vertu du RGPD, vous avez le droit de :

  • Accès : demander des copies de vos données personnelles
  • Rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes
  • Effacement : demander la suppression de vos données (sous réserve des obligations légales de conservation)
  • Limitation : limiter la manière dont nous traitons vos données
  • Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
  • Opposition : vous opposer à certains types de traitement
  • Retrait du consentement : lorsque le traitement est fondé sur le consentement

Pour exercer ces droits, contactez-nous à privacy@aidoks.eu

9. Cookies et suivi

Quels cookies nous utilisons

Nous utilisons les types de cookies suivants :

  • Cookies essentiels : nécessaires au bon fonctionnement du site. Ils incluent les préférences de langue et les jetons d'authentification. Ces cookies ne nécessitent pas de consentement car ils sont indispensables au service.

Gérer vos préférences de cookies

Vous pouvez modifier vos préférences de cookies à tout moment en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Vous pouvez également contrôler les cookies via les paramètres de votre navigateur, mais la désactivation des cookies essentiels peut affecter le fonctionnement du service.

10. Transferts internationaux

Vos données sont stockées et traitées au sein de l'UE. Si nous transférons des données en dehors de l'UE, nous garantissons la mise en place de garanties appropriées au moyen de :

  • Clauses contractuelles types de l'UE
  • Décisions d'adéquation de la Commission européenne
  • Autres mécanismes de transfert reconnus par la loi

11. Vie privée des enfants

Nos services ne s'adressent pas aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès d'enfants.

12. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité périodiquement. Nous vous informerons des changements importants par e-mail ou via notre plateforme. La poursuite de l'utilisation de nos services après les modifications constitue une acceptation de la politique mise à jour.

13. Nous contacter

Pour toute question relative à la confidentialité ou pour exercer vos droits, contactez :

Data Protection Officer
Email: privacy@aidoks.eu
Address: Tartu mnt 67/1-13b, 10115 Tallinn, Estonia

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données :

  • Estonia: Estonian Data Protection Inspectorate (www.aki.ee)
  • Latvia: Data State Inspectorate (www.dvi.gov.lv)
  • Lithuania: State Data Protection Inspectorate (www.ada.lt)