Privacybeleid

Uw privacy telt. Lees hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen, in overeenstemming met de AVG (GDPR) en de Europese normen voor gegevensbescherming.

Laatst bijgewerkt: oktober 2026

1. Inleiding

aiDoks ("wij", "ons" of "onze") hecht groot belang aan de bescherming van uw privacy. In dit privacybeleid leggen we uit hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beveiligen wanneer u ons PEPPOL-e-facturatieplatform en onze diensten gebruikt.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (AVG) en de nationale wetten inzake gegevensbescherming die op ons van toepassing zijn.

2. Gegevens die wij verzamelen

2.1 Accountgegevens

Wanneer u een account aanmaakt en gebruikt, bewaren wij:

  • Uw e-mailadres en, als u die opgeeft, uw naam
  • Bedrijfsgegevens die u opslaat (bedrijfsnaam, registratienummer, btw-nummer)
  • Uw abonnement en betaalstatus (kaartgegevens worden door onze betaaldienstverlener verwerkt, niet door ons)
  • Inloggegevens: een wachtwoord dat onze authenticatiedienst alleen gehasht opslaat, of het account waarmee u inlogt

2.2 Factuurgegevens

Wij verwerken de factuurgegevens die u aanmaakt, waaronder:

  • Gegevens van klanten en leveranciers
  • Omschrijvingen van producten en diensten
  • Prijs- en belastinggegevens
  • Metagegevens van de factuur (datums, nummers, statussen)

2.3 Technische gegevens

Wij verzamelen automatisch:

  • IP-adressen en apparaatgegevens
  • Browsertype en -versie
  • Logbestanden en foutrapporten

3. Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken uw gegevens om:

  • Onze e-facturatiediensten te leveren en te onderhouden
  • E-facturen maken, controleren, omzetten en weergeven (aiDoks verstuurt geen facturen voor u)
  • Uw account en facturatie te beheren
  • Klantondersteuning te bieden
  • Onze diensten te verbeteren en nieuwe functies te ontwikkelen
  • De beveiliging te waarborgen en fraude te voorkomen
  • Aan wettelijke verplichtingen te voldoen
  • Servicegerelateerde berichten te versturen

4. Rechtsgrond voor de verwerking

Op grond van de AVG verwerken wij uw gegevens op basis van:

  • Uitvoering van de overeenkomst: om onze diensten te leveren zoals overeengekomen
  • Wettelijke verplichting: om te voldoen aan fiscale, boekhoudkundige en facturatieregelgeving
  • Gerechtvaardigd belang: om diensten te verbeteren, fraude te voorkomen en de beveiliging te waarborgen
  • Toestemming: voor marketingcommunicatie (waar van toepassing)

5. Delen van gegevens

5.1 Facturen versturen

aiDoks maakt, controleert en zet e-factuurbestanden om; het verstuurt ze niet. U verstuurt een factuur zelf, via uw Peppol-access point, een overheidsportaal of e-mail, en pas dan bereiken de gegevens de ontvanger.

5.2 Dienstverleners

Wij delen gegevens met vertrouwde dienstverleners die ons ondersteunen bij:

  • Cloudhosting en opslag
  • Betalingsverwerking
  • E-mailbezorging
  • AI-documentherkenning, wanneer u een pdf, scan of foto van een factuur omzet
  • Foutbewaking, om storingen te vinden en te verhelpen

Als u een bedrijf zoekt, worden de zoektermen naar openbare registers gestuurd (zoals de EU-dienst VIES en nationale handelsregisters) en naar de Peppol Directory.

De actuele lijst van dienstverleners, met naam, staat op onze beveiligingspagina.

5.3 Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen gegevens bekendmaken wanneer wet- of regelgeving of een juridische procedure daartoe verplicht, of om onze rechten en veiligheid te beschermen.

6. Opslag en beveiliging van gegevens

De applicatieservers en de database staan in de Europese Unie. Als een dienstverlener persoonsgegevens buiten de EU verwerkt (bij betalingsverwerking kan dat gebeuren), is de doorgifte gedekt door de waarborgen die de AVG vereist, zoals een adequaatheidsbesluit van de EU of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Onze beveiligingsmaatregelen omvatten:

  • Versleutelde verbindingen (HTTPS) voor al het verkeer en een database die door de hostingprovider versleuteld wordt opgeslagen
  • Toegangscontrole en authenticatie
  • Geüploade bestanden worden verwerkt en daarna verwijderd, niet opgeslagen

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens zolang dat nodig is om onze diensten te leveren en aan wettelijke verplichtingen te voldoen:

  • Accountgegevens: totdat u uw account verwijdert; bij verwijdering worden deze gegevens direct gewist
  • Factuurgeschiedenis: als u bent ingelogd, worden de facturen die u maakt bewaard in Mijn documenten totdat u ze verwijdert, opslaan uitzet of uw account verwijdert. Het gratis plan bewaart uw laatste 10. aiDoks is geen archief: bewaar uw eigen kopieën zo lang als uw boekhoudregels vereisen.
  • Gebruiksgegevens, serverlogs en foutrapporten: tot 13 maanden; gebruiksgegevens bevatten een hash van het IP-adres, niet het adres zelf
  • Factuuradministratie: zo lang als de boekhoud- en belastingwetgeving van ons vereist

8. Uw rechten

Op grond van de AVG hebt u het recht om:

  • Inzage: kopieën van uw persoonsgegevens op te vragen
  • Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren
  • Wissing: verwijdering van uw gegevens te vragen (behoudens wettelijke bewaarplichten)
  • Beperking: de verwerking van uw gegevens te beperken
  • Overdraagbaarheid: uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen
  • Bezwaar: bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking
  • Toestemming intrekken: wanneer de verwerking op toestemming berust

Om deze rechten uit te oefenen, mailt u ons op info@aidoks.eu

9. Cookies en tracking

Welke cookies wij gebruiken

Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

  • Noodzakelijke cookies: nodig om de website goed te laten werken. Denk aan taalvoorkeuren en authenticatietokens. Voor deze cookies is geen toestemming vereist, omdat ze noodzakelijk zijn voor de dienst.

Uw cookievoorkeuren beheren

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment wijzigen via onderstaande knop:

U kunt cookies ook via uw browserinstellingen beheren, al kan het uitschakelen van noodzakelijke cookies de werking van de dienst beïnvloeden.

10. Internationale doorgifte

De applicatieservers en de database staan in de Europese Unie. Als een dienstverlener persoonsgegevens buiten de EU verwerkt, berust de doorgifte op een van deze waarborgen:

  • EU-modelcontractbepalingen
  • Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie
  • Andere wettelijk erkende doorgiftemechanismen

11. Privacy van kinderen

Onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

12. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Bij belangrijke wijzigingen stellen wij u per e-mail of via ons platform op de hoogte. Blijft u onze diensten na een wijziging gebruiken, dan geldt dat als aanvaarding van het bijgewerkte beleid.

13. Contact

Neem voor privacyvragen of om uw rechten uit te oefenen contact op met:

Verwerkingsverantwoordelijke
privacy@aidoks.eu

U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthouder voor gegevensbescherming:

  • Estonia: Estonian Data Protection Inspectorate (www.aki.ee)
  • Latvia: Data State Inspectorate (www.dvi.gov.lv)
  • Lithuania: State Data Protection Inspectorate (www.ada.lt)