Dažnai užduodami klausimai

aiDoks yra išsami e-sąskaitų platforma, kuri supaprastina PEPPOL atitinkančių elektroninių sąskaitų kūrimą, validavimą ir valdymą. Platforma siūlo tiek nemokamus viešus įrankius, tiek premium funkcijas, padedančias bet kokio dydžio įmonėms priimti skaitmeninių sąskaitų išrašymą ir atitikti Europos e-sąskaitų standartus.

Ne! aiDoks siūlo galingus nemokamus įrankius, kuriuos kiekvienas gali naudoti nekuriant paskyros:

• PEPPOL e-sąskaitų generatorius: Kurkite atitinkančias sąskaitas naudodami mūsų formos pagrindu sukurtą sąsają
• Sąskaitų tikrinimas: patikrinkite sąskaitą pagal jos pačios standartą – formatas nustatomas automatiškai
• E-sąskaitų peržiūra: pateikite XML arba Factur-X sąskaitą kaip skaitomą PDF
• Formatų keitiklis: konvertuokite sąskaitą tarp palaikomų e-sąskaitų formatų

Be paskyros nemokamas planas leidžia vieną kartą per dieną kiekvienai funkcijai. Nemokama paskyra atveria DI OCR, verslo partnerių valdymą ir šablonus; Pro planas panaikina dienos ribas.

Ne! aiDoks sukurtas visų lygių vartotojams. Jums nereikia suprasti XML, UBL struktūrų ar PEPPOL techninių specifikacijų. Platforma teikia paprastą formos sąsają, kurioje užpildote sąskaitos detales taip pat, kaip popierinės sąskaitos atveju, o aiDoks automatiškai sukuria PEPPOL atitinkantį XML.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) yra standartizuota elektroninių dokumentų mainų sistema visoje Europoje. Ji naudoja UBL (Universal Business Language) XML formatą, kad būtų užtikrinta, jog sąskaitas gali nuskaityti bet kokia PEPPOL atitinkanti sistema.

Daugelis Europos šalių dabar reikalauja PEPPOL atitikties B2G sąskaitoms ir tai vis dažniau priimama B2B operacijoms dėl efektyvumo, sumažintos klaidų skaičiaus ir greitesnių mokėjimų ciklų.

Sukurti pirmąją sąskaitą paprasta:

1. Šoninėje juostoje atidarykite Sukurti ir spustelėkite E-sąskaita
2. Užpildykite privalomus laukus (dokumento informacija, tiekėjas, klientas)
3. Pridėkite sąskaitos eilutes su prekės detalėmis, kiekiais ir kainomis
4. Peržiūrėkite automatiškai apskaičiuotas sumas
5. Spustelėkite "Generuoti sąskaitą", kad sukurtumėte UBL XML
6. Pasirinktinai įjunkite "Validuoti po generavimo", kad užtikrintumėte atitiktį

Detalų žingsnis po žingsnio vadovą rasite mūsų Pirmosios sąskaitos kūrimas dokumentacijoje.

DI valdoma OCR (optinis simbolių atpažinimas) funkcija naudoja Azure Document Intelligence, kad automatiškai ištrauktų sąskaitos duomenis iš įkeltų dokumentų. Galite įkelti:

• Popierines sąskaitas (skenuotus vaizdus)
• PDF sąskaitas
• Sąskaitų nuotraukas (įskaitant QR kodo skenavimą)

DI ištraukia pagrindinę informaciją, tokią kaip tiekėjo detalės, kliento detalės, sąskaitos eilutės, sumos ir datos, tada automatiškai užpildo formos laukus. Galite peržiūrėti ir redaguoti ištrauktus duomenis prieš generuodami galutinę sąskaitą.

Pastaba: DI OCR yra premium funkcija, reikalaujanti nemokamos paskyros registracijos.

Verslo partnerių valdymas leidžia išsaugoti ir tvarkyti tiekėjų ir klientų informaciją greitam pakartotiniam naudojimui:

• Išsaugoti partnerius: Užpildę tiekėjo arba kliento detales, išsaugokite jas savo verslo partnerių sąraše
• Greitas pasirinkimas: Kuriant naujas sąskaitas, naudokite verslo partnerių pasirinkėją, kad iš karto užpildytumėte visus tiekėjo ar kliento laukus
• Tvarkyti partnerius: Šoninėje juostoje pasiekite "Klientai" ir "Tiekėjai" puslapius, kad peržiūrėtumėte, redaguotumėte ar ištrintumėte išsaugotus partnerius

Ši funkcija ženkliai taupo laiką kuriant sąskaitas pasikartojantiems klientams arba iš to paties tiekėjo.

Pastaba: Verslo partnerių valdymas yra premium funkcija, reikalaujanti nemokamos paskyros registracijos.

Formos šablonai leidžia išsaugoti sąskaitos konfigūracijas, kad pagreitintumėte būsimų sąskaitų kūrimą. Šablonai išsaugo:

• Laukų vertes: Iš anksto užpildyti duomenys, tokie kaip tiekėjo informacija, valiuta ar mokėjimo sąlygos
• Laukų matomumą: Kurie pasirenkami laukai yra rodomi ar paslėpti
• Laukų tvarką: Pritaikytas formos laukų išdėstymas

Po sąskaitos generavimo formos apačioje spustelėkite "Išsaugoti kaip šabloną". Galite pažymėti "Nustatyti kaip numatytąjį", kad šis šablonas būtų automatiškai įkeliamas kuriant naujas sąskaitas.

Pastaba: Šablonai yra premium funkcija, reikalaujanti nemokamos paskyros registracijos.

Pritaikymo režimas leidžia kontroliuoti, kurie laukai rodomi sąskaitos formoje. Pagal numatymą rodomi tik privalomi PEPPOL laukai, kad sąsaja išliktų paprasta.

Norėdami pasiekti pasirenkamus laukus:

1. Spustelėkite „Pridėti laukus" įrankių juostoje formos viršuje
2. Kiekvienam neprivalomam laukui atsiranda pilkas vietos ženklas toje dalyje, kuriai laukas priklauso
3. Spustelėkite vietos ženklą, kad pridėtumėte lauką, arba įveskite paieškos laukelyje „Ieškoti laukų", kad iškart jį rastumėte
4. Baigę spustelėkite „Išeiti iš laukų pridėjimo" – tada „Keisti tvarką" leidžia laukus nutempti norima tvarka

Dažni pasirenkami laukai apima mokėjimo sąlygas, sutarčių nuorodas, pirkėjo nuorodas, projekto kodus ir papildomus šalių identifikatorius.

aiDoks automatiškai apskaičiuoja visas sąskaitos sumas realiu laiku, kai užpildote formą:

• Eilutės pratęsimo suma: Kiekis × Vieneto kaina (per sąskaitos eilutę)
• Eilutės mokesčio suma: Eilutės pratęsimo suma × PVM tarifas
• Mokesčių tarpinės sumos: Visų eilučių suma, sugrupuota pagal PVM kategoriją ir tarifą
• Bendra mokesčio suma: Visų mokesčių sumų suma
• Bendra suma be mokesčio: Visų eilučių pratęsimo sumų suma
• Bendra suma su mokesčiu: Bendra suma be mokesčio + Bendra mokesčio suma
• Mokėtina suma: Galutinė mokėtina suma (įskaitant nuolaidas ar mokesčius)

Jums nieko nereikia skaičiuoti rankiniu būdu — tiesiog įveskite kiekius, kainas ir PVM tarifus, ir aiDoks automatiškai atliks visus skaičiavimus pagal PEPPOL BIS 3.0 taisykles.

Taip! Sąskaitos eilučių skiltis rodo interaktyvią lentelę, kurioje galite:

• Redaguoti eilutes: Spustelėkite bet kurį langelį, kad redaguotumėte vertes tiesiai lentelėje
• Pridėti eilutes: Spustelėkite "Pridėti eilutę" mygtuką, kad sukurtumėte papildomas sąskaitos eilutes
• Pašalinti eilutes: Spustelėkite trinties piktogramą, kad pašalintumėte nepageidaujamas eilutes
• Pertvarkyti eilutes: Eilutės ID nustato tvarką sukurtoje sąskaitoje

Kiekvienai eilutei reikia: eilutės ID, kiekio, prekės pavadinimo, vieneto kainos, mokesčių kategorijos ir PVM tarifo. Eilutės pratęsimo suma apskaičiuojama automatiškai.

Tai jūsų išsaugotos sąskaitos eilutės. Užuot kas mėnesį iš naujo rašę tą pačią prekę, išsaugokite ją kartą ir įterpkite kaip paruoštą eilutę:

1. Užpildykite sąskaitos eilutę kaip įprasta, tada spustelėkite tos eilutės išsaugojimo piktogramą („Išsaugoti eilutę kaip produktą")
2. Bet kurioje vėlesnėje sąskaitoje virš lentelės spustelėkite „Pridėti produkto eilutę" ir pasirinkite produktą
3. Atidarykite šoninėje juostoje Produktai, kad peržiūrėtumėte, redaguotumėte ar ištrintumėte išsaugotus

Produktas išsaugo visą eilutę – prekės pavadinimą, matavimo vieneto kodą, vieneto kainą, PVM kategoriją ir visus užpildytus neprivalomus stulpelius – ir tie stulpeliai automatiškai atsiranda įterpiant. Jis neišsaugo kiekio ar eilutės numerio, kurie priklauso konkrečiai sąskaitai; kiekis prasideda nuo 1. Katalogas saugomas jūsų paskyroje, todėl reikia nemokamos paskyros.

aiDoks palaiko kelis eksporto formatus:

• UBL ir CII XML: PEPPOL BIS 3.0 ir EN 16931 pagrįsti nacionaliniai profiliai – XRechnung, Prancūzija, Rumunija, Nyderlandai ir Portugalija
• Factur-X EN 16931 (PDF): žmogui skaitomas PDF su viduje įterptais sąskaitos duomenimis
• Nacionalinės XML schemos: Ispanijos Facturae 3.2.2 ir Estijos e-arve 1.2

Pasirinkite jį išvesties profilio sąraše virš formos prieš kurdami. Kad ir ką pasirinktumėte, „PDF peržiūra" pateikia tą pačią sąskaitą skaitomu PDF formatu – atsispausdinti, archyvuoti ar pridėti prie el. laiško.

aiDoks siūlo du sąskaitų validavimo būdus:

Tikrinimo įrankis patikrina privalomus laukus, duomenų formatų teisingumą, skaičiavimų tikslumą ir atitiktį to formato verslo taisyklėms.

Taip. Visos per aiDoks sukurtos sąskaitos yra teisiškai galiojančios elektroninės sąskaitos, atitinkančios:

• ES Direktyvą 2014/55/EU: Europos standartą dėl elektroninių sąskaitų
• PEPPOL BIS Billing 3.0: PEPPOL Business Interoperability Specification
• UBL 2.1: Universal Business Language standartą

PEPPOL atitinkančios sąskaitos pripažįstamos teisiškai galiojančiomis visose ES valstybėse narėse ir daugelyje kitų šalių.

Taip. aiDoks automatiškai apskaičiuoja PVM remdamasis mokesčių kategorija ir PVM tarifu, kurį nurodėte kiekvienai sąskaitos eilutei. Sistema palaiko:

• Standartinius PVM tarifus: Įprastas PVM tarifas jūsų šalyje
• Sumažintus tarifus: Žemesni tarifai konkrečioms prekėms/paslaugoms
• Nulinio tarifo operacijas: 0% PVM, bet vis tiek PVM-mokama
• Atleistas pardavimas: Neapmokestinamas PVM
• Atvirkštinis apmokestinimas: PVM atsakomybė pereina pirkėjui
• Vidaus bendrijos tiekimas: Tarpvalstybinės ES operacijos

Visi mokesčių skaičiavimai laikosi PEPPOL BIS 3.0 taisyklių ir validuojami sąskaitos generavimo metu.

aiDoks tikrina kiekvieną sąskaitą pagal jos pačios formato taisykles – PEPPOL BIS 3.0, EN 16931, XRechnung, Factur-X / ZUGFeRD, Facturae, Estijos e-arve, Lenkijos KSeF FA(3) ir Prancūzijos, Rumunijos, Nyderlandų bei Portugalijos CIUS taisykles. Tikrinama:

• Privalomi laukai: Užtikrina, kad visi reikalingi laukai būtų užpildyti
• Duomenų formatai: Validuoja datas, skaičius, identifikatorius ir kodus
• Verslo taisyklės: Tikrina logines sąsajas (pvz., sąskaitos data ≤ terminas)
• Skaičiavimai: Patikrina, ar visos sumos teisingai apskaičiuotos
• Mokesčių taisyklės: Validuoja PVM kategorijas, tarifus ir skaičiavimus
• Kodų sąrašai: Užtikrina, kad kodai (valiuta, vienetas, mokesčių kategorija) būtų galiojantys

Validatorius praneša apie klaidas (kurias reikia ištaisyti), įspėjimus (kuriuos reikia peržiūrėti) ir informacinius pranešimus.

Taip! Sąskaitų generatoriuje yra sritis Importuoti XML e-sąskaitą:

1. Šoninėje juostoje atidarykite Sukurti ir spustelėkite E-sąskaita
2. Viršuje raskite sritį „Importuoti XML e-sąskaitą"
3. Nutempkite arba pasirinkite UBL, CII / Factur-X, Facturae arba e-arve sąskaitą
4. aiDoks išanalizuos XML ir užpildys visus formos laukus
5. Redaguokite reikalingus laukus
6. Generuokite naują sąskaitą su savo pakeitimais

Tai naudinga taisant klaidas esamose sąskaitose arba išrašant jas kitu formatu. Kredito sąskaitai geriau naudokite „Sukurti kreditinį pranešimą iš šios sąskaitos" – ji perkelia sąskaitą ir pateikia nuorodą už jus.

Abu formatai tarnauja skirtingiems tikslams:

Daug įmonių siunčia abu formatus: XML sistemos apdorojimui ir PDF žmogaus pertikrinimui.

aiDoks yra moderni žiniatinklio programa, kuri geriausiai veikia:

• Google Chrome (rekomenduojama, naujausia versija)
• Mozilla Firefox (naujausia versija)
• Microsoft Edge (naujausia versija)
• Safari (naujausia versija, macOS/iOS)

Geriausiai patirčiai rekomenduojame naudoti pageidaujamos naršyklės naujausią versiją. Programa taip pat pritaikyta mobiliesiems ir veikia planšetiniuose kompiuteriuose bei išmaniuosiuose telefonuose.

Visiškai. aiDoks įgyvendina pramonės standartinius saugos priemones:

• HTTPS/TLS šifravimas: Visi tarp jūsų naršyklės ir mūsų serverių perduodami duomenys yra šifruoti
• Saugi autentifikacija: Vartotojų paskyros apsaugotos Supabase autentifikacijos sistema
• Duomenų privatumas: Laikomės BDAR ir duomenų apsaugos taisyklių
• Nedalijamasi duomenimis: Jūsų sąskaitų duomenimis niekada nesidalinama su trečiosiomis šalimis

Naudojant nemokamus įrankius be paskyros, asmens duomenys nerenkami ir nesaugomi mūsų serveriuose.

Ne, aiDoks yra žiniatinklio pagrindu sukurta programa, kuri reikalauja interneto ryšio. Tai užtikrina:

• Jūs visada turite naujausias funkcijas ir validavimo taisykles
• Jūsų duomenys saugiai padaromi mūsų serveriuose
• Galite pasiekti savo sąskaitas iš bet kurio įrenginio
• DI OCR ir validavimo paslaugos veikia teisingai

Tačiau sukurtas sąskaitas galima atsisiųsti kaip XML arba PDF failus ir saugoti vietoje neprisijungus.

Taip – nemokamas planas yra 0 € visam laikui ir jam nereikia nei paskyros, nei kredito kortelės. Jis apima visus pagrindinius įrankius, po vieną kartą per dieną kiekvienai funkcijai:

• PEPPOL e-sąskaitų generatorius: sukurkite vieną reikalavimus atitinkančią sąskaitą per dieną
• Sąskaitų tikrinimas: patikrinkite sąskaitą pagal jos pačios standartą
• E-sąskaitų peržiūra ir formatų keitiklis: skaitykite sąskaitą kaip PDF arba konvertuokite ją į kitą formatą

Nemokama paskyra – vis dar 0 €, vis dar be kortelės – papildomai atveria:

• DI valdoma OCR sąskaitos duomenų ištraukimui
• Verslo partnerių valdymas (išsaugoti tiekėjus/klientus)
• Formos šablonai greitesniam sąskaitų kūrimui
• Produktų katalogas (išsaugokite sąskaitos eilutes ir naudokite jas pakartotinai)

Dienos riba yra tokia pati su paskyra ir be jos – ją panaikina Pro. Dabartinius planus rasite puslapyje Kainos.

Paskyros sukūrimas yra paprastas ir nemokamas:

1. Bet kurio puslapio viršutiniame dešiniajame kampe spustelėkite "Užsiregistruoti"
2. Užpildykite savo el. pašto adresą ir sukurkite slaptažodį
3. Patvirtinkite el. pašto adresą spustelėdami nuorodą, atsiųstą į pašto dėžutę
4. Prisijunkite, kad pasiektumėte premium funkcijas

Kredito kortelės nereikia, ir premium funkcijas galite pradėti naudoti iškart po el. pašto patvirtinimo.

Šioms funkcijoms reikia paskyros, ir pakanka nemokamos:

• DI valdoma OCR: Įkelkite popierines sąskaitas, PDF ar nuotraukas ir automatiškai ištraukite sąskaitos duomenis naudodami Azure Document Intelligence.
• Verslo partnerių valdymas: Išsaugokite ir tvarkykite tiekėjų ir klientų informaciją skiltyse "Klientai" ir "Tiekėjai". Naudokite verslo partnerių pasirinkėją sąskaitų formoms automatiškai užpildyti.
• Formos šablonai: Išsaugokite sąskaitos konfigūracijas su laukų matomumu, numatytomis vertėmis ir pritaikytais išdėstymais. Nustatykite numatytą šabloną, kad pagreitintumėte pasikartojančias sąskaitas.
• Produktų katalogas: išsaugokite sąskaitos eilutę kaip produktą ir įterpkite ją iš anksto užpildytą į vėlesnes sąskaitas iš skilties „Produktai".

Mokami planai siūlo daugiau: Pro panaikina dienos ribas kūrimui, tikrinimui, konvertavimui ir PDF peržiūroms bei suteikia mėnesinę DI skenavimo kvotą, o Enterprise prideda individualias ribas ir sąskaitų siuntimą. Dabartinės kainos – puslapyje Kainos.

Taip. Galite bet kada ištrinti savo paskyrą iš paskyros nustatymų meniu "Paskyra ir saugumas" skilties (pasiekiamos iš viršutinės navigacijos juostos).

Paskyros ištrynimas visam laikui pašalins:

• Jūsų išsaugotus verslo partnerius (tiekėjus ir klientus)
• Jūsų formos šablonus

Svarbu: Įsitikinkite, kad atsisiunčiate visas sąskaitas ar duomenis, kuriuos norite išsaugoti, prieš ištrindami paskyrą. Šio veiksmo negalima atšaukti.

Jei jūsų sąskaita nepraeina validavimo, atlikite šiuos veiksmus:

1. Perskaitykite klaidų pranešimus: Validatorius pateikia konkrečius klaidų kodus ir aprašymus, paaiškinančius, kas yra negerai.
2. Patikrinkite privalomus laukus: Įsitikinkite, kad visi reikalingi laukai užpildyti, įskaitant tiekėjo PVM kodą, kliento pavadinimą, sąskaitos datą ir terminą.
3. Patikrinkite skaičiavimus: Įsitikinkite, kad kiekiai, kainos ir PVM tarifai yra teisingi. Eilučių sumos turi būti lygios kiekis × kaina.
4. Peržiūrėkite datų logiką: Sąskaitos data turi būti ≤ terminas, o datos turi būti teisingu formatu (YYYY-MM-DD).
5. Patikrinkite kodus: Įsitikinkite, kad valiutos kodai (EUR, USD ir t.t.), vienetų kodai (EA, KGM ir t.t.) ir mokesčių kategorijos kodai (S, E, Z ir t.t.) yra galiojantys.

Jei po praneštų klaidų ištaisymo vis dar turite problemų, peržiūrėkite mūsų Pirmosios sąskaitos vadovą arba kreipkitės į palaikymo komandą.

DI OCR yra labai tikslus, bet ne tobulas. Visada peržiūrėkite ištrauktus duomenis prieš generuodami galutinę sąskaitą:

• Patikrinkite visus laukus: Peržiūrėkite tiekėjo info, kliento info, datas, sumas ir sąskaitos eilutes
• Ištaisykite klaidas: Redaguokite neteisingus laukus tiesiogiai formoje
• Pridėkite trūkstamus duomenis: Užpildykite laukus, kurių DI negalėjo ištraukti

Patarimai geresniam OCR tikslumui:

• Naudokite aiškius, didelės skiriamosios gebos skenavimus arba nuotraukas
• Įsitikinkite, kad dokumentas yra gerai apšviestas ir tinkamai sufokusuotas
• Įkelkite struktūruotas sąskaitas, o ne ranka rašytus dokumentus
• Pabandykite skenuoti QR kodus, jei sąskaitoje yra toks

Pagal numatymą aiDoks rodo tik privalomus PEPPOL laukus, kad sąsaja būtų paprasta. Norėdami pasiekti pasirenkamus laukus:

1. Spustelėkite „Pridėti laukus" įrankių juostoje sąskaitos formos viršuje
2. Kiekvienas neprivalomas laukas rodomas kaip pilkas vietos ženklas savo dalyje (dokumentas, tiekėjas, klientas, mokėjimas ir t. t.)
3. Įveskite lauko pavadinimą paieškos laukelyje „Ieškoti laukų", kad iškart jį rastumėte
4. Spustelėkite vietos ženklą, kad pridėtumėte lauką į formą

Dažni pasirenkami laukai apima:

• Mokėjimo sąlygas ir nurodymus
• Sutarties nuorodą ir projekto kodą
• Pirkėjo nuorodą ir užsakymo nuorodą
• Papildomus šalių identifikatorius
• Banko sąskaitos detales

Pridėdami sąskaitos eilutes, turite nurodyti vieneto kodą (pvz., EA "kiekvienas", KGM kilogramams):

1. Sąskaitos eilučių lentelėje spustelėkite "Vieneto kodas" lauką
2. Pradėkite rašyti vieneto pavadinimą (pvz., "vienetas", "kilogramas", "valanda")
3. Sistema parodys atitinkančius kodus su aprašymais
4. Pasirinkite tinkamą kodą iš išskleidžiamojo sąrašo

Dažni vienetų kodai:

• EA: Kiekvienas (vienetai, daiktai)
• HUR: Valanda (paslaugos)
• DAY: Diena (nuoma, paslaugos)
• KGM: Kilogramas (svoris)
• MTR: Metras (ilgis)
• LTR: Litras (tūris)

Jei bandote įkelti labai didelį failą DI OCR ar XML įkėlimui:

• Vaizdams: Sumažinkite vaizdo dydį arba skiriamąją gebą prieš įkeldami. 1200-1800 DPI skiriamoji geba pakanka OCR.
• PDF: Pabandykite suspausti PDF arba pašalinti nereikalingus puslapius, jei tai kelių puslapių dokumentas.
• XML: Įsitikinkite, kad failas yra galiojantis UBL XML failas ir nepažeistas.

Įkėlimo limitas skirtas užtikrinti greitą apdorojimo laiką. Jei nuolat reikia įkelti didesnius failus, susisiekite su palaikymu, kad aptartumėte savo naudojimo atvejį.