Introduction à aiDoks
Apprenez les bases d'aiDoks et de la facturation électronique PEPPOL. Idéal pour les nouveaux utilisateurs qui débutent avec la facturation électronique.
Qu'est-ce qu'aiDoks ?
aiDoks est une plateforme complète de facturation électronique conçue pour simplifier la création, la validation et la gestion de factures électroniques conformes à PEPPOL. Construit avec une technologie moderne et propulsé par l'IA, aiDoks permet aux entreprises de toutes tailles d'adopter facilement la facturation numérique et de se conformer aux normes européennes de facturation électronique.
Que vous soyez une petite entreprise qui envoie sa première facture électronique ou une grande entreprise qui gère des milliers de factures par mois, aiDoks fournit les outils dont vous avez besoin pour rationaliser votre flux de facturation et rester conforme aux réglementations en évolution.
Qu'est-ce que la facturation électronique PEPPOL ?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) est un cadre normalisé d'échange de documents électroniques, principalement utilisé pour la facturation entre les entreprises et les entités publiques à travers l'Europe.
- Format normalisé : PEPPOL utilise le format XML UBL (Universal Business Language), garantissant que les factures puissent être lues par tout système compatible PEPPOL.
- Infrastructure réseau : les documents sont échangés via le réseau PEPPOL au moyen de points d'accès certifiés.
- Conformité obligatoire : de nombreux pays européens exigent désormais la conformité PEPPOL pour la facturation B2G (entreprise-administration).
- Interopérabilité : permet une communication fluide entre différents systèmes comptables et plateformes.
Pourquoi utiliser la facturation électronique ?
Le passage de la facturation papier à la facturation électronique offre des avantages significatifs aux entreprises modernes :
Éliminez les coûts d'impression, d'affranchissement et de traitement manuel. Des études montrent que les entreprises peuvent économiser jusqu'à 6 à 8 € par facture en passant à la facturation électronique.
Les factures électroniques arrivent instantanément et peuvent être traitées automatiquement, réduisant les délais de paiement de plusieurs semaines à quelques jours.
La validation automatisée détecte les erreurs avant l'envoi des factures, réduisant les rejets et les retards de paiement.
La validation intégrée garantit que vos factures répondent aux exigences légales et réglementaires des différents pays.
Réduisez les déchets papier et l'empreinte carbone associés à l'impression et à l'expédition de factures papier.
La transmission chiffrée et les signatures numériques offrent une meilleure sécurité que le courrier physique.
Comment aiDoks simplifie la conformité PEPPOL
La conformité PEPPOL peut être complexe, mais aiDoks gère les détails techniques pour que vous puissiez vous concentrer sur votre activité :
- Aucune connaissance technique requise : interface simple basée sur un formulaire — nul besoin de comprendre le XML ou la structure UBL.
- Validation automatique : des règles de validation intégrées garantissent que vos factures répondent aux exigences PEPPOL BIS 3.0.
- Saisie de données assistée par IA : téléversez des factures papier ou des PDF et laissez l'IA extraire les données automatiquement.
- Modèles réutilisables : enregistrez les configurations couramment utilisées pour accélérer la création future de factures.
- Gestion des partenaires commerciaux : stockez les coordonnées des fournisseurs et des clients pour un remplissage automatique rapide.
- Calculs automatiques : montants de taxe, totaux et sous-totaux calculés en temps réel.
- Plusieurs formats d'export : choisissez un profil de sortie et générez de l'UBL PEPPOL BIS 3.0, un CIUS national (XRechnung, France, Roumanie, Pays-Bas, Portugal, Facturae pour l'Espagne, e-arve pour l'Estonie) ou un PDF Factur-X EN 16931.
- Outils de validation : importez une facture, nous détectons automatiquement son format et la validons selon les règles de cette norme.
Aperçu des fonctionnalités clés
aiDoks fournit une suite complète d'outils pour gérer votre flux de facturation électronique :
Créez des factures électroniques conformes à PEPPOL à l'aide d'une interface de formulaire simple. Partez de zéro ou utilisez des modèles pour accélérer le processus.
Téléversez des factures papier, des PDF ou des photos et laissez Azure Document Intelligence extraire automatiquement les données de facture avec une grande précision.
Importez une facture UBL, CII / Factur-X, Facturae ou e-arve existante pour la modifier, la consulter en PDF ou la convertir dans un autre format.
Validez une facture selon sa propre norme : PEPPOL BIS 3.0, EN 16931, XRechnung, Factur-X / ZUGFeRD, Facturae, e-arve estonien, KSeF FA(3) polonais et les règles CIUS nationales de la France, la Roumanie, les Pays-Bas et le Portugal. Le format est détecté automatiquement.
Stockez et gérez les informations des fournisseurs et des clients pour une sélection rapide lors de la création de factures.
Enregistrez vos configurations de facture, vos paramètres de visibilité des champs et vos valeurs par défaut sous forme de modèles réutilisables.
Commencez avec les champs obligatoires uniquement, puis ajoutez les champs optionnels selon vos besoins. Personnalisez l'ordre et la visibilité des champs selon votre flux de travail.
Enregistrez une ligne de facture que vous utilisez souvent – article, unité, prix et catégorie de TVA – et insérez-la toute prête dans vos factures suivantes. D'une facture à l'autre, seule la quantité change.
Corrigez une facture déjà envoyée. Transformez n'importe quelle facture en avoir en un clic – les parties et les lignes sont reprises et la référence à la facture d'origine est renseignée pour vous – ou créez un avoir à partir de zéro.
Affichez toute facture électronique reçue sous forme de PDF lisible – fournisseur, lignes, TVA et totaux, sans ouvrir le XML.
Des outils gratuits pour tous
aiDoks propose de puissants outils gratuits sans nécessiter de compte :
- Générateur de factures électroniques PEPPOL : créez des factures conformes avec notre interface basée sur un formulaire.
- Validation de factures : validez une facture selon sa propre norme – le format est détecté automatiquement.
- Visionneuse de factures électroniques : affichez une facture XML ou Factur-X sous forme de PDF lisible.
- Convertisseur de formats : convertissez une facture entre les formats de facture électronique pris en charge.
L'offre Gratuite autorise une utilisation par fonction et par jour. Un compte gratuit débloque l'OCR par IA, la gestion des partenaires commerciaux et les modèles ; l'offre Pro supprime les limites quotidiennes.
Premiers pas
Prêt à créer votre première facture électronique ? Voici la suite :
- Comprendre les bases : vous y êtes déjà ! Lisez cette introduction pour vous familiariser avec les concepts de PEPPOL et d'aiDoks.
- Rassembler les informations : préparez les coordonnées de votre fournisseur et de votre client, y compris les noms d'entreprise, les numéros de TVA et les adresses.
- Créer votre première facture : suivez notre guide étape par étape pour créer votre première facture électronique conforme à PEPPOL.
- Validez et exportez : utilisez la validation intégrée pour garantir la conformité, puis exportez la facture dans le format de sortie choisi.
- Explorer les fonctionnalités avancées : une fois à l'aise avec les bases, explorez les modèles, la gestion des partenaires commerciaux et la saisie de données assistée par IA.
Questions courantes
Dois-je comprendre le XML pour utiliser aiDoks ?
Non ! aiDoks fournit une interface de formulaire simple qui gère pour vous tout le formatage XML technique. Vous remplissez simplement les détails de la facture comme vous le feriez sur une facture papier, et aiDoks génère automatiquement le XML conforme à PEPPOL.
aiDoks est-il conforme aux dernières normes PEPPOL ?
Oui ! aiDoks suit les spécifications PEPPOL BIS 3.0 et est régulièrement mis à jour selon les dernières règles de validation. Il couvre également EN 16931 et les formats nationaux qui en découlent : XRechnung, Factur-X / ZUGFeRD, Facturae, e-arve estonien et KSeF FA(3) polonais.
Puis-je utiliser aiDoks gratuitement ?
Oui ! Les fonctions principales – générateur de factures, outil de validation, visionneuse de factures électroniques et convertisseur de formats – sont gratuites et sans compte, à raison d'une utilisation par fonction et par jour. L'OCR par IA, la gestion des partenaires commerciaux et les modèles nécessitent un compte gratuit ; l'offre Pro supprime les limites quotidiennes.
Quels types de factures aiDoks prend-il en charge ?
aiDoks prend en charge les factures commerciales standard (380), les notes de crédit (381) et d'autres types de documents conformes à PEPPOL BIS 3.0. Le formulaire s'adapte automatiquement en fonction du type de facture que vous sélectionnez.
Quelle est la précision de la fonctionnalité OCR IA ?
L'OCR basé sur l'IA utilise Azure Document Intelligence et atteint une grande précision pour les factures structurées. Cependant, nous recommandons toujours de vérifier les données extraites avant de générer la facture finale, en particulier pour les documents manuscrits ou mal formatés.
Étapes suivantes
Poursuivez votre parcours aiDoks avec ces ressources utiles :
Créer votre première facture
Guide étape par étape pour créer votre première facture électronique PEPPOL
Normes PEPPOL
Plongée approfondie dans les spécifications et exigences PEPPOL BIS 3.0
Questions fréquentes
Trouvez des réponses aux questions courantes sur aiDoks et la facturation électronique
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