Introducción a aiDoks
Aprenda los conceptos básicos de aiDoks y la facturación electrónica PEPPOL. Ideal para nuevos usuarios que empiezan con la facturación electrónica.
¿Qué es aiDoks?
aiDoks es una plataforma integral de facturación electrónica diseñada para simplificar la creación, validación y gestión de facturas electrónicas conformes con PEPPOL. Construida con tecnología moderna e impulsada por IA, aiDoks facilita la adopción de la facturación digital a empresas de cualquier tamaño.
Tanto si envía su primera factura electrónica como si factura cada semana, aiDoks le da las herramientas para crear, comprobar y convertir facturas electrónicas y seguir el ritmo de unas normas que cambian, en 8 idiomas.
¿Qué es la facturación electrónica PEPPOL?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) es un marco estandarizado para el intercambio electrónico de documentos, utilizado principalmente para la facturación entre empresas y administraciones públicas en toda Europa.
- Formato estandarizado: PEPPOL utiliza el formato XML UBL (Universal Business Language), garantizando que las facturas puedan ser leídas por cualquier sistema compatible con PEPPOL.
- Infraestructura de red: Los documentos se intercambian a través de la red PEPPOL mediante Puntos de Acceso certificados.
- Cumplimiento obligatorio: Muchos países europeos exigen ahora el cumplimiento de PEPPOL para la facturación B2G (empresa-administración).
- Interoperabilidad: Permite la comunicación fluida entre distintos sistemas de contabilidad y plataformas.
¿Por qué utilizar la facturación electrónica?
La transición de la facturación en papel a la electrónica ofrece importantes ventajas a las empresas modernas:
Elimine los costes de impresión, franqueo y tramitación manual.
Las facturas electrónicas llegan al instante y pueden procesarse automáticamente, reduciendo los plazos de pago de semanas a días.
La validación automática detecta errores antes del envío de las facturas, reduciendo rechazos y retrasos en los pagos.
La validación integrada garantiza que sus facturas cumplan los requisitos legales y normativos de los distintos países.
Reduzca el desperdicio de papel y la huella de carbono asociada a la impresión y el envío de facturas en papel.
Enviada por la red Peppol, una factura electrónica viaja entre puntos de acceso registrados por un canal protegido, en lugar de por correo postal o como adjunto de correo electrónico.
Cómo aiDoks simplifica el cumplimiento PEPPOL
El cumplimiento de PEPPOL puede ser complejo, pero aiDoks se encarga de los detalles técnicos para que usted pueda centrarse en su negocio:
- No se requieren conocimientos técnicos: interfaz sencilla basada en formularios, no es necesario entender XML ni la estructura UBL.
- Validación automática: reglas de validación integradas garantizan que sus facturas cumplan los requisitos PEPPOL BIS 3.0.
- Entrada de datos impulsada por IA: suba facturas en papel o en PDF y deje que la IA extraiga los datos automáticamente.
- Plantillas reutilizables: guarde configuraciones de uso frecuente para acelerar la creación de futuras facturas.
- Gestión de socios comerciales: guarde los datos de proveedores y clientes para un autocompletado rápido.
- Cálculos automáticos: los importes de impuestos, totales y subtotales se calculan en tiempo real.
- Múltiples formatos de exportación: elija un perfil de salida y genere UBL PEPPOL BIS 3.0, un CIUS nacional (XRechnung, Francia, Rumanía, Países Bajos, Portugal, Facturae de España, e-arve de Estonia) o un PDF Factur-X EN 16931.
- Herramientas de validación: suba una factura, detectamos su formato automáticamente y la validamos con las reglas de ese estándar.
Resumen de funciones clave
aiDoks ofrece un conjunto completo de herramientas para gestionar su flujo de facturación electrónica:
Cree facturas electrónicas conformes con PEPPOL mediante una sencilla interfaz de formulario. Empiece desde cero o utilice plantillas para acelerar el proceso.
Suba facturas en papel, PDF o fotos y deje que Azure Document Intelligence extraiga automáticamente los datos de la factura con gran precisión.
Importe una factura UBL, CII / Factur-X, Facturae o e-arve existente para editarla, verla como PDF o convertirla a otro formato.
Valide una factura con su propio estándar: PEPPOL BIS 3.0, EN 16931, XRechnung, Factur-X / ZUGFeRD, Facturae, e-arve de Estonia, KSeF FA(3) de Polonia, PEPPOL Order y las reglas CIUS nacionales de Francia, Rumanía, los Países Bajos y Portugal. El formato se detecta por usted.
Almacene y gestione la información de proveedores y clientes para seleccionarla rápidamente al crear facturas.
Guarde las configuraciones de sus facturas, los ajustes de visibilidad de campos y los valores predeterminados como plantillas reutilizables.
Empiece solo con los campos obligatorios y, después, añada los opcionales que necesite. Personalice el orden y la visibilidad de los campos según su flujo de trabajo.
Guarde una línea de factura que use a menudo —artículo, unidad, precio y categoría de IVA— e insértela ya lista en facturas posteriores. De una factura a otra solo cambia la cantidad.
Corrija una factura ya enviada. Convierta cualquier factura en nota de crédito con un clic —las partes y las líneas se copian y la referencia a la factura original se rellena por usted— o empiece una nota de crédito desde cero.
Convierta cualquier factura electrónica recibida en un PDF legible: vea proveedor, líneas, IVA y totales sin abrir el XML.
Con la sesión iniciada, cada factura que genera se guarda en su historial: descárguela de nuevo, véala como PDF, reutilícela para una nueva factura o conviértala en una factura rectificativa. El plan gratuito conserva sus últimas 10; Pro las conserva todas.
Herramientas gratuitas para todos
aiDoks ofrece herramientas potentes de uso gratuito sin necesidad de crear una cuenta:
- Generador de facturas electrónicas PEPPOL: cree facturas conformes mediante nuestra interfaz de formulario.
- Validación de facturas: valide una factura con su propio estándar; el formato se detecta automáticamente.
- Visor de facturas electrónicas: vea una factura XML o Factur-X como un PDF legible.
- Conversor de formatos: convierta una factura entre los formatos de factura electrónica admitidos.
El plan gratuito ofrece un límite mensual por función, que incluye sin cuenta una conversión de PDF con OCR de IA. Una cuenta gratuita lo aumenta —con 3 escaneos de OCR de IA al mes— y desbloquea la gestión de socios comerciales y las plantillas; el plan Pro elimina los límites.
Primeros pasos
¿Listo para crear su primera factura electrónica? Estos son los siguientes pasos:
- Entienda los fundamentos: ya está aquí. Lea esta introducción para familiarizarse con los conceptos de PEPPOL y aiDoks.
- Reúna la información: tenga preparados los datos de su proveedor y de su cliente, incluidos los nombres de las empresas, los NIF y las direcciones.
- Cree su primera factura: siga nuestra guía paso a paso para crear su primera factura electrónica conforme con PEPPOL.
- Valide y exporte: use la validación integrada para garantizar el cumplimiento y exporte la factura en el formato de salida elegido.
- Explore funciones avanzadas: cuando se sienta cómodo con lo básico, explore las plantillas, la gestión de socios comerciales y la entrada de datos impulsada por IA.
Preguntas habituales
¿Necesito entender XML para utilizar aiDoks?
¡No! aiDoks ofrece una interfaz de formulario sencilla que se encarga de todo el formato XML técnico por usted. Solo tiene que rellenar los detalles de la factura como en una factura en papel, y aiDoks genera automáticamente el XML conforme con PEPPOL.
¿aiDoks cumple con los últimos estándares PEPPOL?
Sí. aiDoks sigue la especificación PEPPOL BIS 3.0 y se actualiza con las reglas de validación oficiales. También cubre EN 16931 y los formatos basados en ella —XRechnung y Factur-X / ZUGFeRD— y formatos nacionales con su propio esquema: Facturae de España, e-arve de Estonia y KSeF FA(3) de Polonia.
¿Puedo utilizar aiDoks gratis?
¡Sí! Funciones principales como el generador de facturas, la herramienta de validación, el visor de facturas electrónicas y el conversor de formatos son gratuitas sin cuenta, con un límite mensual por función, incluido el OCR de IA para un PDF al mes. Una cuenta gratuita le da 3 escaneos de OCR de IA al mes, la gestión de socios comerciales y las plantillas; el plan Pro elimina los límites.
¿Qué tipos de factura admite aiDoks?
aiDoks crea facturas comerciales (tipo 380) y facturas rectificativas (381). La rectificativa tiene su propio formulario —Generar → Nota de crédito, o con un clic desde una factura— y otros códigos de tipo de factura de PEPPOL BIS 3.0 pueden elegirse en el campo Invoice Type Code.
¿Cuál es la precisión de la función de OCR de IA?
El OCR impulsado por IA utiliza Azure Document Intelligence y alcanza una gran precisión con facturas estructuradas. No obstante, recomendamos revisar siempre los datos extraídos antes de crear la factura final, especialmente con documentos manuscritos o mal formateados.
Próximos pasos
Continúe su viaje con aiDoks con estos recursos útiles:
Cree su primera factura
Guía paso a paso para crear su primera factura electrónica PEPPOL
Estándares PEPPOL
Inmersión profunda en las especificaciones y requisitos de PEPPOL BIS 3.0
Preguntas frecuentes
Encuentre respuestas a preguntas habituales sobre aiDoks y la facturación electrónica
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