KSeF (Krajowy System e-Faktur) is het centrale clearanceplatform van Polen voor btw-facturen, verplicht sinds 1 februari 2026 voor grote belastingplichtigen en sinds 1 april 2026 voor alle andere btw-geregistreerde ondernemingen (micro-ondernemers volgen uiterlijk in januari 2027). Elke B2B-factuur moet bij KSeF worden ingediend en door KSeF worden goedgekeurd voordat ze rechtsgeldig is uitgereikt — het platform kent een uniek KSeF-referentienummer toe dat de koper nodig heeft voor de aftrek van btw.
| Verplichtingsdata | 1 februari 2026 voor grote belastingplichtigen; 1 april 2026 voor alle overige btw-plichtige ondernemingen; micro-ondernemers uiterlijk januari 2027. |
|---|---|
| Voor wie geldt het | Alle btw-plichtige ondernemingen in Polen. |
| Vereist formaat | De gestructureerde factuur FA(3) volgens de XSD van het ministerie van Financiën, die FA(2) verving. |
| Netwerk of portaal | Centrale clearing via KSeF — elke factuur krijgt een KSeF-nummer voordat ze de koper bereikt. |
KSeF was vanaf januari 2022 beschikbaar voor vrijwillig gebruik. Vroege gebruikers kregen een snellere btw-teruggave aangeboden (40 dagen in plaats van 60). De verplichte datum was oorspronkelijk februari 2024, maar werd uitgesteld nadat er technische problemen in het platform waren vastgesteld.
Belastingplichtigen met een jaaromzet van meer dan 200 miljoen PLN moeten vanaf 1 februari 2026 KSeF gebruiken voor alle binnenlandse B2B-facturen.
Alle overige btw-geregistreerde ondernemingen moeten KSeF gebruiken vanaf 1 april 2026. Micro-ondernemers met een maandelijkse omzet onder 10.000 PLN hebben tot 1 januari 2027; tijdens deze overgangsperiode worden tot januari 2027 geen boetes opgelegd.
Anders dan PEPPOL (peer-to-peer-levering) of Factur-X (hybride pdf) is KSeF een clearanceplatform: elke factuur wordt naar de KSeF-API van het Ministerie van Financiën gestuurd voordat ze aan de koper wordt geleverd. KSeF valideert de XML, kent een uniek KSeF-nummer toe en stuurt een ontvangstbewijs terug. Pas na de clearance is de factuur rechtsgeldig uitgereikt.
KSeF-facturen gebruiken het FA(3)-schema van het Poolse Ministerie van Financiën — het verving op 1 februari 2026 met KSeF 2.0 het eerdere FA(2). Het is een specifiek Pools XML-formaat, niet gebaseerd op PEPPOL UBL of EN 16931. Het schema wordt gepubliceerd op podatki.gov.pl en periodiek bijgewerkt. Elke factuur moet het NIP (Pools btw-nummer) van de verkoper bevatten en vóór indiening worden geauthenticeerd.
Het Ministerie van Financiën kan boetes opleggen tot 100% van de verschuldigde btw op een factuur die buiten KSeF is uitgereikt. Kopers kunnen geen voorbelasting aftrekken op facturen die niet via KSeF zijn goedgekeurd, wat voor alle partijen een sterke commerciële druk tot naleving creëert.
Buitenlandse ondernemingen die in Polen voor de btw zijn geregistreerd, vallen volgens dezelfde tijdlijn onder KSeF. Ondernemingen die aan Poolse kopers verkopen met btw-verlegging (zonder Pools btw-nummer) zijn momenteel niet verplicht KSeF te gebruiken — raadpleeg de richtlijnen van het Ministerie van Financiën voor uw specifieke structuur.
aiDoks valideert KSeF FA(3)-XML gratis met de KSeF FA(3)-validator, tegen het officiële schema van het Ministerie van Financiën. Het aanmaken van FA(3) en rechtstreekse indiening bij KSeF zijn niet beschikbaar — FA(3) is een nationaal schema buiten EN 16931. Voor grensoverschrijdende facturatie dekt aiDoks de rest: maak en valideer PEPPOL BIS 3.0- / EN 16931-facturen (UBL en CII) voor uw klanten in de EU en zet bestaande pdf's om met AI-OCR.
KSeF (Krajowy System e-Faktur — nationaal e-factuursysteem) is het centrale clearanceplatform van Polen voor btw-facturen, beheerd door het Ministerie van Financiën. Anders dan PEPPOL of Factur-X is KSeF een systeem met voorafgaande clearance: elke B2B-factuur moet bij KSeF worden ingediend voordat ze als rechtsgeldig uitgereikt geldt. KSeF kent elke factuur een uniek referentienummer toe (KSeF-nummer) dat de koper gebruikt voor de aftrek van btw.
Dat is het al. Voor grote belastingplichtigen (omzet in 2024 boven 200 miljoen PLN): sinds 1 februari 2026. Voor alle andere btw-geregistreerde ondernemingen: sinds 1 april 2026. Micro-ondernemers met een maandelijkse omzet onder 10.000 PLN hebben tot 1 januari 2027, en tijdens deze overgangsperiode worden tot januari 2027 geen boetes opgelegd. De oorspronkelijke verplichte datum (februari 2024) werd uitgesteld nadat er technische problemen met het KSeF-systeem waren vastgesteld.
KSeF-facturen gebruiken een XML-schema van het Ministerie van Financiën — sinds 1 februari 2026 het FA(3)-schema (ingevoerd met KSeF 2.0, ter vervanging van het eerdere FA(2)). Het is een specifiek Pools formaat, niet gebaseerd op PEPPOL UBL of EN 16931. Het schema wordt gepubliceerd op de website van het Ministerie van Financiën en periodiek bijgewerkt. Elke factuur moet het NIP (Pools btw-nummer) van de verkoper en, indien van toepassing, het NIP van de koper bevatten en vóór indiening worden geauthenticeerd.
Het Poolse Ministerie van Financiën kan boetes opleggen tot 100% van de btw op een factuur die buiten KSeF is uitgereikt. Bovendien kunnen kopers geen voorbelasting aftrekken op facturen die niet via KSeF zijn goedgekeurd, wat een sterke commerciële druk op leveranciers legt om aan de regels te voldoen. Bij herhaalde overtredingen lopen boetes en rente op.
Buitenlandse ondernemingen die in Polen voor de btw zijn geregistreerd, vallen volgens dezelfde tijdlijn als Poolse ondernemingen onder het verplichte gebruik van KSeF. Ondernemingen die in Polen niet voor de btw zijn geregistreerd (en verkopen via btw-verlegging of het OSS-mechanisme), zijn momenteel niet verplicht KSeF te gebruiken. De reikwijdte kan worden uitgebreid — raadpleeg de richtlijnen van het Ministerie van Financiën voor updates.
Gedeeltelijk. aiDoks valideert KSeF FA(3)-XML gratis met de KSeF FA(3)-validator, tegen het officiële schema van het Ministerie van Financiën. Het aanmaken van FA(3) en rechtstreekse indiening bij KSeF zijn niet beschikbaar — FA(3) is een nationaal schema buiten EN 16931. Voor grensoverschrijdende facturatie maakt en valideert aiDoks PEPPOL BIS 3.0- / EN 16931-facturen (UBL en CII) voor klanten in de EU en zet het bestaande pdf-facturen om met AI-OCR.
KSeF is sinds februari 2026 verplicht. Valideer FA(3)-XML-bestanden gratis — zonder registratie.