De la facture PDF à la facture électronique PEPPOL, en langage simple
Une facture PDF ordinaire est un document imprimable — les humains peuvent la lire, mais un ordinateur ne peut pas distinguer de façon fiable le nom du fournisseur de l'adresse de l'acheteur, ou les totaux de ligne du total général. Une facture électronique (e-facture) résout ce problème en encodant toutes ces mêmes informations sous forme de champs structurés dans un document XML. Le format européen dominant est PEPPOL BIS Billing 3.0, construit sur la norme EN 16931 et sérialisé en XML UBL 2.1.
Convertir un PDF en facture électronique signifie extraire chaque champ de la page — identité du fournisseur et numéro de TVA, coordonnées de l'acheteur, numéro et dates de la facture, chaque ligne avec sa quantité, son prix unitaire et son taux de TVA, les conditions de paiement, les totaux — et le reconstruire sous forme de document XML UBL 2.1 conforme à PEPPOL BIS 3.0. aiDoks gère automatiquement les deux moitiés : l'OCR IA pour l'extraction, un formulaire compatible PEPPOL pour la vérification et l'édition, et un export XML pour la livraison.
Que se passe-t-il si l'OCR manque quelque chose ?
L'OCR est excellent sur les PDF propres et les scans haute résolution, mais aucun système n'est parfait. Après l'extraction, les données arrivent dans un formulaire PEPPOL BIS 3.0 modifiable — vous pouvez corriger n'importe quel champ, ajouter ou supprimer des lignes et ajuster les catégories de TVA. Le validateur s'exécute au fur et à mesure de votre saisie, signalant les champs obligatoires manquants et les violations de règles avec l'identifiant exact de la règle (par exemple BR-CO-15 pour les écarts de total de taxe). Lorsque le formulaire est propre, cliquez sur exporter.
Formats de sortie et utilisation en aval
Chaque facture convertie produit deux fichiers. Le XML UBL 2.1 est la facture électronique lisible par machine, prête à être téléversée vers un point d'accès PEPPOL, envoyée par e-mail vers la boîte de réception de facturation électronique d'un acheteur, ou importée dans Xero, SAP, Odoo, Standard Books ou tout système comptable compatible PEPPOL. Le rendu PDF sert à l'archivage, à l'impression et à la vérification humaine — de nombreuses entreprises envoient les deux côte à côte.
Confidentialité et traitement des données
aiDoks ne conserve pas vos PDF ni les données extraites sur ses serveurs après la conversion. Tout le traitement se fait via TLS et la plateforme est conforme au RGPD. Consultez la page de sécurité pour plus de détails.