Uw eerste factuur maken
Volg deze stapsgewijze gids om met aiDoks uw eerste e-factuur te maken die aan PEPPOL BIS 3.0 voldoet. Deze gids volgt de werkelijke schermen en werkwijze van de toepassing.
Voordat u begint
Zorg dat u het volgende bij de hand hebt:
- Toegang tot aiDoks (gratis toegang of een geregistreerd account)
- De gegevens van uw bedrijf (naam, adres, fiscale registratie)
- De gegevens van de klant (naam, adres, fiscaal nummer of btw-nummer)
- De producten of diensten die u factureert, met prijzen
Open het PEPPOL-factuurformulier
Ga naar het factuurformulier:
- Open Genereren in de zijbalk en klik op E-factuur
- Het formulier laadt met de titel “Peppol E-Invoice Form - UBL BIS 3.0”, met daarboven een keuzelijst Uitvoerprofiel — PEPPOL BIS 3.0, een nationaal profiel (XRechnung, Frankrijk, Roemenië, Nederland, Portugal, Spaans Facturae, Ests e-arve) of een Factur-X EN 16931-PDF
- In het begin zijn alleen de verplichte velden zichtbaar
Bovenaan staan twee uploadzones waarmee u sneller gegevens invoert:
- AI-gestuurde factuurherkenning (Premium) – upload een PDF of afbeelding van een factuur om de gegevens automatisch te laten uitlezen
- XML-e-factuur importeren (gratis) – upload een UBL-, CII-/Factur-X-, Facturae- of e-arve-factuur om alle velden automatisch in te vullen
Sla deze over om handmatig in te vullen. Wat u ook uploadt, het blijft naast het formulier op het scherm staan — schakel het aan of uit met Document tonen / Document verbergen.
Vul de documentgegevens in
Een uniek factuurnummer binnen uw bedrijf.
De datum waarop de factuur is opgemaakt (via de datumkiezer).
De uiterste betaaldatum.
Kies een waarde uit de keuzelijst.
De valuta voor alle bedragen.
Voer de gegevens van de leverancier in
In het onderdeel Accounting Supplier Party:
Bent u ingelogd en hebt u leveranciers opgeslagen, gebruik dan de keuzelijst bovenaan om alle leveranciersvelden automatisch in te vullen!
De statutaire naam van uw bedrijf.
Het volledige adres: straat, plaats, postcode, land.
Het fiscale nummer of handelsregisternummer.
Voer de gegevens van de klant in
Vul in het onderdeel Accounting Customer Party de klantgegevens in (dezelfde opbouw als bij de leverancier). Gebruik de keuzelijst met zakenpartners als die beschikbaar is.
Voeg factuurregels toe
Het onderdeel Invoice Line toont een interactieve tabel. Er wordt automatisch één regel aangemaakt. Vul deze kolommen in:
Regelnummer (1, 2, 3…)
Het aantal, met eenheidscode.
De omschrijving van het product of de dienst.
De stuksprijs exclusief btw.
De fiscale indeling: S (standaardtarief), Z (nultarief), E (vrijgesteld).
Het btw-tarief (wordt geladen op basis van het land van de leverancier).
Aantal × stuksprijs (automatisch).
Klik boven de tabel op “Regel toevoegen” (de +-knop) voor meer artikelen. Verwijder regels met het prullenbakpictogram (minimaal 1 regel).
Factureert u elke maand hetzelfde? Vul de regel één keer in en klik op het opslagpictogram in die rij (“Regel opslaan als product”). De volgende keer voegt “Productregel toevoegen” die regel al ingevuld toe — artikel, eenheid, prijs, btw-categorie en alle optionele kolommen die u had toegevoegd. Alleen het aantal blijft aan u, beginnend bij 1. Opgeslagen producten vindt u onder Producten in de zijbalk; hiervoor is een gratis account nodig.
Controleer de automatische berekeningen
Alle totalen worden in realtime automatisch berekend:
Voeg optionele velden toe (indien nodig)
- Klik op “Velden toevoegen” in de werkbalk boven aan het formulier
- Voor elk optioneel veld verschijnt een grijze plaatshouder — klik erop om het veld toe te voegen
- Of typ in het vak “Velden zoeken” om direct naar een veld te springen
- Klik op “Velden toevoegen afsluiten” als u klaar bent
- Vul de nieuw zichtbare velden in
- Note – betaalinstructies
- Payment Means – bankgegevens (IBAN)
- Payment Terms – betalingsvoorwaarden
- Order Reference – het inkoopordernummer
Genereren en valideren
- Optioneel: klik op “PDF-voorbeeld” om een visuele voorvertoning te bekijken
- Zorg dat “Valideren na genereren” is aangevinkt
- Klik op “Factuur genereren”
- aiDoks bouwt het bestand voor uw uitvoerprofiel — UBL- of CII-XML voor de PEPPOL- en nationale profielen, een Factur-X-PDF, of een Facturae- of e-arve-bestand — en valideert het tegen de eigen regels van dat formaat
Slaagt de validatie, dan wordt de XML automatisch gedownload. Stuur hem via PEPPOL of per e-mail naar de klant.
Bij fouten toont een venster de gevonden problemen. Herstel ze in het formulier en genereer opnieuw, of kies “Toch downloaden” om te testen.
Opslaan als sjabloon (optioneel)
- Klik op “Sjabloon opslaan”
- Voer een naam voor het sjabloon in
- Vink “Als standaard instellen” aan als u dat wilt
- Klik op “Opslaan”
Sjablonen bewaren: veldwaarden, zichtbare optionele velden en de aangepaste volgorde. Sla er geen factuurspecifieke gegevens zoals nummers of datums in op.
Een creditnota maken
Een creditnota annuleert of corrigeert een factuur die u al hebt verstuurd. aiDoks gebruikt voor beide documenten hetzelfde formulier, dus alles hierboven blijft gelden — er zijn twee manieren om te beginnen:
Klik bij de actieknoppen op “Creditnota maken van deze factuur”. De creditnota opent met de leverancier, de klant en de regels al overgenomen — aantallen worden gecrediteerde aantallen — terwijl het factuurnummer, de factuurdatum en de vervaldatum zijn leeggemaakt zodat u ze opnieuw invult.
Open Genereren in de zijbalk en klik op Creditnota. Het formulier laadt als “Peppol Credit Note Form”, met eigen uploadzones — AI-herkenning voor een PDF of foto, en XML-import voor een UBL- of CII-creditnota — en de verzendknop leest Creditnota genereren.
Een creditnota moet vermelden welke factuur ze corrigeert — dat is het onderdeel Billing Reference, en de documenttypecode is 381. Begint u vanuit een factuur, dan wordt dat voor u ingevuld met het nummer en de factuurdatum van die factuur; begint u vanaf nul, dan voegt u het zelf toe.
Tips en aanbevelingen
Bewaar veelgebruikte leveranciers en klanten om ze direct automatisch in te vullen.
Digitaliseer papieren facturen door foto's te uploaden. Gebruik de QR-code voor mobiel!
Sla sjablonen op voor verschillende factuursoorten, voor meer eenheid.
Houd validatie ingeschakeld om fouten te onderscheppen vóór verzending.
Veelvoorkomende problemen
Genereren lukt niet — wat ontbreekt er?
Alle velden met een rood sterretje (*) zijn verplicht. Let op rode randen: die duiden op validatiefouten. De knop Genereren blijft uitgeschakeld totdat alle verplichte velden geldig zijn.
Btw-tarieven worden niet getoond?
Btw-tarieven worden geladen op basis van het land van de leverancier. Vul eerst de landcode van de leverancier in bij het postadres.
Hoe vind ik eenheidscodes?
Klik bij Gefactureerd aantal op de keuzelijst met eenheidscodes. Kies een gangbare eenheid of klik op “Alle eenheden zoeken” voor de volledige UN/ECE-lijst (ruim 1800 codes).