E-facturatie in Duitsland 2025–2028: XRechnung, ZUGFeRD & de B2B-verplichting
Duitsland kent twee parallelle systemen voor e-facturatie: XRechnung voor B2G-facturen aan de overheid (verplicht sinds 2020) en een verplichting tot gestructureerde B2B-facturen die vanaf 2025 stapsgewijs wordt ingevoerd. Of u nu een federaal ministerie of een privébedrijf factureert, aiDoks valideert en genereert het juiste formaat.
B2G sinds 27 november 2020. B2B: ontvangen sinds 1 januari 2025, uitgeven 2027–2028.
Voor wie geldt het
Alle in Duitsland gevestigde ondernemingen; de datum voor het uitgeven hangt af van de omzet.
Vereist formaat
XRechnung 3.x (UBL of CII) of ZUGFeRD / Factur-X op het EN 16931-profiel.
Netwerk of portaal
OZG-RE voor federaal B2G; PEPPOL of e-mail voor B2B.
Tijdlijn van de Duitse e-factuurplicht
2020
XRechnung verplicht voor federale B2G
27 november 2020: alle leveranciers die factureren aan Duitse federale overheidsinstanties moeten hun facturen in XRechnung 3.x-formaat indienen via het federale portaal (tegenwoordig OZG-RE) of het betreffende portaal van de deelstaat. De meeste Duitse deelstaten volgden binnen 1–2 jaar.
2025
B2B: iedereen moet kunnen ontvangen
1 januari 2025: alle bedrijven moeten technisch in staat zijn gestructureerde e-facturen te ontvangen die voldoen aan EN 16931 (UBL, CII of hybride ZUGFeRD/Factur-X). Papieren facturen of pdf's met toestemming van de ontvanger blijven tijdens de overgangsperiode toegestaan.
2027–28
B2B: uitreiken wordt verplicht
1 januari 2027: bedrijven met een omzet van meer dan €800.000 in het voorgaande jaar moeten voor binnenlandse B2B-transacties gestructureerde e-facturen versturen. 1 januari 2028: alle overige bedrijven volgen. ZUGFeRD / Factur-X (hybride PDF + CII-XML) geldt als volledig conform en is de meest gekozen B2B-optie.
Welk formaat hebt u nodig?
XRechnung (B2G — overheid)
De Duitse CIUS van EN 16931, beschikbaar in UBL- en CII-syntaxis. Verplicht voor facturen aan federale, deelstatelijke en de meeste gemeentelijke afnemers. Belangrijk extra veld: Leitweg-ID (Buyer Reference) — de routeringscode die de aanbestedende instantie bij elke bestelling verstrekt. Indienen via OZG-RE (federaal) of de portalen van de deelstaten.
ZUGFeRD / Factur-X (B2B — private sector)
Hybride PDF/A-3 met ingebedde CII-XML — hetzelfde bestand is leesbaar voor mensen (per e-mail of op papier) en voor machines (door het ERP). Vijf profielen, van MINIMUM tot EXTENDED; EN 16931 of hoger wordt aanbevolen voor volledige interoperabiliteit. Identiek aan Factur-X — andere naam, hetzelfde formaat.
PEPPOL BIS 3.0 (grensoverschrijdend)
Voor grensoverschrijdende facturen aan klanten in de EU is PEPPOL BIS 3.0-UBL de standaard. Duitsland heeft actieve PEPPOL Access Points; XRechnung-UBL-facturen zijn ook PEPPOL-compatibel (dezelfde UBL 2.1-basis, een andere CustomizationID). Ook in binnenlands B2B groeit het gebruik, vooral in de toeleveringsketens van de automotive- en retailsector.
EN 16931 (basisnorm)
De Europese norm voor e-facturatie waarop alle bovenstaande formaten zijn gebaseerd. Een gewone EN 16931-factuur in CII of UBL is vanaf 2025 geldig voor Duits B2B. Zowel XRechnung (CIUS) als PEPPOL BIS 3.0 (CIUS) zijn strikte deelverzamelingen van EN 16931 — elke geldige XRechnung is ook een geldige EN 16931-factuur.
Wat is de Leitweg-ID en waarom is die belangrijk?
De Leitweg-ID (routeringscode) is een code in het formaat NNNN-NNNNNNN-NN die wordt toegekend door Duitse federale en deelstatelijke aanbestedende instanties. Hij moet in het veld cbc:BuyerReference (UBL) of ram:BuyerReference (CII) staan van elke XRechnung-factuur aan een overheidsafnemer. De instantie vermeldt hem in de bestelling — hebt u er geen ontvangen, neem dan vóór het indienen contact op met de crediteurenadministratie van uw afnemer. Zonder geldige Leitweg-ID weigert het overheidsportaal de factuur automatisch; de betalingstermijn van 30 dagen gaat pas lopen wanneer een factuur wordt ingediend die de controle doorstaat.
Veelvoorkomende XRechnung-validatiefouten
BR-DE-15 — Referentie van de koper (BT-10), oftewel de Leitweg-ID, ontbreekt of is leeg.
BR-DE-1 — Betalingsinstructies (BG-16) ontbreken. XRechnung vereist een groep met gegevens over het betaalmiddel, die in EN 16931 optioneel is.
BR-DE-21 — Onjuiste CustomizationID. Die moet exact de XRechnung 3.0-URN zijn: urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0.
BR-CO-15 — Het te betalen totaalbedrag klopt niet. De som van de regeltotalen ± kortingen/toeslagen moet gelijk zijn aan het te betalen bedrag, afgerond op 2 decimalen.
B2B-verplichting: welke formaten komen in aanmerking?
De Wachstumschancengesetz (Duitse groeikansenwet, aangenomen in maart 2024) schrijft gestructureerde facturen op basis van EN 16931 voor. De volgende formaten worden uitdrukkelijk geaccepteerd: UBL 2.1 (PEPPOL BIS 3.0 of gewone EN 16931-UBL), UN/CEFACT CII (EN 16931-CII) en ZUGFeRD / Factur-X 2.x / 1.x (PDF/A-3 met ingebedde CII). Gewone pdf- en papieren facturen mogen nog worden verstuurd als de ontvanger instemt — maar die uitzondering vervalt zodra uitreiken verplicht wordt: vanaf 2027 voor bedrijven met een omzet van meer dan €800.000 in het voorgaande jaar en vanaf 2028 voor alle bedrijven (EDI-afspraken die niet op EN 16931 zijn gebaseerd, vervallen eveneens na 2027).
E-facturatie in Duitsland: veelgestelde vragen
Is e-facturatie verplicht in Duitsland?
Ja, in fasen. B2G (facturen aan federale en deelstatelijke overheidsafnemers) is sinds 27 november 2020 verplicht in het XRechnung-formaat. Voor B2B moeten alle bedrijven sinds 1 januari 2025 gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen; het uitreiken ervan wordt verplicht vanaf 1 januari 2027 voor bedrijven met een omzet van meer dan €800.000 in het voorgaande jaar en vanaf 1 januari 2028 voor alle overige bedrijven. De verplichting is gebaseerd op EU-richtlijn 2014/55/EU en de Duitse Wachstumschancengesetz (groeikansenwet).
Welk formaat heb ik nodig voor facturen aan de Duitse overheid (B2G)?
XRechnung 3.x — de Duitse Core Invoice Usage Specification (CIUS) van EN 16931. Het is verplicht voor facturen aan federale afnemers die via OZG-RE of de portalen van de deelstaten worden ingediend. Het belangrijkste extra veld is de Leitweg-ID (Buyer Reference), die elke Duitse overheidsinstantie bij de bestelling verstrekt. De portalen accepteren zowel UBL- als CII-syntaxis.
Wat is de tijdlijn voor B2B-e-facturatie in Duitsland?
1 januari 2025: alle bedrijven moeten gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen (EN 16931-conforme UBL of CII). 1 januari 2027: bedrijven met een jaaromzet van meer dan €800.000 in het voorgaande jaar moeten ook gestructureerde e-facturen versturen. 1 januari 2028: alle overige bedrijven moeten gestructureerde e-facturen versturen. ZUGFeRD / Factur-X (hybride PDF + XML) geldt als geldig formaat voor B2B.
Wat is ZUGFeRD en hoe verhoudt het zich tot Factur-X?
ZUGFeRD en Factur-X zijn technisch hetzelfde formaat — een PDF/A-3-bestand met een voor mensen leesbare factuur EN een machineleesbaar CII-XML-document erin ingebed. ZUGFeRD is de Duitse merknaam (beheerd door FeRD); Factur-X is de Franse/Europese merknaam (beheerd door FNFE-mpe). ZUGFeRD 2.x = Factur-X 1.x. Beide zijn vanaf 2025 geldig voor Duitse B2B-e-facturatie.
Wat is de Leitweg-ID en waar vind ik die?
De Leitweg-ID (routeringscode) is een code uit 4 segmenten die Duitse federale en deelstatelijke afnemers toekennen om hun factuuradres aan te duiden, bijvoorbeeld 04011000-12345-67. Hij moet in het veld Buyer Reference staan (cbc:BuyerReference in UBL, ram:BuyerReference in CII) van elke XRechnung-factuur. De aanbestedende instantie stuurt hem mee met de bestelling. Zonder geldige Leitweg-ID weigert het overheidsportaal de factuur onmiddellijk.
Wat gebeurt er als ik een niet-conforme factuur naar een Duitse overheidsinstantie stuur?
Het portaal (OZG-RE of een vergelijkbaar portaal van een deelstaat) weigert de factuur automatisch — er vindt geen menselijke beoordeling plaats. De betalingstermijn van 30 dagen gaat pas lopen wanneer u een factuur indient die de controle doorstaat. Er is geen coulanceperiode; de weigering volgt onmiddellijk en u ontvangt een foutrapport met de ID's van de geschonden regels. Valideer vóór het indienen met aiDoks om fouten vooraf op te sporen.