Pirmosios sąskaitos kūrimas
Sekite šį žingsnis po žingsnio vadovą, kad sukurtumėte pirmą PEPPOL BIS 3.0 atitinkančią e-sąskaitą naudodami aiDoks. Šis vadovas atspindi tikrąją programos sąsają ir darbo eigą.
Prieš pradedant
Įsitikinkite, kad turite:
- Prieigą prie aiDoks (nemokama prieiga arba registruota paskyra)
- Jūsų įmonės informaciją (pavadinimas, adresas, mokesčių registracija)
- Kliento detales (pavadinimas, adresas, mokesčių/PVM kodas)
- Produktus/paslaugas sąskaitai su kainomis
Atidarykite PEPPOL sąskaitos formą
Pereikite į sąskaitos formą:
- Šoninėje juostoje atidarykite Sukurti ir spustelėkite E-sąskaita
- Įkeliama forma „Peppol E-Invoice Form - UBL BIS 3.0", o virš jos yra išvesties profilio pasirinkimas – PEPPOL BIS 3.0, nacionalinis profilis (XRechnung, Prancūzija, Rumunija, Nyderlandai, Portugalija, Ispanijos Facturae, Estijos e-arve) arba Factur-X EN 16931 PDF
- Forma atsidaro kaip suskleistų skilčių sąrašas; kiekviena skiltis rodo, kiek jos laukų užpildyta – atidarykite skiltį, kad ją užpildytumėte. Iš pradžių rodomi tik privalomi laukai
Viršuje rodomos dvi įkėlimo zonos greitam duomenų įvedimui:
- AI sąskaitų atpažinimas – įkelkite sąskaitos PDF arba nuotrauką, ir DI užpildys formą, kad galėtumėte patikrinti. Vienas PDF per mėnesį be paskyros nemokamas; nemokama paskyra suteikia 3 per mėnesį
- Importuoti XML e-sąskaitą (nemokamai) – įkelkite UBL, CII / Factur-X, Facturae arba e-arve sąskaitą, kad visi laukai būtų užpildyti automatiškai
Norėdami pildyti rankiniu būdu, praleiskite juos. Įkeltas dokumentas lieka matomas šalia formos – perjunkite jį mygtukais Rodyti dokumentą / Slėpti dokumentą.
Kai DI nuskaito jūsų PDF, pranešimas virš formos parodo, kiek privalomų laukų dar tuščia. Parodyti paeiliui atidaro kiekvieno lauko skiltį ir perkelia žymeklį į lauką.
Atėjote iš puslapio „PDF į e-sąskaitą“? Tuomet forma atsidaro tik su įkėlimo sritimi: pasirinkite failą, ir forma atsiras šalia jau užpildyta.
Užpildykite dokumento informaciją
Unikalus sąskaitos numeris jūsų įmonei.
Sąskaitos išdavimo data (kalendoriaus pasirinkėjas).
Mokėjimo terminas. Savaime neprivalomas, bet jei suma mokėtina, sąskaitoje reikia arba mokėjimo termino, arba mokėjimo sąlygų.
Pasirinkite iš išskleidžiamojo sąrašo.
Valiuta visoms sumoms.
Įveskite tiekėjo informaciją
Skiltyje Accounting Supplier Party:
Jei prisijungę su išsaugotais tiekėjais, naudokite išskleidžiamąjį sąrašą viršuje, kad automatiškai užpildytumėte visus tiekėjo laukus!
Jūsų įmonės juridinis pavadinimas.
Pilnas adresas: gatvė, miestas, pašto kodas, šalis.
Jūsų PVM kodas. Įrašykite jį, jei esate PVM mokėtojas; jis yra grupėje Party Tax Scheme, kurią pridedate su „Pridėti laukus“, jei jos nematyti.
Įveskite kliento informaciją
Skiltyje Accounting Customer Party užpildykite kliento detales (ta pati struktūra kaip ir tiekėjo). Jei yra, naudokite verslo partnerių pasirinkėją.
Pridėkite sąskaitos eilutes
Sąskaitos eilutės skiltis rodo interaktyvią lentelę. Viena eilutė sukuriama automatiškai. Užpildykite šiuos stulpelius:
Eilutės numeris (1, 2, 3...)
Kiekis su vieneto kodu.
Produkto/paslaugos aprašymas.
Vieneto kaina be PVM.
Mokesčių klasifikacija: S (Standartinis), Z (Nulinis), E (Atleistas).
PVM tarifas (įkeliamas pagal tiekėjo šalį).
Kiekis × Vieneto kaina (automatiškai).
Spustelėkite "Pridėti eilutę" (+ mygtukas) virš lentelės, kad pridėtumėte daugiau prekių. Pašalinkite eilutes su šiukšliadėžės piktograma (min 1 eilutė).
Kas mėnesį išrašote sąskaitą už tą patį? Užpildykite eilutę vieną kartą ir spustelėkite tos eilutės išsaugojimo piktogramą („Išsaugoti eilutę kaip produktą"). Kitą kartą „Pridėti produkto eilutę" įterps ją jau užpildytą – prekė, matavimo vienetas, kaina, PVM kategorija ir visi pridėti neprivalomi stulpeliai. Jums lieka tik kiekis, kuris prasideda nuo 1. Išsaugoti produktai yra šoninėje juostoje skiltyje Produktai ir reikalauja nemokamos paskyros.
Peržiūrėkite automatinius skaičiavimus
Visos sumos apskaičiuojamos automatiškai realiu laiku:
Pridėkite pasirenkamus laukus (jei reikia)
- Spustelėkite „Pridėti laukus" įrankių juostoje formos viršuje
- Kiekvienam neprivalomam laukui atsiranda pilkas vietos ženklas – spustelėkite jį, kad lauką pridėtumėte
- Arba įveskite paieškos laukelyje „Ieškoti laukų", kad iškart rastumėte lauką
- Baigę spustelėkite „Išeiti iš laukų pridėjimo"
- Užpildykite naujai matomus laukus
- Pastaba - Mokėjimo nurodymai
- Mokėjimo priemonės - Banko detalės (IBAN)
- Mokėjimo sąlygos - Mokėjimo sąlygos
- Užsakymo nuoroda - PO numeris
Generuokite ir validuokite
- Pasirinktinai: spustelėkite "Peržiūrėti PDF", kad pamatytumėte vizualinę peržiūrą
- Įsitikinkite, kad "Validuoti po generavimo" yra pažymėta
- Spustelėkite "Generuoti sąskaitą"
- aiDoks sukuria failą pagal pasirinktą išvesties profilį – UBL arba CII XML PEPPOL ir nacionaliniams profiliams, Factur-X PDF arba Facturae ar e-arve failą – ir patikrina jį pagal to formato taisykles
Jei patikra sėkminga, failas atsisiunčiamas automatiškai. Esate prisijungę? Tuomet jis taip pat išsaugomas skiltyje Mano dokumentai, kur galite jį atsisiųsti dar kartą, peržiūrėti kaip PDF, panaudoti iš naujo arba paversti kredito sąskaita – tai galima išjungti skiltyje Profilis → Programos nustatymai. Išsiųskite failą klientui per savo Peppol paslaugų teikėją arba el. paštu.
Jei yra klaidų, langas išvardija kiekvieną su taisyklės ID, o failas neatsisiunčiamas. Skiltys ir laukai su klaidomis pažymėti formoje: ištaisykite juos ir sukurkite sąskaitą dar kartą.
Išsaugoti kaip šabloną (pasirinktinai)
- Spustelėkite "Išsaugoti šabloną"
- Įveskite šablono pavadinimą
- Pažymėkite "Nustatyti kaip numatytąjį" jei norite
- Spustelėkite "Išsaugoti"
Šablonai išsaugo: laukų vertes, matomus pasirenkamus laukus, pritaikytą tvarką. Neišsaugo sąskaitai specifinių duomenų, tokių kaip numeriai/datos.
Kredito sąskaitos kūrimas
Kredito sąskaita panaikina arba pataiso jau išsiųstą sąskaitą. aiDoks abiem dokumentams naudoja tą pačią formą, todėl viskas, kas išdėstyta aukščiau, galioja ir čia – pradėti galima dviem būdais:
Veiksmų mygtukų srityje spustelėkite „Sukurti kreditinį pranešimą iš šios sąskaitos". Kredito sąskaita atsidaro su perkeltais tiekėju, klientu ir eilutėmis – kiekiai tampa kredituojamais kiekiais – o sąskaitos numeris, išrašymo data ir mokėjimo terminas išvalomi, kad įvestumėte naujus.
Šoninėje juostoje atidarykite Sukurti ir spustelėkite Kredito sąskaita. Įkeliama „Peppol kredito sąskaitos forma" su savo įkėlimo sritimis – DI atpažinimas PDF ar nuotraukai ir XML importas UBL arba CII kredito sąskaitai – o mygtuke rašoma Sukurti kredito sąskaitą.
Kredito sąskaitoje turi būti nurodyta, kurią sąskaitą ji taiso – tam skirta atsiskaitymo nuorodos (Billing Reference) dalis, o dokumento tipo kodas yra 381. Pradedant nuo sąskaitos, ji užpildoma automatiškai su tos sąskaitos numeriu ir data; pradedant nuo nulio, pridėkite ją patys.
Patarimai ir geroji praktika
Su nemokama paskyra išsaugokite dažnai naudojamus tiekėjus ir klientus ir užpildykite juos vienu paspaudimu.
Skaitmeninkite popierines sąskaitas įkeldami nuotrauką. Prisijungę taip pat galite nusiųsti nuotrauką tiesiai iš telefono QR kodu.
Su nemokama paskyra išsaugokite šablonus skirtingiems sąskaitų tipams, kad sąskaitos būtų vienodos.
Laikykite validavimą įjungtą, kad pagautumėte klaidas prieš siunčiant.
Dažnos problemos
Negaliu generuoti — ko trūksta?
Laukai su raudona žvaigždute (*) yra privalomi. Mygtukas „Sukurti sąskaitą“ jų nelaukia: paspauskite jį, ir patikros langas išvardys, ko trūksta, o forma pažymės skiltis su klaidomis. Po DI importo pranešimo mygtukas Parodyti nuves jus prie kiekvieno tuščio privalomo lauko.
PVM tarifai nerodomi?
PVM tarifai įkeliami pagal tiekėjo šalį. Pirmiausia užpildykite tiekėjo šalies kodą pašto adrese.
Kaip rasti vienetų kodus?
Sąskaitos kiekio lauke spustelėkite vieneto kodo išskleidžiamąjį sąrašą. Pasirinkite dažnus vienetus arba spustelėkite "Ieškoti visų vienetų" pilnam UN/ECE sąrašui (1800+ kodų).