Wie moet in Nederland elektronisch factureren
De verplichting geldt richting de overheid. Levert u aan de rijksoverheid op basis van een contract dat vanaf 2017 is gegund, dan moet u elektronisch factureren; sinds april 2019 moet elke andere aanbestedende dienst ten minste een EN 16931-factuur kunnen ontvangen. Voor business-to-business bestaat geen Nederlandse verplichting — u mag met een klant nog steeds afspreken om PDFs uit te wisselen. Toch zijn veel Nederlandse bedrijven vrijwillig op PEPPOL overgestapt, omdat hun afnemers erom vragen en omdat het handmatig overtypen aan de ontvangende kant wegneemt.
NLCIUS, SI-UBL en het PEPPOL-netwerk
NLCIUS is de specificatie; SI-UBL 2.0 is de UBL 2.1-syntaxisbinding daarvan, oorspronkelijk gepubliceerd door het Simplerinvoicing-netwerk en nu beheerd door de Nederlandse Peppolautoriteit. Deelnemers worden geïdentificeerd met een PEPPOL-deelnemersnummer — voor Nederlandse bedrijven meestal het KvK-nummer onder schema 0106, of het OIN onder 0190 voor overheidsorganisaties. Ook een Nederlands btw-nummer (schema 9944) komt voor. Het verkeerde schema kiezen is een van de meest voorkomende redenen waarom een factuur bij het ontvangende access point wordt afgewezen.
Is e-facturatie verplicht voor B2B in Nederland?
Op dit moment niet. Nederland heeft bewust niet het voorbeeld van België, Italië of Polen gevolgd met een nationale B2B-verplichting, en de overheid heeft aangegeven liever aan te sluiten op het Europese tijdpad dan eerst een eigen systeem te bouwen. Wat er wel aankomt, is ViDA: vanaf juli 2030 worden gestructureerde e-facturen en vrijwel realtime digitale rapportage verplicht voor grensoverschrijdende B2B-leveringen binnen de EU, en mogen lidstaten nationale verplichtingen opleggen zonder Europese ontheffing. Praktisch gezien bent u er klaar voor als u nu al NLCIUS of PEPPOL BIS 3.0 verstuurt — het semantische model is in beide gevallen dezelfde EN 16931.
Hoe aiDoks Nederlandse bedrijven helpt
Valideer elke NLCIUS- of SI-UBL 2.0-factuur tegen de officiële schematron — de volledige EN 16931-regelset plus de Nederlandse BR-NL-regels — voordat u hem verstuurt, zodat het access point van uw afnemer hem nooit afwijst. Maak een geldige NLCIUS-factuur via een begeleid formulier, of upload een PDF en laat AI-OCR de gegevens omzetten naar een gestructureerde factuur. En converteer tussen PEPPOL UBL, CII en Factur-X wanneer u handelt met partners op andere formaten. aiDoks maakt het bestand klaar en controleert het — uw PEPPOL access point verzorgt de verzending.