Introducción a aiDoks
Aprenda los conceptos básicos de aiDoks y la facturación electrónica PEPPOL. Ideal para nuevos usuarios que empiezan con la facturación electrónica.
¿Qué es aiDoks?
aiDoks es una plataforma integral de facturación electrónica diseñada para simplificar la creación, validación y gestión de facturas electrónicas conformes con PEPPOL. Construida con tecnología moderna e impulsada por IA, aiDoks facilita la adopción de la facturación digital a empresas de cualquier tamaño.
Tanto si es una pequeña empresa que envía su primera factura electrónica como si es una gran empresa que gestiona miles de facturas al mes, aiDoks ofrece las herramientas que necesita para que sus procesos de facturación funcionen con fluidez y para mantener el cumplimiento con la normativa en constante evolución.
¿Qué es la facturación electrónica PEPPOL?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) es un marco estandarizado para el intercambio electrónico de documentos, utilizado principalmente para la facturación entre empresas y administraciones públicas en toda Europa.
- Formato estandarizado: PEPPOL utiliza el formato XML UBL (Universal Business Language), garantizando que las facturas puedan ser leídas por cualquier sistema compatible con PEPPOL.
- Infraestructura de red: Los documentos se intercambian a través de la red PEPPOL mediante Puntos de Acceso certificados.
- Cumplimiento obligatorio: Muchos países europeos exigen ahora el cumplimiento de PEPPOL para la facturación B2G (empresa-administración).
- Interoperabilidad: Permite la comunicación fluida entre distintos sistemas de contabilidad y plataformas.
¿Por qué utilizar la facturación electrónica?
La transición de la facturación en papel a la electrónica ofrece importantes ventajas a las empresas modernas:
Elimine los costes de impresión, envío postal y procesamiento manual. Los estudios muestran que las empresas pueden ahorrar entre 6 y 8 € por factura al pasar a la facturación electrónica.
Las facturas electrónicas llegan al instante y pueden procesarse automáticamente, reduciendo los plazos de pago de semanas a días.
La validación automática detecta errores antes del envío de las facturas, reduciendo rechazos y retrasos en los pagos.
La validación integrada garantiza que sus facturas cumplan los requisitos legales y normativos de los distintos países.
Reduzca el desperdicio de papel y la huella de carbono asociada a la impresión y el envío de facturas en papel.
La transmisión cifrada y las firmas digitales ofrecen una seguridad mayor que el correo físico.
Cómo aiDoks simplifica el cumplimiento PEPPOL
El cumplimiento de PEPPOL puede ser complejo, pero aiDoks se encarga de los detalles técnicos para que usted pueda centrarse en su negocio:
- No se requieren conocimientos técnicos: interfaz sencilla basada en formularios, no es necesario entender XML ni la estructura UBL.
- Validación automática: reglas de validación integradas garantizan que sus facturas cumplan los requisitos PEPPOL BIS 3.0.
- Entrada de datos impulsada por IA: suba facturas en papel o en PDF y deje que la IA extraiga los datos automáticamente.
- Plantillas reutilizables: guarde configuraciones de uso frecuente para acelerar la creación de futuras facturas.
- Gestión de socios comerciales: guarde los datos de proveedores y clientes para un autocompletado rápido.
- Cálculos automáticos: los importes de impuestos, totales y subtotales se calculan en tiempo real.
- Múltiples formatos de exportación: genere UBL XML para el cumplimiento PEPPOL y PDF para imprimir.
- Herramientas de validación: valide facturas XML existentes frente a las reglas PEPPOL antes del envío.
Resumen de funciones clave
aiDoks ofrece un conjunto completo de herramientas para gestionar su flujo de facturación electrónica:
Cree facturas electrónicas conformes con PEPPOL mediante una sencilla interfaz de formulario. Empiece desde cero o utilice plantillas para acelerar el proceso.
Suba facturas en papel, PDF o fotos y deje que Azure Document Intelligence extraiga automáticamente los datos de la factura con gran precisión.
Importe facturas XML existentes para editarlas o convertirlas a formato PDF para imprimir y archivar.
Valide cualquier factura UBL XML frente a las reglas PEPPOL BIS 3.0 para garantizar el cumplimiento antes de enviarla a los clientes.
Almacene y gestione la información de proveedores y clientes para seleccionarla rápidamente al crear facturas.
Guarde las configuraciones de sus facturas, los ajustes de visibilidad de campos y los valores predeterminados como plantillas reutilizables.
Empiece solo con los campos obligatorios y, después, añada los opcionales que necesite. Personalice el orden y la visibilidad de los campos según su flujo de trabajo.
Almacene y organice la información de proveedores y clientes para consultarla y crear facturas rápidamente.
Herramientas gratuitas para todos
aiDoks ofrece herramientas potentes de uso gratuito sin necesidad de crear una cuenta:
- Generador de facturas electrónicas PEPPOL: cree facturas conformes mediante nuestra interfaz de formulario.
- Validación de facturas: valide cualquier factura UBL XML frente a las reglas PEPPOL.
- Conversor XML-PDF: convierta facturas XML en formato PDF imprimible.
Regístrese con una cuenta gratuita para desbloquear funciones premium como OCR de IA, gestión de socios comerciales y plantillas.
Primeros pasos
¿Listo para crear su primera factura electrónica? Estos son los siguientes pasos:
- Entienda los fundamentos: ya está aquí. Lea esta introducción para familiarizarse con los conceptos de PEPPOL y aiDoks.
- Reúna la información: tenga preparados los datos de su proveedor y de su cliente, incluidos los nombres de las empresas, los NIF y las direcciones.
- Cree su primera factura: siga nuestra guía paso a paso para crear su primera factura electrónica conforme con PEPPOL.
- Valide y exporte: utilice la validación integrada para garantizar el cumplimiento y, después, exporte su factura como UBL XML o PDF.
- Explore funciones avanzadas: cuando se sienta cómodo con lo básico, explore las plantillas, la gestión de socios comerciales y la entrada de datos impulsada por IA.
Preguntas habituales
¿Necesito entender XML para utilizar aiDoks?
¡No! aiDoks ofrece una interfaz de formulario sencilla que se encarga de todo el formato XML técnico por usted. Solo tiene que rellenar los detalles de la factura como en una factura en papel, y aiDoks genera automáticamente el XML conforme con PEPPOL.
¿aiDoks cumple con los últimos estándares PEPPOL?
¡Sí! aiDoks sigue las especificaciones PEPPOL BIS 3.0 y se actualiza con regularidad para garantizar el cumplimiento de los estándares y reglas de validación más recientes.
¿Puedo utilizar aiDoks gratis?
¡Sí! Las funciones principales, como el generador de facturas, la herramienta de validación y el conversor XML-PDF, son completamente gratuitas sin necesidad de cuenta. Las funciones premium, como OCR de IA, gestión de socios comerciales y plantillas, requieren una cuenta gratuita.
¿Qué tipos de factura admite aiDoks?
aiDoks admite facturas comerciales estándar (380), notas de crédito (381) y otros tipos de documentos conformes con PEPPOL BIS 3.0. El formulario se adapta automáticamente al tipo de factura seleccionado.
¿Cuál es la precisión de la función de OCR de IA?
El OCR impulsado por IA utiliza Azure Document Intelligence y alcanza una gran precisión con facturas estructuradas. No obstante, recomendamos revisar siempre los datos extraídos antes de crear la factura final, especialmente con documentos manuscritos o mal formateados.
Próximos pasos
Continúe su viaje con aiDoks con estos recursos útiles:
Cree su primera factura
Guía paso a paso para crear su primera factura electrónica PEPPOL
Estándares PEPPOL
Inmersión profunda en las especificaciones y requisitos de PEPPOL BIS 3.0
Preguntas frecuentes
Encuentre respuestas a preguntas habituales sobre aiDoks y la facturación electrónica
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