Veelgestelde vragen

aiDoks is een compleet e-facturatieplatform dat het maken, valideren en beheren van PEPPOL-conforme elektronische facturen eenvoudiger maakt. Het platform biedt zowel gratis openbare tools als premiumfuncties, zodat bedrijven van elke omvang digitaal kunnen factureren en kunnen voldoen aan de Europese e-facturatienormen.

Nee! aiDoks biedt krachtige gratis tools die iedereen kan gebruiken zonder een account aan te maken:

• PEPPOL-e-factuurgenerator: maak conforme facturen met onze formulierinterface
• Factuurvalidatie: valideer een factuur tegen haar eigen standaard — het formaat wordt automatisch herkend
• E-factuurviewer: geef een XML- of Factur-X-factuur weer als leesbare PDF
• Formaatconverter: zet een factuur om tussen de ondersteunde e-factuurformaten

Zonder account kunt u met het gratis abonnement elke functie één keer per dag gebruiken. Een gratis account ontgrendelt AI-OCR, het beheer van zakenpartners en sjablonen; het Pro-abonnement haalt de daglimieten weg.

Nee! aiDoks is ontworpen voor gebruikers van elk niveau. U hoeft niets te weten van XML, UBL-structuren of technische PEPPOL-specificaties. Het platform biedt een eenvoudige formulierinterface waarin u de factuurgegevens invult zoals u dat op een papieren factuur zou doen, waarna aiDoks automatisch de PEPPOL-conforme XML genereert.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is een gestandaardiseerd raamwerk voor de elektronische uitwisseling van documenten in heel Europa. Het gebruikt het UBL-XML-formaat (Universal Business Language), zodat facturen door elk PEPPOL-conform systeem gelezen kunnen worden.

Veel Europese landen eisen inmiddels PEPPOL-conformiteit voor facturatie van bedrijf naar overheid (B2G), en het wordt ook tussen bedrijven onderling steeds breder ingevoerd vanwege de efficiëntie, de lagere foutkans en de snellere betaalcycli.

Uw eerste factuur maken is eenvoudig:

1. Open Genereren in de zijbalk en klik op E-factuur
2. Vul de verplichte velden in (documentgegevens, leverancier, klant)
3. Voeg factuurregels toe met artikelgegevens, aantallen en prijzen
4. Controleer de automatisch berekende totalen
5. Klik op “Factuur genereren” om uw UBL-XML te maken
6. Vink desgewenst “Valideren na genereren” aan om de conformiteit te controleren

Zie voor een uitgebreide stapsgewijze gids onze documentatie Uw eerste factuur maken.

De AI-gestuurde OCR-functie (optische tekenherkenning) gebruikt Azure Document Intelligence om factuurgegevens automatisch uit geüploade documenten te halen. U kunt het volgende uploaden:

• Papieren facturen (gescande afbeeldingen)
• PDF-facturen
• Foto's van facturen (inclusief het scannen van QR-codes)

De AI haalt de belangrijkste gegevens eruit, zoals de gegevens van leverancier en klant, factuurregels, bedragen en datums, en vult daarmee de formuliervelden. U kunt de uitgelezen gegevens controleren en aanpassen voordat u de definitieve factuur genereert.

Let op: AI-OCR is een premiumfunctie waarvoor u een gratis account moet aanmaken.

Met het beheer van zakenpartners bewaart en beheert u gegevens van leveranciers en klanten om ze snel te hergebruiken:

• Partners opslaan: nadat u de gegevens van een leverancier of klant hebt ingevuld, bewaart u ze in uw lijst met zakenpartners
• Snel selecteren: gebruik bij een nieuwe factuur de keuzelijst met zakenpartners om alle leveranciers- of klantvelden meteen automatisch in te vullen
• Partners beheren: open de pagina's “Klanten” en “Leveranciers” in de zijbalk om opgeslagen partners te bekijken, te bewerken of te verwijderen

Deze functie bespaart veel tijd wanneer u facturen maakt voor terugkerende klanten of vanuit dezelfde leverancier.

Let op: het beheer van zakenpartners is een premiumfunctie waarvoor u een gratis account moet aanmaken.

Met formuliersjablonen bewaart u factuurconfiguraties om later sneller facturen te maken. Sjablonen bewaren:

• Veldwaarden: vooraf ingevulde gegevens zoals leveranciersgegevens, valuta of betalingsvoorwaarden
• Veldzichtbaarheid: welke optionele velden worden getoond of verborgen
• Veldvolgorde: uw eigen indeling van de formuliervelden

Klik na het genereren van een factuur onder aan het formulier op “Opslaan als sjabloon”. U kunt desgewenst “Als standaard instellen” aanvinken zodat dit sjabloon automatisch wordt geladen bij nieuwe facturen.

Let op: sjablonen zijn een premiumfunctie waarvoor u een gratis account moet aanmaken.

Met de aanpasmodus bepaalt u welke velden in het factuurformulier verschijnen. Standaard worden alleen de verplichte PEPPOL-velden getoond, om de interface eenvoudig te houden.

Zo bereikt u de optionele velden:

1. Klik op “Velden toevoegen” in de werkbalk boven aan het formulier
2. Voor elk optioneel veld verschijnt een grijze plaatshouder, in het onderdeel waar het veld thuishoort
3. Klik op een plaatshouder om dat veld toe te voegen, of typ in het vak “Velden zoeken” om er direct naartoe te springen
4. Klik op “Velden toevoegen afsluiten” als u klaar bent — met “Velden herschikken” sleept u ze daarna in de gewenste volgorde

Veelgebruikte optionele velden zijn onder meer betalingsvoorwaarden, contractreferenties, koperreferenties, projectcodes en aanvullende identificaties van partijen.

aiDoks berekent alle factuurbedragen automatisch en in realtime terwijl u het formulier invult:

• Line Extension Amount: aantal × stuksprijs (per factuurregel)
• Belastingbedrag per regel: Line Extension Amount × btw-tarief
• Belastingsubtotalen: de som van alle regels, gegroepeerd per btw-categorie en -tarief
• Totale belasting: de som van alle belastingbedragen
• Totaalbedrag exclusief belasting: de som van alle regelbedragen
• Totaalbedrag inclusief belasting: totaalbedrag exclusief belasting + totale belasting
• Te betalen bedrag: het uiteindelijk verschuldigde bedrag (inclusief eventuele kortingen of toeslagen)

U hoeft niets handmatig uit te rekenen — voer alleen aantallen, prijzen en btw-tarieven in, dan verzorgt aiDoks alle berekeningen automatisch volgens de regels van PEPPOL BIS 3.0.

Ja! Het onderdeel met factuurregels toont een interactieve tabel waarin u het volgende kunt doen:

• Regels bewerken: klik op een cel om de waarde rechtstreeks in de tabel aan te passen
• Regels toevoegen: klik op de knop “Regel toevoegen” om extra factuurregels te maken
• Regels verwijderen: klik op het verwijderpictogram om overbodige regels weg te halen
• Regels herschikken: het regelnummer bepaalt de volgorde in de gegenereerde factuur

Elke regel vereist: regelnummer, aantal, artikelnaam, stuksprijs, belastingcategorie en btw-tarief. Het Line Extension Amount wordt automatisch berekend.

Dat zijn uw opgeslagen factuurregels. In plaats van elke maand hetzelfde artikel opnieuw te typen, slaat u het één keer op en voegt u het als kant-en-klare regel toe:

1. Vul een factuurregel zoals gebruikelijk in en klik op het opslagpictogram in die rij (“Regel opslaan als product”)
2. Klik op elke latere factuur boven de tabel op “Productregel toevoegen” en kies het product
3. Open Producten in de zijbalk om te bekijken, bewerken of verwijderen wat u hebt opgeslagen

Een product bewaart de hele regel — artikelnaam, eenheidscode, stuksprijs, btw-categorie en alle optionele kolommen die u had ingevuld — en die kolommen verschijnen automatisch weer wanneer u het invoegt. Het bewaart niet het aantal of het regelnummer, want die horen bij de afzonderlijke factuur; het aantal begint bij 1. De catalogus wordt bij uw account bewaard, dus hiervoor is een gratis account nodig.

aiDoks ondersteunt meerdere exportformaten:

• UBL- en CII-XML: PEPPOL BIS 3.0 en de nationale profielen die op EN 16931 voortbouwen — XRechnung, Frankrijk, Roemenië, Nederland en Portugal
• Factur-X EN 16931 (PDF): een leesbare PDF met de factuurgegevens erin ingebed
• Nationale XML-schema's: Spaans Facturae 3.2.2 en Ests e-arve 1.2

Kies er een in de keuzelijst Uitvoerprofiel boven het formulier voordat u genereert. Wat u ook kiest, met “PDF-voorbeeld” krijgt u een leesbare PDF van dezelfde factuur om af te drukken, te archiveren of als bijlage mee te sturen.

aiDoks biedt twee manieren om facturen te valideren:

De validatietool controleert op verplichte velden, correcte gegevensnotaties, juistheid van de berekeningen en naleving van de eigen bedrijfsregels van dat formaat.

Ja. Alle facturen die via aiDoks worden gemaakt, zijn rechtsgeldige elektronische facturen die voldoen aan:

• EU-richtlijn 2014/55/EU: de Europese norm voor elektronische facturering
• PEPPOL BIS Billing 3.0: de PEPPOL Business Interoperability Specification
• UBL 2.1: de standaard Universal Business Language

PEPPOL-conforme facturen worden in alle EU-lidstaten en in veel andere landen als rechtsgeldig erkend.

Ja. aiDoks berekent de btw automatisch op basis van de belastingcategorie en het btw-tarief die u per factuurregel opgeeft. Het systeem ondersteunt:

• Standaard-btw-tarieven: het gewone btw-tarief in uw land
• Verlaagde tarieven: lagere tarieven voor bepaalde goederen of diensten
• Transacties met nultarief: 0% btw, maar wel btw-plichtig
• Vrijgestelde verkopen: niet onderworpen aan btw
• Verleggingsregeling: de btw-plicht gaat over op de koper
• Intracommunautaire levering: grensoverschrijdende transacties binnen de EU

Alle belastingberekeningen volgen de regels van PEPPOL BIS 3.0 en worden bij het genereren van de factuur gevalideerd.

aiDoks toetst elke factuur aan de regels van haar eigen formaat — PEPPOL BIS 3.0, EN 16931, XRechnung, Factur-X / ZUGFeRD, Facturae, Ests e-arve, Pools KSeF FA(3) en de Franse, Roemeense, Nederlandse en Portugese CIUS-regels. De controles omvatten:

• Verplichte velden: controleert of alle vereiste velden aanwezig zijn
• Gegevensnotaties: valideert datums, getallen, identificaties en codes
• Bedrijfsregels: controleert logische verbanden (bijvoorbeeld factuurdatum ≤ vervaldatum)
• Berekeningen: gaat na of alle bedragen correct zijn berekend
• Belastingregels: valideert btw-categorieën, -tarieven en -berekeningen
• Codelijsten: zorgt dat codes (valuta, eenheid, belastingcategorie) geldig zijn

De validator meldt fouten (moeten worden hersteld), waarschuwingen (moeten worden bekeken) en informatieve meldingen.

Ja! De factuurgenerator heeft een zone XML-e-factuur importeren:

1. Open Genereren in de zijbalk en klik op E-factuur
2. Zoek boven aan de pagina naar de zone “XML-e-factuur importeren”
3. Sleep een UBL-, CII-/Factur-X-, Facturae- of e-arve-factuur hierheen of kies er een
4. aiDoks leest de XML en vult alle formuliervelden
5. Pas velden aan waar nodig
6. Genereer een nieuwe factuur met uw wijzigingen

Dit is handig om fouten in bestaande facturen te herstellen of ze in een ander formaat opnieuw uit te geven. Voor een creditnota gebruikt u in plaats daarvan “Creditnota maken van deze factuur” — die neemt de factuur over en verwijst er voor u naar.

De twee formaten dienen elk een ander doel:

Veel bedrijven sturen beide formaten mee: XML voor de systeemverwerking en PDF ter naslag voor mensen.

aiDoks is een moderne webtoepassing die het beste werkt in:

• Google Chrome (aanbevolen, nieuwste versie)
• Mozilla Firefox (nieuwste versie)
• Microsoft Edge (nieuwste versie)
• Safari (nieuwste versie, macOS/iOS)

Wij raden aan de nieuwste versie van uw favoriete browser te gebruiken voor de beste ervaring. De toepassing is ook geschikt voor mobiel en werkt op tablets en smartphones.

Absoluut. aiDoks past beveiligingsmaatregelen toe die in de sector gangbaar zijn:

• HTTPS-/TLS-versleuteling: alle gegevens tussen uw browser en onze servers zijn versleuteld
• Veilige authenticatie: gebruikersaccounts worden beschermd met het authenticatiesysteem van Supabase
• Gegevensbescherming: wij voldoen aan de AVG en aan de regelgeving voor gegevensbescherming
• Geen gegevensdeling: uw factuurgegevens worden nooit met derden gedeeld

Gebruikt u de gratis tools zonder account, dan worden er geen persoonsgegevens verzameld of op onze servers bewaard.

Nee, aiDoks is een webtoepassing die een internetverbinding vereist. Zo bent u verzekerd van:

• Altijd de nieuwste functies en validatieregels
• Een veilige back-up van uw gegevens op onze servers
• Toegang tot uw facturen vanaf elk apparaat
• Een correcte werking van de AI-OCR- en validatiediensten

Gegenereerde facturen kunt u wel als XML- of PDF-bestand downloaden en lokaal bewaren om ze offline te raadplegen.

Ja — het gratis abonnement kost € 0, voor altijd en vereist geen account en geen creditcard. Het dekt elke kerntool, één gebruik per functie per dag:

• PEPPOL-e-factuurgenerator: maak één conforme factuur per dag
• Factuurvalidatie: valideer een factuur tegen haar eigen standaard
• E-factuurviewer en formaatconverter: lees een factuur als PDF of zet hem om naar een ander formaat

Een gratis account — nog steeds € 0, nog steeds zonder kaart — ontgrendelt daarnaast:

• AI-gestuurde OCR om factuurgegevens uit te lezen
• Beheer van zakenpartners (leveranciers en klanten opslaan)
• Formuliersjablonen om sneller facturen te maken
• De productcatalogus (factuurregels opslaan en hergebruiken)

De daglimiet is met of zonder account dezelfde — Pro is wat die limiet weghaalt. Zie Prijzen voor de huidige abonnementen.

Een account aanmaken is eenvoudig en gratis:

1. Klik rechtsboven op een willekeurige pagina op “Registreren”
2. Vul uw e-mailadres in en kies een wachtwoord
3. Bevestig uw e-mailadres via de link die naar uw inbox is gestuurd
4. Log in om de premiumfuncties te gebruiken

Een creditcard is niet nodig en u kunt de premiumfuncties direct na de e-mailbevestiging gebruiken.

Voor deze functies is een account nodig, en een gratis account volstaat:

• AI-gestuurde OCR: upload papieren facturen, PDF's of foto's en laat de factuurgegevens automatisch uitlezen met Azure Document Intelligence.
• Beheer van zakenpartners: bewaar en beheer gegevens van leveranciers en klanten in de onderdelen “Klanten” en “Leveranciers”. Gebruik de keuzelijst met zakenpartners om factuurformulieren automatisch in te vullen.
• Formuliersjablonen: bewaar factuurconfiguraties met veldzichtbaarheid, standaardwaarden en een eigen indeling. Stel een standaardsjabloon in om terugkerende facturen sneller te maken.
• Productcatalogus: sla een factuurregel op als product en voeg hem vooraf ingevuld toe aan latere facturen, vanuit het onderdeel “Producten”.

Betaalde abonnementen gaan verder: Pro haalt de daglimieten weg voor genereren, valideren, converteren en pdf-voorbeelden en bevat een maandelijks AI-scanquotum, terwijl Enterprise daar limieten op maat en het verzenden van facturen aan toevoegt. De actuele prijzen staan op de pagina Prijzen.

Ja. U kunt uw account op elk moment verwijderen via het onderdeel “Account en beveiliging” in het menu met accountinstellingen (bereikbaar via de bovenste navigatiebalk).

Het verwijderen van uw account wist definitief:

• Uw opgeslagen zakenpartners (leveranciers en klanten)
• Uw formuliersjablonen

Belangrijk: download vóór het verwijderen alle facturen of gegevens die u wilt bewaren. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Slaagt uw factuur niet voor de validatie, volg dan deze stappen:

1. Lees de foutmeldingen: de validator geeft concrete foutcodes en omschrijvingen van wat er mis is.
2. Controleer de verplichte velden: zorg dat alle vereiste velden zijn ingevuld, waaronder het btw-nummer van de leverancier, de naam van de klant, de factuurdatum en de vervaldatum.
3. Controleer de berekeningen: ga na of aantallen, prijzen en btw-tarieven kloppen. Regelbedragen moeten gelijk zijn aan aantal × prijs.
4. Controleer de datumlogica: de factuurdatum moet ≤ de vervaldatum zijn, en datums moeten de juiste notatie hebben (YYYY-MM-DD).
5. Controleer de codes: zorg dat valutacodes (EUR, USD enzovoort), eenheidscodes (EA, KGM enzovoort) en belastingcategoriecodes (S, E, Z enzovoort) geldig zijn.

Loopt u na het herstellen van de gemelde fouten nog steeds vast, raadpleeg dan onze gids voor uw eerste factuur of neem contact op met support.

AI-OCR is zeer nauwkeurig, maar niet perfect. Controleer de uitgelezen gegevens altijd voordat u de definitieve factuur genereert:

• Controleer alle velden: bekijk de gegevens van leverancier en klant, de datums, de bedragen en de factuurregels
• Herstel fouten: pas onjuiste velden rechtstreeks in het formulier aan
• Vul ontbrekende gegevens aan: vul de velden in die de AI niet kon uitlezen

Tips voor een betere OCR-nauwkeurigheid:

• Gebruik heldere scans of foto's met een hoge resolutie
• Zorg dat het document goed verlicht en scherp is
• Upload liever gestructureerde facturen dan handgeschreven documenten
• Probeer QR-codes te scannen als de factuur er een bevat

Standaard toont aiDoks alleen de verplichte PEPPOL-velden, om de interface eenvoudig te houden. Zo bereikt u de optionele velden:

1. Klik op “Velden toevoegen” in de werkbalk boven aan het factuurformulier
2. Elk optioneel veld verschijnt als een grijze plaatshouder in het bijbehorende onderdeel (Document, Leverancier, Klant, Betaling enzovoort)
3. Typ de veldnaam in het vak “Velden zoeken” om er direct naartoe te springen
4. Klik op de plaatshouder om het veld aan uw formulier toe te voegen

Veelgebruikte optionele velden zijn onder meer:

• Betalingsvoorwaarden en betaalinstructies
• Contractreferentie en projectcode
• Koperreferentie en orderreferentie
• Aanvullende identificaties van partijen
• Bankrekeninggegevens

Bij het toevoegen van factuurregels geeft u een eenheidscode op (bijvoorbeeld EA voor “stuk” of KGM voor kilogram):

1. Klik in de tabel met factuurregels op het veld “Eenheidscode”
2. Begin de naam van de eenheid te typen (bijvoorbeeld “stuk”, “kilogram”, “uur”)
3. Het systeem toont de bijpassende codes met hun omschrijving
4. Kies de juiste code uit de keuzelijst

Veelgebruikte eenheidscodes:

• EA: stuk (stuks, artikelen)
• HUR: uur (diensten)
• DAY: dag (verhuur, diensten)
• KGM: kilogram (gewicht)
• MTR: meter (lengte)
• LTR: liter (volume)

Probeert u een zeer groot bestand te uploaden voor AI-OCR of als XML:

• Voor afbeeldingen: verklein de afbeelding of de resolutie vóór het uploaden. Een resolutie van 1200–1800 DPI volstaat voor OCR.
• Voor PDF's: probeer de PDF te comprimeren of verwijder overbodige pagina's als het document er meerdere heeft.
• Voor XML: controleer of het bestand een geldig UBL-XML-bestand is en niet beschadigd.

De uploadlimiet bestaat om snelle verwerkingstijden te waarborgen. Moet u regelmatig grotere bestanden uploaden, neem dan contact op met support om uw situatie te bespreken.