Pirmosios sąskaitos kūrimas
Sekite šį žingsnis po žingsnio vadovą, kad sukurtumėte pirmą PEPPOL BIS 3.0 atitinkančią e-sąskaitą naudodami aiDoks. Šis vadovas atspindi tikrąją programos sąsają ir darbo eigą.
Prieš pradedant
Įsitikinkite, kad turite:
- Prieigą prie aiDoks (nemokama prieiga arba registruota paskyra)
- Jūsų įmonės informaciją (pavadinimas, adresas, mokesčių registracija)
- Kliento detales (pavadinimas, adresas, mokesčių/PVM kodas)
- Produktus/paslaugas sąskaitai su kainomis
Atidarykite PEPPOL sąskaitos formą
Pereikite į sąskaitos formą:
- Šoninėje juostoje atidarykite Sukurti ir spustelėkite E-sąskaita
- Įkeliama forma „Peppol E-Invoice Form - UBL BIS 3.0", o virš jos yra išvesties profilio pasirinkimas – PEPPOL BIS 3.0, nacionalinis profilis (XRechnung, Prancūzija, Rumunija, Nyderlandai, Portugalija, Ispanijos Facturae, Estijos e-arve) arba Factur-X EN 16931 PDF
- Iš pradžių matomi tik privalomi laukai
Viršuje rodomos dvi įkėlimo zonos greitam duomenų įvedimui:
- DI valdomas sąskaitų atpažinimas (Premium) - Įkelkite sąskaitos PDF/vaizdą automatiniam duomenų ištraukimui
- Importuoti XML e-sąskaitą (nemokamai) – įkelkite UBL, CII / Factur-X, Facturae arba e-arve sąskaitą, kad visi laukai būtų užpildyti automatiškai
Norėdami pildyti rankiniu būdu, praleiskite juos. Įkeltas dokumentas lieka matomas šalia formos – perjunkite jį mygtukais Rodyti dokumentą / Slėpti dokumentą.
Užpildykite dokumento informaciją
Unikalus sąskaitos numeris jūsų įmonei.
Sąskaitos išdavimo data (kalendoriaus pasirinkėjas).
Mokėjimo terminas.
Pasirinkite iš išskleidžiamojo sąrašo.
Valiuta visoms sumoms.
Įveskite tiekėjo informaciją
Skiltyje Accounting Supplier Party:
Jei prisijungę su išsaugotais tiekėjais, naudokite išskleidžiamąjį sąrašą viršuje, kad automatiškai užpildytumėte visus tiekėjo laukus!
Jūsų įmonės juridinis pavadinimas.
Pilnas adresas: gatvė, miestas, pašto kodas, šalis.
Mokesčių/verslo registracijos numeris.
Įveskite kliento informaciją
Skiltyje Accounting Customer Party užpildykite kliento detales (ta pati struktūra kaip ir tiekėjo). Jei yra, naudokite verslo partnerių pasirinkėją.
Pridėkite sąskaitos eilutes
Sąskaitos eilutės skiltis rodo interaktyvią lentelę. Viena eilutė sukuriama automatiškai. Užpildykite šiuos stulpelius:
Eilutės numeris (1, 2, 3...)
Kiekis su vieneto kodu.
Produkto/paslaugos aprašymas.
Vieneto kaina be PVM.
Mokesčių klasifikacija: S (Standartinis), Z (Nulinis), E (Atleistas).
PVM tarifas (įkeliamas pagal tiekėjo šalį).
Kiekis × Vieneto kaina (automatiškai).
Spustelėkite "Pridėti eilutę" (+ mygtukas) virš lentelės, kad pridėtumėte daugiau prekių. Pašalinkite eilutes su šiukšliadėžės piktograma (min 1 eilutė).
Kas mėnesį išrašote sąskaitą už tą patį? Užpildykite eilutę vieną kartą ir spustelėkite tos eilutės išsaugojimo piktogramą („Išsaugoti eilutę kaip produktą"). Kitą kartą „Pridėti produkto eilutę" įterps ją jau užpildytą – prekė, matavimo vienetas, kaina, PVM kategorija ir visi pridėti neprivalomi stulpeliai. Jums lieka tik kiekis, kuris prasideda nuo 1. Išsaugoti produktai yra šoninėje juostoje skiltyje Produktai ir reikalauja nemokamos paskyros.
Peržiūrėkite automatinius skaičiavimus
Visos sumos apskaičiuojamos automatiškai realiu laiku:
Pridėkite pasirenkamus laukus (jei reikia)
- Spustelėkite „Pridėti laukus" įrankių juostoje formos viršuje
- Kiekvienam neprivalomam laukui atsiranda pilkas vietos ženklas – spustelėkite jį, kad lauką pridėtumėte
- Arba įveskite paieškos laukelyje „Ieškoti laukų", kad iškart rastumėte lauką
- Baigę spustelėkite „Išeiti iš laukų pridėjimo"
- Užpildykite naujai matomus laukus
- Pastaba - Mokėjimo nurodymai
- Mokėjimo priemonės - Banko detalės (IBAN)
- Mokėjimo sąlygos - Mokėjimo sąlygos
- Užsakymo nuoroda - PO numeris
Generuokite ir validuokite
- Pasirinktinai: spustelėkite "Peržiūrėti PDF", kad pamatytumėte vizualinę peržiūrą
- Įsitikinkite, kad "Validuoti po generavimo" yra pažymėta
- Spustelėkite "Generuoti sąskaitą"
- aiDoks sukuria failą pagal pasirinktą išvesties profilį – UBL arba CII XML PEPPOL ir nacionaliniams profiliams, Factur-X PDF arba Facturae ar e-arve failą – ir patikrina jį pagal to formato taisykles
Jei validavimas praeina, XML automatiškai atsisiunčiamas. Siųskite klientui per PEPPOL arba el. paštu.
Modalas rodo problemas, jei rastos klaidos. Ištaisykite formoje ir generuokite iš naujo arba "Atsisiųskite vis tiek" bandymui.
Išsaugoti kaip šabloną (pasirinktinai)
- Spustelėkite "Išsaugoti šabloną"
- Įveskite šablono pavadinimą
- Pažymėkite "Nustatyti kaip numatytąjį" jei norite
- Spustelėkite "Išsaugoti"
Šablonai išsaugo: laukų vertes, matomus pasirenkamus laukus, pritaikytą tvarką. Neišsaugo sąskaitai specifinių duomenų, tokių kaip numeriai/datos.
Kredito sąskaitos kūrimas
Kredito sąskaita panaikina arba pataiso jau išsiųstą sąskaitą. aiDoks abiem dokumentams naudoja tą pačią formą, todėl viskas, kas išdėstyta aukščiau, galioja ir čia – pradėti galima dviem būdais:
Veiksmų mygtukų srityje spustelėkite „Sukurti kreditinį pranešimą iš šios sąskaitos". Kredito sąskaita atsidaro su perkeltais tiekėju, klientu ir eilutėmis – kiekiai tampa kredituojamais kiekiais – o sąskaitos numeris, išrašymo data ir mokėjimo terminas išvalomi, kad įvestumėte naujus.
Šoninėje juostoje atidarykite Sukurti ir spustelėkite Kredito sąskaita. Įkeliama „Peppol kredito sąskaitos forma" su savo įkėlimo sritimis – DI atpažinimas PDF ar nuotraukai ir XML importas UBL arba CII kredito sąskaitai – o mygtuke rašoma Sukurti kredito sąskaitą.
Kredito sąskaitoje turi būti nurodyta, kurią sąskaitą ji taiso – tam skirta atsiskaitymo nuorodos (Billing Reference) dalis, o dokumento tipo kodas yra 381. Pradedant nuo sąskaitos, ji užpildoma automatiškai su tos sąskaitos numeriu ir data; pradedant nuo nulio, pridėkite ją patys.
Patarimai ir geroji praktika
Išsaugokite dažnai naudojamus tiekėjus/klientus akimirksniu automatiniam užpildymui.
Skaitmeninkite popierines sąskaitas įkeldami nuotraukas. Mobiliam naudokite QR kodą!
Išsaugokite šablonus skirtingiems sąskaitų tipams nuoseklumui.
Laikykite validavimą įjungtą, kad pagautumėte klaidas prieš siunčiant.
Dažnos problemos
Negaliu generuoti — ko trūksta?
Visi laukai su raudonomis žvaigždutėmis (*) yra privalomi. Ieškokite raudonų rėmelių, rodančių validavimo klaidas. Generavimo mygtukas išjungtas, kol visi reikalingi laukai yra galiojantys.
PVM tarifai nerodomi?
PVM tarifai įkeliami pagal tiekėjo šalį. Pirmiausia užpildykite tiekėjo šalies kodą pašto adrese.
Kaip rasti vienetų kodus?
Sąskaitos kiekio lauke spustelėkite vieneto kodo išskleidžiamąjį sąrašą. Pasirinkite dažnus vienetus arba spustelėkite "Ieškoti visų vienetų" pilnam UN/ECE sąrašui (1800+ kodų).