Introduction à aiDoks
Apprenez les bases d'aiDoks et de la facturation électronique PEPPOL. Idéal pour les nouveaux utilisateurs qui débutent avec la facturation électronique.
Qu'est-ce qu'aiDoks ?
aiDoks est une plateforme complète de facturation électronique conçue pour simplifier la création, la validation et la gestion de factures électroniques conformes à PEPPOL. Construit avec une technologie moderne et propulsé par l'IA, aiDoks permet aux entreprises de toutes tailles d'adopter facilement la facturation numérique et de se conformer aux normes européennes de facturation électronique.
Que vous envoyiez votre première facture électronique ou que vous facturiez chaque semaine, aiDoks vous donne les outils pour créer, vérifier et convertir des factures électroniques et suivre l'évolution des règles — en 8 langues.
Qu'est-ce que la facturation électronique PEPPOL ?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) est un cadre normalisé d'échange de documents électroniques, principalement utilisé pour la facturation entre les entreprises et les entités publiques à travers l'Europe.
- Format normalisé : PEPPOL utilise le format XML UBL (Universal Business Language), garantissant que les factures puissent être lues par tout système compatible PEPPOL.
- Infrastructure réseau : les documents sont échangés via le réseau PEPPOL au moyen de points d'accès certifiés.
- Conformité obligatoire : de nombreux pays européens exigent désormais la conformité PEPPOL pour la facturation B2G (entreprise-administration).
- Interopérabilité : permet une communication fluide entre différents systèmes comptables et plateformes.
Pourquoi utiliser la facturation électronique ?
Le passage de la facturation papier à la facturation électronique offre des avantages significatifs aux entreprises modernes :
Supprimez les coûts d'impression, d'affranchissement et de traitement manuel.
Les factures électroniques arrivent instantanément et peuvent être traitées automatiquement, réduisant les délais de paiement de plusieurs semaines à quelques jours.
La validation automatisée détecte les erreurs avant l'envoi des factures, réduisant les rejets et les retards de paiement.
La validation intégrée garantit que vos factures répondent aux exigences légales et réglementaires des différents pays.
Réduisez les déchets papier et l'empreinte carbone associés à l'impression et à l'expédition de factures papier.
Envoyée via le réseau Peppol, une facture électronique circule entre points d'accès enregistrés par un canal sécurisé, au lieu de la poste ou d'une pièce jointe d'e-mail.
Comment aiDoks simplifie la conformité PEPPOL
La conformité PEPPOL peut être complexe, mais aiDoks gère les détails techniques pour que vous puissiez vous concentrer sur votre activité :
- Aucune connaissance technique requise : interface simple basée sur un formulaire — nul besoin de comprendre le XML ou la structure UBL.
- Validation automatique : des règles de validation intégrées garantissent que vos factures répondent aux exigences PEPPOL BIS 3.0.
- Saisie de données assistée par IA : téléversez des factures papier ou des PDF et laissez l'IA extraire les données automatiquement.
- Modèles réutilisables : enregistrez les configurations couramment utilisées pour accélérer la création future de factures.
- Gestion des partenaires commerciaux : stockez les coordonnées des fournisseurs et des clients pour un remplissage automatique rapide.
- Calculs automatiques : montants de taxe, totaux et sous-totaux calculés en temps réel.
- Plusieurs formats d'export : choisissez un profil de sortie et générez de l'UBL PEPPOL BIS 3.0, un CIUS national (XRechnung, France, Roumanie, Pays-Bas, Portugal, Facturae pour l'Espagne, e-arve pour l'Estonie) ou un PDF Factur-X EN 16931.
- Outils de validation : importez une facture, nous détectons automatiquement son format et la validons selon les règles de cette norme.
Aperçu des fonctionnalités clés
aiDoks fournit une suite complète d'outils pour gérer votre flux de facturation électronique :
Créez des factures électroniques conformes à PEPPOL à l'aide d'une interface de formulaire simple. Partez de zéro ou utilisez des modèles pour accélérer le processus.
Téléversez des factures papier, des PDF ou des photos et laissez Azure Document Intelligence extraire automatiquement les données de facture avec une grande précision.
Importez une facture UBL, CII / Factur-X, Facturae ou e-arve existante pour la modifier, la consulter en PDF ou la convertir dans un autre format.
Validez une facture selon sa propre norme — PEPPOL BIS 3.0, EN 16931, XRechnung, Factur-X / ZUGFeRD, Facturae, e-arve estonienne, KSeF FA(3) polonais, PEPPOL Order et les règles CIUS nationales de la France, de la Roumanie, des Pays-Bas et du Portugal. Le format est détecté pour vous.
Stockez et gérez les informations des fournisseurs et des clients pour une sélection rapide lors de la création de factures.
Enregistrez vos configurations de facture, vos paramètres de visibilité des champs et vos valeurs par défaut sous forme de modèles réutilisables.
Commencez avec les champs obligatoires uniquement, puis ajoutez les champs optionnels selon vos besoins. Personnalisez l'ordre et la visibilité des champs selon votre flux de travail.
Enregistrez une ligne de facture que vous utilisez souvent – article, unité, prix et catégorie de TVA – et insérez-la toute prête dans vos factures suivantes. D'une facture à l'autre, seule la quantité change.
Corrigez une facture déjà envoyée. Transformez n'importe quelle facture en avoir en un clic – les parties et les lignes sont reprises et la référence à la facture d'origine est renseignée pour vous – ou créez un avoir à partir de zéro.
Affichez toute facture électronique reçue sous forme de PDF lisible – fournisseur, lignes, TVA et totaux, sans ouvrir le XML.
Connecté, chaque facture que vous générez est conservée dans votre historique : téléchargez-la à nouveau, affichez-la en PDF, réutilisez-la pour une nouvelle facture ou transformez-la en avoir. L'offre gratuite conserve vos 10 dernières ; Pro les conserve toutes.
Des outils gratuits pour tous
aiDoks propose de puissants outils gratuits sans nécessiter de compte :
- Générateur de factures électroniques PEPPOL : créez des factures conformes avec notre interface basée sur un formulaire.
- Validation de factures : validez une facture selon sa propre norme – le format est détecté automatiquement.
- Visionneuse de factures électroniques : affichez une facture XML ou Factur-X sous forme de PDF lisible.
- Convertisseur de formats : convertissez une facture entre les formats de facture électronique pris en charge.
L'offre gratuite donne un quota mensuel par fonctionnalité, dont une conversion de PDF par OCR IA sans compte. Un compte gratuit l'augmente — avec 3 numérisations par OCR IA par mois — et débloque la gestion des partenaires et les modèles ; l'offre Pro supprime les limites.
Premiers pas
Prêt à créer votre première facture électronique ? Voici la suite :
- Comprendre les bases : vous y êtes déjà ! Lisez cette introduction pour vous familiariser avec les concepts de PEPPOL et d'aiDoks.
- Rassembler les informations : préparez les coordonnées de votre fournisseur et de votre client, y compris les noms d'entreprise, les numéros de TVA et les adresses.
- Créer votre première facture : suivez notre guide étape par étape pour créer votre première facture électronique conforme à PEPPOL.
- Validez et exportez : utilisez la validation intégrée pour garantir la conformité, puis exportez la facture dans le format de sortie choisi.
- Explorer les fonctionnalités avancées : une fois à l'aise avec les bases, explorez les modèles, la gestion des partenaires commerciaux et la saisie de données assistée par IA.
Questions courantes
Dois-je comprendre le XML pour utiliser aiDoks ?
Non ! aiDoks fournit une interface de formulaire simple qui gère pour vous tout le formatage XML technique. Vous remplissez simplement les détails de la facture comme vous le feriez sur une facture papier, et aiDoks génère automatiquement le XML conforme à PEPPOL.
aiDoks est-il conforme aux dernières normes PEPPOL ?
Oui. aiDoks suit la spécification PEPPOL BIS 3.0 et est mis à jour avec les règles de validation officielles. Il couvre aussi l'EN 16931 et les formats qui en dérivent — XRechnung et Factur-X / ZUGFeRD — ainsi que des formats nationaux à schéma propre : Facturae (Espagne), e-arve (Estonie) et KSeF FA(3) (Pologne).
Puis-je utiliser aiDoks gratuitement ?
Oui ! Les fonctionnalités essentielles comme le générateur de factures, l'outil de validation, la visionneuse d'e-factures et le convertisseur de formats sont gratuites sans compte, avec un quota mensuel par fonctionnalité — OCR IA compris, pour un PDF par mois. Un compte gratuit vous donne 3 numérisations par OCR IA par mois, la gestion des partenaires et les modèles ; l'offre Pro supprime les limites.
Quels types de factures aiDoks prend-il en charge ?
aiDoks crée des factures commerciales (type 380) et des avoirs (381). L'avoir a son propre formulaire — Générer → Avoir, ou en un clic depuis une facture — et d'autres codes de type de facture PEPPOL BIS 3.0 peuvent être choisis dans le champ Invoice Type Code.
Quelle est la précision de la fonctionnalité OCR IA ?
L'OCR basé sur l'IA utilise Azure Document Intelligence et atteint une grande précision pour les factures structurées. Cependant, nous recommandons toujours de vérifier les données extraites avant de générer la facture finale, en particulier pour les documents manuscrits ou mal formatés.
Étapes suivantes
Poursuivez votre parcours aiDoks avec ces ressources utiles :
Créer votre première facture
Guide étape par étape pour créer votre première facture électronique PEPPOL
Normes PEPPOL
Plongée approfondie dans les spécifications et exigences PEPPOL BIS 3.0
Questions fréquentes
Trouvez des réponses aux questions courantes sur aiDoks et la facturation électronique
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