Einführung in aiDoks
Lernen Sie die Grundlagen von aiDoks und der PEPPOL-E-Rechnungsstellung. Geeignet für neue Benutzer, die mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen.
Was ist aiDoks?
aiDoks ist eine umfassende E-Rechnungs-Plattform, die entwickelt wurde, um das Erstellen, Validieren und Verwalten von PEPPOL-konformen elektronischen Rechnungen zu vereinfachen. Mit moderner Technologie und KI-Unterstützung erleichtert aiDoks Unternehmen jeder Größe die Einführung der digitalen Rechnungsstellung.
Ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das seine erste E-Rechnung versendet, oder ein großes Unternehmen, das monatlich Tausende von Rechnungen verwaltet – aiDoks bietet die Werkzeuge, die Sie benötigen, um Ihre Rechnungsprozesse reibungslos abzuwickeln und die Konformität mit den sich entwickelnden Vorschriften aufrechtzuerhalten.
Was ist die PEPPOL-E-Rechnungsstellung?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein standardisiertes Rahmenwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch, das vor allem für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden in ganz Europa eingesetzt wird.
- Standardisiertes Format: PEPPOL verwendet das UBL-Format (Universal Business Language) in XML und stellt damit sicher, dass Rechnungen von jedem PEPPOL-konformen System gelesen werden können.
- Netzwerk-Infrastruktur: Dokumente werden über das PEPPOL-Netzwerk und zertifizierte Access Points ausgetauscht.
- Verpflichtende Konformität: Viele europäische Länder verlangen inzwischen PEPPOL-Konformität für die B2G-Rechnungsstellung (Unternehmen-zu-Behörde).
- Interoperabilität: Ermöglicht die nahtlose Kommunikation zwischen verschiedenen Buchhaltungssystemen und Plattformen.
Warum elektronische Rechnungsstellung?
Der Wechsel von papierbasierter zu elektronischer Rechnungsstellung bietet modernen Unternehmen erhebliche Vorteile:
Eliminieren Sie Druck-, Versand- und manuelle Bearbeitungskosten. Studien zeigen, dass Unternehmen durch den Wechsel zur E-Rechnungsstellung bis zu 6–8 € pro Rechnung einsparen können.
Elektronische Rechnungen werden sofort zugestellt und können automatisch verarbeitet werden, wodurch sich die Zahlungszeiten von Wochen auf Tage verkürzen.
Die automatische Validierung erkennt Fehler vor dem Versand der Rechnungen und reduziert Ablehnungen und Zahlungsverzögerungen.
Integrierte Validierung stellt sicher, dass Ihre Rechnungen die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen verschiedener Länder erfüllen.
Reduzieren Sie Papierverschwendung und den CO₂-Fußabdruck, der mit dem Druck und Versand von Papierrechnungen verbunden ist.
Verschlüsselte Übertragung und digitale Signaturen bieten eine bessere Sicherheit als physische Post.
Wie aiDoks die PEPPOL-Konformität vereinfacht
PEPPOL-Konformität kann komplex sein, aber aiDoks übernimmt die technischen Details, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können:
- Keine technischen Kenntnisse erforderlich: Einfache formularbasierte Oberfläche – kein Verständnis von XML oder UBL-Strukturen nötig.
- Automatische Validierung: Integrierte Validierungsregeln stellen sicher, dass Ihre Rechnungen die PEPPOL BIS 3.0-Anforderungen erfüllen.
- KI-gestützte Dateneingabe: Laden Sie Papierrechnungen oder PDFs hoch und lassen Sie die KI die Daten automatisch extrahieren.
- Wiederverwendbare Vorlagen: Speichern Sie häufig verwendete Konfigurationen, um zukünftige Rechnungserstellung zu beschleunigen.
- Geschäftspartnerverwaltung: Speichern Sie Lieferanten- und Kundendaten für schnelles automatisches Ausfüllen.
- Automatische Berechnungen: Steuersummen, Gesamtsummen und Zwischensummen werden in Echtzeit berechnet.
- Mehrere Exportformate: Wählen Sie ein Ausgabeprofil und erzeugen Sie PEPPOL-BIS-3.0-UBL, ein nationales CIUS (XRechnung, Frankreich, Rumänien, Niederlande, Portugal, Facturae für Spanien, e-arve für Estland) oder eine Factur-X-EN-16931-PDF.
- Validierungswerkzeuge: Laden Sie eine Rechnung hoch – wir erkennen das Format automatisch und prüfen sie anhand der Regeln des jeweiligen Standards.
Übersicht der wichtigsten Funktionen
aiDoks bietet ein umfassendes Toolkit für die Verwaltung Ihres E-Rechnungs-Workflows:
Erstellen Sie PEPPOL-konforme E-Rechnungen über eine einfache Formularoberfläche. Beginnen Sie von Grund auf oder verwenden Sie Vorlagen, um den Prozess zu beschleunigen.
Laden Sie Papierrechnungen, PDFs oder Fotos hoch und lassen Sie Azure Document Intelligence die Rechnungsdaten automatisch mit hoher Genauigkeit extrahieren.
Importieren Sie eine vorhandene UBL-, CII-/Factur-X-, Facturae- oder e-arve-Rechnung, um sie zu bearbeiten, als PDF anzusehen oder in ein anderes Format zu konvertieren.
Prüfen Sie eine Rechnung anhand ihres eigenen Standards – PEPPOL BIS 3.0, EN 16931, XRechnung, Factur-X / ZUGFeRD, Facturae, estnische e-arve, polnische KSeF FA(3) sowie die nationalen CIUS-Regeln für Frankreich, Rumänien, die Niederlande und Portugal. Das Format wird automatisch erkannt.
Speichern und verwalten Sie Lieferanten- und Kundendaten für die schnelle Auswahl bei der Rechnungserstellung.
Speichern Sie Ihre Rechnungskonfigurationen, Feldsichtbarkeitseinstellungen und Standardwerte als wiederverwendbare Vorlagen.
Beginnen Sie nur mit den Pflichtfeldern und fügen Sie bei Bedarf optionale Felder hinzu. Passen Sie Feldreihenfolge und Sichtbarkeit an Ihren Workflow an.
Speichern Sie eine häufig genutzte Rechnungsposition – Artikel, Einheit, Preis und Steuerkategorie – und fügen Sie sie in späteren Rechnungen fertig ein. Von Rechnung zu Rechnung ändert sich nur die Menge.
Korrigieren Sie eine bereits versendete Rechnung. Machen Sie aus jeder Rechnung mit einem Klick eine Gutschrift – Parteien und Positionen werden übernommen, der Verweis auf die ursprüngliche Rechnung wird für Sie gesetzt – oder beginnen Sie eine Gutschrift von Grund auf.
Zeigen Sie jede erhaltene E-Rechnung als lesbare PDF an – Lieferant, Positionen, Mehrwertsteuer und Summen, ohne das XML zu öffnen.
Kostenlose Tools für alle
aiDoks bietet leistungsstarke Tools, die kostenlos und ohne Kontoerstellung verwendet werden können:
- PEPPOL-E-Rechnungsgenerator: Erstellen Sie konforme Rechnungen über unsere formularbasierte Oberfläche.
- Rechnungsvalidierung: Prüfen Sie eine Rechnung anhand ihres eigenen Standards – das Format wird automatisch erkannt.
- E-Rechnungs-Viewer: Zeigen Sie eine XML- oder Factur-X-Rechnung als lesbare PDF an.
- Formatkonverter: Konvertieren Sie eine Rechnung zwischen den unterstützten E-Rechnungsformaten.
Der kostenlose Tarif erlaubt eine Nutzung pro Funktion und Tag. Ein kostenloses Konto schaltet KI-OCR, Geschäftspartnerverwaltung und Vorlagen frei; der Pro-Tarif hebt die Tageslimits auf.
Erste Schritte
Bereit, Ihre erste E-Rechnung zu erstellen? So gehen Sie weiter vor:
- Verstehen Sie die Grundlagen: Sie sind schon hier! Lesen Sie diese Einführung, um sich mit den PEPPOL- und aiDoks-Konzepten vertraut zu machen.
- Daten sammeln: Halten Sie die Daten Ihres Lieferanten und Ihrer Kunden bereit, einschließlich Firmennamen, USt-IdNr. und Adressen.
- Erstellen Sie Ihre erste Rechnung: Folgen Sie unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihre erste PEPPOL-konforme E-Rechnung zu erstellen.
- Validieren und exportieren: Nutzen Sie die eingebaute Validierung für die Konformität und exportieren Sie die Rechnung im gewählten Ausgabeformat.
- Erweiterte Funktionen erkunden: Wenn Sie sich mit den Grundlagen wohlfühlen, erkunden Sie Vorlagen, Geschäftspartnerverwaltung und KI-gestützte Dateneingabe.
Häufige Fragen
Muss ich XML verstehen, um aiDoks zu nutzen?
Nein! aiDoks bietet eine einfache Formularoberfläche, die die gesamte technische XML-Formatierung für Sie übernimmt. Sie füllen einfach die Rechnungsdetails wie auf einer Papierrechnung aus, und aiDoks erstellt das PEPPOL-konforme XML automatisch.
Entspricht aiDoks den neuesten PEPPOL-Standards?
Ja! aiDoks folgt den PEPPOL-BIS-3.0-Spezifikationen und wird regelmäßig an die neuesten Validierungsregeln angepasst. Ebenso abgedeckt sind EN 16931 und die darauf aufbauenden nationalen Formate – XRechnung, Factur-X / ZUGFeRD, Facturae, estnische e-arve und die polnische KSeF FA(3).
Kann ich aiDoks kostenlos nutzen?
Ja! Kernfunktionen wie der Rechnungsgenerator, das Validierungstool, der E-Rechnungs-Viewer und der Formatkonverter sind ohne Konto kostenlos – eine Nutzung pro Funktion und Tag. KI-OCR, Geschäftspartnerverwaltung und Vorlagen erfordern ein kostenloses Konto; der Pro-Tarif hebt die Tageslimits auf.
Welche Rechnungstypen unterstützt aiDoks?
aiDoks unterstützt Standard-Handelsrechnungen (380), Gutschriften (381) und andere PEPPOL BIS 3.0-konforme Dokumenttypen. Das Formular passt sich automatisch an den gewählten Rechnungstyp an.
Wie genau ist die KI-OCR-Funktion?
Die KI-gestützte OCR nutzt Azure Document Intelligence und erzielt hohe Genauigkeit bei strukturierten Rechnungen. Wir empfehlen jedoch, die extrahierten Daten vor dem Erstellen der endgültigen Rechnung stets zu überprüfen, insbesondere bei handgeschriebenen oder schlecht formatierten Dokumenten.
Nächste Schritte
Setzen Sie Ihre aiDoks-Reise mit diesen hilfreichen Ressourcen fort:
Erstellen Sie Ihre erste Rechnung
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen Ihrer ersten PEPPOL-E-Rechnung
PEPPOL-Standards
Tiefer Einblick in die PEPPOL BIS 3.0-Spezifikationen und -Anforderungen
Häufig gestellte Fragen
Finden Sie Antworten auf häufige Fragen zu aiDoks und zur E-Rechnungsstellung
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