Privacybeleid

Uw privacy telt. Lees hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen, in overeenstemming met de AVG (GDPR) en de Europese normen voor gegevensbescherming.

Laatst bijgewerkt: januari 2025

1. Inleiding

aiDoks ("wij", "ons" of "onze") hecht groot belang aan de bescherming van uw privacy. In dit privacybeleid leggen we uit hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beveiligen wanneer u ons PEPPOL-e-facturatieplatform en onze diensten gebruikt.

Wij voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming van de EU (AVG/GDPR) en aan de overige toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming in Estland, Letland en Litouwen.

2. Gegevens die wij verzamelen

2.1 Accountgegevens

Wanneer u een account aanmaakt, verzamelen wij:

  • Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
  • Bedrijfsgegevens (handelsnaam, registratienummer, btw-nummer)
  • Facturatie- en betaalgegevens
  • Inloggegevens

2.2 Factuurgegevens

Wij verwerken de factuurgegevens die u aanmaakt, waaronder:

  • Gegevens van klanten en leveranciers
  • Omschrijvingen van producten en diensten
  • Prijs- en belastinggegevens
  • Metagegevens van de factuur (datums, nummers, statussen)

2.3 Technische gegevens

Wij verzamelen automatisch:

  • IP-adressen en apparaatgegevens
  • Browsertype en -versie
  • Logbestanden en foutrapporten

3. Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken uw gegevens om:

  • Onze e-facturatiediensten te leveren en te onderhouden
  • Facturen te verwerken en via het PEPPOL-netwerk te versturen
  • Uw account en facturatie te beheren
  • Klantondersteuning te bieden
  • Onze diensten te verbeteren en nieuwe functies te ontwikkelen
  • De beveiliging te waarborgen en fraude te voorkomen
  • Aan wettelijke verplichtingen te voldoen
  • Servicegerelateerde berichten te versturen

4. Rechtsgrond voor de verwerking

Op grond van de AVG verwerken wij uw gegevens op basis van:

  • Uitvoering van de overeenkomst: om onze diensten te leveren zoals overeengekomen
  • Wettelijke verplichting: om te voldoen aan fiscale, boekhoudkundige en facturatieregelgeving
  • Gerechtvaardigd belang: om diensten te verbeteren, fraude te voorkomen en de beveiliging te waarborgen
  • Toestemming: voor marketingcommunicatie (waar van toepassing)

5. Delen van gegevens

5.1 PEPPOL-netwerk

Factuurgegevens worden volgens uw instructies via het PEPPOL-netwerk naar de aangewezen ontvangers verzonden.

5.2 Dienstverleners

Wij delen gegevens met vertrouwde dienstverleners die ons ondersteunen bij:

  • Cloudhosting en opslag
  • Betalingsverwerking
  • E-mailbezorging

5.3 Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen gegevens bekendmaken wanneer wet- of regelgeving of een juridische procedure daartoe verplicht, of om onze rechten en veiligheid te beschermen.

6. Opslag en beveiliging van gegevens

Alle gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers binnen de Europese Unie. Wij passen beveiligingsmaatregelen toe die in de sector gangbaar zijn, waaronder:

  • Versleuteling tijdens transport (TLS 1.3) en in rust (AES-256)
  • Regelmatige beveiligingsaudits en penetratietests
  • Toegangscontrole en authenticatie
  • Regelmatige back-ups en procedures voor noodherstel
  • Beveiligingstraining voor medewerkers

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens zolang dat nodig is om onze diensten te leveren en aan wettelijke verplichtingen te voldoen:

  • Accountgegevens: de looptijd van het account plus 30 dagen
  • Factuurgegevens: 7 jaar (zoals de boekhoudregelgeving voorschrijft)
  • Technische logbestanden: 12 maanden
  • Facturatiegegevens: 10 jaar

8. Uw rechten

Op grond van de AVG hebt u het recht om:

  • Inzage: kopieën van uw persoonsgegevens op te vragen
  • Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren
  • Wissing: verwijdering van uw gegevens te vragen (behoudens wettelijke bewaarplichten)
  • Beperking: de verwerking van uw gegevens te beperken
  • Overdraagbaarheid: uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen
  • Bezwaar: bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking
  • Toestemming intrekken: wanneer de verwerking op toestemming berust

Neem voor de uitoefening van deze rechten contact met ons op via privacy@aidoks.eu

9. Cookies en tracking

Welke cookies wij gebruiken

Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

  • Noodzakelijke cookies: nodig om de website goed te laten werken. Denk aan taalvoorkeuren en authenticatietokens. Voor deze cookies is geen toestemming vereist, omdat ze noodzakelijk zijn voor de dienst.

Uw cookievoorkeuren beheren

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment wijzigen via onderstaande knop:

U kunt cookies ook via uw browserinstellingen beheren, al kan het uitschakelen van noodzakelijke cookies de werking van de dienst beïnvloeden.

10. Internationale doorgifte

Uw gegevens worden binnen de EU opgeslagen en verwerkt. Dragen wij gegevens buiten de EU over, dan zorgen wij voor passende waarborgen via:

  • EU-modelcontractbepalingen
  • Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie
  • Andere wettelijk erkende doorgiftemechanismen

11. Privacy van kinderen

Onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

12. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Bij belangrijke wijzigingen stellen wij u per e-mail of via ons platform op de hoogte. Blijft u onze diensten na een wijziging gebruiken, dan geldt dat als aanvaarding van het bijgewerkte beleid.

13. Contact

Neem voor privacyvragen of om uw rechten uit te oefenen contact op met:

Data Protection Officer
Email: privacy@aidoks.eu
Address: Tartu mnt 67/1-13b, 10115 Tallinn, Estonia

U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthouder voor gegevensbescherming:

  • Estonia: Estonian Data Protection Inspectorate (www.aki.ee)
  • Latvia: Data State Inspectorate (www.dvi.gov.lv)
  • Lithuania: State Data Protection Inspectorate (www.ada.lt)