Inleiding tot aiDoks
Leer de basis van aiDoks en PEPPOL-e-facturatie. Ideaal voor nieuwe gebruikers die met elektronisch factureren beginnen.
Wat is aiDoks?
aiDoks is een compleet e-facturatieplatform dat het maken, valideren en beheren van PEPPOL-conforme elektronische facturen eenvoudiger maakt. aiDoks is gebouwd op moderne technologie en aangedreven door AI, en stelt bedrijven van elke omvang in staat digitaal te factureren en te voldoen aan de Europese e-facturatienormen.
Of u nu uw eerste e-factuur verstuurt of elke week factureert, aiDoks geeft u de hulpmiddelen om e-facturen te maken, te controleren en om te zetten en bij te blijven met veranderende regels — in 8 talen.
Wat is PEPPOL-e-facturatie?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is een gestandaardiseerd raamwerk voor de elektronische uitwisseling van documenten, dat in heel Europa vooral wordt gebruikt voor facturatie tussen bedrijven en overheidsinstanties.
- Gestandaardiseerd formaat: PEPPOL gebruikt het UBL-XML-formaat (Universal Business Language), zodat facturen door elk PEPPOL-conform systeem gelezen kunnen worden.
- Netwerkinfrastructuur: documenten worden via gecertificeerde Access Points over het PEPPOL-netwerk uitgewisseld.
- Verplichte naleving: veel Europese landen eisen inmiddels PEPPOL-conformiteit voor B2G-facturatie (bedrijf naar overheid).
- Interoperabiliteit: maakt naadloze communicatie tussen verschillende boekhoudsystemen en platformen mogelijk.
Waarom elektronisch factureren?
De overstap van papieren naar elektronische facturatie biedt moderne bedrijven aanzienlijke voordelen:
Geen kosten meer voor drukwerk, porto en handmatige verwerking.
Elektronische facturen komen direct aan en kunnen automatisch worden verwerkt, waardoor betaaltermijnen van weken naar dagen gaan.
Geautomatiseerde validatie onderschept fouten voordat facturen de deur uit gaan, wat afwijzingen en betalingsvertraging voorkomt.
Ingebouwde validatie zorgt ervoor dat uw facturen in verschillende landen aan de wettelijke eisen voldoen.
Beperk papierverspilling en de CO2-uitstoot van het printen en verzenden van papieren facturen.
Verstuurd via het Peppol-netwerk reist een e-factuur tussen geregistreerde access points over een beveiligd kanaal, in plaats van per post of als e-mailbijlage.
Hoe aiDoks PEPPOL-naleving eenvoudiger maakt
PEPPOL-naleving kan complex zijn, maar aiDoks handelt de technische details af zodat u zich op uw bedrijf kunt richten:
- Geen technische kennis vereist: een eenvoudige formulierinterface – u hoeft niets te weten van XML of van de UBL-structuur.
- Automatische validatie: ingebouwde validatieregels zorgen ervoor dat uw facturen voldoen aan de eisen van PEPPOL BIS 3.0.
- AI-gestuurde gegevensinvoer: upload papieren facturen of PDF's en laat AI de gegevens automatisch uitlezen.
- Herbruikbare sjablonen: sla veelgebruikte configuraties op om later sneller facturen te maken.
- Beheer van zakenpartners: bewaar gegevens van leveranciers en klanten om ze snel automatisch in te vullen.
- Automatische berekeningen: belastingbedragen, totalen en subtotalen worden in realtime berekend.
- Meerdere exportformaten: kies een uitvoerprofiel en genereer PEPPOL BIS 3.0-UBL, een nationale CIUS (XRechnung, Frankrijk, Roemenië, Nederland, Portugal, Spaans Facturae, Ests e-arve) of een Factur-X EN 16931-PDF.
- Validatietools: upload een factuur en wij herkennen het formaat automatisch, waarna we hem toetsen aan de eigen regels van die standaard.
Overzicht van de belangrijkste functies
aiDoks biedt een compleet pakket aan tools om uw e-facturatieproces te beheren:
Maak PEPPOL-conforme e-facturen via een eenvoudige formulierinterface. Begin vanaf nul of gebruik sjablonen om sneller te werken.
Upload papieren facturen, PDF's of foto's en laat Azure Document Intelligence de factuurgegevens automatisch en nauwkeurig uitlezen.
Importeer een bestaande UBL-, CII-/Factur-X-, Facturae- of e-arve-factuur om die te bewerken, als PDF te bekijken of naar een ander formaat om te zetten.
Valideer een factuur tegen de eigen standaard — PEPPOL BIS 3.0, EN 16931, XRechnung, Factur-X / ZUGFeRD, Facturae, Estse e-arve, Pools KSeF FA(3), PEPPOL Order en de nationale CIUS-regels voor Frankrijk, Roemenië, Nederland en Portugal. Het formaat wordt voor u herkend.
Bewaar en beheer gegevens van leveranciers en klanten om ze tijdens het opstellen van een factuur snel te selecteren.
Sla uw factuurconfiguraties, instellingen voor veldzichtbaarheid en standaardwaarden op als herbruikbare sjablonen.
Begin met alleen de verplichte velden en voeg optionele velden toe waar nodig. Pas de volgorde en zichtbaarheid van velden aan uw werkwijze aan.
Sla een factuurregel op die u vaak gebruikt — artikel, eenheid, prijs en btw-categorie — en voeg die kant-en-klaar toe aan latere facturen. Alleen het aantal verschilt dan nog per factuur.
Corrigeer een factuur die u al hebt verstuurd. Maak van elke factuur met één klik een creditnota — de partijen en regels worden overgenomen en de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur wordt voor u ingevuld — of begin een creditnota vanaf nul.
Geef elke ontvangen e-factuur weer als leesbare PDF — bekijk leverancier, factuurregels, btw en totalen zonder de ruwe XML te openen.
Ingelogd wordt elke factuur die u maakt in uw geschiedenis bewaard: download hem opnieuw, bekijk hem als pdf, hergebruik hem voor een nieuwe factuur of zet hem om in een creditnota. Het gratis plan bewaart uw laatste 10; Pro bewaart ze allemaal.
Gratis tools voor iedereen
aiDoks biedt krachtige tools die gratis te gebruiken zijn, zonder account:
- PEPPOL-e-factuurgenerator: maak conforme facturen met onze formulierinterface.
- Factuurvalidatie: valideer een factuur tegen haar eigen standaard — het formaat wordt automatisch herkend.
- E-factuurviewer: geef een XML- of Factur-X-factuur weer als leesbare PDF.
- Formaatconverter: zet een factuur om tussen de ondersteunde e-factuurformaten.
Het gratis plan biedt een maandquotum per functie, inclusief zonder account één pdf-conversie met AI-OCR. Een gratis account verhoogt dit — met 3 AI-OCR-scans per maand — en ontgrendelt zakenpartnerbeheer en sjablonen; het Pro-plan heft de limieten op.
Aan de slag
Klaar om uw eerste e-factuur te maken? Dit zijn de volgende stappen:
- Begrijp de basis: daar bent u al mee bezig! Lees deze inleiding door om vertrouwd te raken met de begrippen rond PEPPOL en aiDoks.
- Verzamel de gegevens: houd de gegevens van leverancier en klant bij de hand, inclusief bedrijfsnamen, btw-nummers en adressen.
- Maak uw eerste factuur: volg onze stapsgewijze gids om uw eerste PEPPOL-conforme e-factuur op te stellen.
- Valideer en exporteer: gebruik de ingebouwde validatie om de conformiteit te controleren en exporteer uw factuur vervolgens in het uitvoerformaat dat u hebt gekozen.
- Ontdek de geavanceerde functies: zodra de basis vertrouwd aanvoelt, verkent u sjablonen, het beheer van zakenpartners en AI-gestuurde gegevensinvoer.
Veelgestelde vragen
Moet ik XML begrijpen om aiDoks te kunnen gebruiken?
Nee! aiDoks biedt een eenvoudige formulierinterface die alle technische XML-opmaak voor u afhandelt. U vult de factuurgegevens gewoon in zoals u dat op een papieren factuur zou doen, en aiDoks genereert automatisch de PEPPOL-conforme XML.
Voldoet aiDoks aan de nieuwste PEPPOL-standaarden?
Ja. aiDoks volgt de PEPPOL BIS 3.0-specificatie en wordt bijgewerkt met de officiële validatieregels. Het dekt ook EN 16931 en de formaten die erop gebaseerd zijn — XRechnung en Factur-X / ZUGFeRD — en nationale formaten met een eigen schema: Spaanse Facturae, Estse e-arve en Pools KSeF FA(3).
Kan ik aiDoks gratis gebruiken?
Ja! Kernfuncties zoals de factuurgenerator, het validatiehulpmiddel, de e-factuurviewer en de formaatconversie zijn gratis zonder account, met een maandquotum per functie — AI-OCR inbegrepen, voor één pdf per maand. Een gratis account geeft u 3 AI-OCR-scans per maand, zakenpartnerbeheer en sjablonen; het Pro-plan heft de limieten op.
Welke factuursoorten ondersteunt aiDoks?
aiDoks maakt handelsfacturen (type 380) en creditnota's (381). Een creditnota heeft een eigen formulier — Generate → Credit Note, of met één klik vanuit een factuur — en andere PEPPOL BIS 3.0-factuurtypecodes kunnen worden gekozen in het veld Invoice Type Code.
Hoe nauwkeurig is de AI-OCR-functie?
De AI-gestuurde OCR gebruikt Azure Document Intelligence en haalt een hoge nauwkeurigheid bij gestructureerde facturen. Toch raden wij altijd aan de uitgelezen gegevens te controleren voordat u de definitieve factuur genereert, zeker bij handgeschreven of slecht opgemaakte documenten.
Volgende stappen
Ga verder met aiDoks aan de hand van deze nuttige bronnen:
Uw eerste factuur maken
Stapsgewijze gids voor het opstellen van uw eerste PEPPOL-e-factuur
PEPPOL-standaarden
Verdiep u in de specificaties en vereisten van PEPPOL BIS 3.0
Veelgestelde vragen
Vind antwoorden op veelgestelde vragen over aiDoks en e-facturatie
Begin met factureren
Duik er meteen in en maak nu uw eerste e-factuur