Questions fréquentes

aiDoks est une plateforme complète de facturation électronique qui simplifie la création, la validation et la gestion de factures électroniques conformes à PEPPOL. La plateforme propose à la fois des outils publics gratuits et des fonctionnalités premium pour aider les entreprises de toutes tailles à adopter la facturation numérique et à se conformer aux normes européennes de facturation électronique.

Non ! aiDoks propose de puissants outils gratuits que tout le monde peut utiliser sans créer de compte :

• Générateur de factures électroniques PEPPOL : créez des factures conformes à l'aide de notre interface basée sur un formulaire
• Validation de factures : validez n'importe quelle facture XML UBL selon les règles PEPPOL BIS 3.0
• Convertisseur XML vers PDF : convertissez les factures XML au format PDF imprimable

Créez un compte gratuit pour débloquer les fonctionnalités premium comme l'OCR IA, la gestion des partenaires commerciaux et les modèles.

Non ! aiDoks est conçu pour les utilisateurs de tous niveaux. Vous n'avez pas besoin de comprendre le XML, les structures UBL ou les spécifications techniques PEPPOL. La plateforme fournit une interface de formulaire simple où vous remplissez les détails de la facture comme vous le feriez sur une facture papier, et aiDoks génère automatiquement le XML conforme à PEPPOL.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) est un cadre normalisé d'échange de documents électroniques à travers l'Europe. Il utilise le format XML UBL (Universal Business Language) pour garantir que les factures puissent être lues par tout système compatible PEPPOL.

De nombreux pays européens exigent désormais la conformité PEPPOL pour la facturation entreprise-administration (B2G), et elle est de plus en plus adoptée pour les transactions interentreprises en raison de son efficacité, de la réduction des erreurs et de l'accélération des cycles de paiement.

Créer votre première facture est simple :

1. Cliquez sur « Générer une facture électronique » dans la navigation latérale
2. Remplissez les champs obligatoires (informations sur le document, fournisseur, client)
3. Ajoutez des lignes de facture avec les détails des articles, les quantités et les prix
4. Vérifiez les totaux calculés automatiquement
5. Cliquez sur « Générer la facture » pour créer votre XML UBL
6. Activez éventuellement « Valider après génération » pour garantir la conformité

Pour un guide détaillé étape par étape, consultez notre documentation Créer votre première facture.

La fonctionnalité OCR (reconnaissance optique de caractères) basée sur l'IA utilise Azure Document Intelligence pour extraire automatiquement les données de facture des documents téléversés. Vous pouvez téléverser :

• Des factures papier (images numérisées)
• Des factures PDF
• Des photos de factures (y compris la lecture de codes QR)

L'IA extrait les informations clés telles que les coordonnées du fournisseur, les coordonnées du client, les lignes de facture, les montants et les dates, puis remplit automatiquement les champs du formulaire. Vous pouvez vérifier et modifier les données extraites avant de générer la facture finale.

Remarque : l'OCR IA est une fonctionnalité premium nécessitant la création d'un compte gratuit.

La gestion des partenaires commerciaux vous permet d'enregistrer et de gérer les informations des fournisseurs et des clients pour une réutilisation rapide :

• Enregistrer des partenaires : après avoir rempli les détails du fournisseur ou du client, enregistrez-les dans votre liste de partenaires commerciaux
• Sélection rapide : lors de la création de nouvelles factures, utilisez le sélecteur de partenaires commerciaux pour remplir instantanément tous les champs du fournisseur ou du client
• Gérer les partenaires : accédez aux pages « Clients » et « Fournisseurs » depuis la barre latérale pour afficher, modifier ou supprimer les partenaires enregistrés

Cette fonctionnalité fait gagner un temps considérable lors de la création de factures pour des clients réguliers ou auprès du même fournisseur.

Remarque : la gestion des partenaires commerciaux est une fonctionnalité premium nécessitant la création d'un compte gratuit.

Les modèles de formulaire vous permettent d'enregistrer des configurations de facture pour accélérer la création future de factures. Les modèles enregistrent :

• Valeurs des champs : données préremplies comme les informations du fournisseur, la devise ou les conditions de paiement
• Visibilité des champs : quels champs optionnels sont affichés ou masqués
• Ordre des champs : disposition personnalisée des champs du formulaire

Après avoir généré une facture, cliquez sur « Enregistrer comme modèle » en bas du formulaire. Vous pouvez éventuellement cocher « Définir par défaut » pour charger automatiquement ce modèle lors de la création de nouvelles factures.

Remarque : les modèles sont une fonctionnalité premium nécessitant la création d'un compte gratuit.

Le mode Personnalisation vous permet de contrôler quels champs apparaissent dans le formulaire de facture. Par défaut, seuls les champs PEPPOL obligatoires sont affichés pour garder l'interface simple.

Pour accéder aux champs optionnels :

1. Cliquez sur le bouton « Personnaliser » en haut à droite du formulaire
2. Parcourez les champs optionnels disponibles, organisés par section
3. Cliquez sur « Ajouter des éléments » à côté de n'importe quelle section pour ajouter des champs optionnels
4. Sélectionnez les champs dont vous avez besoin et ils apparaîtront dans votre formulaire

Les champs optionnels courants incluent les conditions de paiement, les références de contrat, les références d'acheteur, les codes de projet et les identifiants de parties supplémentaires.

aiDoks calcule automatiquement tous les montants de la facture en temps réel à mesure que vous remplissez le formulaire :

• Montant d'extension de ligne : quantité × prix unitaire (par ligne de facture)
• Montant de taxe de ligne : montant d'extension de ligne × taux de TVA
• Sous-totaux de taxe : somme de toutes les lignes regroupées par catégorie et taux de TVA
• Montant total de la taxe : somme de tous les montants de taxe
• Montant total hors taxe : somme de tous les montants d'extension de ligne
• Montant total avec taxe : montant total hors taxe + montant total de la taxe
• Montant à payer : montant final dû (y compris les remises ou frais éventuels)

Vous n'avez rien à calculer manuellement — saisissez simplement les quantités, les prix et les taux de TVA, et aiDoks gère tous les calculs automatiquement selon les règles PEPPOL BIS 3.0.

Oui ! La section des lignes de facture affiche un tableau interactif où vous pouvez :

• Modifier les lignes : cliquez sur n'importe quelle cellule pour modifier les valeurs directement dans le tableau
• Ajouter des lignes : cliquez sur le bouton « Ajouter une ligne » pour créer des lignes de facture supplémentaires
• Supprimer des lignes : cliquez sur l'icône de suppression pour retirer les lignes non désirées
• Réorganiser les lignes : l'identifiant de ligne détermine l'ordre dans la facture générée

Chaque ligne nécessite : identifiant de ligne, quantité, nom de l'article, prix unitaire, catégorie de taxe et taux de TVA. Le montant d'extension de ligne est calculé automatiquement.

aiDoks prend en charge plusieurs formats d'export :

• XML UBL 2.1 : le format conforme à PEPPOL pour la transmission électronique et la conformité
• PDF : format lisible par l'humain pour l'impression, l'archivage ou les pièces jointes par e-mail

Lors de la génération d'une facture, vous pouvez télécharger les deux formats. Le fichier XML est utilisé pour la transmission sur le réseau PEPPOL, tandis que le PDF fournit une représentation visuelle de la facture.

aiDoks propose deux façons de valider les factures :

L'outil de validation vérifie les champs obligatoires, l'exactitude des formats de données, la précision des calculs et la conformité aux règles métier PEPPOL BIS 3.0.

Oui. Toutes les factures créées via aiDoks sont des factures électroniques juridiquement valides, conformes à :

• Directive UE 2014/55/UE : norme européenne sur la facturation électronique
• PEPPOL BIS Billing 3.0 : spécification d'interopérabilité commerciale PEPPOL
• UBL 2.1 : norme Universal Business Language

Les factures conformes à PEPPOL sont reconnues comme juridiquement valides dans tous les États membres de l'UE et dans de nombreux autres pays.

Oui. aiDoks calcule automatiquement la TVA en fonction de la catégorie de taxe et du taux de TVA que vous spécifiez pour chaque ligne de facture. Le système prend en charge :

• Taux de TVA standard : le taux de TVA normal de votre pays
• Taux réduits : taux inférieurs pour des biens/services spécifiques
• Transactions à taux zéro : TVA à 0 % mais toujours soumises à la TVA
• Ventes exonérées : non soumises à la TVA
• Autoliquidation : la responsabilité de la TVA est transférée à l'acheteur
• Livraison intracommunautaire : transactions transfrontalières au sein de l'UE

Tous les calculs de taxe suivent les règles PEPPOL BIS 3.0 et sont validés lors de la génération de la facture.

aiDoks valide les factures selon les règles métier PEPPOL BIS 3.0, notamment :

• Champs obligatoires : garantit que tous les champs requis sont présents
• Formats de données : valide les dates, les nombres, les identifiants et les codes
• Règles métier : vérifie les relations logiques (par exemple, date de facture ≤ date d'échéance)
• Calculs : vérifie que tous les montants sont calculés correctement
• Règles fiscales : valide les catégories, taux et calculs de TVA
• Listes de codes : garantit que les codes (devise, unité, catégorie de taxe) sont valides

Le validateur signale les erreurs (à corriger), les avertissements (à examiner) et les messages d'information.

Oui ! aiDoks propose une fonctionnalité de téléversement XML dans le générateur de factures :

1. Accédez à « Générer une facture électronique » dans la barre latérale
2. Repérez la zone « Téléverser un XML existant » en haut
3. Glissez-déposez ou sélectionnez votre fichier XML UBL
4. aiDoks analysera le XML et remplira tous les champs du formulaire
5. Modifiez les champs si nécessaire
6. Générez une nouvelle facture avec vos modifications

C'est utile pour corriger des erreurs dans des factures existantes, créer des notes de crédit à partir de factures originales ou convertir le XML au format PDF.

Les deux formats servent des objectifs différents :

De nombreuses entreprises envoient les deux formats : le XML pour le traitement par les systèmes et le PDF pour la référence humaine.

aiDoks est une application web moderne qui fonctionne au mieux sur :

• Google Chrome (recommandé, dernière version)
• Mozilla Firefox (dernière version)
• Microsoft Edge (dernière version)
• Safari (dernière version, macOS/iOS)

Nous recommandons d'utiliser la dernière version de votre navigateur préféré pour une expérience optimale. L'application est également adaptée aux mobiles et fonctionne sur les tablettes et les smartphones.

Absolument. aiDoks met en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes du secteur :

• Chiffrement HTTPS/TLS : toutes les données transmises entre votre navigateur et nos serveurs sont chiffrées
• Authentification sécurisée : les comptes utilisateurs sont protégés par le système d'authentification Supabase
• Confidentialité des données : nous respectons le RGPD et les réglementations sur la protection des données
• Aucun partage de données : vos données de facture ne sont jamais partagées avec des tiers

Pour l'utilisation des outils gratuits sans compte, aucune donnée personnelle n'est collectée ni stockée sur nos serveurs.

Non, aiDoks est une application web qui nécessite une connexion Internet. Cela garantit :

• Vous disposez toujours des dernières fonctionnalités et règles de validation
• Vos données sont sauvegardées en toute sécurité sur nos serveurs
• Vous pouvez accéder à vos factures depuis n'importe quel appareil
• Les services d'OCR IA et de validation fonctionnent correctement

Cependant, les factures générées peuvent être téléchargées sous forme de fichiers XML ou PDF et stockées localement pour un accès hors ligne.

Oui ! aiDoks propose de puissants outils gratuits que tout le monde peut utiliser sans créer de compte :

• Générateur de factures électroniques PEPPOL : créez des factures conformes en illimité
• Validation de factures : validez n'importe quelle facture XML selon les règles PEPPOL
• Convertisseur XML vers PDF : convertissez les factures XML en PDF imprimables

Les fonctionnalités premium nécessitent la création d'un compte gratuit :

• OCR basé sur l'IA pour l'extraction des données de facture
• Gestion des partenaires commerciaux (enregistrer les fournisseurs/clients)
• Modèles de formulaire pour une création de factures plus rapide

Il n'y a aucuns frais mensuels, aucune limite de factures et aucune carte bancaire requise.

Créer un compte est simple et gratuit :

1. Cliquez sur « S'inscrire » dans le coin supérieur droit de n'importe quelle page
2. Renseignez votre adresse e-mail et créez un mot de passe
3. Vérifiez votre adresse e-mail en cliquant sur le lien envoyé dans votre boîte de réception
4. Connectez-vous pour accéder aux fonctionnalités premium

Aucune carte bancaire n'est requise, et vous pouvez commencer à utiliser les fonctionnalités premium immédiatement après la vérification de l'e-mail.

Les fonctionnalités premium sont accessibles aux utilisateurs enregistrés avec un compte gratuit :

• OCR basé sur l'IA : téléversez des factures papier, des PDF ou des photos et extrayez automatiquement les données de facture à l'aide d'Azure Document Intelligence.
• Gestion des partenaires commerciaux : enregistrez et gérez les informations des fournisseurs et des clients dans les sections « Clients » et « Fournisseurs ». Utilisez le sélecteur de partenaires commerciaux pour remplir automatiquement les formulaires de facture.
• Modèles de formulaire : enregistrez des configurations de facture avec la visibilité des champs, les valeurs par défaut et les mises en page personnalisées. Définissez un modèle par défaut pour accélérer les factures récurrentes.

Oui. Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis la section « Compte et sécurité » du menu des paramètres du compte (accessible depuis la barre de navigation supérieure).

La suppression de votre compte supprimera définitivement :

• Vos partenaires commerciaux enregistrés (fournisseurs et clients)
• Vos modèles de formulaire

Important : veillez à télécharger toutes les factures ou données que vous souhaitez conserver avant de supprimer votre compte. Cette action est irréversible.

Si votre facture échoue à la validation, suivez ces étapes :

1. Lisez les messages d'erreur : le validateur fournit des codes d'erreur et des descriptions spécifiques expliquant ce qui ne va pas.
2. Vérifiez les champs obligatoires : assurez-vous que tous les champs requis sont remplis, y compris le numéro de TVA du fournisseur, le nom du client, la date de facture et la date d'échéance.
3. Vérifiez les calculs : assurez-vous que les quantités, les prix et les taux de TVA sont corrects. Les montants de ligne doivent être égaux à quantité × prix.
4. Vérifiez la logique des dates : la date de facture doit être ≤ la date d'échéance, et les dates doivent être au bon format (AAAA-MM-JJ).
5. Vérifiez les codes : assurez-vous que les codes de devise (EUR, USD, etc.), les codes d'unité (EA, KGM, etc.) et les codes de catégorie de taxe (S, E, Z, etc.) sont valides.

Si vous rencontrez toujours des problèmes après avoir corrigé les erreurs signalées, consultez notre guide de la première facture ou contactez l'assistance.

L'OCR IA est très précis mais pas parfait. Vérifiez toujours les données extraites avant de générer la facture finale :

• Vérifiez tous les champs : examinez les informations du fournisseur, du client, les dates, les montants et les lignes de facture
• Corrigez les erreurs : modifiez tout champ incorrect directement dans le formulaire
• Ajoutez les données manquantes : renseignez les champs que l'IA n'a pas pu extraire

Conseils pour une meilleure précision de l'OCR :

• Utilisez des numérisations ou des photos nettes et en haute résolution
• Veillez à ce que le document soit bien éclairé et net
• Téléversez des factures structurées plutôt que des documents manuscrits
• Essayez de scanner les codes QR si la facture en contient un

Par défaut, aiDoks n'affiche que les champs PEPPOL obligatoires pour garder l'interface simple. Pour accéder aux champs optionnels :

1. Cliquez sur le bouton « Personnaliser » en haut à droite du formulaire de facture
2. Parcourez les sections (Document, Fournisseur, Client, Paiement, etc.)
3. Cliquez sur « Ajouter des éléments » à côté de la section contenant le champ souhaité
4. Sélectionnez le champ dans la liste et cliquez sur « Ajouter »

Les champs optionnels courants incluent :

• Conditions et instructions de paiement
• Référence de contrat et code de projet
• Référence d'acheteur et référence de commande
• Identifiants de parties supplémentaires
• Coordonnées bancaires

Lors de l'ajout de lignes de facture, vous devez spécifier un code d'unité (par exemple, EA pour « chacun », KGM pour kilogrammes) :

1. Dans le tableau des lignes de facture, cliquez sur le champ « Code d'unité »
2. Commencez à taper le nom de l'unité (par exemple, « pièce », « kilogramme », « heure »)
3. Le système affichera les codes correspondants avec leurs descriptions
4. Sélectionnez le code approprié dans la liste déroulante

Codes d'unité courants :

• EA : chacun (pièces, articles)
• HUR : heure (services)
• DAY : jour (location, services)
• KGM : kilogramme (poids)
• MTR : mètre (longueur)
• LTR : litre (volume)

Si vous essayez de téléverser un fichier très volumineux pour l'OCR IA ou le téléversement XML :

• Pour les images : réduisez la taille ou la résolution de l'image avant le téléversement. Une résolution de 1200 à 1800 DPI suffit pour l'OCR.
• Pour les PDF : essayez de compresser le PDF ou de supprimer les pages inutiles s'il s'agit d'un document multipage.
• Pour le XML : assurez-vous que le fichier est un fichier XML UBL valide et non corrompu.

La limite de téléversement est conçue pour garantir des temps de traitement rapides. Si vous devez régulièrement téléverser des fichiers plus volumineux, contactez l'assistance pour discuter de votre cas d'usage.